Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.
Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.
Поэтому, если вы хотите обмениваться через Диадок другими видами документов (не указанными на этой странице), или использовать собственный формат для электронных документов, пожалуйста, сообщите нам об этом по телефону 8 800-500-10-18 или по электронной почте diadoc@kontur.ru. Мы готовы дополнять список, согласно вашим потребностям. Это важно для обеспечения юридической значимости передаваемых электронных документов.
Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.
Неформализованные документы
Информационное письмо (Произвольная форма)
Товарно-транспортная накладная (1-Т, код формы по ОКУД 0345009)
Формат №820, утвержденный Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, пришел на смену формату №155 и распространяется на типы документов:
Для Диадока документ в формате №820 — это контейнер, внутри которого лежит информация о сделке, совершенной клиентом. Диадок ничего не знает о том, как выглядит учетная политика клиентов, и не может угадать дали ему ЭСФ, акт, накладную или УПД. По содержанию документа также нельзя однозначно отличить один тип документа от другого.
При отправке документа участник ЭДО всегда сам выбирает показатель «тип документа».
Генерация и парсинг
Для документов в формате №820 используйте методы:
СвРК (для версии utd820_05_01_02_hyphen)
СвЗК (для версии utd820_05_01_02_hyphen)
Исправление УПД
UniversalTransferDocumentRevision
приказ №155 (устарел)
СЧФ
УПД
приказ №820
СвРК (для версии utd820_05_01_02_hyphen)
СвЗК (для версии utd820_05_01_02_hyphen)
СвИСРК (для версии ucd736_05_01_02)
СвИСЗК (для версии ucd736_05_01_02)
Исправление УКД
UniversalCorrectionDocumentRevision
приказ №189 (устарел)
СвИСРК (для версии ucd736_05_01_02)
СвИСЗК (для версии ucd736_05_01_02)
Возможные форматы¶
Документ может быть в разных форматах, поэтому в интеграционных решениях нужно различать формат пришедшего документа, чтобы корректно обработать его на своей стороне.
Ниже приведен неполный список версий документов. Актуальные версии документа вы можете получить с помощью метода GetDocumentTypes
Примеры типов и значений Version для формализованных документов ¶
Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.
Ответим на вопросы об электронных документах и настроим обмен ими
Электронные и бумажные документы
Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.
Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.
При этом стоит разделять:
Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.
Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).
ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):
Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.
Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:
Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.
Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот
Что такое форматы электронных документов
Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.
У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.
В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.
В чем разница между форматами и формами электронных документов
Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.
Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.
Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:
Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:
Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие, штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.
В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.
Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.
Перечень форматов, утвержденных ФНС России
Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:
Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.
Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы
Форматы и формы электронных документов в Диадоке
Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.
Формализованные
Полуформализованные
Неформализованные
Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.
Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.
Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.
Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком
Что такое Диадок? Описание сервиса и его возможностей
Диадок позволяет компаниям обмениваться между собой электронными документами (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и многое другое) вместо бумажных.
Юридическая сила таких электронных документов при этом сохраняется. Это означает, что:
Вы можете оставить свою контактную информацию, чтобы получить подробную информацию о программе, познакомиться с ее возможностями, задать интересующие вопросы нашему специалисту.
Принцип работы системы
Диадок работает по принципу единого пространства доверия. Заключая договор с оператором электронного документооборота, компания присоединяется к этому единому пространству. То есть может обмениваться документами с любыми другими пользователями Диадока. При этом заключать между собой соглашение об обмене электронными документами компаниям не потребуется.
Схема работы в Диадоке выглядит так: просто отправляете любой документ, подписанный электронной цифровой подписью, вашему клиенту или поставщику, и через 1 секунду он получает его. Контрагент в свою очередь подписывает документ своей электронной цифровой подписью и отправляет обратно. В результате в наличии появляется подписанный с двух сторон документ, обладающий юридической силой, который при необходимости можно предъявить в налоговой инспекции или другом государственном ведомстве.
Виды документов
Диадок дает клиентам возможность обмениваться любыми типами внешних и внутренних документов со своими клиентами, поставщиками, филиалами и т.д.
В электронный вид можно перевести почти любой документ. Все документы подписываются электронной подписью.
Формализованные документы: счета-фактуры, КСФ, ИСФ; акт приемки-сдачи работ (услуг); товарные накладные ТОРГ-12; УПД.
Неформализованные документы: договоры; акты; платежные поручения; письма в любом формате; заверенные КЭП любые копии документов.
Юридическая значимость
Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:
Легальность применения электронных документов
На сегодняшний день возможность применения электронных документов регламентирована рядом законодательных актов:
Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в повседневной практике, могут быть не в бумажном, а в электронном виде.
На сегодняшний день через Диадок передано более 422 917 240 документов.
До 2010 года единственным документом, для которого была предусмотрена строго «бумажная» форма, оставался счет-фактура. Однако закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес существенные коррективы в Налоговый кодекс, узаконив электронный счет-фактуру наряду с бумажным. Возможность выставления счетов-фактур в электронном виде предоставляется при условии взаимного согласия сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.
Безопасность передачи документов в Диадоке
Использование электронных документов с точки зрения информационной безопасности намного эффективнее, чем бумажные версии, переданные по почте или с курьером.
При этом бумажные документы не имеют подобной защиты – конверт с документами легко может быть вскрыт или утерян. Технология электронной подписи полностью исключает подделку подписи, поскольку невозможно создать вторую такую же подпись, тогда как собственноручную подпись и синюю печать организации подделать можно.
Что дает электронный документооборот Диадок
Плюсы ЭДО
Сокращение непроизводственных издержек
Электронные юридически значимые документы не требуют дублирования на бумаге. Они передаются через интернет, хранятся в электронных архивах и могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде. Поэтому электронный документооборот избавляет компанию от многих издержек:
— Картриджи для принтера и копира
— Доставку документов к/а почтой России, расходы на конверт и марки, потраченное время на поход в почту.
Чтобы отправить один пакет документов почтой России, компания в среднем тратит от 30 до 80 рублей. Доставка тех же документов в электронном виде обходится от 9 рублей. Письмо долго идет и может не дойти до адресата. Сотруднику не нужно ехать на почту, можно массово подписывать документы, принимать и отправлять документы удаленно.
Снижение налоговых рисков
С Диадоком документы не теряются, моментально доставляются до адресата и всегда корректно оформлены. Это позволяет уменьшить налогооблагаемую базу: к примеру, при некорректной подготовке счетов-фактур, когда нет возможности документально подтвердить расходы, по которым был зачтен входящий НДС.
Основные возможности Диадок
Компании, использующие Диадок
На сегодняшний день к Диадокуподключены более 1 400 000 организаций – представителей коммерческой и бюджетной сферы.
Некоторые из наших клиентов:
Поскольку система Диадок является универсальной платформой, то использовать ее для обмена электронными документами могут как крупнейшие отраслеобразующие компании с разветвленной филиальной структурой, так и совсем небольшие компании.
Для крупных компаний возможна индивидуальная доработка системы Диадок:
Мы уже смогли внедрить наши инновационные подходы к документообороту в крупнейших телекоммуникационных, энергетических, сырьевых компаниях, которые планируют экономить ежегодно миллионы рублей и тысячи рабочих часов своих сотрудников. Вы можете быть следующими.
Для небольших компаний переход на безбумажный документооборот осуществляется мгновенно и просто. Компании, которым не требуется объемная интеграция с учетными системами и доработка под индивидуальные потребности, могут начать работать в Диадоке уже на следующий день после подключения. Для этого не нужно привлекать дополнительных штатных или внешних IT-специалистов, долго обучать сотрудников или перестраивать существующие процессы документооборота в компании.
Что дальше?
Используя Диадок уже сегодня, можно осуществлять юридически значимый документооборот с любыми контрагентами в электронном виде.
1 июля 2021 вступает в силу новая редакция Постановления Правительства № 1137 — Постановление № 534. Вводится система прослеживаемости товаров, в печатные формы добавляются специальные реквизиты. О прослеживаемости вы можете прочитать в статье Контур.Журнала.
У электронных документов нет определенного стандарта визуализации, как у бумажных. Однако, исходя из пожеланий пользователей, мы ориентируемся на требования и формы, указанные в Постановлении № 1137. Это визуально облегчает переход с бумажного документооборота на электронный.
Диадок изменит визуализацию для формализованных документов по просьбам пользователей. Важно отметить, что Постановление не касается текущиих форматов электронных документов и не меняет их.
Каких документов это коснется
Будут изменены превью и печатные формы для документов в форматах по Приказам № 820 и 736:
Изменения в форме счета-фактуры
В шапке
В таблице Изменены или добавлены графы:
Изменения в форме корректировочного счета-фактуры
В шапке
В таблице Добавлены графы:
Как будут выглядеть документы
Счет-фактура
Особенности реализации в Диадоке
Когда произойдут изменения
Веб-интерфейс Релизы по новым формам будут выкладываться постепенно в течение июня. В июле все изменения станут доступны пользователям.
API и коннекторы Для интеграторов актуальная форма будет по-прежнему возвращаться через метод GeneratePrintForm. Поскольку коннекторы работают с этим же методом, они тоже сформируют новую форму там, где она необходима пользователю.
Интеграционные модули 1С В модулях 1С есть собственная библиотека печатных форм. Она используется для отображения превью документа в модуле. Это только визуализация электронных документов, не влияющая на содержание документа в xml.
До конца июня выйдут релизы интеграционных модулей, в которых изменения будут учтены. Пользователям нужно будет обновить модуль до актуальной версии. Обновление можно произвести самостоятельно из модуля или скачать его с нашего сайта.
Кастомная визуализация Для кастомных визуализаций массовых изменений не планируется.
Если у вас была настроена кастомная визуализация электронных документов силами Контура и ее нужно изменить, обратитесь к вашему персональному менеджеру по Диадоку.
