Что такое оцифровка документов архива
С чего начать перевод ваших архивов в «цифру»?
Почему бумажные архивы нужно переводить в электронный вид
Из гор бумаги – в удобный и компактный вид
организация доступа к нужным документам нескольким сотрудникам одновременно;
доступ к архиву из любой точки, где есть возможность выхода в интернет;
наличие резервных копий документов снижает вероятность их уничтожения или утери;
перевод документов в электронный вид делается с их одновременной систематизацией и структурированием;
документы с ограниченным доступом смогут просматривать только люди с соответствующими полномочиями;
возможное освобождение площадей, занятых под бумажные архивы;
оптимизация рабочих мест в архиве.
После перевода бумажных документов в цифровую форму и атрибутирования (создания поисковых полей) их можно загружать в специальные системы – электронные архивы на хранение, где есть:
Поиск документов. Бумажные хранилища с каждым годом становятся все более дорогостоящими и менее эффективными. На поиск документов уходит неоправданно много времени. Иногда их невозможно найти из-за отсутствия или расположения не на своем месте. В противовес этому поиск по электронным архивам занимает считаные секунды.
Перемещение документов. Если организация большая, а тем более когда ее структурные подразделения физически удалены друг от друга, это порождает длительное ожидание в очереди на просмотр необходимой документации: сначала ее нужно найти в архиве, оформить бумаги на переезд оригиналов, а потом ждать завершения логистического процесса. За цифровыми копиями не нужно никуда ходить, и доступ к ним одновременно получают все заинтересованные лица. А в случае, если требуются бумажные оригиналы, найти их в хранилище и оформить переезд проще простого.
Защита от потери или порчи документов. Многолетняя практика показывает, что ни один бумажный архив не может считаться на 100 % надежным местом хранения. Не принципиально, был ли документ случайно выброшен, потерялся в стопках бумаг или уничтожен – это все равно означает, что его нужно восстанавливать, тратя время и деньги. Электронные архивы построены на том, что у документов всегда есть резервные копии, их восстановление избавляет от бумажной волокиты и быстро выполняется.
Впереди – серьезная работа…
Есть два подхода к оцифровке архивных документов.
Оцифровка для решения «узких» задач
Часть организаций в силу различных причин предпочитает делать частичную оцифровку для решения разовой задачи. Например, получило огласку громкое историческое событие (документы были засекречены) и теперь его нужно продемонстрировать широкой общественности. В результате сканируются соответствующие фонды, и в базу данных заносятся искомые документы.
Подобную работу едва ли можно назвать комплексным подходом, потому что в данном случае за короткое время выполняются лишь несколько задач, и это не повышает эффективность работы архива: совокупный объем оцифрованной документации является ничтожно малым от общего количества бумаг, нуждающихся в переводе. Порой компании делают частичную оцифровку по причине недостатка денег и незнания процедуры перехода в «цифру». Однако сегодня все больше людей понимает, что в перспективе не обойтись без длительных работ по переходу от бумажных документов к электронным.
Именно поэтому надо использовать системный подход, который одобряет и Росархив.
Полноценный перевод информации в цифровой вид
Подсчет количества и учет качества документов, которые требуется отсканировать.
Классификация документации по типу обработки:
Согласование атрибутируемых реквизитов: основные атрибуты, количество, средняя длина, расположение на документе.
Согласование специфики работы и выходного электронного формата файлов, а также их загрузки в базу данных или систему.
Составление технического задания по результатам экспертизы и соглашения об уровне качества и конфиденциальности.
Расшивка документов (если требуется). Сортировка и реставрация испорченных экземпляров. Вкладка технологических разделителей.
Сканирование и очистка документов, перевод в нужный формат (TIFF, JPEG, PDF, DWG и т. д.). Затем – сшивка, комплектация и проверка бумажных версий.
Подготовка полученного массива электронных документов к индексированию. Создание реквизитов для поиска по базе данных ручным или автоматизированным способом.
Формирование базы данных с электронными образами и поисковыми атрибутами документов.
Загрузка информации в систему заказчика.
Сортировка оригиналов по первоначальной структуре архива.
Сборка архивных дел, их брошюровка и реставрация.
Что учитывать перед оцифровкой архивов
Перевод в электронный вид отдельных документов, в отличие от книг, имеет свою специфику: почти каждый из них существует в единственном экземпляре. Это влечет колоссальную ответственность со стороны тех, кто проводит сканирование (общее состояние, наличие дефектов, нетипичная сшивка, уход текста под корешок и т. п.), настраивает оборудование или организует передачу части документов для реставрационных работ.
Высокое качество оцифровки бумажных хранилищ имеет критическое значение для сохранения особо ценных исторических Архивных фондов, которые требуют использования большого разрешения сканирования.
Исполнители
Компетенция исполнителя, который приходит на предприятие для оцифровки архивов, крайне важна. Этому специалисту нужно постоянно перенастраивать оборудование под разные типы документов и в режиме реального времени поддерживать приемлемое качество как оригиналов, так и создаваемых электронных копий.
Предельно бережное отношение к исходному документу и ожидаемому результату – залог успеха
Только профессионал с многолетним опытом сможет в итоге показать клиенту грамотно сделанные электронные образы.
Оборудование
Соответствующие требования при оцифровке документов предъявляются не только к людям, но и к оборудованию. Профессионально оказываемая услуга допускает использование исключительно бесконтактного метода сканирования (одно неосторожное касание – и документа больше не существует), который обеспечивают планетарные сканеры.
Так выглядит планетарный сканер SyntarexMaster A3 Pro
К сканерам предъявляются требования по наличию максимального разрешения, контрастности и цветопередачи. Все это связано с тем, что многие документы содержат слабоконтрастные, выцветшие тексты и изображения.
Подчас требуется разработка специальной техники, потому что ряд документов имеет нестандартную структуру, толщину и, конечно, вес (например, церковные и переписные книги). Сегодня на рынке есть оборудование, которое позволяет успешно сканировать подобные документы.
Индексирование
Выписка из метрической книги с большим количеством текстовых и цифровых данных
Снизить вероятность ошибок может, например, метод двойного ввода, когда информация попадет в систему управления базами данных только после идентичного ввода от двух операторов.
Описи
Особенность индексирования описей состоит в том, что здесь приходится учитывать большое число полей. Дело осложняется тем, что описи, как и документы, также могут находиться в неудовлетворительном состоянии или быть написанными на одном или нескольких мертвых языках, а также иметь запутанную структуру и большое количество персональных данных.
Перевод описей в электронный вид – трудоемкая работа, которая под силу только профессионалам
Существует три вида описей:
для обычной документации;
для научно-технической документации;
для объектов нефондового учета.
Сделать опись хорошего качества без знания архивного дела и актуальной нормативно-правовой базы практически невозможно. Процедуру в состоянии проводить только те компании, которые могут документально подтвердить свою компетентность по оцифровке архивных фондов и имеют успешные кейсы в портфолио.
Заключение
Итак, мы выяснили, для чего нужна оцифровка архивов:
уменьшение финансовых затрат по хранению электронных копий документов;
рост общего уровня информационной безопасности при работе с документацией (появляются права доступа при изучении конкретных данных);
нивелирование вероятности потери оригиналов;
унификация и оптимизация процедур по обработке и использованию документов;
оптимизация поиска и подбора искомых документов;
ускорение работы сотрудников с документами.
Самостоятельная оцифровка с помощью офисных сканеров и отправка документов на хранение по локальной сети – не более чем способ продлить их существование, пользоваться таких архивом по-прежнему неудобно: невозможно найти нужный файл. Адекватная работа с информацией всегда предполагает ее упорядочивание и связывание документов по определенному принципу. Эти задачи уже выполняют системы электронных архивов.
Как организовать электронную систему хранения документов
Практически любой бизнес сталкивается с необходимостью хранения бумажной документации. Счета, накладные, договоры, отчетность, кадровые документы и прочее — всё это необходимо как-то сохранять. Кроме того, важно организовать удобное использование. Порой на поиск бумажных документов уходит много времени. А иногда нужный документ и вовсе найти не удаётся, поскольку он отсутствует или расположен в другом месте.
В кратком обзоре Open Academy читайте, как оцифровывать, систематизировать и хранить документы.
Как оцифровать документы
Оцифровка бумажной документации включает в себя три основных этапа.
1. Подготовка документов к оцифровке
Прежде всего, документы необходимо систематизировать по схожим признакам. Например, можно отсортировать документацию по следующим параметрам:
Техническая подготовка состоит в разброшюровке документов, удалении скрепок и скоб. Необходимо обеспечить удобство сканирования.
2. Проведение оцифровки документов
Для оцифровки документации применяют планшетное либо поточное сканирование. Выбор подходящего способа зависит от качества печати и содержания документов, их формата и прочих характеристики. К примеру, нотариально заверенные сшитые документы сканируют через стекло планшета, так как их нельзя пропустить через автоматическую подачу бумаги.
Отсканировать документы можно самостоятельно при наличии подходящего сканирующего оборудования. Если нужно оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера будет достаточно.
Учтите, что функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов имеют только более дорогие профессиональные модели сканеров.
3. Верификация изображений и создание электронных документов
Полученные изображения документов часто требуют дополнительной обработки. При плохом качестве оригиналов возможны дефекты печати, блёклость или нечёткость. Важно найти и исправить все недостатки.
Готовые изображения нужно перевести в подходящий формат (pdf, doc, XLM), чтобы обеспечить возможность последующего использования и полнотекстовый поиск.
Для изменения формата документов используют специальное ПО, в том числе онлайн-программы. Например:
Чтобы изменить формат документа с помощью OCR, нужно загрузить изменяемый документ в программу и потом скачать готовый результат в нужном формате.
Как систематизировать электронную документацию
Для хранения электронных документов и их последующего использования в работе применяют СЭД — системы электронного документооборота.
На российском рынке более востребованы отечественные решения, поскольку в них предусмотрена возможность многочисленных согласований (вертикально направленный документооборот).
Docsvision. Позволяет не только создать удобный электронный архив, но и полностью перевести внутренний и внешний документооборот в электронный формат.
«ДЕЛО». Есть возможность хранения любых электронных документов. Позволяет обмениваться документами с другими СЭД. Можно синхронизировать с учетными бухгалтерскими системами.
Directum. Система предназначена для внутреннего и внешнего документооборота. Автоматически классифицирует входящие документы, заполняет реквизиты документов. Обеспечивает быстрый поиск информации с учётом содержания документов.
Преимущественно СЭД хранят документацию по иерархии — «папка/полка/шкаф». При этом один документ порой находится в составе нескольких папок или полок. Это обеспечивается за счет использования ссылок. Сам исходный документ сохраняется на своем месте в хранилище.
Любому документу в СЭД присваивают определённые атрибуты, по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск. Например, название и регистрационный номер документа, автор, время создания и прочее. Для разных типов документов могут применяться разные атрибуты, но для документов одного типа атрибуты неизменны. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных — совокупности взаимосвязанных таблиц, в которых указаны данные и характеристики объектов.
Для каждого типа документов в СЭД формируется шаблон карточки, в которой указаны наименования атрибутов документов. Когда в систему вносится новый документ, по соответствующему шаблону заполняют карточку, указывая в ней значения атрибутов. Заполненная карточка связана с самим документом. В дальнейшем, зная тип искомого документа и используя присвоенные атрибуты, можно найти необходимый документ за несколько минут.
Сканирование архива: как оцифровываются архивные документы
Перевод в электронный вид исторических документов и формирование баз данных на основе архивных описей – один из сложнейших видов оцифровки, требующий особого оборудования, технологий и внимательного отношения к оригиналам документов.
Как и во всех остальных отраслях государственной и коммерческой деятельности, оцифровка фондов в государственных и муниципальных архивах служит решению сразу нескольких задач: наведению порядка в фондовом учете, упрощению поиска документов, снижению нагрузки на сотрудников и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов, переходу к предоставлению архивных услуг в электронном виде, в том числе платных услуг.
Работы по переводу архивных фондов в электронный вид начались еще на рубеже тысячелетий. За прошедшее с тех пор время российскими архивами оцифрованы сотни тысяч исторических документов и описей. Но все равно это лишь малая часть Архивного Фонда РФ.
Два подхода
1. Если условно представить фонды архивного учреждения в виде пирамиды, то основной ее объем будут составлять непосредственно документы, и лишь малую часть на вершине – научно-справочный аппарат (описи), обеспечивающий навигацию по фондам и поиск требуемых дел и документов.
Многие учреждения используют оцифровку для решения разовых, узких задач. По аналогии с внедрением множества программных продуктов под каждую мелкую задачу, такая оцифровка называется «лоскутной». Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам. Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.
Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам. Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.
Этот путь – несистемный подход, позволяющий отчитаться о выполненной работе в короткий промежуток времени, но никак не отражающийся на общей эффективности работы архива, так как суммарный объем переведенных в электронный вид документов составляет доли процента от фондов учреждений. Многие архивы идут этим путем исключительно из-за недостатка финансирования. Но большинство все-таки понимает, что необходимы долгосрочные, плановые работы.
2. Поэтому многие добиваются длительных программных бюджетов и следуют другой стратегии, гораздо более перспективной с точки зрения развития архивных услуг и онлайн-сервисов. Эту стратегию поддерживает и Федеральное архивное агентство (Росархив).
Приоритет в ней отдается переводу в электронный вид всего научно-справочного аппарата. Этот путь позволяет перейти к полноценному автоматизированному учету фондов, в том числе к созданию единых информационных систем для региональных архивов.
Кроме того, появляется возможность простого и удобного поиска по фондам, что облегчает внутреннюю деятельность и позволяет перейти к предоставлению архивных услуг в электронном виде.
Документы сканируются в текущем режиме при поступлении запросов от пользователей. Для этого архиву достаточно иметь хотя бы один профессиональный сканер. А вот для оцифровки больших по объему массивов, описей, а также особо ценных документов по прежнему привлекаются эксперты из организаций, специализирующихся на сканировании и ретроконверсии.
Специфика оцифровки архивных документов
Теперь рассмотрим чуть подробнее некоторые особенности сканирования и индексирования архивных документов и описей. В отличие, к примеру, от тиражируемых книг, в архивах почти каждый документ уникален. Огромная ответственность ложится на оператора сканирования, который должен увидеть особое состояние документа (ветхость, повреждения, уход текста в корешок, особую сшивку и т.д.) и оперативно настроить оборудование, либо передать документ на реставрацию.
Один из часто сканируемых видов архивных фондов – межевые дела. Это стандартный архивный документ с толстым корешком. Однако среди его листов встречаются вложения формата до А0. Расшивать дела нельзя, протяжную технику не применишь. Исполнитель должен обладать другим классом оборудования – широкоформатными сканерами планетарного типа (пример).
Очень высокое значение приобретает опыт исполнителя, которого привлекают к работам в учреждении. Как показала многолетняя практика, частая перенастройка оборудования, необходимость в режиме реального времени отслеживать качество оригиналов и получаемых электронных образов не под силу новичкам в оцифровке. Если конкурс выиграла такая компания, велики риски значительно увеличить сроки проекта или получить некачественный ресурс (поэтому нужно обязательно досконально проверять подготовленные электронные образы при сдаче работ).
Оборудование
Особенности документов предъявляют симметрично высокие требования и к оборудованию. Для архивных документов можно использовать исключительно бесконтактную сканирующую технику – планетарные сканеры.
Причем сканер должен обладать высочайшими характеристиками разрешения, цветопередачи и контрастности, так как велико наличие неконтрастных, угасающих текстов и изображений. Какое оборудование пользуется популярностью на рынке планетарных сканеров, можно узнать из нашего обзора 2014 года.
Первый такой сканер был разработан ЭЛАР в рамках проекта оцифровки фонда 350 «Ревизские сказки и исповедальные ведомости» Российского государственного архива древних актов. Для того, чтобы сканировать ветхие оригиналы высотой до 50 см и весом до 50 кг, сканер оснащен моторизированной колыбелью. Безопасный уровень силы прижатия к стеклу контролируется несколькими сенсорами.
Особая структура, толщина, вес архивных документов иногда приводят к необходимости разработки специальной техники. Так, в большинстве государственных архивов среди востребованных фондов генеалогической направленности имеются дела толщиной более 30 см и весом до 60 кг: например, материалы переписей населения (переписные книги), документы церковных приходов о рождении и пр. Долгое время, несмотря на востребованность, эти фонды не сканировались по причине отсутствия оборудования. Подходящие сканеры появились на рынке только в конце 2013 г., но сегодня уже завоевали популярность.
Индексирование
Чтобы вести учет и иметь возможность искать документы, их надо проиндексировать – заполнить карточки в АИС. Большинство архивных документов и описей выполнены вручную или с помощью печатной машинки, то есть не поддаются качественному программному распознаванию. Требуется ручная ретроконверсия.
Снова появляются дополнительные требования к исполнителю. Во-первых, он должен обладать достаточным штатом, чтобы выполнить работу в срок. В наиболее масштабных на сегодня проектах по оцифровке архивных фондов участвовало до 700 операторов индексирования. Держать такой постоянный штат невыгодно, поэтому крупные и опытные компании именно для крупных региональных архивных проектов часто привлекают местное население. Впервые такая технология была применена при оцифровке метрических книг для проекта «Поколения Пермского края». Через Центр занятости были временно трудоустроены несколько сот человек. Причем работали они на дому, через специальное приложение.
Классический пример – в старинном документе указана дата 37 мая. Обученный и здравомыслящий оператор, естественно, не стал вносить неверные данные, а уточнил дату по соседним листам метрической книги.
Главный вопрос – как добиться 100% качества? Ведь в ФИО, датах, номерах ошибаться нельзя. На помощь приходят жесткая система контроля качества и технологии. Например, метод двойного ввода, когда информация попадает в Базу данных только после одинакового внесения 2 операторами.
Но все равно остается проблема мертвых языков и написания. При ретроконверсии таких документов на первый план выходит опыт руководителей групп индексирования, которым часто приходится решать и сложные нестандартные задачи.
Описи
А теперь о главном. Как уже отмечалось в начале статьи, перспективной стратегией оцифровки архивных фондов является перевод в электронный вид полного НСА. Это – наиболее сложная работа. Методическими рекомендациями Росархива установлены правила ведения баз данных по архивным описям. Поэтому описи необходимо индексировать по широкому набору полей.
Сложность оцифровки архивных описей учтена, в том числе, в 44-ФЗ «О контрактной системе». Согласно ч. 2 ст. 56 закона, «оказание услуг, связанных с необходимостью допуска подрядчиков, исполнителей к учетным базам данных музеев, архивов, библиотек» является основанием для проведения конкурса с ограниченным участием (участие ограничено результатами предквалификационного отбора). То есть только после подтверждения претендентом своих компетенций и опыта выполнения аналогичных проектов.
Описи, как и документы, могут быть ветхими и написаны на одном из мертвых языков. Описи могут иметь очень сложную структуру и содержать персональные данные. Отличается формат описей для обычной и научно-технической документации, а также объектов нефондового учета. Сформированную базу данных надо заносить в программный комплекс «Архивный фонд» и т.д.
Без глубокого понимания процессов архивной деятельности, знания нормативной и методологической базы осуществить качественный перевод НСА в электронный вид не получится. Поэтому необходимо доверять оцифровку только проверенным компаниям, доказавшим на деле свое умение обращаться с архивными фондами. А оценить бюджет можно, заказав бесплатную экспертизу.