Что такое письменное согласие
Согласия
Согласие – это документ, который подтверждает согласие лица на что-либо. Обычно составляется тогда, когда ситуация требует учета мнения заинтересованного лица. Письменная форма согласия пригодится при возникновении конфликтов в дальнейшем. Бумагу можно будет предъявить в суде. Документ актуален не только для бизнеса, но и для рядовых ситуаций с рядовыми гражданами. К примеру, согласие подписывается при проведении каких-либо медицинских манипуляций.
В каких случаях требуется согласие?
Согласие в письменной форме составляется при этих обстоятельствах:
Некоторые сделки требуют обязательного оформления согласия. Если этого документа не будет, то и сделка признается недействительной.
К СВЕДЕНИЮ! В законах нет строгих требований относительно составления согласия. Но в документе должны быть обязательные положения: лицо, выражающее согласие, предмет этого согласия, дата и подпись.
Согласие на работу с личными сведениями
По дефолту никто не имеет право разглашать чужие данные. Возможно это только при наличии согласия в письменной форме. Документ дает право на обработку различных сведений: ФИО, адрес, дата рождения. Запрашивать его должны операторы. Статус операторов имеют все лица, которые получают информацию.
Что собой представляют ПД? Определение их содержится в ФЗ №152 от 27 июля 2006 года. Этот же закон устанавливает правила обращения с этими данными. Персональные сведения, согласно ФЗ, представляют собой личную информацию, прямо или косвенно относящуюся к лицу. Это данные, по которым можно однозначно идентифицировать личность. Как правило, это следующие сведения:
Подобные сведения принимаются и обрабатываются в медицинских и финансовых учреждениях. Они запрашиваются в магазинах при оформлении бонусных карт. Там же запрашивают согласие на обработку.
К СВЕДЕНИЮ! К ПД относится такая информация, как национальность, состояние здоровья, исповедуемая религия.
Особенности составления
В статье 87 ТК указано, что фирма может сама установить порядок хранения сведений, переданных сотрудниками. Однако операторы не должны нарушать требования, утвержденные законами. Если организация каким-либо образом взаимодействует с персональными данными, ей будет нужно:
Отсутствие положения о персональных сведениях – это нарушение, предполагающее наложение штрафа.
Требования к согласию содержатся в части 1 статьи 9 ФЗ №152. Документ должен быть содержательным. Исключены разночтения и двусмысленности. Согласие должно быть получено именно в письменной форме. Только она будет иметь юридическое значение. Обязательность наличия именно письменной формы подтверждается в статье 13.11 КоАП.
Нотариальное согласие
Иногда просто согласия недостаточно. При некоторых обстоятельствах необходимо согласие, заверенное у нотариуса. В частности, оно необходимо при этих ситуациях:
Согласие на обработку персональных данных
Относительно недавно в России был введен в оборот новый документ под названием «Согласие на обработку персональных данных». Очень быстро он получил повсеместное распространение и на данный момент широко используется в самых разных организациях, начиная от государственных бюджетных учреждений и до коммерческих компаний.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что собой представляет согласие
Согласие на обработку персональных данных – это письменное разрешение гражданина Российской Федерации, которое он дает заинтересованной стороне на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе.
Также документ гарантирует человеку то, что информация о нем будет применяться для строго определенных целей и будет защищена от неправомерных действий.
Когда чаще всего требуется согласие
Сейчас согласие необходимо писать почти повсеместно:
Иными словами, везде, где гражданин предоставляет свои личные документы или документы лица, представителем которого он является, заполняет различного рода тесты и анкеты, он подписывается такое согласие.
Что вкладывается в термин «персональные данные»
Закон четко определяет это понятие: под персональными данными понимается вся информация, которая напрямую относится к человеку, как к физическому лицу. Это:
При этом следует отметить, что согласие на обработку персональных данных требуется даже несмотря на то, что далеко не все эти сведения имеют характер конфиденциальных и закрытых.
В частности их условно можно поделить на три основных вида:
По закону, согласие на обработку персональных действий строго необходимо только тогда, когда оно касается двух последних из вышеназванных категорий, однако зачастую оно пишется и в отношении той информации, которая имеет позицию общедоступной.
Для чего формируется согласие на обработку при трудоустройстве
В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения из персональных данных будут применяться, обрабатываться и храниться.
Следует отметить, что по закону, вся персональная информация, предоставленная работодателю, может использоваться только в служебных целях.
Если сотрудник отказывается подписывать согласие
Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.
Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.
В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.
Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять.
Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.
Что грозит за разглашение персональных данных
Как уже говорилось выше, действия, которые работодатель может совершать с персональными данными работников, четко прописываются в тексте согласия.
Если полномочия в какой-то степени превышаются, а, тем более, если происходит какое-то злоупотребление, ответственность может наступить самая серьезная: начиная от дисциплинарной и административной, вплоть до уголовной.
Для того, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, не выходит ли запрашиваемая у него информация за рамки нужной по закону или не превышаются ли полномочия работников предприятия по тексту согласия, следует заранее проанализировать документ (возможно даже воспользовавшись помощью квалифицированного юриста) и только тогда ставить под согласием свою подпись.
В частности, данные о том, отбывал ли гражданин срок в местах лишения свободы, нужна только тогда, когда должность, на которую он претендует, напрямую требует отсутствия судимости (иными словами, если соискатель хочет работать менеджером по рекламе, такие данные он имеет право не предоставлять).
Как уведомить
Законодательство гласит о том, что представители организаций должны извещать Роскомнадзор об обработке поступивших в их распоряжение всех персональных данных (статья 22 закона № 152-ФЗ). Посмотреть, исполняет ли работодатель эту норму закона можно на сайте данной госструктуры.
Можно ли отозвать согласие
Обычно действие с согласием на обработку персональных данных происходит так: устраиваясь на работу, человек подписывает документ, после чего благополучно о нем забывает. Но в некоторых случаях, возникает необходимость об отзыве ранее подписанного согласия. Как правило, это бывает, когда работодатель нарушает условия хранения, использования и обеспечения закрытости поступившей в его распоряжение информации, а также при увольнении.
Для того, чтобы оформить отзыв достаточно всего лишь написать заявление в свободной форме, потребовать в нем прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных и уничтожить всю информацию о подчиненном (сослаться надо на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22).
Это требование должно быть выполнено не позже чем через месяц после написания отзыва.
Образец согласия
Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:
Далее в основной части подробно указывается:
Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.
СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях. Также данным согласием я разрешаю сбор моих персональных данных, их хранение, систематизацию, обновление, использование (в т.ч. передачу третьим лицам для обмена информацией), а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законом Российской Федерации.
До моего сведения доведено, что ОАО «КомЖилФонд» гарантирует обработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Срок действия данного согласия не ограничен. Согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.
Подтверждаю, что давая согласие я действую без принуждения, по собственной воле и в своих интересах.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Письмо-согласие
Письмо-согласие о сотрудничестве составляется в тех случаях, когда одна организация дает предварительное «добро» другой компании на формирование долгосрочных партнерских отношений или заключение договора по какой-либо сделке.
Необходимо ли писать письмо-согласие
Сегодня, когда существует огромное количество разнообразных средств коммуникаций, представители некоторых предприятий считают формирование таких писем нецелесообразным. Однако, это ошибочное мнение. Дело в том, что деловой этикет подразумевает при получении письма-предложения о сотрудничестве составление ответа также в письменном виде. Таким образом, компания выражает свое уважительное отношение к потенциальному партнеру, клиенту, заказчику.
На кого возложить формирование письма-согласия
Обычно подобные письма пишутся в секретариате, по поручению директора организации. Также взять на себя их составление может руководитель какого-либо структурного подразделения или юрист. Но вне зависимости от того, кто именно занят в создании письма-согласия о сотрудничестве, этот человек должен обладать навыками деловой переписки, хорошо владеть правилами русского языка по части лексики, грамматики, орфографии, стилистики и культуры речи. При этом к составлению письма следует относиться щепетильно и крайне внимательно, не нарушая не только своих интересов, но и интересов потенциального контрагента.
На имя кого писать
Письмо следует писать на имя того человека, который подписался под письмом-предложением.
Обратиться к нему нужно по имени-отчеству (если в предложении были указаны инициалы, можно уточнить их расшифровку по телефону или другим доступным коммуникационным каналам).
В каком формате писать
Письмо формируется в произвольном виде, за исключением тех случаев, когда руководством организации разработан шаблон документа, обязательный к применению именно внутри данной конкретной компании. Такой стандартный бланк удобен тем, что сотрудникам не нужно думать над формулировками, достаточно поставить лишь необходимые реквизиты организаций и подписи.
Оформление письма
Письмо можно писать на простом обычном листе бумаге или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Второй вариант является более предпочтительным, поскольку он придает посланию солидность и значимость. Кроме того, письмо можно написать от руки или напечатать (с обязательной дальнейшей распечаткой). Рукописное послание будет свидетельствовать о более теплом, дружеском отношении отправителя к адресату.
Письмо пишется в одном оригинальном экземпляре, информация о нем обязательно должна быть занесена в отдельный журнал учета исходящей корреспонденции (здесь следует поставить отметку о дате и номере послания).
Кто должен подписать письмо-согласие
Письмо должно быть подписано представителем компании-отправителя. Лучше всего, конечно, если свой автограф в нем поставит директор фирмы (как единственный уполномоченный исполнительный орган предприятия) или лицо, временно, исполняющее его функции.
Однако, в тех случаях, если это невозможно (например, в организациях с большим количеством структурных подразделений и численностью персонала) допускается простановка подписей под исходящей корреспонденцией начальников или специалистов отделов, в которых она формируется (при условии, конечно, что те наделены правом подписи). Печать под письмом ставить не требуется (если только на то не выражает своей воли директор предприятия).
Основные правила составления письма-согласия и образец
Нормы по формированию письма-согласия о сотрудничестве практически ничем не отличаются от правил, касающихся всех прочих корпоративных писем. В частности, при составлении такого послания требуется соблюдать деловой стиль, то есть сдержанную интонацию, вежливое приветствие и обращение, лаконичную, акцентированную суть. Все должно быть по делу, предельно корректно, четко и понятно.
В письме-согласии совершенно недопустима фамильярность и панибратство, а тем более грубость и ненормативная лексика. Следует избегать чрезмерно «нагруженных» длинных фраз, сложной терминологии. Важно, чтобы ответ был не слишком объемным (достаточно, если в нем будет всего несколько строк или предложений), поскольку читать многостраничное послание вряд ли кто-то захочет.
При составлении письма обязательно должны быть указаны наименование компании-отправителя и ее реквизиты, ссылка на письмо-предложение, а также подпись представителя предприятия.
Следует отметить, что, несмотря на официальный стиль послания, данный вид письма не является стопроцентной гарантией того, что договор о сотрудничестве будет заключен, а служит оно не более чем предварительно оформленным согласием на возможность дальнейших деловых отношений или заключения сделки.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить несколькими разными путями.
Письмо-согласие на заключение договора
Письмо, содержащее ответ на предложение о сотрудничестве, называется акцептом. Так обычно именуют положительный ответ, отрицательный иллюстрирует письмо-отказ.
Его главная характерная черта – в том, что оно не пишется само по себе, а всегда является следствием ранее направленного письма-запроса. Отсюда вытекает непременная особенность письма-согласия: наличие в нем ссылки на документ, который стал причиной его написания (номер и дата оферты, письма-запроса).
ВАЖНО! Если для вас имеет значение соблюдение правил делопроизводства, не стоит писать «В ответ на ваш запрос от такого-то числа № такой-то», хотя эта фраза весьма часта в подобных документах. Ссылка на источник по правилам должна быть размещена под датой и номером составляемого письма-согласия.
Первая же фраза должна содержать ожидаемое адресатом письма согласие. Ее принято начинать со слов: «Извещаем», «Сообщаем», «Доводим до сведения» и т.п.
Как большинство исходящей документации, письмо-согласие на заключение договора (акцепт) нужно размещать на фирменном бланке или подробно указывать все реквизиты организации.
Завершает письмо-согласие подпись руководителя фирмы. Если организация применяет печать, ее также нужно проставить.
Общество с ограниченной ответственностью «Летняя свежесть»
ООО «Летняя свежесть»
Россия, 344002, г.Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, д.14
Тел. (863) 322-77-99, факс (863) 322-77-90, e-mail: letnyayasvezhest@gmail.com
ОКПО ХХХХХХХХ, ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ, ИНН/КПП ХХХХХХХХХ
28.07.2017 г. № 76-12/1256
На № 05-14/4527 от 22.07.2017 г.
Генеральному директору
ООО «Бониласка»
Л.Ю. Колыханиной
Об аренде помещения
ООО «Летняя свежесть» сообщает о согласии и готовности предоставить в аренду Вашей организации с 10.08.2017 г. по 15.08.2017 г. помещение площадью 300 кв.м. в туристическом комплексе «Тихий приют» для проведения мотивационной деловой игры. Условия аренды остаются без изменений.
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество.
Генеральный директор
ООО «Летняя свежесть» /Нестерчук/ Е.М. Нестерчук
Письмо-согласие на использование товарного знака
Товарные знаки защищены авторским правом. Чтобы использовать чужой товарный знак, предпринимателю или организации нужно оформить договорные отношения с его законным владельцем. Для этого есть 2 способа, каждый из которых требует написания письма-согласия правообладателя товарного знака.
Регистрация схожего товарного знака
Товарные знаки регистрируются в Роспатенте. Если другая фирма подает для регистрации знак, похожий на уже зарегистрированный по определенным позициям, просто так зарегистрировать его госорган не имеет права. Но если фирма-правообладатель, по просьбе компании, пытающейся зарегистрировать схожий знак, напишет письмо-согласие, адресованное в Роспатент, в регистрации уже не откажут.
Итак, написание письма-согласия будет обязательным для всех вышеуказанных случаев, связанных с использованием товарных знаков.
Общество с ограниченной ответственностью «Никанора»
ООО «Никанора»
Россия, 108807, г.Москва, 1-й Рогозининский переулок, д.18
Тел. (495) 145-43-64, факс (495) 145-43-65, e-mail: nikanora@gmail.com
ОКПО ХХХХХХХХ, ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ, ИНН/КПП ХХХХХХХХХ
16.07.2017 г. № 767-12/6543
На № 17-14/1346 от 15.07.2017 г.
В Роспатент РФ
О согласии на использование товарного знака
ООО «Никанора» (правообладатель) в лице генерального директора Ромашкиной А.П., действующего на основании Устава, настоящим документом подтверждает:
Генеральный директор
ООО «Никанора» /Ромашкина/ А.П. Ромашкина
Письмо-согласие на участие в тендере
Тендер – осуществление сделки на основании конкурса, который объявляет фирма-заказчик. Компании, претендующие на то, чтобы стать исполнителем, направляют пакт документов для участия в тендере.
Важно отличать, о каком именно согласии и, соответственно, документам, оформляющем его, идет речь. Каждая фирма, подавшая заявку на участие, тем самым документально подтверждает свое согласие на участие в тендере. Эта заявка и является документальным выражением согласия будущего участника тендера. Требования к ней, помимо общих для делопроизводства:
Если имеется в виду согласие фирмы-заказчика, которым она должна письменно подтвердить право фирмы-потенциального исполнителя на участие в тендере, этот документ также составляется по определенным правилам.
Общество с ограниченной ответственностью «Летняя свежесть»
ООО «Магнификум»
Россия, 644039, г.Омск, ул. 1 Мая, д.67
Тел. (812) 355-97-12, факс (863) 355-97-13, e-mail: magnificum@gmail.com
ОКПО ХХХХХХХХ, ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ, ИНН/КПП ХХХХХХХХХ
10.07.2017 г. № 87-14/4908
На № 17-10/8903 от 03.07.2017 г.
Генеральному директору
ООО «Металлург»
К.М. Кромешному
Заявка-согласие на участие в тендере
на охрану территории спортивного комплекса «Металлург»
Уважаемый Константин Михайлович!
ООО «Магнификум» в лице генерального директора Н.А. Стеценко, действующего на основании Устава, сообщает о своей заинтересованности в своем участии в тендере по объявленному объекту. Прошу направить по почте или по электронной почте тендерную документацию для подготовки тендерного предложения.
С уважением,
Генеральный директор
ООО «Магнификум» /Стеценко/ Н.А. Стеценко
Письмо-согласие на проведение аудита
Такое письмо является ответом аудиторской организации на ранее направленное приглашение совершить аудиторскую проверку. Этот документ является стандартным. Его написание регламентируется Правилом (Стандартом) аудиторской деятельности, одобренном Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 25.12.1996 года, протокол № 6. Требования к составлению такого письма являются едиными и обязательными для всех аудиторов. Не писать его можно, если ранее уже был заключен долгосрочный договор на проведение аудиторских проверок.
ВНИМАНИЕ! Отклоняться от Стандарта в письме допустимо, но тогда это обстоятельство нужно специально оговорить в контракте на аудит.
Данный документ направляется в компанию до заключения с ней договора на аудит, чтобы прояснить и уточнить условия предстоящей проверки, то есть, с правовой точки зрения, это оферта.
Обязательные элементы письма-согласия на аудит
Дополнительные элементы письма-согласия
Их можно включить в текст по желанию. Роль дополнительных условий – прояснение всех важных моментов, обязательств и ответственности экономического субъекта и аудиторской организации. Среди них могут быть:
Совету директоров или соответствующему представителю высшего руководства организации
Мы получили Вашу просьбу о проведении аудита бухгалтерской отчётности за (указать финансовый год) в составе (указать состав). Данное письмо является подтверждением нашего понимания поставленной задачи и согласия на предоставление услуги. В ходе проведения аудита будет выражено наше мнение о соответствии процесса ведения бухгалтерского учёта законам Российской Федерации и о достоверности финансовых (бухгалтерских) отчётов.
Аудит будет проведён нами согласно всем стандартам аудиторской деятельности. Данные стандарты гласят, что мы должны проводить и планировать аудит в целях обеспечения уверенности в том, что финансовая отчётность достоверна и не содержит значительных ошибок и искажений. Аудит состоит в исследовании с использованием тестирования доказательств, которые должны подтвердить числовые значения, содержащиеся в финансовой отчётности, и раскрытии в ней сведений о финансово-хозяйственной деятельности организации. Аудит осуществляется на выборочной основе и включает оценку методов и принципов бухгалтерского учёта, формы представления и правил подготовки финансовой отчётности, выявление главных оценочных значений, которые были созданы руководством аудируемого лица.
Из-за того, аудит проводится на выборочной основе и в ходе его проведения используется тестирование, а также учитывая другие присущие аудиту и прочим системам бухгалтерского учета ограничения, существует вероятность того, что различные, в том числе существенные, искажения могут остаться не выявленными.
Помимо заключения, в котором будет содержаться наше мнение касательно достоверности бухгалтерской отчётности, мы составим отчёт, содержащий информацию о всех значительных недостатках, присутствующих в бухгалтерском учёте и в системе внутреннего контроля, которые будут выявлены нами в ходе проверки.
Согласно законодательству Российской Федерации вся ответственность за подготовку бухгалтерской отчётности и за раскрытие всей необходимой информации, содержащейся в ней, лежит на руководстве Вашей организации. Сюда также входит ведение учёта согласно всем требованиям законодательства, надлежащая работа всех систем внутреннего контроля, выбор и использование политики учёта и все меры, обеспечивающие безопасность и должное применение активов организации. От Вашего руководства нам необходимы официальные подтверждения в письменном виде, касающиеся всех самых значимых заявлений, которые будут сделаны в целях аудита.
Ждём плодотворного сотрудничества и помощи со стороны Ваших работников, предоставления всей информации, всех записей и документации, которые будут запрошены нами в ходе выполнения поставленной задачи. Стоимость проведения аудита будет складываться из времени, которое наши сотрудники потратят на исполнение своих обязанностей по предоставлению оказываемой услуги, а также из покрытия всех командировочных расходов. Оплата также зависит от опыта, уровня ответственности и квалификации специалистов, которые будут задействованы.
Данное письмо перестанет быть действительным, если в него будут внесены изменения, если будет окончено его действие, а также в том случае, если произойдет его замена новым письмом.
От Вас требуется подписать и вернуть второй экземпляр письма в целях подтверждения Вашего согласия на проведение нами аудита в Вашей организации. Также Вы подтвердите своё согласие со всеми пунктами условий договорённости.
От имени аудитора
Фамилия, имя, отчество, должность, дата (подпись)
От имени хозяйствующего субъекта
Фамилия, имя, отчество, должность, дата (подпись)