Что такое пбе в парусе
Модуль «Бухгалтерский учет»
Назначение
Модуль предназначен для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях различных сфер деятельности, позволяет построить учет «от первичного документа» и автоматизировать бизнес-процессы любой сложности, в т.ч. автоматизировать управление бизнес-процессами общих центров обслуживания (ведение бухгалтерского учета в условиях «аутсорсинга»).
Модуль является составной частью Системы включающей в себя ряд модулей, позволяющих более детально автоматизировать бизнес-процессы складского учета, расчета и начисления заработной платы, управления персоналом, деловыми процессами и т.д.
Функционал Системы поддерживает ведение учета как в соответствии с Российской системой бухгалтерского учета (РСБУ), так и в соответствии с Международным стандартам бухгалтерского учета (МСБУ), давая возможность по некоторым участкам организовать учет по МСБУ, как параллельный независимый от РСБУ учет, и при этом в полном объеме поддерживая любую трансформацию данных, накопленных в учетных и документарных регистрах, от одного вида учета к другому.
Пользователи
Сотрудники бухгалтерии, финансового, планово-экономического отдела и смежных сними подразделений, обязанностями которых является формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, необходимой руководству для оперативного управления.
Основные задачи
Модуль является составной частью Системы включающей в себя ряд модулей, позволяющих более детально автоматизировать бизнес-процессы складского учета, расчета и начисления заработной платы, управления персоналом, деловыми процессами и т.д.
Функциональные возможности
Настройка
Система настраивается с учетом особенностей организации и предоставляет огромный базовый функционал, дополняя его расширенным набором пользовательских сервисов.
Документы
Документарные разделы обеспечивают регистрацию и хранение любой первичной (базовой) документации, являющейся основанием для учета, хранения и перемещения денежных средств или товарно-материальных ценностей.
В Системе обеспечивается целостность учетных данных, накопленных за все прошедшие и закрытые учетные периоды.
Хозяйственные операции
Хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского, налогового и пользовательского вида учета на основании базовой документации.
Регистрация проводок хозяйственный операций производится на основании:
Инвентарная картотека
В инвентарной картотеке представлены широкие возможности учета основных средств и НМА, функциональность раздела позволяет:
Картотека операций будущих периодов
Операции будущих периодов могут относиться как к бухгалтерскому, налоговому так и к пользовательским видам учета (используя этот раздел Системы, можно например, формировать налоговые отчисления будущих периодов).
Отличительная особенность раздела заключается в том, что сумма и период операций не могут быть произвольными: источником операций будущих периодов являются единовременно понесенные расходы (или доходы), уже отраженные в журнале учета хозяйственных операций, например, затраты на дорогостоящий ремонт основных средств могут списываться, как расходы будущих периодов равномерно в течение нескольких лет (по хозяйственной операции в месяц).
Таким образом, раздел представляет возможность однократного (многократного) выполнения начисления расхода или дохода на соответствующую карточку, а в дальнейшем – автоматизированного формирования проводок по его списанию в разных учетных периодах (по мере наступления этих периодов).
Картотека векселей
В данном разделе регистрируются векселя – безусловные долговые обязательства. Функционал раздела позволяет выполнять следующие операции над векселями:
А также учитывать движение пакетов ценных бумаг.
Все операции (кроме двух последних) регистрируются в Системе при помощи соответствующих команд контекстного меню, задаваемых в главном окне раздела «Картотека векселей», а последние две операции – при помощи команды «Векселя», контекстного меню главного окна разделов «Акты приема векселей» и «Акты передачи векселей» соответственно (движения векселя между юридическими лицами).
Расчеты с дебиторами/кредиторами
Раздел «Расчеты с дебиторами и кредиторами» обеспечивает полнофункциональный учет и оперативный контроль взаиморасчетов с дебиторами/кредиторами.
В разделе регистрируются ведомости взаимных расчетов. Каждая ведомость создается на один учетный период и отражает взаиморасчеты одного подразделения балансовой единицы по одному из синтетических счетов, имеющих типовую форму аналитического учета (подотчетные лица, поставщики, дебиторы-кредиторы или покупатели).
Система автоматически регистрирует соответствующие ведомости взаимных расчетов одновременно с регистрацией остатков в разделе «Дебиторская/кредиторская задолженность» и/или оборотов в разделе «Хозяйственные операции». При переносе остатков, ведомости на очередной учетный период так же формируются автоматически.
Каждая ведомость состоит из спецификации (строк), по любой строке которой отражается взаиморасчет с одним контрагентом по одному основанию (договору, счету или иному документу) с учетом признаков сведения (тип, номер, дата документа-основания, тип, номер, дата документа-сопровождения, особая отметка и аналитика счета).
Такая структура построения раздела позволяет проконтролировать не только сумму взаиморасчетов, но и выяснить, в итоге каких хозяйственных операций была сформирована эта сумма, а также, при необходимости, сформировать хозяйственную операцию для погашения задолженности.
Если данные о взаимных расчетах, содержащиеся в ведомостях, в какой-то конкретный момент, не совпадают с данными журнала учета хозяйственных операций (такое расхождение свидетельствует об упущениях в учете), то при составлении оборотных ведомостей и при переносе остатков, расхождения учета по журналу хозяйственных операций и по ведомостям взаимных расчетов контролируются. Если такое расхождение обнаружено, то Система позволяет выяснить его причину и устранить расхождение.
Оборотные ведомости
Оборотные ведомости позволяют оценить (проконтролировать) состояние финансово-хозяйственной деятельности организации за любой требуемый период. Период формирования оборотной ведомости может совпадать с учетным периодом, включать часть учетного периода, или несколько учетных периодов (полностью или частично).
Ведомость формируется по условиям, задаваемым в соответствующей форме. Сформированная ведомость состоит из строк.
Функция просмотра позволяет посмотреть из каких хозяйственных операций составлен оборот в требуемой строке, а так же исправить ошибку в любой из этих хозяйственных операций, добавить или удалить хозяйственную операцию.
В некоторых частных случаях учета, суммы остатков и/или оборотов зафиксированные в данных разделах могут не совпадать. Система позволяет проконтролировать наличие таких расхождений и сформировать оборотную ведомость по требуемым или по правильным данным. Все расхождения отображаются в одноименном списке, расположенном в окне оборотных ведомостей. По каждой строке оборотной ведомости показывается отдельный список расхождений. Команда контекстного меню «Показать» позволяет просмотреть каждое из требуемых расхождений.
Журнал платежей
Раздел предназначен для учета платежей за любые реализуемые/приобретаемые товары (работы, услуги, имущественные права) в хронологическом порядке и с отражением сумм платежей на счетах-фактурах и лицевых счетах. Учет платежей в Системе может вестись в разрезе плана и факта. Для учета движения плановых денежных средств служат плановые платежи, для учета движения фактических денежных средств – фактические платежи.
Платеж содержит информацию об определенной финансовой операции, совершаемой по определенному лицевому счету. Система автоматически увеличивает или уменьшает плановый или фактический текущий остаток по лицевому счету на сумму соответствующего планового или фактического платежа в зависимости от типа (приход или расход).
Счета-фактуры, книги покупок и продаж, реестр счетов-фактур
На основании счетов-фактур формируются записи в раздел «Книга покупок» или «Книга продаж». Система поддерживает долевое включение счетов-фактур (оприходование спецификации частями) в соответствующую книгу с разбивкой по учетным периодам, с учетом разных режимов налогообложения (формирования). Из раздела проводится аннулирование как счетов-фактур, так и соответствующих записей книг.
Счета-фактуры могут формироваться на основании данных зарегистрированных в других разделах (модулях) Системы и отрабатываться в журнале учета хозяйственных операций.
Распределение средств по счетам
Последовательности хозяйственных операций позволяют по заранее настроенным правилам автоматически сформировать операции, отражающие распределение средств с одних счетов на другие, пересчет цены списания или себестоимости, а также сформировать требуемые хозяйственные операции по образцу.
Раздел предназначен для регистрации, хранения и выполнения (отработке в учете) последовательностей. Каждая последовательность включает в себя ряд операций (действий) проводимых с учетными данными Системы в определенном порядке. Все операции, составляющие текущую последовательность, параметры операций, порядок их выполнения регистрируются в спецификации раздела, где каждая строка описывает одну операцию. Количество строк в спецификации ограничивается только реализуемым бизнес процессом. При отработке в учете последовательностей (операций) соответствующим образом модифицируются и/или дополняются требуемые учетные данные.
Допускаются следующие типы операций (строк):
Данная функциональность используется при распределении затрат, расчете себестоимости, закрытии учетного периода и т.д.
Формирование хозяйственных операций
Раздел предназначен для формирования любых хозяйственных операций на основании других, уже зарегистрированных в Системе, хозяйственных операций по специальным шаблонам формирования. Каждый шаблон, хранящийся в данном разделе, включает в себя спецификацию: правила формирования хозяйственных операций и правила формирования проводок данных операций.
В каждом правиле формирования операций определяются необходимые:
В каждой проводке правила определяются необходимые:
Раздел может применяться с целью трансформации учетных данных от одного вида учета к другому, осуществляемой здесь на уровне хозяйственных операций, с возможностью частичного/полного переноса и агрегации данных.
Формирование отчетности
Все необходимые внутренние и внешние отчетные документы формируются по фактам финансово-хозяйственной деятельности за любой требуемый период, в т.ч. периодическую отчетность по движению средств в виде многочисленных отчетов (оборотные ведомости, Главная книга и Кассовая книга, и пр.).
Освоение программы ПАРУС-Бюджет 8 модуль «Рсчет заработной платы» (стр. 2 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ.
1. Условные обозначения
– Меню, вызываемое нажатием правой кнопки мыши
– Расходный кассовый ордер
– Подразделение балансовой единицы
– Перемещение по полям окна
Занятие № 1. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И РАЗДЕЛЫ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ РАБОТУ МОДУЛЯ.
1.1. НАЧАЛО РАБОТЫ С МОДУЛЕМ.
Если на экран выведен ярлык программы, выберите иконку ‹‹Парус Расчет заработной платы» и дважды щелкните на ней курсором мышки.
В появившемся на экране окне Начать сеанс надо задать следующие параметры:
БАЗА ДАННЫХ – будет автоматически указана. Дополнительную информацию вносить не надо.
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ – укажите PARUS;
ПАРОЛЬ – введите пароль PARUSINA7;
Внимание. При вводе пароля Система различает буквы латинского и русского алфавита.
Рисунок 1 – Начало работы подсистемы.
Щелкните мышью на кнопке Ok.
На экране появится главное окно программы:
 |
Рисунок 2 – Окно модуля.
1 – рабочая область;
2 – панель Главного меню;
3 – кнопка «Свернуть окно»;
4 – кнопка «Развернуть окно»;
5 – кнопка «Закрыть окно»;
6 – строка заголовка Модуля.
Для изменения варианта отображения окна модуля используются следующие кнопки управления размерами окна: кнопка Свернуть (3), кнопка Развернуть (4), если на кнопке изображен квадрат, или кнопка Восстановить обратно, которая позволяет восстановить предыдущие размеры окна. На ней изображены один за другим два квадрата. В развернутом на весь экран окне, она занимает место кнопки Развернуть (4). Восстановить или развернуть окно можно также двойным щелчком, мыши на строке заголовка модуля (кнопка 6).
В интерфейсе подсистемы используется многоуровневое меню.
Рисунок 3 – Многоуровневое меню.
Задание № 1. Запустите модуль «Расчет заработной платы»
1.2. ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ ПОДСИСТЕМЫ.
· Выберите пункт меню Файл ®Выход;
· После запроса «Завершить сеанс работы?», щелкните мышью по кнопке «Да».
После завершения работы модуля на экране появится окно установленной операционной системы.
Ins – добавить новую запись
F2 – исправить запись
Ctrl+F3 – скопировать (размножить) запись
Del – удалить запись
F7 – условия отбора по колонке
F5– обновить содержание
Задание № 2. Завершите работу модуля «Расчет заработной платы».
1.3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УЧРЕЖДЕНИЯ.
Организационно-штатная структура учреждения пердварительно сформирована.
Все дальнейшие действия по направлению сотрудника в командировку (отзыв из командировки), предоставление отпуска (отзыв из отпуска), разрешение совместительства и совмещения должностей, премирование в первую очередь оформляются приказом по учреждению, и только затем происходит непосредственный расчет сумм оплаты.
Занятие № 2. РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ ЗА ПЕРВУЮ ПОЛОВИНУ МЕСЯЦА.
Учет фактически отработанного времени ведется в модуле «Табельный учет». Здесь формируется табель за первую половину месяца и в автоматическом режиме данные передаются в модуль «Расчет заработной платы».
Если же рабочее место сотрудника, отвечающего за учет фактически отработанного времени не автоматизировано, то формировать фактически отработанное время за месяц можно и в модуле «Расчет заработной платы». Данная возможность подробно описана в п. 3.3. данной методики.
2.1. РАСЧЕТ АВАНСА.
Для того, чтобы рассчитать аванс Главное меню => Функции => Расчет заработной платы. В появившемся окне «Расчеты» (Рисунок 4 – Окно выбора расчета.) выбираем расчет «Госзадания». Нажимаем «ОК»
Рисунок 4 – Окно выбора расчета.
· Выплаты/удержания – выберите из словаря «Выплаты и удержания» 
из каталога «Аванс» удержание «Аванс начислен»;
Рисунок 5 – Окно параметров настройки группового расчета.
В результате в расчетном листке сотрудника в окне «Начисления» отобразится начисленная сумма аванса (Рисунок 6 – Окно «Начисления». Рассчитанная сумма аванса.).
Рисунок 6 – Окно «Начисления». Рассчитанная сумма аванса.
На рисунке 6 видно, что помимо начисленной суммы 3 532.59, имеется точно такая же сумма, но со знаком минус, которая показана в строке «К выдаче». модуль настроен таким образом, что вся рассчитанная сумма аванса автоматически перечисляется на банковские карточки сотрудников, а отрицательная сумма К выдаче впоследствии учитывается при окончательном расчете заработной платы за месяц.
2.2. ФОРМИРОВАНИЕ МЕЖРАСЧЕТНОЙ ВЕДОМОСТИ.
После расчета суммы аванса, необходимо расчет «закрыть» ведомостью, чтобы исключить впоследствии изменение расчетных сумм аванса вручную. Но, т. к. в данном расчете «Госзадания» мы далее будем производить окончательный расчет за месяц, то для аванса формируем так называемую межрасчетную ведомость.
· установите флажок «Межрасчетная ведомость»;
Рисунок 7 – Окно параметров формирования межрасчетной ведомости.
В появившемся окне «Ведомости по оплате труда» выберите каталог «Поликлиника № 1 – Диагностическая лаборатория», в который будет помещена сформированная межрасчетная ведомость. Нажмите «ОК».
Посмотреть данные по этой ведомости можно в Главное меню => Документы => каталог Ведомости по оплате труда – Диагностическая лаборатория.
2.3. ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ АВАНСА НА БАНКОВСКИЕ КАРТОЧКИ.
Реквизиты банковского счета сотрудника вносятся у соответствующего контрагента. Для этого в Главное меню => Словари => Контрагенты выберите требуемого контрагента и в окне «Реквизиты лицевых счетов в финансовых учреждлениях» из контекстного меню выберите действие «Добавить». Заполните все необходимые поля.
В Главное меню => Документы => каталог Ведомости по оплате труда – Диагностическая лаборатория выберите ранее сформированную межрасчетную ведомость и из контекстного меню выберите действие «Формирование – Сформировать перечисления». В появившемся окне выберите каталог «Диагностическая лаборатория» и нажмите «ОК».
Сформированные перечисления можно увидеть в Главное меню => Документы => каталог Перечисления – Диагностическая лаборатория.
Далее сформируйте список сотрудников для перечисления аванса в банк (Рисунок 8 – Список на перечисление аванса в банк.), в котором указывается номер лицевого счета и сумма. Для этого из контекстного меню выберите отчет «Перечисление зарплаты в банк».
Делать это не обязательно, но лучше сделать, так как тем самым Вы снизите вероятность случайной или непродуманной порчи тщательно выверенных данных. Запрет на редактирование данных учетного периода накладывается при работе со словарем «Учетные периоды» (пункт контекстного меню За крыть период). Запрещено «закрывать» период, перед которым имеются «от крытые» периоды.
ПЕРЕОЦЕНКА ВАЛЮТНЫХ АКТИВОВ И ПАССИВОВ В соответствии с законом, бухгалтерский учет ведется в национальной валюте.
Функции | Переоцен- Но суммы многих хозяйственных операций проставляются в иностранной ка валютных акти валюте. При их регистрации суммы в иностранной валюте пересчитывают вов/пассивов ся в эквивалент в национальной валюте по курсу на день регистрации. При изменении курса иностранной валюты возникает необходимость в пере оценке валютных активов и пассивов. Обычно переоценку производят в конце учетного периода перед переносом остатков. Однако валютные активы и пассивы можно переоценивать и по мере надобности в любой день учет ного периода. В этом случае будет производиться поэтапная переоценка.
По результатам переоценки для каждого валютного счета автоматически фор мируется одна или несколько хозяйственных операций по начислению курсо вой разницы. В зависимости от знака курсовой разницы, в создаваемой хо зяйственной операции счет переоцениваемых средств будет или дебето ваться (при росте курса валюты), или кредитоваться. Корреспондирующий счет проводки зависит от того, вырос или упал курс валюты.
Для счета, не имеющего отношения к материальному учету или к учету взаимных расчетов, Система зарегистрирует одну проводку на каждую ва люту. Проводка имеет сумму эквивалента (в базовой валюте), а валютная сум ма, несмотря на заданный код валюты, равна нулю.
Допустим, что остаток по дебету счета 118 на 1/08/01 составлял 1000 долларов США. При курсе 24,30 рубля/доллар эквивалентная сумма входящего остатка составляет 24300 рублей.
Пусть в течение месяца по счету было совершено две операции. Первая – по дебету на сумму 100 долларов, а вторая – по кредиту, тоже в сумме 100 долларов. В итоге исходящее сальдо на 31/08/01 останется равным – 1000 долларов. Но первая опера ция состоялась 5 августа при курсе 24,20 рубля, а вторая – 25 августа при курсе 25,50. В итоге остаток по счету в рублевом исчислении составил 24300 + 2420 – 2550 = 24170 руб. А к 31/08/01 курс доллара вырос уже до 26,50, то есть эквивалент ная сумма исходящего остатка должна быть равна 26500 руб.
Если выполнить переоценку по состоянию на 31 августа, то Система сформиру ет хозяйственную операцию с проводкой по дебету счета 118 на сумму рублей.
Если заданный счет имеет отношение к материальному учету (учету основных средств, МБП, материалов, товаров), на что указывает его типовая форма учета, то курсовая разница начисляется по каждому объекту учета (сочетанию ответственного лица и позиции словаря «Номенклатор»). Для каждого ма Глава 15. Закрытие учетного периода териально-ответственного лица будет создана своя хозяйственная опера ция.
Если заданный счет назначен для учета расчетов с дебитора ми/кредиторами, то курсовая разница начисляется по каждой записи ведо мости взаимных расчетов. Для каждого дебитора/кредитора будет создана своя хозяйственная операция. После начисления курсовой разницы автома тически окажутся исправленными ведомости взаимных расчетов по валют ным счетам – будут изменены эквивалентные суммы оборотов и сальдо расчетов на конец периода.
Если счет имеет типовую форму аналитического учета 5 (Подотчетные ли ца), 6 (Поставщики), 7 (Дебиторы/кредиторы) или 8 (Покупатели), хозяйст венные операции формируются отдельно по каждому дебитору/кредитору.
При этом производится автоматическое исправление строк ведомости взаим ных расчетов с дебиторами/кредиторами. Переоценку валютной составляю щей дебиторской/кредиторской задолженности удобно делать, работая с ведо мостью взаимных расчетов. Независимо от того, откуда Вы будете произво дить переоценку – работая с ведомостью или из раздела «Переоценка валют ных активов и пассивов», результат будет одинаков.
ПЕРЕНОС ОСТАТКОВ ПО СЧЕТАМ Важнейшим этапом работ по «закрытию» учетного периода является перенос Пункт меню:
остатков. В Системе перенос остатков всех видов объединен в одну процедуру.
Функции | Перенос остатков В процессе ее выполнения на основании входящих остатков и оборотов средств (материальных ценностей), отраженных в журнале учета хозяйст венных операций, рассчитываются исходящие остатки – остатки на конец учетного периода. Исходящие остатки становятся входящими остатками на начало следующего учетного периода и записываются в регистры остатков.
Для большинства счетов остатки средств по счетам переносятся в «сверну том» виде – или только по дебету, или только по кредиту. Исключением яв ляются счета, имеющие типовую форму учета 5 «Подотчетные лица», 6 «По ставщики», 7 «Дебиторы-кредиторы» и 8 «Покупатели». Для них Система пы тается сформировать остатки и по дебету, и по кредитуT49. Но удается это P PT только тогда, когда входящие остатки средств по дебету и кредиту счета точно совпадают с входящими остатками задолженности по дебету и кредиту, а так же если обороты всех проводок по счетам отражены в соответствующих ведо мостях взаимных расчетов. Если при переносе остатков Система обнаружит не соответствия такого рода, то исходящий остаток средств по счетам окажется свернутым.
Примечание. Если при переносе остатков на один учетный период допустить рас согласование такого рода, то и во всех последующих учетных периодах остатки бу дут сворачиваться, даже если все обороты будут отражены в ведомостях взаимных расчетов. Чтобы предупредить это, необходимо вручную привести в соответствие входящие остатки средств по дебету и кредиту счета и входящие остатки дебитор ской/кредиторской задолженности.
Делается это так же, как при формировании оборотной ведомости по счетам (см. главу 10).
TP PT Для каждого счета (и каждой валюты) Система подводит итоги по записям ведомости вза имных расчетов, имеющим положительное и отрицательное сальдо расчетов на конец пе риода.
Глава 15. Закрытие учетного периода В результате выполнения функции «Перенос остатков по счетам» Система не только зарегистрирует входящие остатки средств на счетах, остатки по мате риальным ценностям и остатки по взаиморасчетам с дебиторами/кредиторами, но может сформировать новые ведомости взаиморасчетов с дебитора ми/кредиторами на следующий учетный период.
Для переноса остатков:
1. Выберите в главном меню пункт Функции | Перенос остатков. Система откроет окно, в котором отображен список «Операции» (список учетных периодов, по которым перенос уже выполнялся) и список «Расхожде ния» (список замечаний Системы к переносу), относящийся к текущей записи первого списка. Прежде чем выполнить собственно перенос, на до зарегистрировать новую запись этого списка.
2. Добавьте новую запись, соответствующую новому учетному периоду (пункт контекстного меню Добавить). Добавление записи сопровожда ется заполнением следующей формы:
Первое поле заполняют из словаря «Учетные периоды».
Состояние поля «Переносить остатки с расхождениями» указывает, как поступать Системе, если при переносе какого-то остатка будут обнаружены расхождения (рассогласования) данных разных учетных регистров. Если флажок установлен, то остатки будут переноситься, хотя обнаруженные рассогласования будут запротоколированы в Глава 15. Закрытие учетного периода нижнем списке. Если флажок не установлен, то остатки, по которым будут обнаружены расхождения, перенесены не будут.
Заметьте, что обнаружение расхождений зависит не только от коррект ности учетных данных, а и от наличия флажков «Проверять расхожде ния» для каждого вида остатков, поля для которых присутствуют в фор ме ниже. Если ни одного из этих флажков нет, то наличие флажка «Пе реносить остатки с расхождениями» безразлично.
Состояние флажка «Удалять остатки перед переносом» показывает, как поступить с остатками нового учетного периода, если они суще ствовали до момента переноса остатков.
Если флажок установлен, то Система удалит остатки всех видов, а затем создаст их заново в соответствии с остатками истекшего периода и найденными оборотами.
Если флажок не установлен, то Система вначале обнулит суммы остатков нового учетного периода, а затем пересчитает их заново по данным истекшего периода.
Как видите, в любом случае Система обеспечивает преемственность учетных данных соседних учетных периодов. Разница в том, что во вто ром случае могут образоваться записи об остатках с нулевыми суммами.
Исключение составляют ведомости взаимных расчетов – даже если флажок не установлен, и в результате расчета остатков в ведомости должна появиться запись с нулевыми остатками и нулевыми оборотами, то запись ведомости будет удалена.
Наличие флажка «Переносить остатки по синтетическим счетам» укажет на необходимость переносить остатки средств по счетам. Ес ли установить флажок, то в следующих полях можно задать ссылки на счет (или перечень счетов) и на ПБЕ (или перечень ПБЕ) – тогда Система перенесет остатки по заданным сочетаниям счетов и ПБЕ.
Если одно из этих полей (или оба) оставить пустым, то будут пере несены остатки по всем счетам или (и) всем ПБЕ. Флажок «Прове рять расхождения» (уже упоминаемый выше) управляет поиском расхождений для остатков этого вида.
Наличие флажка «Переносить остатки по аналитическим счетам» укажет на необходимость переносить остатки по аналитическим сче там. Если установить флажок, то в следующих полях можно задать ссылки на синтетический счет (или перечень счетов), имеющий ана литику, и на ПБЕ (или перечень ПБЕ). Тогда Система перенесет ана литические остатки только по заданным сочетаниям счетов и ПБЕ.
Если поля не заполнять, то будут перенесены остатки по аналитиче ским счетам всех счетов.
Если аналитические остатки переносятся, то переносятся раздельно по дебету и кредиту (без «сворачивания»). Остатки по комбинации пяти пустых аналитических счетов переносятся так же, как и остатки по су ществующим аналитическим счетам.
При переносе остатков по аналитическим счетам Система не пытается обеспечить равенство остатка по синтетическому счету и итогового ос татка по всем аналитическим счетам. Это можно сделать добавлением или исправления остатка по комбинации пяти пустых аналитических счетов;
если хотите, то сделайте это вручную.
Глава 15. Закрытие учетного периода Наличие флажка «Переносить остатки по дебиторской/ кредиторской задолженности» аналогичным образом укажет на необходимость пе реносить остатки по дебиторской/кредиторской задолженности. До полнение и корректировка списка остатков сопровождается допол нением и корректировкой записей ведомостей взаимных расчетов (без пересчета оборотов). Если поля «Счет» и «ПБЕ» не заполнять, то будут перенесены остатки по всем счетам взаимных расчетов и всем ПБЕ.
Наличие флажка «Переносить остатки материальных ценностей» точно так же укажет на необходимость переносить остатки матери альных ценностей. Если поля «Счет» и «ПБЕ» не заполнять, то будут перенесены остатки по всем счетам материального учета и всем ПБЕ.
3. Имея запись с условиями планируемого переноса, выполните собствен но перенос (пункт контекстного меню Выполнить перенос).
Результатом переноса будет корректировка регистров остатков всех видов и ведомостей взаимных расчетов. Содержимое колонки «Статус операции» списка «Операции» изменится на «Перенос выполнен». Если в форме усло вий переноса был проставлен хотя бы один флажок «Проверять расхожде ния», то в нижнем списке «Расхождения» могут появиться записи о найден ных рассогласованиях учетных данных разных регистров. Например, это может быть сообщение о том, что остатки средств по материальным счетам не совпадают с суммой остатков материальных ценностей. В зависимости от нали чия флажка «Переносить остатки с расхождениями», соответствующие остатки или перенесутся, или нет.
ЗАКРЫТИЕ ДАННЫХ УЧЕТНОГО ПЕРИОДА ОТ ИЗМЕНЕНИЙ Закрытие данных учетного периода от измененийT50 производится в словаре P PT «Учетные периоды». Отметим, что процедура закрытия не является обязатель ной. Однако ее выполнение позволяет гарантировать от внесения случай ных изменений в прошлый учетный период.
Словари | Учетные периоды Закрыть данные периода от изменений можно только в том случае, если закрыты данные всех предыдущих периодов.
Для закрытия данных учетного периода от изменений:
Не путайте сходные по названию действия «закрытие учетного периода» и «закрытие дан TP PT ных учетного периода от изменений». Под первым мы понимаем выполнение целого ком плекса работ, в том числе и закрытие данных.
Глава 15. Закрытие учетного периода 1. В главном окне словаря «Учетные периоды» установите курсор на стро ку, соответствующую учетному периоду, данные которого Вы желаете закрыть, и вызовите функцию Закрыть период (кнопкой локальной па нели инструментов или из контекстного меню).
На экране появится запрос на подтверждение действия.
2. Нажмите кнопку «Да» окна запроса.
Через некоторое время, необходимое Системе для выполнения дейст вия, Вы увидите, как в главном окне словаря, в строке, выделенной кур сором, состояние периода «открыт» сменится на «закрыт».
Примечание. Закрывая учетный период, не забудьте зарегистрировать следующий учетный период. В принципе, эти два действия не связаны и могут выполняться в любой последовательности. Так, не дожидаясь закрытия предыдущего периода, Вы можете зарегистрировать следующий учетный период.
Глава 16. Импорт из системы «Парус» версии 4.хх Для того чтобы импортировать данные в Систему из системы автоматизации бухгалтерского учета ПАРУС версия 4.xx (для MS DOS), эти данные должны быть прежде экспортированы из этой Системы в файлы формата SDF.
Работая в Системе версии 4.хх:
1. Воспользуйтесь пунктом меню Сервис | Дополнительные функ ции | Выгрузка данных в Парус 8.xx. Система запросит каталог, куда надлежит поместить экспортируемые данные и год, учетные данные за который нужны.
2. Введите запрашиваемые данные. Задание года обязательно.
В результате экспорта в указанном каталоге будет создано множество тек стовых файлов с расширением SDF, которые содержат экспортированные данные. Один файл соответствует одной таблице базы данных. Кроме SDF файлов появится файл с расширением DIC – это описание структуры всех SDF-файлов с указанием перечня всех полей таблицы, типа и длины каждого поля.
Все файлы, получившиеся при экспорте, необходимо поместить в один каталог жесткого диска компьютера, с которого будет производиться импорт информа ции в базу данных Системы. Можно разместить эти файлы и в любом другом хранилище данных, доступ к которому возможен через компьютерную сеть.
Например, на жестком диске файл-сервера. Теперь можно приступать к импор ту данных.
Разделы Системы можно импортировать по одному. Обратите особое внима ние на то, что произвол в порядке импорта разделов Системы недопус тим. Дело в том, что при импорте записи, имеющей ссылки на записи дру гой таблицы, требуется наличие этой записи, иначе Система сообщит об ошибке импорта. Рекомендуемый порядок импорта разделов Системы бу дет описан ниже.
Внимание! За один сеанс импорта (т.е. с момента открытия окна «Импорт из пре дыдущей версии» до момента закрытия этого окна) необходимо провести импорт не только нужного раздела, но и всех связанных с ним других разделов (словарей) если, конечно, такие имеются. Если завершить сеанс импорта, не выполнив это ука зание, тогда необходимо повторить сеанс импорта того же раздела со всеми связан ными разделами (словарями), как описано выше.
Глава 16. Импорт из системы «Парус» версии 4.хх Для выполнения импорта данных нескольких разделов Системы:
1. Выберите в главном меню Системы пункт Файл | Экспорт/ Импорт | Из Пункт меню:
Файл | предыдущей версии. На экране появится окно «Импорт из предыду Экспорт/Импорт | щей версии». Большая его часть занята списком разделов Системы, и Из предыдущей вер вначале этот список пуст.
сии 2. В поле «Словарь данных» окна задайте полное имя подготовленного для импорта DIC-файла (то есть файла с расширением DIC), с указанием пу ти доступа к нему. Это удобно сделать кнопкой, вызывающей стан дартное окно Windows для открытия файла. Напомним, что в одном ка талоге с файлом DIC должны размещаться и файлы данных с расширением SDF.
3. Нажмите кнопку «Открыть» формы, расположенную рядом с полем «Словарь данных». В списке «Импортируемые разделы» окна появится перечень разделов базы данных, которые могут быть наполнены из SDF-файлов, упомянутых в DIC-файле.
4. В поле «Кодировка» задайте значение «Ansi». Это требуется для того, чтобы русские тексты, экспортированные из Системы версии 4.хх в ко дировке DOS, перекодировались бы согласно кодировке Windows.
5. Выберите в списке «Импортируемые разделы» раздел, который должен импортироваться первым. Обычно импорт начинают словарем «Струк тура расходов». Если в поле «Импортировать связанные разделы» стоит флажок, то снимите его.
6. Нажмите кнопку «Параметры» окна. На экране появится форма редак тирования с большим количеством вкладок. Одна вкладка соответствует одному разделу Системы. На всех вкладках надо задать значения пара метров импорта данных.
Необходимость задания дополнительных параметров импорта объясня ется рядом причин. Дело в том, что в системах бухгалтерского учета версии 4.хх не используется целый ряд характеристик, играющих в Сис теме версии 8 важную роль. Необходимо задать значения этих характе ристик, которые будут присвоены импортированным данным (докумен там, хозяйственным операциям, остаткам и т.д.);
практически для каж дого раздела надо задать каталог (ветвь дерева каталогов), куда надле жит поместить импортируемые записи.
На вкладках для некоторых разделов можно задать условия отбора – ус Подробно о назначе нии каждого поля ловия, которым должны удовлетворять импортируемые записи.
формы настройки Вы можете узнать при На вкладке «Импорт» формы Вы можете установить некоторые общие помощи оперативной параметры импорта, в частности, реакцию Системы на ошибки, файл подсказки Системы.
протокола импорта и т.п.
7. Задайте условия импорта для всех разделов Системы и нажмите кнопку «ОК» формы. Если кнопка недоступна (буквы «ОК» на ней изображены серым цветом), это означает, что Вы еще не задали значения некоторых ха рактеристик, необходимых для импорта.
Обратите внимание, что даже при импорте одного раздела придется задать не обходимые условия импорта для всех прочих разделов. Неудобство это не по кажется Вам излишним, если учесть, что заданные однажды условия импорта Система сохраняет. При последующем импорте других разделов, пусть даже на Глава 16. Импорт из системы «Парус» версии 4.хх другой день, может потребоваться лишь незначительная корректировка условий импорта.
8. Вернувшись в окно «Импорт из предыдущей версии», нажмите кнопку «Пуск» окна. Импорт начнется.
9. Когда импорт данных в раздел завершится, выберите курсором другой раздел и опять нажмите кнопку «Пуск». Так поступите для всех разде лов, переносимых из системы версии 4.хх.
Еще раз напомним, что порядок, в котором импортируются данные раз делов, очень важен (см. ниже).
В процессе импорта данных слева от наименований импортируемых разде лов будут появляться метки: красная стрелка означает, что данные читаются из файла формата SDF, красная «галочка» – что раздел прочитан, но еще не импортирован, зеленая стрелка – что данные раздела импортируются, зеле ная «галочка» означает, что раздел успешно импортирован. Если после за вершения импорта слева от названия раздела осталась красная пометка, это означает, что не все данные импортированы успешно.
При импортировании какого-то раздела красные метки могут появляться слева от наименований других разделов, которые Вы не предполагали им портировать. Это связано с рядом отличий в организации хранения данных в Системах версии 8 и версии 4.хх. Из-за подобных отличий иногда прихо дится считывать из файлов SDF несколько больше информации, чем это не обходимо для импорта. Это не является ошибкой и не приводит ни к каким нежелательным последствиям.
Последовательность импорта разделов Выбирая последовательность, в которой будут импортироваться данные раз делов Системы, руководствуйтесь несложными правилами:
1. Если не опускаться до каждого раздела, а попытаться сгруппировать их, то получится следующая последовательность импорта, которой надо придерживаться очень строго:
журнал учета хозяйственных операций;
2. Если в записях какого-то словаря содержатся ссылки на другие словари, то к моменту импорта словаря эти другие словари должны быть импор тированы. Например, прежде чем импортировать план счетов, должно быть завершено импортирование словарей «Структура расходов» и «Мемориальные ордера». Прежде чем импортировать словарь «Номенк латор», должны быть импортированы словари «Единицы измерения» и «Драгоценные металлы».
А если быть предельно конкретными, то рекомендуется следующая после довательность импорта разделов:
Глава 16. Импорт из системы «Парус» версии 4.хх 1 Структура расходов 2 Мемориальные ордера 3 Подразделения балансовой единицы 4 Наименования и курсы валют 5 План счетов 6 Контрагенты 7 Типы документов 8 Единицы измерения 9 Драгоценные металлы 10 Номенклатор 11 Особые отметки 12 Шифры амортизации 13 Местонахождения инвентарных объектов 14 Образцы хозяйственных операций 15 Банковские документы 16 Кассовые документы 17 Остатки средств по счетам 18 Дебиторская/кредиторская задолженность 19 Остатки товарно-материальных ценностей 20 Хозяйственные операции 21 Инвентарная картотека До сих пор рассматривался случай, когда установлен модуль «Бухгалтер ский учет» только Системы «ПАРУС-Бюджет», а одноименный модуль для хозрасчетных предприятий не установлен. Однако не исключено, что одно временно могут быть установлены два модуля «Бухгалтерский учет» – и для бюджетных организаций, и для хозрасчетных. Оба модуля «Бухгалтерский учет» могут пользоваться общей базой данных.
Для работы бюджетного модуля «Бухгалтерский учет» требуется больше таблиц базы данных. Могло случиться так, что вначале был выполнен им порт данных из Системы версии 4.хх в хозрасчетный модуль. Чтобы до полнить базу данных таблицами, необходимыми для работы бюджетного модуля, необходимо при работе с бюджетным модулем выполнить импорт дополнительных разделов:
1 Структура расходов 2 Мемориальные ордера 3 Подразделения балансовой единицы 4 План счетов 5 Остатки средств по счетам 6 Дебиторская/кредиторская задолженность 7 Хозяйственные операции 8 Инвентарная картотека