Что такое перерасчет зарплаты
Как произвести перерасчет заработной платы
Что говорит законодательство
Условия оплаты труда каждого наемного работника определяются в трудовом или гражданско-правовом договоре. Работодатель обязан производить выплаты, установленные в соглашении, в полном объеме и в оговоренный срок.
Если заработок был исчислен не в полном объеме или за работником числится переплата, то работодатель вправе произвести перерасчет. Причем недоплаченные деньги работодателю придется выплатить в любом случае. А вот переплату можно не взыскивать. Это решение принимает работодатель в индивидуальном порядке.
Законодательно установлены следующие основания для пересчета:
Для каждого основания перерасчета предусмотрены свои особенности. За несоблюдение требований на перерасчет зарплаты за прошлые месяцы предусмотрена ответственность.
Изменения в условиях оплаты труда
Размер и порядок оплаты труда относятся к существенным условиям трудового соглашения. И при любой корректировке договоренностей работодатель должен не только отразить изменения в договоре. Также требуется пересчет зарплаты.
Зачастую изменения заработка производится в связи с повышением уровня оплаты труда в компании, повышением МРОТ или изменением системы оплаты труда в организации полностью. Во всех случаях работники должны быть уведомлены о предстоящих изменениях и перерасчете зарплаты в установленном порядке.
Сокращение уровня заработной платы проводят гораздо реже. Но обстоятельства могут сложиться и таким образом. При ухудшении условий оплаты труда работников должны уведомить об изменении размеров вознаграждения не менее чем за два календарных месяца. Такой же срок предусмотрен и для сокращения. Например, когда работника переводят с полной ставки на 0,75 или полставки.
Коротко напомним, как оформить перерасчет заработной платы. Во-первых, требуется приказ или иное распоряжение руководителя об изменении условий оплаты труда. Затем новые правила и порядок расчета закрепляются в трудовом договоре с работником. К примеру, заключается дополнительное соглашение.
На основании правильно оформленной кадровой документации бухгалтер произведет перерасчет заработной платы сотрудника, условия оплаты труда которого изменились.
Ошибки в зарплатных расчетах
От ошибок не застрахован никто. Бухгалтер расчетного стола — не исключение. Поэтому ошибки в исчислении заработка сотрудников — дело распространенное. Как исправлять выявленный недочет, зависит от результата ошибки.
Например, может возникнуть необходимость произвести перерасчет зарплаты, если обнаружена недоплата. Иными словами, работнику было выплачено по факту меньше, чем он заработал. Работодатель должен исправить недочет и перечислить деньги. Причем никакого дополнительного согласия от подчиненного на пересчет в большую сторону не требуется. Основанием для доплаты является приказ руководителя.
Если обнаружена переплата, то ситуация меняется кардинально. Работодатель может простить переплату подчиненному. Например, в счет поощрения за хорошую работу или по доброте своей душевной. Но также вправе и удержать излишек, издав приказ.
Требуется соблюсти ряд требований:
Согласие работника оформляется в виде документа.
Счетной ошибкой следует считать арифметические недочеты при исчислении заработной платы. Также к ним относят и программные сбои при работе в специализированных бухгалтерских программах. А вот технические ошибки (например, ошибки при занесении данных в программу, использование в расчете неправильных данных), совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Коррекция зарплаты по техническим ошибкам не производится.
Перерасчеты зарплаты по судебным решениям
Одно из оснований, по которым работодателю придется произвести перерасчет заработной платы за прошлый год, является решение суда или заключение иного уполномоченного органа. Например, решение государственной инспекции по труду или заключение комиссии по трудовым спорам.
Решение о пересчете заработка может быть принято как по инициативе работника, так и по требованию работодателя. Все зависит от обстоятельств. Например, если наниматель не выплатил заработок своевременно и в полном объеме, то подчиненный может добиться справедливости через суд.
Также и работодатель вправе потребовать удержать излишне перечисленные вознаграждения через суд. Например, если работник получил аванс, но не отработал его. Аналогичное обращение в суд может потребоваться, если работник отгулял отпуск за неотработанный полностью год.
Как выполнить пересчет
Единого порядка для пересчета не существует — все ситуации индивидуальны. Перечислим ключевые правила и рекомендации:
Кадровое оформление
Все изменения в оплате должны быть задокументированы. В том числе и пересчеты. Оформление документов представим в сводной таблице.
Приказ бухгалтерии произвести перерасчет заработной платы, подписанный руководителем.
Письменное согласие работника на удержание из заработка.
Заключение или решение судебного органа, комиссии по трудовым спорам или требование инспектора ГИТ.
Допускается оформить распоряжение об исполнении судебного решения.
Изменение условий оплаты труда
Приказ об изменении оплаты.
Дополнительное соглашение к трудовому договору.
Положение по оплате труда при изменении СОТ.
Уведомления работников об изменении оплаты (при уменьшении выплат).
Новое штатное расписание (при сокращении ставок).
Тарификационные списки и тарификации.
Приказ руководителя об увеличении МРОТ.
Дополнительное соглашение к трудовому договору.
Сроки и периоды давности для перерасчета
Пересчитать вознаграждения работников можно не всегда. Важно соблюдать сроки давности. Законодатели установили следующие ограничения:
При нарушении трудовых прав у потерпевшей стороны есть всего три календарных месяца, чтобы обратиться в суд. Срок давности исчисляется с момента совершения правонарушения либо с момента, когда потерпевшая сторона узнала о нарушении прав.
Спорные вопросы и ситуации перерасчета зарплаты
Ответим на самые популярные вопросы о пересчете заработка.
1. Можно ли пересчитать доходы подчиненного за прошлые периоды?
Можно. Трудовое законодательство не ограничивает сроков пересчета. Но при наличии любых разногласий придется решать споры в судебном порядке.
2. Допускается ли перерасчет после увольнения?
Да, допускается. Работник вправе обратиться за пересчетом в течение трех месяцев с момента увольнения. Либо в течение трех месяцев со дня, в котором стало известно о недоплате.
3. Как пересчитать зарплату работающему пенсионеру?
По общим правилам. Для работающих пенсионеров не предусмотрено никаких исключений, ограничений и привилегий для перерасчета зарплаты.
4. Как быть с налогообложением?
Пересчитайте налоги и взносы в том расчетном периоде, в котором была выявлена ошибка либо осуществлен пересчет. При удержании суммы с подчиненного НДФЛ и страховые взносы подлежат уменьшению. Выявили недоплату — пересчитайте налоги, сборы и взносы в сторону увеличения.
5. Работодатель отказывается выплатить недоплату по зарплате, как быть работнику?
Мне насчитали очень низкую зарплату
Ситуация: я работаю в государственной поликлинике. В августе 2019 года мне насчитали крайне низкую зарплату, без каких-либо стимулирующих выплат.
Пришлось дважды обращаться в бухгалтерию, потому что с первого раза перерасчет сделали все равно неправильно. Помимо этого дополнительно выяснилось, что я уже в течение нескольких месяцев не получала надбавку за ученую степень, которая была прописана в трудовом договоре, а также мне не делали вычет на моих троих несовершеннолетних детей, так как я якобы не написала очередное заявление в декабре.
Налоговый кодекс РФ не обязывает работников и работодателей ежегодно писать заявление на вычет. А значит, и подать его в бухгалтерию в декабре вы должны были, только если в предыдущем заявлении попросили вычет за конкретный год, который закончился.
Бухгалтер может сделать перерасчет по налоговому вычету на детей с начала года. Об этом написала ФНС со ссылкой на Верховный суд РФ.
Вы имеете право запросить у работодателя расчетные листки за любой период и перепроверить их. Напишите письменный запрос: через три рабочих дня вам должны их выдать.
Если вам не платят надбавку за ученую степень, деньги можно забрать у поликлиники через суд или с помощью жалобы в трудовую инспекцию.
Как получить вычет на детей за прошлый период
Бухгалтерия не оставляет ваши деньги себе, а перечисляет лишние деньги в бюджет. Вы имеете право получить их обратно, пока не прошло три года с той даты, когда вам должны были их заплатить. Но в статьях Налогового кодекса РФ противоречивая информация о том, кто должен отдать вам деньги: работодатель или налоговая.
У работодателя. Если с заявлением на вычет все было в порядке, но бухгалтерия все равно отдавала лишние деньги в налоговую, то виноват работодатель, и по заявлению работника он обязан в течение трех месяцев вернуть работнику деньги. В этот срок работодатель платит меньше налогов, чтобы ему было с чего делать возврат работнику.
Работодатель может перечислить вам налоговый вычет только с января того года, в котором вы напишете соответствующее заявление. Например, за декабрь прошлого года вычет придется получать уже в налоговой.
В налоговой. Если работник не сообщил работодателю, что у него есть дети, или ранее писал заявление на детский вычет за определенный период, который закончился, то виноват он сам, а работодатель ни при чем. Такая же ситуация будет, если работник уже уволился. Он сможет забрать свои деньги в налоговой на следующий год, если не договорится с бухгалтерией в этом году.
Когда закончится год, за который вы не полностью получили налоговый вычет на детей, вы сможете подать налоговую декларацию и забрать свои деньги.
Достаточно зайти в личный кабинет налогоплательщика и сформировать заявление. Там уже есть информация о перечисленных за вас налогах. Бланк заявления будет заполнен автоматически. На всякий случай нужно будет перепроверить данные и прикрепить отсканированные копии свидетельств о рождении детей. Я попробовала и прикрепила фотографии документов, сделанные на телефон: вычет мне дали. Конечно, фотографии были хорошо читаемые.
Но в начале 2019 Верховный суд заявил, что вычет всегда нужно получать через работодателя, даже после увольнения и окончания налогового периода. Единственный случай, когда деньги можно забрать в налоговой, — если работодателя больше не существует: закрыто юридическое лицо или прекращен статус ИП. Получается, что вычет за прошедшее время вам должна выплатить поликлиника.
Когда нужно сделать перерасчет зарплаты
Необходимость бухгалтерии произвести перерасчет заработной платы возникает, если оплата труда начислена сотруднику не полностью или в большем размере. Такие ситуации возникают при:
Счетная ошибка
Как оформить перерасчет заработной платы при счетной ошибке:
Как учитывается индексация зарплаты
Пример 1
Выплаты с февраля по июль 2019 учитываются в сумме начисления:
Начисление премии за прошлый год: пересчитываем отпуска и больничные
Когда производится перерасчет, премии за прошлый период учитываются, если:
Пример 2
Средний заработок вырос, значит, Семенову нужно доплатить отпускные.
Установлены сроки перерасчета заработной платы при недоплате. Невыплаченные начисления необходимо выплатить работнику не позднее следующего дня выплаты зарплаты после внесения изменений.
Производим удержание при прерывании отпуска
Еще одна нестандартная ситуация — нетрудоспособность во время отпуска. В этом случае у работника есть выбор:
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
В каких ситуациях нужно пересчитать зарплату?
Согласно ст. 22 ТК РФ, работодатели обязаны в полном объеме оплачивать труд своих работников. Если зарплата рассчитана неправильно, ее нужно пересчитать.
Возможны различные ситуации, при которых следует пересчитывать оплату труда:
Под пересчетом зарплаты подразумевается исправление сумм, которые были начислены в прошлых периодах. Это может быть как правом работодателя, например, при счетной ошибке в сторону увеличения, так и его обязанностью, например, при повышении МРОТ или изменении условий расчета зарплаты.
При проведении своевременного пересчета зарплаты работодатель может обезопасить себя от штрафных санкций со стороны госорганов.
Обновите 1С:ЗУП до последней версии!
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
Изменение МРОТ
С 1 января 2021 г. размер федерального МРОТ составляет 12 792 руб. Он введен на основании Закона от 19.12.2020 г. № 473-ФЗ. Начисленная зарплата должна быть не меньше установленного МРОТ.
У сотрудника оклад 8 500 руб., надбавка за выслугу лет 30% от оклада. Работник полностью отработал месяц.
В январе была начислена зарплата согласно этому окладу:
Оплата по окладу = 9 500 руб.
Надбавка за стаж = 9 500 * 30% = 2 850 руб.
Итого начислено за январь = 9 500 + 2 850 = 12 350 руб.
С января 2021 г. МРОТ повышен, а потому начисленная зарплата должна быть не ниже этого значения, т.е. в нашем примере — должно быть начислено не меньше 12 792 руб.
Тогда принято решение о повышении оклада до 10 000 руб. Должно быть начислено с учетом принятого изменения:
Оплата по окладу = 10 000 руб.
Надбавка за стаж = 10 000 * 30% = 3 000 руб.
Итого начислено за январь = 10 000 + 3 000 = 13 000 руб.
Бухгалтер должен доначислить работнику 13 000 — 12 350 = 650 руб.
МРОТ в конкретном субъекте РФ может быть установлен свой (на основании региональных соглашений). Но он обязательно должен быть не меньше федерального МРОТ (ст. 133.1 ТК РФ).
Кроме того, некоторыми отраслевыми соглашениями устанавливаются отдельные минимумы по зарплатам в конкретных отраслях деятельности. Их можно найти на сайте Минтруда, в журналах «Социально-трудовые исследования», «Бизнес России» и газете «Солидарность».
Если в организации начисленная оплата труда сотрудников не превышает МРОТ, работодателю требуется пересмотреть оклады в штатном расписании.
Индексация зарплаты
Индексация зарплаты проводится и по тем сотрудникам, у которых начисленная оплата труда больше МРОТ. Такое действие осуществляется в т.ч. в связи с ростом цен на товары и услуги.
Компания ежегодно индексирует зарплаты работников через увеличение окладов. Данное правило закреплено в положении об оплате труда.
Оклады повышаются по итогам каждого календарного года с учетом индекса роста потребительских цен, устанавливаемого согласно информации Росстата.
На 1 января 2021 г. у сотрудника оклад 20 000 руб. По итогам 2020 г. индекс роста потребительских цен составил 101,7. Тогда работнику нужно повысить оклад, и он будет равен:
20 000 * 101,7% = 20 340 руб.
Индексацию заработной платы применяют при расчете среднедневного заработка при отпускных, больничных, командировочных и т.д.
Сотрудник работает в компании больше 3-х лет. Он ушел в отпуск на 7 календарных дней в сентябре 2021 г.
Сначала он был кладовщиком с окладом 15 000 руб. С ноября всем сотрудникам подразделения подняли оклады, в т.ч. и данному работнику — до 16 000 руб. Кроме того, в этот момент ему была установлена фиксированная доплата — 5 000 руб.
В феврале следующего года сотрудника повысили — он стал завскладом с окладом 23 000 руб. Одновременно с этим отменили фиксированную доплату. По другим должностям подразделения также повысили оклады.
Индексацию выплат в расчетном периоде можно провести двумя способами.
Новый оклад кладовщика делится на старый оклад:
16 000 / 15 000 = 1,0667
Коэффициент умножается на зарплату за сентябрь-октябрь.
Затем учитывается фактический заработок за период ноябрь-январь:
16 000 + 5 000 = 21 000 руб.
За период февраль-август берется оклад 23 000 руб. Соответственно, выплаты за период с ноября по август не подлежат индексации, поскольку нет основания — работник переходит на новую должность только с февраля.
Оклад по должности завсклада делится на старый оклад по должности кладовщика:
23 000 / 15 000 = 1,5333
Коэффициент умножается на выплаты с сентября по январь. Соответственно, за весь расчетный период для отпускных учитывается заработок как по последней должности. В этом случае при уходе в отпуск работник не будет ущемлен в деньгах и ничего не потеряет. Данный порядок индексации работодатель может закрепить в локальной документации компании — колдоговоре или положение об оплате труда.
Прерывание отпуска
Возможна ситуация, когда сотрудник, находясь в отпуске, заболеет. Тогда он выбирает, будет ли продление отпуска после больничного или будет его перенос на другой период.
Если работник выбирает первый вариант с продлением отпуска после больничного, тогда отпускная выплата не пересчитывается, потому что количество дней не изменяется.
Если работник выбирает второй вариант с переносом отпуска на другое время, тогда отпускную выплату нужно пересчитать — уменьшить количество дней этого периода. Одновременно с этим рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности.
Также требуется поступить, если отпуск прерван в связи с отзывом сотрудника на работу. При этом уменьшается количество дней отпускного периода и сам размер выплаты. Дни, на которые был уменьшен отпуск, являются рабочими, а потому по ним начисляется заработная плата.
У работника отпуск с 18 по 31 июля. В расчетном периоде общая зарплата составила 600 000 руб. Исключаемых периодов не было.
Отпускные за 14 дней равны:
600 000 / 12 / 29,3 * 14 = 23 890,78 руб.
Но сотрудник болел в период с 22 по 24 июля — 3 дня. Он принимает решение перенести эти отпускные дни на другой период, а не продлевать после болезни. Тогда отпускные нужно пересчитать — не 14 дней, а 11:
600 000 / 12 / 29,3 * 11 = 18 771,33 руб.
Тогда переплата по отпускным составляет:
23 890,78 — 18 771,33 = 5 119,45 руб.
Данную переплату можно удержать из зарплаты, но не более 20%. Например, в августе удержание можно сделать на сумму:
(50 000 — 50 000 * 13%) * 20% = 8 700 руб.
Перерасчет зарплаты: типичные случаи и примеры
Если в прошлом периоде заработная плата сотруднику была начислена в большем или меньшем размере, ее пересчитывают. Согласно статье 137 ТК РФ, сделать это следует в обязательном порядке, если работник ЗП недополучил. Если же, напротив, ему было выплачено больше положенного, то пересчитывать зарплату или нет, решает работодатель.
Необходимость пересчета далеко не всегда является следствием ошибки бухгалтера — ситуации бывают разные. Например, сотрудник может заболеть во время отпуска — тогда он вправе перенести дни отдыха, во время которых был на больничном. Бывает, что из отпуска вызывает работодатель, и вновь возникает основание для пересчета ЗП. Другие примеры — премия за прошлые годы, индексация, решение суда о пересчете, изменение размера МРОТ. Посмотрим, как проводить пересчет в некоторых типичных ситуациях из перечисленных выше.
Ошибка в расчетах
Самый банальный случай, когда заработная плата была начислена неверно — ошибки в арифметических действиях. Если начислили меньше, необходимо сделать перерасчет и доплатить, когда бы ошибка ни выяснилась. А вот взыскать переплату без обращения в суд можно только в течение месяца. Для этого необходимо:
Болезнь или вызов на работу во время отпуска
Работник ушел в отпуск, но был из него отозван. С того же дня ему начисляется заработная плата, а отпускные за дни работы должны быть удержаны.
Если сотрудник во время отпуска заболел, то он может:
Индексация
После проведения индексации приходится делать перерасчет заработной платы для определения среднего заработка (СЗ). Он необходим, чтобы рассчитать, например, больничный или отпускные. Средний заработок рассчитывается за последние 12 месяцев. И часть этих месяцев может относиться к периоду до индексации, другая — к периоду после нее. Правила расчета СЗ такие:
Например, в 2018 году у работника был оклад от 20 000 рублей и надбавка 3 000 рублей (15% к окладу). Итого заработная плата составляла 23 000 рублей. 1 февраля 2019 года была произведена индексация. Оклад работника стал 22 000 рублей, а надбавка — 3 300 рублей, итого — 25 300 рублей. В конце 2018 года ему была выплачена премия — 5 000 рублей. С 1 августа 2019 года он идет в отпуск, и стоит задача рассчитать средний заработок для отпускных.
СЗ будет рассчитан за период с августа 2018 по июль 2019. ЗП была проиндексирована 01.02.2019, то есть за последние 6 месяцев (с февраля по июль) она выплачивала уже в новом размере. Сумма выплат за этот период составит: 25 300 х 6 месяцев = 151 800 рублей.
Заработная плата за первую часть расчетного периода, то есть с августа 2018 по январь 2019, выплачивалась в размере 23 000 рублей. Общая сумма выплат за этот период составит: 23 000 х 6 месяцев = 138 000 рублей.
Эту часть выплаты нужно умножить на коэффициент индексации, который рассчитывается как отношение нового оклада к прежнему: 22 000 / 20 000 = 1,1.
Скорректированная заработная плата за первую часть расчетного периода составит: 138 000 х 1,1 = 151 800 рублей.
С учетом премиальной выплаты сумма дохода за этот период будет равна: 151 800 + 5 000 = 156 800 рублей.
Считаем средний заработок: (151 800 + 156 800) / 29,3 / 12 = 877,7 рублей.