Новый подход к хранению документов
О ходе реализации в Обществе проекта по созданию электронного хранилища документов рассказывает начальник Управления долгосрочного планирования и развития ООО «Газпромтранс» Анна Штоль.
Идея создания электронного хранилища документов (ЭХД) зародилась в рамках работы по оптимизации бизнес-процессов в 2014 году. Мы понимали, что для облегчения взаимодействия менеджеров нашей компании с клиентами необходимо наличие в информационных системах электронных образов документов, логически связанных между собой, с тем чтобы подбор подтверждающих документов от поставщиков не занимал много времени и не был трудозатратным.
В первую очередь была разработана концепция проекта «Электронное хранилище документов», затем начался длительный этап её согласования в ПАО «Газпром», и лишь в январе 2016 года мы приступили к реализации проекта. Заинтересованность в нём кроме Коммерческого блока выразила Бухгалтерия, так как к тому моменту законодатель дал налогоплательщикам возможность предоставлять первичные документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью. Это внесло коррективы в наш проект и расширило возможности использования ЭХД. Данный проект был реализован силами рабочей группы и компании Tanais. Сотрудники привлечённой организации делали разработку на базе системы Directum и сервиса распознавания текста – Abbyy Flexy Capture. Программисты нашей компании делали доработки в ключевых информационных системах общества: «1С», «Транспортировке» и «Документообороте». Все системы взаимодействуют между собой при помощи созданной интеграционной шины. Существуют варианты сохранения документов в ЭХД из «Документооборота» и «Транспортировки». Электронное хранилище документов имеет удобный пользовательский web-интерфейс, позволяющий сотрудникам Администрации получить удалённый доступ к документам хранилища в соответствии с настроенными правами доступа.Пакет документов может быть экспортирован как для внутреннего использования, так и для предоставления внешним потребителям.
На базе ЭХД реализована возможность автоматического подбора документов для клиента, подтверждающих выполнение транспортно-экспедиционных услуг, а также пакета документов для подтверждения обоснованности применения нулевой ставки НДС.
Система обеспечивает атрибутивный и контекстный поиск документов.
Старт внедрения проекта в опытно-промышленную эксплуатацию был дан в конце июля текущего года. Некоторые подразделения Общества уже активно пользуются электронным хранилищем документов и очень довольны данным сервисом.
В настоящее время в Администрации проводится обучение сотрудников работе с ЭХД. Заявки на обучение подали более ста человек, ведь электронное хранилище документов затронет все подразделения. В процессе обучения пользователи системы отмечают, что это хороший, понятный, удобный сервис. Раньше каждый исполнитель сканировал и хранил свои документы на локальном диске. «Коммерсанты» имели свой диск, «юристы» те же самые договоры сканировали и размещали на своём сетевом диске. Подбор документов в рамках запросов налоговых органов занимал много времени и требовал повторного копирования архивных документов. Таким образом, прежде сотрудникам компании приходилось делать одну и ту же работу по несколько раз. Теперь это исключено.
Ещё одно из преимуществ проекта – систематизация и порядок в документах – то, к чему мы стремимся. Тем более что электронные документы, подписанные ЭЦП, имеют юридический статус. В будущем появится ещё больше преимуществ. Кроме того, электронное хранилище документов – это подготовительный этап к следующему проекту, связанному с быстрым обслуживанием клиентов и полноценным электронным взаимодействием. В данном направлении движемся не только мы, но и наши поставщики и клиенты, надзорные органы, вся страна. Это задача развития цифровой экономики, о которой говорил президент РФ.
Комментарии членов рабочей группы
Андрей Кудрявцев, начальник Информационно-аналитического отдела:
Ещё будучи начальником Отдела сопровождения информационных систем управления процессом производства ООО «Газпромтранс» и анализируя использование информации сотрудниками Общества, я задался вопросом оптимизации хранения информации в электронном виде. Так родилась идея создания единого хранилища документов, которое бы решило ряд сопутствующих проблем в работе и хранении информации. В конце 2015 года мы создали рабочую группу и с января 2016 полноценно приступили к проектированию. Чтобы воплотить этот масштабный замысел, члены рабочей группы и эксперты Общества трудились на протяжении почти двух лет.В настоящее время ЭХД запущено в промышленную эксплуатацию, и мы активно занимаемся обучением сотрудников Общества, в рамках которого знакомим их с функционалом хранилища. Главная задача этого тренинга – заинтересовать пользователя и вызвать у него желание дискутировать по спорным вопросам функционирования ЭХД, напрямую связанным с его ежедневной деятельностью. Тем самым мы хотим продемонстрировать, что при разработке данного проекта учитываются все тонкости и нюансы. Электронное хранилище документов сегодня – это только первая ступень оптимизации бизнес-процессов, в дальнейшем мы планируем его совершенствовать, учитывая как текущие бизнес-процессы, так и предстоящие. В заключение хочу напомнить, что в Информационно-аналитическом отделе можно получить подробную консультацию по всем вопросам, связанным с ЭХД.
Татьяна Клименкова, заместитель начальника Управления налогового учёта:
Бухгалтерия Общества проявила искреннюю заинтересованность в проекте ещё на этапе обсуждения его необходимости и принимала самое «горячее» участие в процессе деятельности рабочей группы. Интерес Бухгалтерской службы и непосредственно Управления налогового учёта понятен. В соответствии с поручениями президента РФ и разработанными на основании этих поручений «дорожными картами» юридические, физические лица, налоговые органы и в целом всё современное общество переводится на рельсы электронного документооборота. Реализация в рамках ЭХД запросов на подбор документов, обосновывающих право на ставку 0% по НДС; документов, подтверждающих понесённые Обществом расходы по перевыставляемым (возмещаемым) транспортно-экспедиторским услугам третьих лиц, вселяет в сотрудников Бухгалтерии оптимизм. Хочется верить, что успешно внедрённый проект будет успешно развиваться и мы сможем использовать хранилище в качестве прямого источника для представления помещённых в него документов, заверенных усиленной электронной подписью, по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, без промежуточных усилий и действий, в адрес налоговых органов. Желаю всем заинтересованным сотрудникам нашей компании успешного развития данного проекта в соответствии с требованиями времени.
Евгения Гаврилова, заместитель начальника Управления сопровождения информационных систем управления финансово-экономической деятельностью:
Причин перехода на электронный документооборот – множество. Это снижение расходов на создание, передачу и хранение документов; экономия времени при согласовании, подписании и представлении документов; быстрая доступность и лёгкий поиск документов; организация безопасности хранения и передачи и сокращение финансовых потерь. Все эти факторы послужили началу проекта «Автоматизированный электронный документооборот». Успех автоматизации ИТ-проекта достигается в первую очередь заинтересованностью заказчика и готовностью к переменам в работе всех взаимосвязанных подразделений. В рамках проекта не только организовано хранение сканов оригиналов документов, но и автоматизированы поиски подбора необходимых документов для нужд различных подразделений нашей компании. В перспективе – развитие проекта в части ввода новых типов документов для хранения и обработки, новых обработок подбора документов; трансляция ЭХД на филиалах Общества. Всё это возможно лишь при условии неугасающего интереса заказчиков к проекту, продолжения работы над ним всех заинтересованных подразделений компании, развития новых бизнес-процессов.
Мария Кривашова, заместитель начальника Управления – начальник Отдела по подготовке расчётных документов по договорам транспортно-экспедиторского обслуживания:
По моему мнению, ЭХД – это большой шаг на пути перехода Общества от бумажного документооборота к электронному. Сегодня благодаря реализованным на первом этапе проекта инструментам мы уже можем более оперативно подбирать пакет подтверждающих документов как для внутреннего пользования, так и для предоставления внешним контрагентам и иным структурам. Есть много идей по развитию этого направления – хочется реализовать инструменты для новых документов, наладить быстрый обмен данными и обеспечить все подразделения Общества удобным доступом к необходимым документам. Так что предстоит хоть и не простая, но очень интересная и, на мой взгляд, полезная работа с электронным хранилищем документов.
«Транснефть» потратит более полумиллиарда рублей на тиражирование системы электронного архива
Содержание
*Тиражирование системы электронного архива
Система ЭХД разработана для «Транснефти» компанией «Логика бизнеса». Она предназначена для автоматизации процессов ввода, обработки, хранения, поиска и использования индексной информации первичных учетных документов и электронных копий первичных учетных документов.
В рамках настоящего договора исполнитель должен будет в 2016 – 2017 годах тиражировать КИС ЭХД в компаниях «Транснефть», «Транснефть – Приволга», «Транснефть – Верхняя Волга», «Транснефть – ТСД», «ЦУП ВСТО», «Транснефть – Север». Дополнительно в этих компаниях должна быть обеспечена интеграция внедряемой системы с КИС «Галактика».
Кроме того, договор подразумевает тиражирование КИС ЭХД в компании «Транснефтьэнерго». В организациях этого предприятия должна быть проведена интеграция с системой 1С.
Для всех предприятий, в которых будет происходить внедрение системы, должна быть обеспечена техническая поддержка КИС ЭХД.
По итогам тиражирования системы электронного хранения документов должны быть достигнуты следующие результаты:
КИС ЭХД является типовым решением и внедряется в готовом виде без модификации программного кода. Выявляемые в ходе тиражирования системы новые функциональные требования должны подлежать учету и обработке. Их реализация должна производиться в рамках отдельных контрактных обязательств.
В состав ПО системы должно входить общее и платформенное программное обеспечение. Все закупаемое ПО должно быть лицензионно чистым. В качестве общего ПО применяются многозадачные многопользовательские операционные системы AIX 7.1 и Windows 2008 R2 либо Windows Server 2012/Windows Server 2012 R2, а также системы управления базами данных (СУБД) IBM DB2 и Microsoft SQL Server 2012 SP1. В качестве платформенного ПО применяются IBM FileNet P8 и ABBYY FlexiCapture 11.
КИС ЭХД имеет возможность функционирования на следующих операционных системах: Windows Server 2008, Windows Server 2012/Windows Server 2012 R2, Solaris, HP-UX, IBM AIX, Linux. При этом, различные компоненты системы могут быть установлены в различных операционных системах.
Сроки выполнения работ варьируются в зависимости от предприятия и составляют от 9 до 10 месяцев с даты подписания договора. При этом услуги технической поддержки должны оказываться в течение 12 месяцев с момента подписания приказа о переводе системы в промышленную эксплуатацию.
Заявки на участие в закупке принимаются до 7 ноября 2016 года. Подведение итогов намечено на 28 ноября 2016 года.
Ранее тиражированием системы электронного хранения документов в организациях «Транснефти» занимались компании «АйТи» и «Логика Бизнеса». Первая выполняла работы в 2014 – 2015 гг. за 352 млн рублей, вторая в 2015 – 2016 гг. за 274 млн рублей.
«Логика бизнеса» дополнительно обеспечивает техническую поддержку КИС ЭХД (с 1 октября 2016 по 30 сентября 2018 года) в ряде организаций «Транснефти». Договор стоимостью 686,5 млн рублей был заключен в октября 2016 года.
Первые результаты проекта внедрения решения для электронного хранения первичных финансовых документов
В апреле 2014 года ОАО «АК «Транснефть» сообщила о первых результатах внедрения решения для потокового ввода и электронного хранения первичных финансовых документов. Решение «Логика ЭХД. Финансовые документы» разработано компанией «Логика бизнеса» (ГК АйТи) на платформах ABBYY и IBM FileNet.
Следуя ИТ-стратегии, ОАО «АК «Транснефть» выполнила пилотный проект по созданию корпоративного электронного архива, в ходе которого была оптимизирована работа с первичными финансовыми документами. Основной целью внедрения нового ИТ-решения была автоматизация процессов обработки первичных учетных документов путем создания электронного хранилища скан-образов документов и реализация работы с электронными копиями.
Внедренная система включает в себя станции сканирования, распознавания и верификации документов на основе решений ABBYY и системы электронного архива документов, построенной на платформе IBM FileNet. Система была развернута в ОАО «Северо-западные магистральные нефтепроводы» и в обслуживающем его филиале ООО «Транснефть Финанс» в Казани. На данный момент в системе работает более 1000 пользователей.
Результаты
Внедрение нового решения изменило основные бизнес-процессы компании по работе с финансовой документацией: от получения первичных учетных документов от контрагентов, их оформления и ввода информации в учетную систему до подшивки первичных учетных документов в дела и передачи оформленных дел на постоянное хранение в архив.
В результате проекта был создан электронный архив скан-образов первичной финансовой документации, связанный с учетной системой. В новой системе упростился поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов. Реализовано гибкое разделение доступа к документам сотрудников, принимающих участие в жизненном цикле обработки документа на различных его этапах.
Одной из важных составляющих проекта стала интеграция электронного архива с учетной системой компании (на базе системы «Галактика»), которая позволила автоматически заполнять часть атрибутов в учетной системе на основе распознанных скан-образов документов. Появилась возможность просмотра скан-образов документов непосредственно в интерфейсе учетной системы, возможность массовой обработки скан-образов документов (печать/выгрузка) из учетной системы.
Перспективы
В ближайшее время планируется тиражирование пилотного решения в другие дочерние общества ОАО «АК «Транснефть», что позволит компании создать единое информационное пространство для ввода, регистрации и хранения финансовых документов, минимизировать трудозатраты сотрудников бухгалтерии при подготовке отчетов по запросу регулирующих органов, улучшить доступ к информации.
Отзывы
«В нашем распоряжении появилась надежная технология для ввода, обработки и хранения документов, — отметил Айрат Садреев, начальник отдела информационных технологий ОАО «СЗМН». — Теперь мы можем сканировать и отправлять на обработку первичные документы непосредственно на удаленных площадках, что позволит сократить затраты на физическую доставку документов».
«Эффективная технологическая поддержка изменения процессов обработки и управления первичными финансовыми документами — одна из важнейших составляющих успешной реализации подобных проектов, — поведал Георгий Подбуцкий, коммерческий директор «Логики бизнеса». — Разработанное нами совместно с компаниями ABBYY и IBM решение позволяет организовать потоковый ввод и обеспечить хранение и управление большими объемами документов».
«Сегодня все больше компаний, ориентированных на повышение эффективности бизнеса, задумываются об автоматизации процесса ввода документов и данных. Это позволяет быстро получить ощутимый экономический эффект от внедрения и окупить инвестиции уже в течение 6-9 месяцев после реализации проекта», — подчеркнул Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия.
«Специалистам компании «Логика бизнеса» удалось построить уникальную технологию, которая позволяет использовать лучшие практики в решении задач организации электронных хранилищ финансовых документов, учитывая при этом индивидуальные особенности заказчика, — добавил Дмитрий Лактионов, руководитель направления по продажам ECM-решений, IBM в России и СНГ. — Это приводит к существенному снижению сроков внедрения и проектных рисков, а также положительным образом сказывается на качестве финального решения».
Документооборот в Транснефть: Прощай, бумага!
«Транснефть» начинает комплексное внедрение корпоративной информационной системы электронного хранения документов (КИС ЭХД). Пока система рассчитана на работу с первичными финансовыми документами, но в перспективе она будет распространена на всю рабочую документацию и станет еще одним шагом к полному переходу компании на электронный документооборот.
ИДЕЮ ДАЛИ ФИНАНСИСТЫ
Идея создания электронного архива родилась в недрах ООО «Транснефть Финанс» еще в 2012 году. Слишком много хлопот доставляла финансистам работа с бумажными документами. На то, чтобы их найти и сформировать подборки для различных контролирующих органов, уходило от суток до недели.
– Мы взяли идеи коллег за основу, но предложили немного другой вариант, более продвинутый с нашей точки зрения, – рассказывает начальник отдела автоматизации производственной деятельности Департамента информационных технологий ОАО «АК «Транснефть» Сергей Прокин. – Наше предложение состояло в том, чтобы не просто сделать электронное хранилище первичных бухгалтерских документов, а интегрировать его с учетной системой.
Пилотный проект создания корпоративного электронного архива решили реализовать на базе ОАО «Северо-Западные магистральные нефтепроводы» (СЗМН) и в обслуживающем его филиале ООО «Транснефть Финанс» в Казани. После предварительного обследования в Аппарате управления СЗМН и в районных нефтепроводных управлениях (РНУ) стало понятно: для четкого функционирования КИС ЭХД необходимы некоторые организационные изменения. Появилось отдельное подразделение – отдел операционного обеспечения (ООО), на который возложили всю работу по сканированию, верификации и архивированию документов.
– Подписанный бухгалтерский документ передается в ООО и после определенных действий (присвоения штрихкода, сканирования, верификации) попадает в КИС ЭХД, – поясняет Прокин. – Бумажный оригинал остается в архиве, который ведет ООО, а вся дальнейшая работа идет с электронным образом документа. Бухгалтеры практически не видят бумажных документов, кроме тех, которые по регламенту требуют подписи специалистов «Транснефть Финанс».
К ХОРОШЕМУ ПРИВЫКАЕШЬ
Ломать устоявшуюся схему работы всегда непросто – какой бы она ни была, человек к ней привыкает и к новому относится неоднозначно. КИС ЭХД в этом смысле исключением не стала.
– На первом этапе люди настороженно относились к новшеству, но по мере того, как система стала продвигаться, отношение менялось в лучшую сторону, – говорит Сергей Прокин.
Внедрение КИС ЭХД происходило с ноября 2012 года по апрель 2013-го, а в мае прошлого года началась ее опытная эксплуатация. Ее разбили на две очереди: первая – Аппарат управления СЗМН, Казанское и Удмуртское РНУ, вторая – Альметьевское, Ромашкинское и Пермское РНУ. По словам Прокина, в рамках опытной эксплуатации сотрудники привыкали к работе системы, формулировали некие дополнительные требования к ней, которые изначально не были предусмотрены в проекте, разработчики устраняли отдельные ошибки. Оправдал себя и предложенный департаментом вариант интеграции КИС ЭХД с существующей на предприятии учетной системой «Галактика».
– Это позволило автоматически заполнять часть атрибутов в учетной системе на основе распознанных скан-образов документов, – поясняет руководитель проектов подрядчика по разработке и внедрению КИС ЭХД. –Появилась возможность просмотра сканобразов документов непосредственно в интерфейсе учетной системы, возможность массовой обработки скан-образов документов (печать/выгрузка) из учетной системы.
Электронный архив первичной финансовой документации, связанный с учетной системой, значительно упростил поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов.
ЕСТЬ УСПЕХ
В промышленную эксплуатацию система была сдана 25 ноября 2013 года, но еще с августа практически все первичные документы уже проходили через КИС ЭХД. Внедрение нового решения изменило основные бизнес-процессы предприятия в работе с финансовой документацией: от получения первичных учетных документов от контрагентов, их оформления и ввода информации в учетную систему до подшивки первичных учетных документов в дела и передачи оформленных дел на постоянное хранение в архив. Сократилось и время поиска нужных документов.
– В нашем распоряжении появилась надежная технология ввода, обработки и хранения документов, – констатирует начальник отдела информационных технологий СЗМН Айрат Садреев. – Теперь мы можем сканировать и отправлять на обработку первичные документы непосредственно на удаленных площадках, что позволит сократить затраты на физическую доставку документов.
Внедрение системы в Казани можно считать удачным. Сотрудники не только оценили ее преимущества, но и определили опытным путем векторы ее дальнейшего развития.
– Мы сейчас получаем запросы от СЗМН об оптимизации их бумажных потоков финансовых документов, – рассказывает Сергей Прокин. – Поработав с системой, сотрудники выходят с предложениями, как оптимизировать хождение бумаг у себя на местах, в РНУ, освободить, таким образом, людей и уменьшить транспортные расходы. Сегодня эта работа уже ведется, и в итоге процесс будет серьезно оптимизирован.
ВЫХОД В ТИРАЖ
Результат, полученный в СЗМН, не оставил сомнений в том, что систему необходимо тиражировать на всю компанию. В ближайшее время планируется это сделать, что позволит «Транснефти» создать единое информационное пространство для ввода, регистрации и хранения финансовых документов, минимизировать трудозатраты сотрудников при подготовке отчетов по запросу регулирующих органов, улучшить доступ к информации.
Первыми последователями СЗМН в деле внедрения КИС ЭХД станут ООО «Востокнефтепровод», ООО «Дальнефтепровод», ОАО «Черномортранснефть» и ОАО «Уралсибнефтепровод». Реализовать проект в этих дочерних обществах компании планируют до конца года. По особой схеме система будет внедряться в самой крупной «дочке» – ОАО «Сибнефтепровод». В этом году там будет проведено полное обследование, а вводиться в эксплуатацию система будет уже в следующем.
Также на следующий год запланировано внедрение КИС ЭХД еще в пяти дочерних обществах. По словам представителей Департамента информационных технологий ОАО «АК «Транснефть», все основные предприятия компании будут охвачены системой уже в 2016 году. Затем начнется ее поэтапное внедрение в небольших «дочках».
– КИС ЭХД – продукт универсальный, он может интегрироваться в любые учетные системы, это и «Галактика», и 1С, и внедряющаяся сейчас в компании SAP. Все это будет дополнительно прорабатываться, – говорит Сергей Прокин. – Перспективы у системы есть, а процесс ее совершенствования будет постоянным. В целом новые решения будут типовыми, едиными для всех «дочек». Иными словами, если у какого-то предприятия возникнет пожелание провести изменение в системе, то сначала будет обсуждаться его необходимость, и если она будет доказана, то изменения коснутся всех дочерних обществ. То есть нескольких версий системы не будет.
В рамках IT-стратегии компании принято решение о создании корпоративного архива в широком смысле.
– КИС ЭХД – архив финансовой документации – это первый шажок к реализации такого глобального подхода, – отмечает Прокин. – Сейчас по примеру финансовых документов идет процесс внедрения системы электронного архива технической документации: это вся проектная, исполнительная и эксплуатационная документация. Все эти архивы будут объединены единым интерфейсом, и любой документ можно будет найти, в каком бы хранилище он ни находился. Это в конечном итоге позволит создать глобальный архив, где нет необходимости хранить бумагу, где всегда по запросу можно найти нужный документ, посмотреть его, использовать в работе.
Как мы роботизировали документооборот крупнейшего европейского ритейлера
В последнее время все чаще слышно про RPA или Robotic Process Automation. С одной стороны, говорят о его эффективности для банковского сектора и крупных корпораций, с другой — про применимость и в среднем, и даже в малом бизнесе. На днях на Хабре вышла обзорная статья про интеллектуальную обработку документов с помощью RPA – и мы подумали, что хабравчанам также будет интересен рассказ про наш опыт реализации такого проекта в деталях.
Он был выполнен для одного из крупнейших ритейлеров в РФ и Европе. Его магазины можно найти везде: в одной только Москве и области их десятки, а по всей России больше сотни. Это фантастическое количество товаров, поставщиков, поставок — и связанного с ними документооборота, которого с каждым месяцем становится больше и больше.
Большая часть документов проходит по ЭДО. Но в нем работают не все поставщики, и бремя сверки бумажной документации перед оплатой ложится на плечи бухгалтеров. Совсем не редки случаи, когда цены в заказах и документах на оплату разнятся, причин расхождения может быть много. При этом объем документооборота растет, и этот процесс превращается в ужасную механическую кабалу для целого штата бухгалтеров-сверщиков.
Идеальный сценарий для RPA! А для нас — отличная возможность показать, как он грамотно и продуктивно реализуется.
С чем предстояло работать
Итак, нам предстояло создать робота, который будет трудиться в одном из звеньев стандартной рабочей схемы любого ритейла. Схема очень простая и расхожая: ритейлер формирует заказ на поставку товаров в свои магазины, после его доставки поставщиком производится приемка и после обработки документов — оплата.
Описанные выше проблемы возникали на этапе обработки документов. На стороне заказчика каждый день на эту задачу тратилось 72 часа. Это 9 полноценных бухгалтерских рабочих дней! Роботизации этого проекта от нас и ждали.
Подробное описание процесса сверки, с которым мы должны были работать:
Итак, что нужно сделать бухгалтеру, чтобы сверить доки? По готовым к сверке заказам в учетной системе формируется еxcel-отчет — реестр заказов с их номерами, номерами приемки, магазином, наличием расхождений по количеству и стоимости и т.д. Чтобы сэкономить время, при работе с бумажными первичными документами бухгалтер выгружает их сканы из ЭХД (поиск в Directum по штрихкоду из отчета). Сканы нужны для того, чтобы сверить цены в заказе с ценами из документа поставщика.
Далее по каждой поставке из отчета бухгалтер проверяет сумму расхождения в учетной системе. Большие расхождения отмечаются в отчете красным цветом, если расхождений нет или они незначительные, то поставка сразу отправляется бухгалтером на оплату. По бумажным документам бухгалтер сверяет цены попозиционно, если они отличаются — в систему вносятся цены из документа.
По итогам проверки бухгалтер формирует в учетной системе акты расхождений, куда попадают все отмеченные красным строки. Эти акты затем отправляются специалистам по товарному предложению на согласование: бухгалтер не в курсе согласованных с поставщиком цен, поэтому должен получить подтверждение их корректности. Если расхождения согласованы, то они отправляются на оплату. Если нет, то с поставщиком выясняются причины отклонений.
После согласования бухгалтер выполняет процесс сопоставления счетов-фактур в системе. Этот процесс может занимать достаточно много времени, эта функция работает нестабильно.
Как видите, большая часть этого процесса — механическая рутина. Идеальная цель для автоматизации! Однако классический путь доработки ERP-системы с интеграцией ее с СХД был заказчику закрыт: бэклог команд, занимающихся сопровождением и развитием этих систем, был расписан на месяцы вперед, а доработка системы сложна и дорога. В общем, классический кейс «а давайте лучше робота»: с ним не нужно будет дорабатывать информационные системы.
В качестве платформы роботизации был выбран UiPath: абсолютный лидер на рынке РФ и один из лидеров глобального рынка RPA, кроме того, уже обкатанный в головном офисе нашего партнера в Европе.
Чего мы хотели от робота?
У этой роботизации было несколько основных и вспомогательных целей. Основные цели были достаточно стандартные: процесс нужно было автоматизировать не менее чем на 90% (звучит впечатляюще, но для мира RPA это норма), сократив затраты на него по сравнению с ручным трудом. Второстепенные цели были любопытнее:
выявить аномальные расхождения, которые человек может пропустить;
снизить риск ошибки специалистов по товарному предложению;
предотвратить расширение штата бухгалтеров при увеличении объемов поставок;
ускорить проведение оплат поставщикам.
На основе всего этого мы поставили перед собой такие задачи:
разработать роботов, которые будут выполнять работу бухгалтеров;
разработать сервис их взаимодействия с бухгалтерами и СТП; не допускающий использования вил и факелов
реализовать процесс извлечения данных из сканов бумажных документов;
интегрировать роботов с системой распознавания бумажных документов.
Ну и как же без дополнительных требований от заказчика:
runtime-лицензии роботов должны использоваться максимально эффективно. Лишние действия, задержки — все это должно быть сведено к минимуму;
решение должно быть надежным и отказоустойчивым. При падениях, по словам заказчика, «роботы сами должны себя поднимать»!
отсутствие у роботов дублирования функций;
приоритизация срочных задач (например, отчетов);
минимизация поддержки решения после ввода в эксплуатацию;
автоматический онлайн-расчет окупаемости (дэшборд в Confluence);
и еще, чтоб участников процесса письмами/уведомлениями не спамило.
Подход к проблеме и проект
С самого начала заказчику было ясно, что автоматизировать процесс на 100% невозможно, да и не нужно: не все бумажные документы нормально распознаются, не во всех бумагах будут артикулы для сопоставления с заказами ритейлера, поставщики наверняка будут допускать ошибки… Поэтому человека мы из процесса не исключали: он в любом случае должен был остаться в роли супервайзера, а также для решения нестандартных задач.
Итак, сформулировав процесс AS-IS, мы декомпозировали его на подпроцессы для роботизации. Получилось вот так:
На этом этапе было важно распределить задачи между подпроцессами и понять, что будет являться минимальной неделимой единицей обработки информации в роботизированной системе. Для нас ею стала приёмка заказа, по которой требовалось определить расхождение в стоимости. Каждую приёмку нужно было обрабатывать в контексте своего заказа, т.е. если в одном заказе несколько приёмок, они должны обрабатываться последовательно.
Однотипные задачи мы сразу стали собирать в совместную обработку, помня о требовании об эффективном расходовании runtime-лицензии. На практике это значило, что если нужно выгрузить из ЭХД 10 доков, то открывать его мы будем 1 раз, выгружать нужное и 1 раз закрывать, а не открывать и закрывать для каждого документа.
Архитектуру системы полностью определило решение формировать списки задач для каждого роботизируемого процесса в СУБД (MS SQL). Тем более что, как мы выяснили, отчёт из учетной системы (на базе СУБД ORACLE) можно выгружать запросом. Поэтому мы решили сделать Link к БД учетной системы и настроить Job в БД для регулярной выгрузки новых приемок, готовых к сопоставлению. Этот Job будет также анализировать полученные данные и переводить приемки на нужный этап обработки: «Требует согласования с СТП», «Требует выгрузки в систему распознавания», «Передать в оплату» и т.д.
Роботу оставалась только грязная работа по выполнению механических операций в соответствии с установленным статусом.
Что еще нужно было определить перед тем, как приступить к работе?
Архитектура распознания документов
Наш робоподопечный должен был уметь распознавать документы — такое «зрение» ему мы сделали на известной платформе ABBYY FlexiCapture. У нее есть, во-первых, готовые шаблоны распознавания для первичных документов (мы лишь немного докрутили их под примеры заказчика). Во-вторых, она предоставляет удобный интерфейс для верификации результатов распознавания, а это экономит время тому, кто верифицирует.
В этом процессе было несколько критически важных точек: качественное извлечение табличной части документа; проверка артикулов в БД (да, номенклатура также выгружалась из БД ERP-системы); сверка суммы документов; проверка совпадения штрихкода на документе и в ERP.
В общем виде процесс распознавания получился следующий:
1. Робот получает сразу все задачи по выгрузке бумажных документов из ЭХД. При этом в базе данных для каждого процесса подготовлена соответствующая вьюха, возвращающая список приемок и необходимые атрибуты для конкретного процесса.
2. Робот открывает ЭХД и начинает выгрузку сканированных образов бумажных документов в горячую папку ABBYY FlexiCapture. Для каждого документа формируется файл описания, чтобы система ABBYY понимала, о какой приемке идет речь, и могла корректно выполнять запросы к справочникам ERP.
3. Файл изображения попадает в систему распознавания, типизируется, из него извлекаются табличная часть, штрихкод и общая сумма документа. При этом совпадение штрихкода, наличие артикулов в БД, соответствие суммы всех цен на товары в таблице итоговой сумме документа гарантирует, что документ был распознан верно и ошибок тут быть не может. Значит, можно пропустить пользовательский этап верификации!
3.5. Если же ошибки присутствуют, то бухгалтеру ответственного за этот документ отдела приходит через e-mail напоминание о необходимости верифицировать документ. В приложении верификации видно документы с ошибками.
4. ABBYY FlexiCapture экспортирует проверенные данные в БД и устанавливает статус для соответствующих приемок «Готово к дальнейшей обработке».
Формирование интерфейса
Для взаимодействия с пользователями изначально планировали использовать Jira, но затем мы приняли решение упростить интерфейс. Мы разработали собственный сервис по взаимодействию с пользователями. Если требуется согласовать расхождение, робот присылает сотруднику по товарному предложению ссылку в письме. При переходе по ней формируется web-страница, при этом проверяется, не был ли этот заказ уже согласован, а также имеет ли данный человек все необходимые права. На этой странице сотрудник выполняет согласование и вводит комментарий. После этого приемка в БД получает соответствующий статус для дальнейшей обработки роботом.
Что важно отслеживать в такой ситуации? Согласованные приемки, сотрудника, который их согласовал, а также его возможный комментарий. Но главное — обязательно нужно выполнить дополнительную проверку согласования бухгалтером (в компании уже был случай, когда СТП по ошибке согласовал очень крупное расхождение в цене).
Формирование отчетности
Важной частью работы стали отчеты. Все значимые действия роботов и сервиса взаимодействия с пользователями сохраняются в таблицу истории действий БД. Вместе с остальными хранящимися там данными это позволяет получить не только информацию для отчетов, но и выявить инциденты с ошибками.
Всего отчетов было реализовано четыре:
отчет по задачам бухгалтеров (требуются ли действия от бухгалтера?);
отчет главного бухгалтера (по задачам всех бухгалтеров);
общий отчет по выявленным расхождениям;
детальный отчет по расхождениям (с суммами по приёмкам и по поставщикам).
Каждый из них формируется на основе вьюхи из БД, в которой есть все необходимые данные. Роботу остается только сделать запрос, красиво и удобно его оформить — и предоставить пользователю на блюдечке с голубой каемочкой.
Пользователи должны были иметь возможность в любой момент получить необходимый им отчет, для чего было решено задействовать сервис взаимодействия с пользователями. Схема получилась такая: бухгалтеры на странице сервиса открывают форму заказа отчета с его параметрами (вроде периода, за который нужно сформировать отчет), заказ получает и исполняет робот.
Формирование графиков в Confluence
Помимо отчетов, робот также должен был строить real-time графики окупаемости самого себя. Для этого был разработан набор представлений в БД, в которых рассчитываются ключевые метрики робота. Методология расчета метрик включает в себя все затраты на роботизацию процесса, в том числе стоимость лицензий, серверов, стоимость наших услуг, а также зарплату бухгалтеров, ведь полностью мы их не исключили из процесса. Для отображения графика на странице в Confluence используется плагин Database Query.
С какими трудностями мы столкнулись
Проблемы при заказе отчетов — как сделать так, чтобы робот выполнял приоритетные задачи раньше других?
После реализации персонализированных отчетов мы столкнулись с проблемой приоритизации задач.
Каждое утро бухгалтеры начинали с того, что заказывали у робота отчеты о проделанной работе. Именно утро — пиковый период работы: приемок очень много, все роботы заняты, отчеты встают в длинные очереди, пользователи ждут их очень долго, т.к. задание на формирование отчета добавлялось в общую очередь задач робота.
Для решения проблемы мы выделили срочные задачи в отдельную очередь и настроили робота на проверку наличия заданий в ней. Если такие возникают, обычные процессы останавливаются, и стартует срочный. Также было решено сделать робота-диспетчера (мы назвали его Доминатор), который запускался после каждого процесса и выбирал, какой процесс запустить следующим.
Таким образом, при наличии в очереди задач на формирование отчета, робот практически сразу брался за их выполнение.
Как заставить робота «самого себя поднимать»
С самого начала заказчик предупредил нас, что системы, с которыми предстояло работать роботу, нестабильны. Соответственно, ему предстояло качественно обрабатывать их ошибки.
Например, если учетная система падает во время исполнения роботом задачи, он должен через фиксированное время делать еще одну попытку. Если система остается недоступна несколько часов, робот должен писать заявку в поддержку этой системы в Jira.
В качестве основы всех процессов мы использовали Enhanced REFramework. Нас устраивали его расширенное логирование и централизованная обработка исключений.
Робот копил информацию о произошедших ошибках и выполнял соответствующие действия в зависимости от типа ошибки. В алгоритмы обработки ошибок были заложены попытки решить проблему локально, например, перезапустить текущую страницу в браузере. Если это не удавалось, то ошибка передавалась на централизованную обработку. Если ошибка повторялась 3 раза, то робот переходил к следующей приемке, а для этой устанавливался статус «Завершено с ошибкой» с отправкой уведомления администратору.
Переиспользование частоиспользуемых процессов (инвоуков)
Ввиду большого количества разрабатываемых процессов встает вопрос о переиспользовании повторяющихся разработок. Например, во все наши процессы входит взаимодействие с базой данных, во многие — получение и отправка писем, открытие и закрытие учетных систем. Все разработанные последовательности действий, которые могут быть переиспользованы, мы собрали в отдельные библиотеки и объединили в nuget-пакеты по области их применения. Пакеты хранятся в оркестраторе и GIT, соответственно, все разработчики имеют доступ к актуальной версии.
Кастомные активности
Не обошлось без разработки собственных активностей. Например, мы не нашли в публичном доступе активностей для группировки, условного форматирования, задания размера колонок и строк в Excel. Также не было функционала, чтобы отметить письмо как непрочитанное, и других возможностей при работе с почтой Exchange. Мы разработали как свои собственные активности с нуля, так и расширили возможности уже существующих в UiPath активностей. Далее мы упаковали их в библиотеки UiPath с некоторыми общими пространствами имен, например:
работа с БД (получение данных по приемкам, по отчетам, сохранение статусов и т.д.);
работа с почтой (получение запросов от бухгалтеров, отправка уведомлений);
работа с Excel (форматирование, группировка, сортировка и т.д.);
работа с учетными системами (авторизация, проверка ошибок).
Все это используется в разных роботизируемых процессах разными роботами и хранится в Оркестраторе, оставаясь доступным для всех разработчиков.
Курьезный случай — исчезновение штрихкодов
Одним прекрасным днем, когда мы уже практически праздновали победу, бухгалтеры подняли тревогу: из системы начали пропадать штрихкоды по документам, сверенным роботом. Проблема эта была критическая, из-за нее возник риск некорректной оплаты поставщикам: не тем, не те суммы, не по тем документам. В общем, робота остановили.
Этот случай очень показателен: многие думают, будто роботы могут сами принимать решения, совершать что-то незапрограммированное или даже сливать кому-нибудь на сторону конфиденциальную или коммерческую информацию. Конечно же, роботам это не интересно, и наши не исключение. Они работают по четким алгоритмам (скриптам), и любое отклонение просто невозможно, если только это не разработчик ошибся.
Мы как могли защищали наших роботов. Мы замедлили их работу, добавили сохранение скриншотов на ключевых этапах. Мы даже сниффили с помощью WireShark запросы, уходящие со страницы системы, в которой работал робот. Последнее доказало, что он выполнял свою работу корректно, это повысило уровень доверия заказчика и обеспечило их наикрутейшим алиби. Однако проблема так и осталась, а в логах учетной системы по-прежнему отражалась учетка робота как пользователя, который стирал штрихкоды.
Пришлось-таки подключить команду сопровождения этой учетной системы. Мы совместно настроили расширенную трассировку процесса и уже на первом же тестовом прогоне обнаружили место сбоя. Виновником был java-скрипт на стороне учетной системы. Коллеги выпустили патч — и проблема исчезла.
То есть нам не просто удалось отстоять своих ни в чем не повинных роботов, но даже помочь заказчику закрыть с их помощью критичный баг в учетной системе.
Результаты
Как мы говорили в самом начале, от нас требовалась оптимизация рабочего процесса на 90%. Как вычислить этот показатель? Для этого нужно сравнить время, которое будет потрачено на нужный процесс с роботом и без него. Мы определили, сколько занимали все составляющие роботизированной работы — выгрузка актов, работа в ABBYY, составление отчетов и даже написание писем; задали резерв на обслуживание робота.
И выяснили, что с задачами, на которые штат бухгалтеров ежедневно тратил время девяти полностью занятых профессионалов, робот справляется примерно за половину одного рабочего дня (0,47 рабочего дня, если быть точным). Точный показатель — 94% оптимизации. Это была победа!
На этом графике можно увидеть перекос, возникший у заказчика при переходе на электронный документооборот – роботизация требовалась в масштабах тысяч и десятков тысяч документов
Наш заказчик доволен, выбранный подход подтверждает свою эффективность. Дорабатывать учетные системы было бы дольше и дороже, а по результатам роботизации наш партнер принял решение по использованию RPA в других рутинных процессах.
В частности, прямо сейчас мы роботизируем для него два других процесса, в том числе обработку актов сверки поставщиков.
Спасибо всем дочитавшим до этого момента. Если у вас возникли вопросы, мы будем рады на них ответить!