Что такое персонифицированные сведения
Что такое персонифицированный учет, с какого года действует, для чего нужен и как вести + последние изменения в 2018 году
Согласно действующему законодательству, на каждого работодателя возлагаются обязательства по предоставлению данных о сотрудниках своего предприятия Пенсионному фонду РФ. В частности передается информация о страховом стаже, о суммах начисленных и уплаченных страховых взносов. В статье будет рассмотрено понятие индивидуального (персонифицированного) учета, его задачи и цели, а также основные изменения в 2018 году.
Что такое персонифицированный учет?
Персонифицированный учет представляет собой учет сведений о каждом гражданине, застрахованном в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС).
Передача данных предприятием осуществляется с 1996 года после введения закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Нормативный акт отражает требования в отношении учета индивидуальных данных (по каждому работнику в разрезе накоплений на выплату пенсии). То есть каждый гражданин таким образом реализует свое право на получение пенсии по достижении установленного действующим законодательством возраста.
Система ОПС берет свое начало с 2002 года. Ее основу составляют страховые принципы: размер будущей пенсии гражданина зависит от страховых взносов, которые за работающего сотрудника уплачивает его работодатель на протяжении всей трудовой деятельности.
На основании нормативно-правовых актов Пенсионным фондом РФ проводится обязательная регистрация всех граждан (начиная с рождения) в системе ОПС. Основанием регистрации служит открытие специального лицевого счета с присвоенным номером и подтверждающим документом – СНИЛС. С помощью СНИЛС происходит формирование регистров граждан, которые имеют право на получение услуг и льгот, относящихся к ведению государства.
СНИЛС применяется и для идентификации пользователей на портале «Госуслуги», где содержится множество стандартных бланков для получения ряда документов, информация о состоянии индивидуальных лицевых счетов граждан, сведения о штрафах, относящихся к ведению ГИБДД и др.
СНИЛС отражает следующую информацию:
Страховой номер – уникальная цифра, которая присваивается определенному лицу.
Какую цель преследует персонифицированный учет?
К целям индивидуального (персонифицированного) учета относятся:
К основным принципам персонифицированного учета относятся:
Инструкция по ведению персонифицированного учета
На основании приказа Минздравсоцразвития от 14.12.2009 г. за номером №987 не была утверждена инструкция, где определен порядок ведения персонифицированного учета сведений обо всех гражданах, входящих в систему ОПС.
Основанием для разработки соответствующего документа является ФЗ №27. На основании инструкции определены:
Что касается работодателей, то степень важности Инструкции для них определена следующими моментами:
Ответственность за непредоставление данных индивидуального учета
Любая организация согласно действующему законодательству привлекается к ответственности при ненадлежащем исполнении или неисполнении обязанностей по своевременному предоставлению/непредоставлению данных индивидуального учета. Этот момент регулирует ст. 17 ФЗ-№27:
При непредоставлении в установленные действующим законодательством сроки данных индивидуального учета или предоставлении сведений в неполном объеме применяются штрафные санкции размером 10% положенных за отчетный период платежей в ПФ РФ. Указанная сумма взыскивается с ответчика органами ПФ РФ по решению суда.
Такая мера ответственности на организацию возлагается при следующих нарушениях:
При этом согласно комментариям ПФ РФ в письме от 14.12.2004 года за регистрационным номером № КА-09-25/13379, не предусмотрено норм, которые освобождают организацию от установленной ответственности. При этом органы ПФ РФ должны избирательно подходить к ответчикам, руководствуясь рядом принципов:
На основании вышеизложенных моментов ПФ РФ считает возможным отказаться от применения штрафных санкций, если:
По мнению ПФ РФ, такой подход увеличит ответственность организаций, предприятия будут более внимательно проверять передаваемые данные, проводить качественную проверку сведений до предоставления информации учета территориальным органам ПФ РФ.
Исчисление размера санкционированного платежа осуществляется не от взносов, которые были начислены за всех работников организации, а конкретно за тех лиц, по которым своевременно не предоставили или предоставили недостоверные/ошибочные данные персонифицированного учета.
Последние изменения
Чтобы избежать негативных последствий и проблем с действующим законодательством, организации должны отслеживать все изменения в нормативно-правовых актах.
Порядок оформления и проведения индивидуального учета претерпел следующие изменения в 2018 году:
За Пенсионным фондом осталось право осуществления контроля и взимания начисленных штрафных санкций за выявленные несоответствия в отчетах установленным требованиям.
Любая организация обязана предоставлять данные ПФ РФ обо всех сотрудниках. При этом все изменения должны своевременно доводиться до страховщиков. Если гражданин работает в виде ИП, то он самостоятельно производит отчисления ПФ РФ на основании МРОТ.
Заключение
Если граждане осуществляют незаконную предпринимательскую деятельность без официального подтверждения, то сведения в ПФ РФ они не предоставляют, как и не уплачивают страховые взносы. Отсутствие официально подтвержденного стажа и уровня дохода отрицательным образом скажется на праве получения и выплаты пенсии в будущем.
Персонифицированный учет пенсионных прав граждан
Система обязательного пенсионного страхования (ОПС) действует в России с 2002 года и базируется на страховых принципах: основой будущей пенсии гражданина являются страховые взносы, которые уплачивают за него работодатели в течение всей трудовой жизни.
Чтобы стать участником системы ОПС и формировать свои пенсионные права, нужно быть зарегистрированным в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР. В этой системе в течение всей трудовой деятельности гражданина фиксируются данные, необходимые для назначения, выплаты и перерасчета пенсии: о стаже, периодах трудовой деятельности и местах работы, и в первую очередь – о страховых взносах, поступивших в фонд его будущей пенсии и количестве заработанных пенсионных коэффициентов. Где бы гражданин ни работал в разные периоды своей жизни, в том числе и по совместительству, сведения о его стаже и страховых взносах его работодателей в пенсионную систему поступают в ПФР и хранятся как его индивидуальные сведения. Эта информация конфиденциальна и хранится с соблюдением установленных правил, предъявляемых к хранению персональных данных граждан.
На территории Российской Федерации на каждого гражданина Российской Федерации, а также на каждого иностранного гражданина и каждое лицо без гражданства, постоянно или временно проживающих (пребывающих) на территории Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации открывает индивидуальный лицевой счет, имеющий постоянный страховой номер.
СНИЛС – уникальный номер индивидуального лицевого счета, используемый для обработки сведений о физическом лице в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также как идентификатор сведений о физическом лице при предоставлении государственных и муниципальных услуг. С его помощью формируются регистры граждан, имеющих право на получение государственных социальных услуг и социальных льгот, а ведомства самостоятельно запрашивают друг у друга необходимые документы. Таким образом, тратится меньше времени на получение справок, документов и самих государственных услуг. СНИЛС используется для идентификации пользователя на портале государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru, где можно получить ключевые государственные услуги: бланки и информацию для получения паспорта, информацию о соцпомощи, налогах, штрафах в ГИБДД, сведения о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица и другое.
В документе, подтверждающем регистрацию, гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета, указаны следующие данные:
Страховой номер индивидуального лицевого счета является уникальным и принадлежит только одному человеку.
Представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета
1. Страхователи предоставляет в территориальные органы ПФР сведения, предусмотренные пунктами 2, 2.2 и 2.4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ) сведения для индивидуального (персонифицированного) учета в органы Пенсионного фонда Российской Федерации по месту их регистрации, а именно:
• ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом – сведения о периодах работы застрахованного лица, в том числе на соответствующих видах работ (форма СЗВ-СТАЖ);
• в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица – межотчетную форму для досрочного назначения пенсии (форма СЗВ-СТАЖ, тип сведений – Назначение пенсии);
• ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем – сведения о факте работы застрахованного лица (форма СЗВ-М);
• с 01.01.2021 не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи перевода на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления о продолжении ведения страхователем трудовых книжек (форма СЗВ-ТД);
• не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД).
2. Сведения, предусмотренные п. 2.3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ страхователь предоставляет в органы ФНС в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах.
Отчетность по страховым взносам, в том числе в разрезе застрахованных лиц (форма Расчет по страховым взносам) предоставляется не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом.
3. Сведения, предусмотренные п.п. 2, 2.2 и 2.3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ представляются в течение одного месяца:
• при снятии с регистрационного учета сведения о страховом стаже застрахованного лица организация должна представить в территориальные органы ПФР не позднее дня представления документов для государственной регистрации в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• при прекращении у страхователя-работодателя статуса адвоката, полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, – одновременно с заявлением о снятии его с регистрационного учета в качестве страхователя.
4. В соответствии с п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Страхователи, имеющие численность работающих менее 25 работающих вправе отчитываться как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде.
5. Документы индивидуального (персонифицированного) учета (форма СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ, ОДВ-1) должны быть подготовлены в соответствии Порядком заполнения, утверждённым Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 06.12.2018 № 507п.
• Форма СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» – предоставляется страхователями на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях.
• Форма СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая» – предоставляется на застрахованных лиц, по которым сведения по форме СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» предоставлены, но не учтены на ИЛС ЗЛ из-за содержащейся ошибке в форме либо данные по ним в отчетности отсутствовали.
• Форма СЗВ-КОРР с типом «Корректирующая» – предоставляется на застрахованных лиц в случае необходимости корректировки данных, учтенных на ИЛС ЗЛ (за все отчетные периоды).
• Форма СЗВ-КОРР с типом «Отменяющая – предоставляется на застрахованных лиц в случае необходимости отмены данных, учтенных на ИЛС ЗЛ (за все отчетные периоды).
• Форма СЗВ-КОРР с типом «Особая» – предоставляется на застрахованных лиц, сведения по которым отсутствовали в отчетности, ранее предоставленной страхователем.
• Форма СЗВ-ИСХ – предоставляется страхователем, который ранее не предоставлял отчетность в органы ПФР за конкретный отчетный период (за периоды до 2016 года включительно).
• Форма ОДВ-1 с типом «Исходная» (опись документов) – предоставляется страхователем одновременно с пакетом документов индивидуальных сведений (за все отчетные периоды).
• Форма ОДВ-1 с типом «Корректирующая/Отменяющая» – предоставляется страхователем как самостоятельный документ при необходимости корректировки (отмены) данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная» (за все отчетные периоды).
6. В целях обеспечения своевременного и качественного разнесения сведений персонифицированного учета на индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц обращаем особое внимание на:
• тождественность предоставления сведений персонифицированного учета (по застрахованным лицам): по ежегодной отчетности (по форме СЗВ-СТАЖ), ежемесячной отчетности (по форме СЗВ-М) и СЗВ-ТД, а также ежеквартальной налоговой отчетности (по форме Расчет по страховым взносам);
• правомерность отражения льготного стажа (льготы), дающего право на досрочное назначение страховой пенсии, в графах 12, 13 «Условия досрочного назначения страховой пенсии. Основание (код). Дополнительные сведения» раздела 3 «Сведения о периодах работы застрахованного лица» формы СЗВ-СТАЖ и заполненного подраздела 3.2.2 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица, на которые исчислены страховые взносы по дополнительному тарифу» раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» в Расчете по страховым взносам;
• предоставление сведений по персонифицированному учету индивидуальными предпринимателями – работодателями, использующими труд наемных работников под регистрационным номером самозанятого плательщика, то есть под тем регистрационным номером, под которым в налоговые органы предоставляется Расчет по страховым взносам.
Указанные сведения подлежат разнесению на индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц и служат основой для информационного обеспечения процессов назначения и перерасчета страховой и накопительной пенсий. От того, насколько качественно и своевременно страхователи предоставят индивидуальные сведения в ПФР, зависит полнота реализации пенсионных прав граждан.
Ответственность страхователей (ст. 17 Закона № 27-ФЗ)
За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктами 2 – 2.2 статьи 11 Закона № 27-ФЗ применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.
За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.
Обращаем внимание, что финансовые санкции за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов по форме СЗВ-ТД применяются к страхователю за каждую форму СЗВ-ТД в отдельности в случаях, если численность работающих у него зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период – месяц составляет 25 и более лиц, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.
В случае неуплаты или неполной уплаты страхователем финансовых санкций по требованию взыскание сумм финансовых санкций, предусмотренных настоящей статьей, производится территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации в судебном порядке.
Кроме того, в соответствии со статьей 15.33.2 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ за непредставление в установленный законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования срок либо отказ от представления в органы ПФР оформленных в установленном порядке сведений (документов), необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей.
Срок исправления ошибок и несоответствий
В соответствии с пунктом 38 «Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах», утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22.04.2020 № 211н (далее – Инструкция):
• при обнаружении в представленных страхователем индивидуальных сведениях ошибок и (или) их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимися у Пенсионного фонда Российской Федерации, а также несоответствия их формам и форматам, установленным Пенсионным фондом Российской Федерации, страхователю вручается уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся ошибок и несоответствий лично под расписку, или уведомление направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Уведомление должно содержать сведения об ошибках и (или) несоответствиях представленных индивидуальных сведений индивидуальным сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда Российской Федерации, несоответствиях формам и форматам, установленным Пенсионным фондом Российской Федерации (протокол проверки);
• страхователь в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении соответствующих исправлений представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации уточненные индивидуальные сведения.
В соответствии с п. 40 Инструкции:
• в случае представления страхователем уточненных (исправленных) индивидуальных сведений о застрахованных лицах, в отношении которых территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации страхователю вручено уведомление об устранении имеющихся в индивидуальных сведениях ошибок и несоответствий, в течение пяти рабочих дней со дня получения данного уведомления, к такому страхователю финансовые санкции не применяются;
• страхователь вправе при самостоятельном выявлении ошибок в ранее представленных и принятых территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации индивидуальных сведениях в отношении застрахованного лица до момента обнаружения ошибки территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации представить в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации уточненные (исправленные) сведения о данном застрахованном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются. В данном случае финансовые санкции к такому страхователю не применяются.
• в случае представления страхователем в дополнение к ранее представленным за соответствующий отчетный период индивидуальных сведений о работающих у него застрахованных лицах, в отношении которых сведения за данный отчетный период ранее не были представлены и срок представления указанных сведений истек, к такому страхователю применяются финансовые санкции в соответствии со статьей 17 Закона № 27-ФЗ за непредставление индивидуальных сведений на данных лиц в установленный срок.
Напоминаем, что по всем вопросам, связанным с приемом отчетности персонифицированного учета, можно получить разъяснения в территориальных органах ПФР либо посетив официальный сайт Пенсионного фонда Российской Федерации – www.pfrf.gof.ru.
Кроме того, на указанном сайте размещены бесплатные программы для подготовки и проверки отчетности в органы ПФР в разделе «Страхователям» в рубрике «Работодателям»/«Бесплатные программы, формы и протоколы».
Персонифицированный учет
Персонифицированный учет и действующее законодательство
Персонифицированный учет основывается на нормах, закрепленных Федеральным Законом “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ и призван усовершенствовать порядок получения сведений о лицах, получающих социальную помощь от государства.
Отметим, что помимо граждан России, персонифицированному учету подлежат и иностранные граждане:
граждане другого государства, постоянно или временно проживающие в РФ;
граждане другого государства, временно находящиеся в РФ, но имеющие трудовой договор на 6 месяцев.
Каждый месяц все работодатели-страхователи должны передавать информацию о каждом физическом лице, которому были начислены выплаты и вознаграждения, облагаемые страховыми взносами.
Кто является плательщиком страховых взносов в Пенсионный фонд России
Все застрахованные лица подразделяются на:
людей, которые страхуют себя и выплачивают взносы самостоятельно;
людей, работающих на основе договора, который был заключен с лицом.
Плательщиком обязательных страховых взносов в Пенсионный фонд России являются лица, которые
работают на основании заключенного трудового договора;
работают на основе гражданско-правового договора или авторского договора;
не работают, но поставлены на учет в Службе занятости.
Кто участвует в системе пенсионного страхования
В системе Обязательного Пенсионного Страхования можно выделить следующих участников:
страховщик. Им может выступать как Пенсионный фонд РФ, так и негосударственные пенсионный фонды;
страхователи. Это работодатели, т.е. организации и предприниматели, которые отчисляют пенсионные взносы за себя и за своих сотрудников;
застрахованные лица – это лица, которые являются собственниками пенсионных накоплений.
Цели персонифицированного учета
Под целями персонифицированного учета понимается:
Создание всех необходимые условий, позволяющих назначить застрахованному лицу будущую пенсию, исходя из итогов трудовой деятельности;
Обеспечение достоверности предоставляемой информации о стаже и заработной плате (доходе), которые являются основной информацией для назначения величины трудовой пенсии;
Создание и постоянное ведение информационной базы данных для того, чтобы назначать пенсию, учитывая итоговый трудовой стаж застрахованного лица, а также основываясь на вносимые страховые суммы;
Контролирование уплаты страховых вносов застрахованными лицами;
Упрощение порядка и ускорение процесса назначений трудовой пенсии застрахованным лицам.
Именно для этих важных целей и ведется в Пенсионном Фонде России персонифицированный учет.
При этом каждому застрахованному лицу открывается индивидуальный лицевой счет. Счет необходим для учета страховых взносов, которые поступают за сотрудника организации от работодателя.
Отметим, что кроме работодателя, такие взносы может делать само застрахованное лицо. Данный счет ведется обычно в информационной базе данных.
Какие сведения относятся к персонифицированному учету
К сведениям персонифицированного учета относится следующая информация о застрахованном лице:
дата и место рождения;
сумма дохода по итогам отчетного периода (зарплата и прочие выплаченные вознаграждения);
размер уплаченных страховых взносов;
период трудового стажа.
На основании сумм страховых взносов, перечисленных страхователем за сотрудника, ПФР рассчитывает показатель пенсионных баллов.
При наступлении страхового случая (например, пенсионный возраст) данный показатель учитывается при расчете пенсии.
Также при расчете и назначении пенсии учитывается показатель трудового стажа.
Как работает система персонифицированного учета
На базе системы персонифицированного учета взаимодействуют три субъекта правоотношений обязательного пенсионного страхования:
застрахованное лицо (сотрудник).
Реализация системы персонифицированного учета осуществляется следующим образом:
При поступлении на работу гражданин предоставляет работодателю полную информацию о себе (ФИО, адрес регистрации, дата рождения, т.п.). Предоставленные данные подтверждаются документально (паспорт, документ, подтверждающий регистрацию, т.п.).
Работодатель вносит предоставленную информацию в базу, которая может быть оформлена как в электронной форме, так и на бумажном носителе.
В установленный срок работодатель подает персонифицированные данные в территориальный орган ПФР по месту регистрации. Предоставленный документ (в электронном виде или на бумаге) представляет собой консолидированную персональную информацию обо всех работниках предприятия.
На основании данных, предоставленных работодателями, орган ПФР формирует сводную базу со сведениями обо всех застрахованных лицах. При наступлении страхового случая (приобретение инвалидности, наступление пенсионного возраста, потеря кормильца, прочие случаи, предусмотренные законодательством), ПФР на основании сведений персонифицированного учета рассчитывает сумму пенсионных выплат.
Какая информация подлежит сбору и хранению при осуществлении индивидуального персонифицированного) учета
Персонифицированный учет сведений о застрахованных лицах – это сбор и хранение следующей информации:
суммы страховых взносов, которые были начислены данному работнику работодателем;
суммы, которые поступили на страховой счет от страхователя за весь период;
размер установленной пенсии с учетом последующей индексации.
Персонифицированный учет Пенсионным фондом России ведется на постоянной основе.
Система Персонифицированного учета является гарантом того, что поступления и взносы не пропадут и будут учтены при расчете будущей пенсии.
Но при этом не стоит забывать: для того чтобы эти поступления были, необходимо работать официально, либо самостоятельно делать взнос (из неофициальной заработной платы) на личный лицевой счет в Пенсионный фонд России.
Ответственность за непредставление данных индивидуального учета
Работодатель, имеющий наемных работников, по отношению к которым он выступает страхователем, обязан подавать в ПФР данные персонифицированного учета в соответствии с порядком, утвержденным ФЗ-27 от 01.04.1996.
Если организация или предприниматель не представил данные персонифицированного учета, или в случаях, когда представлены недостоверные данные, предусмотрен штраф по каждому сотруднику от 300 до 500 рублей (ст.15.33.2 КоАП).
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».