что такое факс и как им пользоваться
Подключение факса и особенности использования
Что такое факс, виды и возможности
Факс — представитель оргтехники, который имеется практически в каждом офисе, будь то частная мелкая организация или большое государственное учреждение. Факсимильная связь — особая технология передачи данных в виде текста и изображений при помощи электрических сигналов. Первые устройства, обладающие такими функциями, были созданы ещё в XIX веке, но широкое распространение они получили гораздо позже. Современный факс-аппарат — это устройство, которое зачастую сочетает в себе качества сканера, модема, принтера и факса. Для его работы нужен листопротяжный сканер с автоматической подачей листов. Как работает факс? При отправке, сканер распознаёт информацию с бумаги и, преобразовав её в цифровой формат, передаёт модему. Тот, в свою очередь, переводит сообщения в аналоговый сигнал, отправляет принимающему устройству по телефонной линии. Устройство, принимающее при помощи модема, демоделирует сигнал, превращая его из аналогового в цифровой. Затем передаёт принтеру, который переносит всё на бумагу — точная копия первоначального документа готова. Именно таков принцип работы телефакса.
Современные аппараты позволяют отправить, принять и распечатать документы, а также могут быть использованы в качестве телефона
Популярность устройств достигла пика, когда появились модели, способные выводить изображения на термобумагу с помощью подключения по телефонной линии. Такие аппараты обладали простой конструкцией, небольшой стоимостью сопутствующих материалов. Один недостаток — термобумага с течением времени начинает выцветать и терять изображение, так что, такие документы не подлежали долгому хранению.
Факсовые аппараты, использующие термоплёнку, переносят вещество с краской на страницу обыкновенной бумаги — примерно, как через копирку. Но, стоит отметить, что оригинальная термоплёнка по стоимости выходит намного дороже термобумаги. Рулон такой плёнки равен всего 150 страницам.
Факсы со встроенным струйным принтером позволяют воспроизводить качественные цветные изображения и копии документов. Высокая стоимость самих аппаратов и материалов, тем не менее, гарантирует качественный результат и яркость изображения. Но, распечаткам необходимо время на высыхание, они весьма чувствительны к влаге, необходимо периодически менять картриджи, не допуская высыхания чернил. Одного картриджа хватает в среднем на 900 страниц.
Самые дорогие — лазерные технологии, но если сравнивать их со струйными, то в целом использование обойдётся дешевле, поскольку одного картриджа достаточно на печать 2000 страниц.
Имеются в продаже также МФУ, которые могут включать в себя сканер, механизм автоматической подачи бумаги; память для сообщений, отправленных и принятых; телефон, переключение устройства между разными режимами автоматом, возможность подключения к компьютеру.
МФУ сочетают в себе качества телефона, факса, принтера, копира и сканера
Как подключить факс к компьютеру
Сейчас все компьютеры и ноутбуки имеют возможность подключения факс-модема, а процедура настройки аппарата с помощью ОС Windows весьма проста и доступна всем. По умолчанию на персональных компьютерах служба факсов неактивна.
Подключение устройства к компьютеру в ОС Виндовс легко даже для неопытного пользователя
Как подключить факс к телефонной линии, и в каких режимах он может работать
В каждом офисе найдётся место и применение факсимильному аппарату, а проще говоря — факсу. Но, для того чтобы начать принимать/отправлять разнообразные документы и изображения в разные стороны света, аппарат необходимо подключить к телефонной линии. Для правильной установки и настройки, первоначально нужно ознакомиться с инструкцией, которая обязательно прилагается к факсу. Содержание всех инструкций сводится к следующим пунктам:
Подсоедините штекер телефонной линии в соответствующий порт устройства
Факсимильный аппарат довольно прост в обращении и весьма долговечен. Главное, обращаться с ним бережно и аккуратно. Следует знать, как вставить бумагу в факс правильно, следить за количеством листов в лотке, не допускать их полного отсутствия в аппарате, своевременно менять картриджи. И тогда ваше устройство прослужит долго и верно, передавая и принимая с любых расстояний разнообразные тексты, документы, изображения, графики — всё, что может пригодиться вам в работе. Факсовый аппарат можно подключать разными способами и к разным устройствам: телефонной линии, компьютеру, мобильному телефону. В качестве факсимильного устройства можно использовать обычные аналоговые модемы, настроив их связь с телефонной линией и персональным вычислительным устройством. Всё это гарантирует удобство и практичность.
Как работает факс
Удивительно, но первый факсимильный аппарат появился задолго до телефона
Факсимильные аппараты – нечто среднее между телефоном и принтером – позволяют скопировать документ в одном месте и распечатать его в другом (даже на другом конце страны или планеты).
Так как факс может отправлять и принимать документы, он имеет передающую и принимающую части. Отправляющая часть построчно сканирует документ, обнаруживая черные и белые области. Каждую область факс преобразует в электрический импульс по телефонной линии. Телефонная линия почти мгновенно передает эту информацию на факсимильный аппарат на другом конце. Он принимает электрические импульсы и использует их для управления принтером. Если принимающий факс слышит «черный» (импульс определенной мощности), он рисует на странице крошечную черную точку; если он слышит «белый», то слегка перемещается, оставляя на этом месте пробел. На передачу одной страницы текста (или сложного рисунка) таким неуклюжим, но очень систематическим способом уходит около минуты.
Первый факс, изобретенный в 1843 году, имел примерно те же функции и дизайн, что и нынешний. Но использовал другую механику.
В то время факс передавал изображение, нарисованное на свинцовой фольге специальным лаком. Перо аппарата медленно скользило по закрепленному документу и при попадании на участок, покрытый лаком, возникал электрический импульс. Он передавался принимающему устройству и сообщал ему о том, что данный участок – черный. Работало это устройство гораздо дольше, чем в наше время, но не менее эффективно и эффектно.
Что такое факс?
Факс и факсимильная связь: история возникновения, принцип работы.
Факс, или факсимильный аппарат – это устройство, предназначенное для передачи графических изображений и текстовых документов с помощью телефонной линии или сети Интернет. Слово произошло от латинского fac simile, что означает «сделай так же», «сделай подобное».
В конце 19 века с открытием фотоэффекта появились фотоэлектрические приборы для отправки различных документов. Они отличались относительной быстротой – передача 1 страницы занимала около 12 минут. Вслед за изобретением электронных ламп произошел очередной скачок в развитии факсимильных аппаратов, так в 20х годах 20 века был изобретен фототелеграф, принимавший графическую информацию на светочувствительный материал.
Факс, который мы знаем и используем, разработала в 1964 году компания Xerox. Тогда, он весил 21 килограмм, но был прост в использовании и передавал страницу информации за рекордные на то время 6 минут. С середины 20 века факсы появлялись в офисах по всему миру, и время передачи данных сократилось до 3 минут. Сейчас на рынке большую популярность имеют многофункциональные устройства, которые совмещают в себе принтер, копировальный аппарат, телефон и факс.
Принцип работы факса
Принцип работы факса достаточно прост: светочувствительные элементы считывают строку документа шириной в пиксель, затем полученная информация преобразуется в электрический сигнал и отправляется абоненту. В зависимости от типа связи, электрический сигнал, состоящий из 0 и 1, отправляется пакетом данных по цифровому каналу или преобразуется в волновой сигнал, если связь осуществляется по телефонной линии. Строки передаются и принимаются последовательно. Принимающий факс воспроизводит все вышеупомянутые действия в обратном порядке, и пользователь получает изображение.
Современные факсы бывают как монохромными, так и цветными, позволяя использовать четыре вида печати: на термоплёнке, на термобумаге, лазерную и струйную печать. Дешевизной отличаются устройства, работающие по технологии термопереноса, но в таком случае страдает качество изображения. Струйные факсы являются недорогими устройствами с неплохим качеством печати, но имеют один недостаток – не очень высокую надежность. Высокую скорость и одновременно отличное качество обеспечивают лазерные факсимильные устройства, однако из-за своей стоимости печать становится достаточно дорогой.
Бумага для факса также различается. Это может быть обычная офисная бумага для принтера формата А4, термобумага или бумага в рулоне. При выборе бумаги необходимо учитывать ее оптическую плотность, для того чтобы напечатанные документы дольше сохраняли читабельность. Оптимальная оптическая плотность – от 1,05 Д.
Функции факса
Несмотря на свою простоту, большинство факсов имеют целый арсенал полезных функций:
Характеристики факса
Считается, что факсы постепенно уходят в прошлое, уступая свое место электронной почте. На самом деле это не так и множество предприятий до сих пор используют технологии факсимильной связи для передачи документов и изображений. Удобство состоит в том, что любой бумажный документ можно быстро и без труда передать получателю в виде копии.
Впрочем, в настоящее время можно отправить факс через интернет, пересылая электронные данные на любой факс по всему миру, или же принять факс, даже не имея соответствующего устройства. Современные факсы без труда подключаются к сети, сохраняя документы в виде изображений на компьютер или сервер. Документы хранятся на сервере до тех пор, пока не осуществится прием файла получателем, посредством его печати или просмотра.
Одним из ведущих производителей факсимильных аппаратов на данный момент является компания Panasonic, которая выпускает моно и многофункциональные факсы различного назначения и принципа работы. В каталоге Интернет-магазина компании Маринэк представлены наиболее популярные модели факсов, факс-сервера, а также расходные материалы. Чтобы купить факс обратитесь к нашим менеджерам по телефону указанному на сайте.
Правильная отправка и принятие факса
Современный мир информации требует быстрого обмена различных сведений. Значительное место в этом потоке занимает факсимильная связь. С её помощью передаются текстовые сообщения, графические схемы, рисунки. В офисах установлены факсимильные аппараты, но не все умеют ими пользоваться, несмотря на широкую распространённость такой техники. Также можно отправлять/принять факсы посредством интернета. Ниже найдёте рекомендации, как отправить факс разными способами.
Факсы используются для мгновенной передачи и распечатки документов получателем.
Работа с офисной техникой
При наличии в офисе телефакса несложно принять либо отправить документ. Ниже подробно расскажем, как принять факс, затем как отправить факс с телефона.
Приём факса
Если вам позвонили, просят принять факс, вы отвечаете: «Принимаю» либо условным сленговым словом «Стартуем», означающим, что вы готовы к процедуре.
Для получения документа сообщите отправителю о готовности и нажмите кнопку «Start».
Если передача прошла с искажениями текста, графики, сообщите об этом передающему, чтобы тот повторил отправку.
Во время пересылки трубку можно положить уже после того, как начнётся передача. Работа тогда не прервётся. Если вы хотите подтвердить передачу либо продолжить разговор, оставайтесь на линии, когда передача завершится, вновь заработает аудиовызов, вы сможете сообщить об успешности процедуры и продолжить беседу.
Существует автоматический режим, позволяющий устройству самому, без вашей помощи, принимать документы. Настроить его можно в специальном меню «Параметры — Количество звонков», включить выделенной для этого на панели кнопкой. Автоматический режим удобен, когда возможна передача ночью, в праздничные дни, при отсутствии в офисе работников.
Отправка факса
Если вы ни разу не работали с офисной техникой, мы объясним, как отправить документ по факсу.
Приготовьте документ, обычно используется формат А4. Проверьте качество печати, чтобы потом у адресата не возникало проблем с чтением. При размазавшихся чернилах, наличии подтёков могут возникнуть сложности, лучше распечатайте лист повторно. Перед отправкой снимите с листа скрепки, скобы. Пронумеруйте страницы, чтобы избежать путаницы потом.
Вставьте в лоток документ лицевой стороной вниз и нажмите «Start».
Если вам нужно отправить несколько листов, вставляйте их поочерёдно. Есть аппараты, поддерживающие массовую отправку, тогда в лоток можно положить сразу до 10 страниц.
Специализированные программы отправки
Если у вас есть встроенный модем, можно отправить факс с компьютера через него. Вам потребуется специализированная программа наподобие VentaFax либо встроенная в Windows функция. Настроив функцию отправки, вы сможете переслать отсканированный документ получателю на его факсимильный аппарат.
Отправка через интернет
Если отсутствует телефонная связь по каким-либо техническим причинам, закончилась бумага в аппарате, можно для отправки с компьютера воспользоваться услугами всемирной паутины. Также может быть так, что принимающая сторона требует отправки документов через факс, а у вас отсутствует данный аппарат либо он сломался. Почтовые отделения могут помочь вам в отправке, но это требует временных и финансовых затрат. Когда есть интернет, вы можете действовать в удобное для вас время. Не все юзеры знают, как отправить факс с компьютера через интернет. Вам нужно лишь отсканировать документ, найти сайт-посредник, занимающийся пересылкой факсов. Назовём некоторые из них.
MyFax
Для примера приведём сервис MyFax, позволяющий бесплатно переслать через интернет 2 факса в сутки до 10 страниц каждый. Регистрация не требуется. Преимуществом сервиса является возможность посылать информацию в 41 страну мира. Кроме того, предлагается тестовый период в 30 дней, когда вы сможете получить личный факс-номер, отправлять неограниченное количество документов, получать их. Пересылать документы можно в нескольких форматах. Есть платный контент.
Для отправки факса заполните блоки отправителя и получателя, прикрепите документ и перешлите, нажав кнопку «SEND FAX».
На адрес электронной почты, указанный вами, придёт ссылка на подтверждение отправки. После доставки информации придёт сообщение об этом либо извещение об ошибке в пересылке.
Freepopfax
Сервис позволяет без регистрации переслать через интернет бесплатно 5 факсов до 14 страниц. Отправка осуществляется в 48 стран, к сожалению, по России не работает. На первой странице отправленных документов будет размещена реклама Popfax.com. Поддерживается несколько форматов документов. После отправки на почту вам придёт извещение.
FaxOrama.com
Интернет-сервис, позволяющий бесплатно отправлять факсы в США, Канаду. Нет регистрации, не добавляется реклама на отосланные документы. Разрешено пересылать 2 документа в день по 5 страниц. Есть приложения для IOS, Android, позволяющие сделать фото, затем отправить его с телефона. Поддержка нескольких форматов.
Сервисов отправки/получения факсов через интернет существует много, платные обычно предоставляют тестовый период для бесплатного пользования. В бесплатных часто размещается реклама на пересылаемых страницах. Если вам нужно часто пересылать либо получать информацию, рекомендуется пользоваться платными услугами, для одноразовой же отправки подойдёт бесплатный ресурс глобальной сети.
Как видите, вопрос, как отправить факс, несложный. Процедура занимает мало времени. Использование электронной вычислительной машины, интернет-сервисы, мобильные приложения позволяют работать с факсами в удобном для вас режиме.
Хитрости использования факса
В период бурного развития интернет-технологий вопрос, как пользоваться факсом, не теряет своей актуальности. Знание основ работы офисной техники сможет стать существенным плюсом при приеме на работу.
Если рядовые граждане предпочитают обмениваться сообщениями по электронной почте или через социальные сети, то многие компании по-прежнему используют факс для отправки юридически значимых документов. Например, важных договоров или счетов на оплату.
Что такое факс? Это аппарат, интегрирующий функции сканера, модема и принтера. В процессе приема документа для отправки он сканирует документ и преобразует его в особые сигналы, шифрует их и отправляет по телекоммуникационным каналам связи. Аналогичное устройство на стороне получателя расшифровывает принятый сигнал (в этот момент он работает как модем), а затем распечатывает его на специальной бумаге.
Как получить факс
Получение факса — элементарная операция, не требующая уникальных знаний. Стоит учитывать, что аппарат может работать в ручном или автоматическом режиме.
Непосредственное участие сотрудника требуется только при ручном приеме.
Алгоритм получения документов в этом случае будет включать следующие этапы:
Иногда дополнительно требуется сообщить свою Ф.И.О и должность.
Для автоматического получения факсимильных документов необходимо первоначально настроить устройство. На аппарате нужно установить то количество гудков, после которых он будет самостоятельно осуществлять прием.
Обычно настройки можно произвести после нажатия специальной кнопки «Меню», и выбрав опции «Параметры — Количество звонков». Для завершения перевода аппарата в автоматический режим нужно нажать соответствующую кнопку на панели управления.
Обычно автоматический режим специально включают перед уходом из офиса вечером, на выходные и праздничные дни. Это позволяет не пропустить важные документы даже при отсутствии сотрудников. В некоторых офисах есть специально выделенные аппараты, работающие только на прием факсимильных сообщений. Они работают исключительно в автоматическом режиме.
Если вы увидите красные полосы в получаемом документе, это означает, что в ближайшее время может закончиться термобумага.
Стоит своевременно заменить рулон, чтобы не столкнуться с невозможностью получения важной информации.
Как отправить документ по факсу
А как пользоваться факсом для отправки документа? Для начала включите факс и дождитесь его полной загрузки.
Затем возьмите договор или изображение, которое необходимо отправить, и загрузите его в специальный приемник текстом вниз. Если вы все сделали правильно, аппарат захватит документ и протянет его немного вперед. Иногда требуется дополнительно раздвинуть ограничители для листа (если он не соответствует формату А4). При неправильной установке листа возможна некорректная работа устройства и перекос документа.
Если ваш собеседник получил пустой факс, возможно, вы вставляете документ не той стороной.
Далее наберите номер абонента и дождитесь ответа специалиста. Сообщите ему о том, что планируете отправить в его адрес документ: «Примите, пожалуйста, факс». После чего вы должны услышать в трубке характерные звуки факса и нажать кнопку «Факс/Старт». Остается дождаться, пока весь документ будет обработан устройством.
Если факс работает в автоматическом режиме, то стартовать отправку можно минуя общение с сотрудником.
Современные модели факсов позволяют отправлять сразу несколько листов, но на некоторых аппаратах требуется постоянно нажимать кнопку «Старт» для каждого листа.
После отправки документа уточните у собеседника, насколько читабелен полученный документ. После чего можно разъединяться.
Иногда могут возникнуть сбои на линии связи, и факс будет отправлен не полностью. Тогда попытку отправки нужно повторить.
При отправке факса возможны и другие сложности. Например, аппарат может зажевать бумагу, закончилась термобумага, приходит черный или пустой лист и пр. В некоторых случаях потребуется обратиться к специалистам по офисной технике для устранения проблемы.