что делают с проектами
Как управлять проектом? Самый простой пошаговый план для новичков
Сегодня я расскажу о самом простом плане работы с проектом от его начала до его завершения. Этот план отлично подойдет для новичков. Если вы еще не освоили Agile, не знаете всех инструментов и лучших практик, но проект сделать нужно, то эта статья для вас.
Совсем немного введения
При разработке нового продукта важно выяснить каким конкретным требованиям он должен соответствовать, необходимо продумать основные функции и интерфейс, а также некоторые важные детали реализации.
Как правило, до начала процесса разработки подготавливается описание основных, самых важных компонентов и достаточно поверхностно, некоторые детали могут быть описаны подробнее, при необходимости. Детализация требований происходит параллельно с процессом программирования и фиксируется, обычно, в ТЗ, а также в виде задач для команды. Такой подход позволяет на этапе инициации проекта достаточно быстро подготовить информацию по проекту, которую можно использовать в оценке проекта, а также дает большую гибкость в реализации проекта, так как требования имеют свойство меняться в процессе (закладываем на это время в оценке).
Итак, ниже я опишу материалы, которые необходимо подготовить для проекта, а также основные этапы работы над проектам от инициализации до запуска и что вам нужно делать на каждом из них.
Для полноценного проектирования и детализации требований продукта необходимо подготовить следующее:
Техническое задание, где мы описываем в текстовом виде и с помощью диаграмм все требования и детали проекта.
Прототипы дизайна, где в общем виду показать какая информация будет размещаться на основных экранах
Смета проекта, где указаны все виды работ на проекте и их оценка в человеко-часах или в днях, а также стоимость проекта
Из второстепенных материалов:
Роадмап проекта, где указываем календарный план работ и майлстоуны
Устав, который часто разрабатывается вместе с контрактом на этапе инициации и где указываем правила работы над проектом (полезная вещь, особенно в неопытных командах)
Ниже я буду описывать процесс работы над проектом, где опишу немного подробнее разработку материалов:
Этап Инициации
На этом этапе идея продукта формируется в виде более подробных требований. Необходимо описать в техническом задании следующее:
Общая информация о проекте
Целевая аудитория проекта и ее проблемы (потребности), которые будет решать продукт
Ожидаемые выгоды от проекта (для ЦА)
Основные функции, которые пользователи смогут выполнять в системе. Составляется в общем виде с базовым описанием. Нужно разбить проект на компоненты, в состав которых может входить несколько функций.
Основные экраны и информация на них (в текстовом виде), которая составляется на основе требований к функциям из пункта выше.
На основе этого Технического Задания делаем Прототипы дизайна, где отображаем информацию, которая описана в последнем пункте. Стоит учесть, что в процессе могут возникнуть изменения и дополнения в ТЗ и это нормально.
После того, как готовы базовое ТЗ и прототипы, формируем Смету проекта, где указываем все виды работ, их оценку в часах, а также бюджет проекта. Иногда там же можно указать майлстоуны. Что касается оценки, то существует масса вариантов, но лично я предпочитаю оценку через бета-распределение (упрощенную версию)
Также можно составить Роадмап проекта на этом этапе, где указать календарный план работ и майлстоуны:
Этап Разработки
На этом этапе подготовленное ранее Техническое задание разбивается на части (функциональные компоненты, например), затем каждая часть описывается более детально, затем разбивается на конкретные задачи для команды и идет в разработку. Таким образом, пока идет проектирование и описание второй части, первая часть уже разрабатывается.
Для каждого компонента системы указывается следующее:
Список use cases (можно постепенно дополнять use case диаграмму или сразу сделать ее в полном объеме) с описанием каждого use case
Описание экранов (также можно постепенно составлять схему экранов или карту сайта)
База данных для компонента (может постепенно дополняться или разрабатываться сразу полностью)
Стоит отметить, что есть разные подходы к разработке Дизайна. В некоторых проектах дизайн полностью подготавливается до разработки, но я часто сталкиваюсь с тем, что дизайн делается частями в момент разработки. Таким образом, сперва подготавливаются основные экраны и компоненты, затем начинается разработка и по мере описания частей решения (о чем я писал выше) составляется дизайн для соответствующих компонентов, который также частями передается в разработку
Этап Запуска
Этап разработки завершается полноценным приемочным тестированием системы. Когда основные баги исправлены, проект запускается на сервере или (если это не серверное решение) отправляется в стор, после чего могут понадобится дополнительные настройки, которые лучше заранее расписать в ТЗ в виде требований к окружению (серверу).
Кроме того, в материалах, описанных выше, могут быть и другие составляющие или, напротив, отсутствовать некоторые из описанных, что вполне нормально и индивидуально для каждого проекта.
Это, конечно, очень упрощенное описание работы над проектом, но достаточное для понимания того, какие материалы и как нужно готовить. Самое важное при работе над проектом пользоваться не только правилами, а также и здравым смыслом.
Чему может научить проектное мышление
Почему важно мыслить проектами
Проекты окружают нас повсюду. Например, вы хотите детскую площадку во дворе дома. В голове появляется образ будущего — безопасная площадка с качелями, на которой играют счастливые дети. Здесь возникает проект, а вокруг него — люди. Чтобы появилась площадка, нужно познакомиться с соседями, договориться с управляющей компанией, выбрать подрядчика, собрать деньги и проконтролировать установку. Управляя проектом, вы находитесь в середине системы и влияете на ее части. Именно от вас зависит конечный результат — будет детская площадка во дворе дома или нет.
Проектное мышление — умение четко видеть проблему в процессах и находить оптимальные решения, учитывая ресурсы и время. Навык становится необходимым для людей всех возрастов и профессий. Инженеров учат этому в университете: студенты ищут и устраняют неисправности в установках. Государственные структуры и бизнес активно переходят на проектное управление, чтобы не повторять ошибки, а предугадывать и решать проблемы.
Проектное мышление похоже на творческое, но отличается способностью видеть образ будущего и находить к нему путь. Управляя проектом, вы раскладываете проблему на части, ищите между ними связи и противоречия, подбираете подходящие инструменты для решения этой проблемы. Учитесь основам проектирования и технологии, развиваете критическое мышление, саморефлексию и другие гибкие навыки.
Что такое проект
Проект — это проблема, решенная по расписанию. Мы целенаправленно выбираем решение, ограниченное по времени и ресурсам, чтобы получить уникальный единовременный результат. Спланировать путешествие, найти работу, построить гараж — все проекты.
Проект начинается с проблемы или мечты. Проблема — это несоответствие наших ожиданий и реальности. Мы хотим удобные дороги, но по всему городу они разбиты, поэтому считаем дорогу проблемой. Мечта отличается от проблемы более позитивным и ярким эмоциональным образом. Например, мечта стать космонавтом может превратиться в проект с конкретным результатом.
Как развивать проектное мышление
Чтобы развить проектное мышление, нужно управлять проектами разной сложности. Переходить от простых проблем к более сложным — с этапами, делегированием и меняющимися условиями.
В проектном мышлении четыре этапа:
Вместе с тренером Ассоциации тренеров Российского союза молодежи (АТ РСМ) Анной Аполосовой мы подобрали инструменты для управления собой, людьми и проектами. Они помогут развить проектное мышление и решить проблемы в повседневной жизни.
Управляем собой
Представьте рутину в виде проектов. Проект — это задача, которую нельзя решить за один подход. Любой проект можно разбить на задачи, а их тоже рассмотреть как проекты. Представьте свои текущие дела в виде проектов с целью и сроками. Например, разложите ремонт в квартире на несколько задач. Подберите материалы, купите их или закажите доставку. Найдите подрядчика или сделайте все сами. Подумайте, как оптимизировать проект и решить задачи оптимальным путем.
Автор книги «Сделайте это завтра» Марк Форстер разделяет проекты на два типа: продолжительные и организационные. Чтобы сделать продолжительный проект, нужно выполнять похожие действия длительное время. Например, учить испанский язык или играть на гитаре. Форстер предлагает превратить их в ежедневную привычку и выделить время в расписании.
Организационные проекты состоят из серии разных действий, которые приведут к определенной цели. Например, рекламная кампания или запуск сайта. Такие проекты лучше разбить на задачи и добавить в список дел на завтра.
Делайте постепенно. Форстер уверен, что худший вариант поведения — метаться между слишком большим количеством задач и предлагает делать дела по очереди. В ресторане вы физически не сможете съесть больше одного основного блюда. С задачами нужно поступать так же. Установите правило: работать только над одной задачей.
Чтобы оценить умение выполнять задачи по очереди, возьмите лист бумаги и составьте список дел, которые вы когда-нибудь хотели бы сделать. Запишите такие дела, до которых руки никак не доходят.
Выберите одну небольшую задачу из списка и примите два решения:
Обучение как проект. Продуманный план помогает учиться и расти. Представьте свое образование в виде большого проекта с небольшими этапами. Для такого проекта в Бюро Артема Горбунова придумали метафору иллюзии альпиниста.
Представьте высокий пик и альпиниста, который мечтает его покорить. Он уверен, что это самая высокая вершина. За несколько метров до пика альпинист чувствует, что уже все узнал и смысла идти дальше нет, поэтому поворачивает назад. Такой альпинист не узнает, что эта вершина — совсем не великая. Это подножие более высокой горы, а за ней другие. План обучения помогает видеть несколько высоких вершин и превращать свое образование в проект.
Пусть вершинами будут ключевые этапы обучения. Для каждого придумайте цель и поставьте сроки. Спланируйте покорение каждой вершины как проект: подберите источники и найдите людей, которые помогут развить нужные навыки. Например, вы хотите стать арт-директором. Этапами может быть профессиональный рост: новичок → дизайнер → старший дизайнер → арт-директор. Для этого вам потребуются книги, курсы, наставники и коллеги на каждом этапе. Такой путь может быть долгим, но он того стоит.
Управляем людьми
Основной инструмент управления людьми — делегирование. Вы передаете часть задач, дел и полномочий другим людям, чтобы достичь конкретного результата. Так вы учитесь объяснять задание другому человеку, контролировать и принимать результат.
Базовое делегирование. Вы можете делегировать простые бытовые задачи, чтобы сэкономить время для более важных дел:
Делегировать простые бытовые задачи выгодно, если ваше время стоит дороже. Например, вы заказали пять книг в интернет-магазине. Вы можете забрать их из пункта самовывоза и потратить на это два часа, либо оплатить курьерскую доставку за 400 руб. Допустим, час вашей работы стоит 600 руб., тогда два потраченных часа обойдутся в 1,2 тыс. руб. В такой ситуации выгоднее заказать курьера, а свободное время потратить на фриланс, самообразование или отдых.
Профессиональное делегирование. Личные и профессиональные задачи можно делегировать удаленному помощнику:
Вы платите удаленному помощнику за время, которое он потратит на задачу. Например, отправляете тезисы своего выступления и просите подготовить презентацию за три часа. Помощника можно найти через соцсети, знакомых или специальные сервисы — «Профи.ру» или YouDo.
Если вы пишете статьи, можно нанять корректора, который вычитает текст и исправит ошибки. Если ведете соцсети — контент-менеджера, который подготовит черновики постов. Для управления сложными проектами и людьми проектные менеджеры используют систему Agile и канбан-доски. Мы подробно рассказывали о них в статье о навыке бережливого производства.
Чтобы эффективно делегировать:
Управляем проектами
Dragon Dreaming (мечта дракона). Dragon Dreaming развивает новую культуру управления проектами, сосредоточенную на личностном росте, развитии сообществ и экологии. Метод разработали в Австралии работники экологического фонда Джон Крофт и Вивьен Эланта.
Проектное управление в Dragon Dreaming не замыкается на планировании и действии. Проект начинается с совместного мечтания, а заканчивается совместным празднованием. Это основная ценность подхода, — участники собираются, мечтают, благодарят друг друга, отмечают собственный рост и рост коллег.
Управление проектов в Dragon Dreaming представляют в виде колеса из четырех частей:
Части постоянно сменяют друг друга. Если представить этот цикл в виде прожитых суток, получится, что ночью во сне мы мечтаем, утром планируем, днем делаем, а вечером празднуем и благодарим себя. Первый и последний этапы лучше провести в необычных местах, добавляя ко встрече ритуалы команды. Это укрепит доверие и раскроет команду изнутри.
Социальный проект. В социальном проекте люди объединяются вместе, чтобы решить общественную проблему, которая их беспокоит. Например, плохая экология, заброшенный парк, недоступная среда для маломобильных людей, бездомные животные. Даже небольшой социальный проект поможет развить навыки управления проектами, людьми и собой.
В проекте РСМ «Пространство развития» разработали набор карточек для социального проектирования, которые помогают поэтапно управлять проектом.
В основе набора — карта социального проекта, состоящая из девяти этапов:
Социальный проект начинается с мечтания. Мечта поможет обрисовать образ будущего, найти социальную проблему, придумать идею и воплотить ее в жизнь. Например, в вашем городе есть большой заброшенный парк, в котором вы хотите отдыхать и проводить свободное время. Скорее всего, другие горожане тоже хотят там гулять. Вам нужно найти их и вместе придумать решение проблемы. Чтобы восстановить парк, можно убрать мусор, организовать в парке бесплатные фестивали и проводить экскурсии, найти партнеров, которые восстановят скамейки и фонари. Через такой проект вы прокачаете набор гибких, научитесь управлять проектами, принесете пользу обществу и себе.
Чек-лист проектного цикла
Вместе с коллегами тренер Анна Аполосова подготовила чек-лист проектного цикла. Он поможет придумать, спланировать и сделать проект.
Чтобы научиться управлять проектами
Проект: определение, назначение, виды
Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Продолжим анализировать понятия, которые имеют свои особенности в зависимости от сферы применения.
Сегодня поговорим о том, что такое проект, для чего он нужен, и как трактуется этот термин в разных сферах деятельности человека.
Проект – это …
Смысл понятия раскрывается, если перевести это слово с латинского языка (projectus). В дословном переводе «проект» – это «выступающий вперед», т.е. то, что предваряет основное действие.
Допустим, вы хотите открыть свой бизнес. Что вы будете делать, прежде чем ринуться в пучину предпринимательства? Конечно, придумаете, чем будете заниматься, откуда будете брать деньги на «раскрутку» и составите план действий на первое время.
То есть разработаете проект (для справки: проект в бизнесе называется бизнес-планом).
Вывод: проект – это комплекс процессов (создание планов, проведение мероприятий и т.д.), направленный на создание нового продукта (материального объекта, услуги и т.д.).
Деятельность, направленная на создание нового продукта, называется проектной деятельностью.
Примеры проектов:
Процесс разработки проектов в зависимости от сферы применения имеет свои индивидуальные особенности.
Если проект создается для реализации уникальной цели, но не в единичном экземпляре, то такой проект называется типовым. Такие проекты актуальны в строительстве, организации производства.
Основные признаки проекта:
Общая схема разработки проекта (согласно фазам жизненного цикла проекта):
Например, при строительстве загородного дома (основная цель) задается ряд промежуточных целей, которые должны быть выполнены поэтапно: рытье котлована под фундамент, заливка фундамента, возведение стен, возведение крыши, подведение инженерных коммуникаций, внутренняя отделка, внешняя отделка;
Методы проектирования
Выбор метода проектирования зависит от цели проекта.
Принято классифицировать несколько методов. Рассмотрим их немного подробней.
проектирование → реализация → анализ → корректировка
Классификация проектов
Разделение проектов на виды и типы зависит от классифицирующих признаков. Рассмотрим классификацию в сводной таблице:
Проект как комплект проектно-конструкторской документации
Это наиболее часто встречающийся вариант проектов. В данном случае подразумевается такая схема:
разработка проекта → пакет проектно-конструкторской документации (результат разработки проекта) → реализация поставленной задачи → создание материального объекта (результат реализации проекта)
По такой схеме разрабатываются проекты:
В этой статье мы рассмотрели основные определения и классификацию проектов, выяснили, что проект может разрабатываться не только в строительной сфере, но и практически во всех областях деятельности человека.
Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru
Эта статья относится к рубрикам:
Комментарии и отзывы (2)
Самое сложное в проекте — это его воплощение в жизнь, а то ведь были проекты поворота русел рек и чёрт знает чего. К счастью, не все проекты находят пути для реализации.
Под проектом должно подразумеваться что-то масштабное, важное и полезное. А то сейчас так называют любую идею, даже если она вообще не несет никакой пользы или смысла.
Работа с проектом: этапы, особенности и артефакты
Начинаем серию статей для быстрого погружения в проджект-менеджмент. Весь курс в видеоформате можно бесплатно пройти на GeekBrains. А здесь первый урок в текстовом виде — для тех, кому удобнее читать.
Этапы проекта
Любой проект состоит из четырёх этапов: инициализации, планирования, реализации и завершения. Рассмотрим каждый подробнее.
Инициализация. Заказчик приходит к проджект-менеджеру с запросом. Менеджер анализирует бизнес-идею (определяет содержание и длительность проекта), разрабатывает проектное задание и выполняет стратегическое планирование.
Планирование. Проджект-менеджер определяет, из каких специалистов будет состоять команда, каковы объёмы проекта, его этапы и контрольные точки для сверки с заказчиком. Также выявляет возможные риски и рассчитывает ресурсы.
Реализация. Проджект помогает команде создать конечный продукт или его часть — для этого отслеживает и контролирует каждый из этапов, решает проблемы, информирует заказчика о ходе проекта и управляет изменениями.
Завершение. Проджект-менеджер сдаёт продукт заказчику, оценивает уровень удовлетворённости клиента и приобретённый опыт. Фиксирует успехи, неудачи и их причины, чтобы стать эффективнее и избежать негативного опыта в будущем.
Проектные артефакты
Артефакты проекта — это физические носители информации, которые подтверждают договорённости и позволяют всем членам команды следить за ходом проекта. Например, договор, коммерческое предложение, техническое задание, сопроводительные документы, исполняемые файлы, исходные тексты, веб-страницы, файлы с данными и справочной информацией. При этом универсального набора артефактов не существует — на каждом проекте он свой.
Рассмотрим, как распределяются артефакты на каждом из этапов проекта. При этом от проекта к проекту набор будет немного разным.
Инициализация: техническое задание, коммерческое предложение, договор и приложение к нему, дополнительное соглашение.
Планирование: план проекта, дорожная карта, точки сверки и ресурсный план.
Реализация: акт сдачи-приёмки работ, замечания и доработки.
Завершение: инструкция по работе, обучение, акт сдачи-приёмки работ.
Так могут выглядеть основные артефакты по IT-проекту:
Сбор артефактов
Проджект-менеджер собирает артефакты проекта во время согласования требований с заказчиком и уточнения деталей — лучше показаться дотошным и избежать недоразумений, чем поскромничать и недопонять клиента.
Проджект обсуждает требования с командой, чтобы быть уверенным, что каждый понял свою задачу и выполнит работу корректно. Это ещё один этап, на котором формируются артефакты проекта.
Проджект-менеджер согласовывает результаты с конечными пользователями — это подтверждает, что команда делает именно то, что нужно заказчику.
Результаты каждой встречи фиксируются — это позволяет избегать многих неприятных ситуаций. Например, если заказчик попросит разработать новую фичу, которая не была прописана в изначальном техническом задании, — будет возможность обсудить условия дополнительной оплаты и новые сроки. Клиент не сможет сказать, что он говорил о ней ранее и вы обещали реализовать её в рамках стандартной оплаты. Также это не позволит заказчику выставить одни требования, а затем сказать: «Я видел это совсем иначе». У вас всё зафиксировано!
После встречи проджект рассылает её итоги всем участникам проекта, а клиента просит подтвердить, что он тоже ознакомился с ними. Если он не отвечает, то менеджер не стесняется напомнить о письме.
Виды артефактов
Артефакты делятся на формальные и неформальные.
Формальные — обязательные, прописанные в договоре, на которых стоят реквизиты заказчика и исполнителя. Также к формальным артефактам относится документация и элементы, которые указаны в официальных документах. Если в договоре написано, что исполнитель обязан предоставить результаты исследования, то они будут формальным артефактом.
Неформальные артефакты — вся остальная информация: итоги переписок, сообщения в мессенджерах, записи с флипчарта, на котором команда фиксирует ход проекта, стикеры с канбан-доски и даже матрица RACI.
Виды заказчиков
Заказчиков принято разделять по двум принципам. Первый — по традиционному объёму документации, который необходимо вести по проекту. Второй — с точки зрения того, как происходит процесс взаимодействия до запуска проекта. В этой классификации выделяют четыре вида заказчиков:
Есть и другая категоризация заказчиков — по ней они могут быть внутренними и внешними. Внутренний заказчик — это смежный отдел. Если GeekBrains закажет IT-решение у отдела разработки, входящего в Mail.ru Group, то станет для него внутренним заказчиком — всё будет происходить в рамках одной компании. Если GeekBrains поставит задачу разработать IT-решение стороннему подрядчику, то выступит для него внешним заказчиком.
Зона ответственности заказчика
Работая в любом проекте, нужно понимать, к кому и с каким вопросом обращаться: что может решить заказчик, что руководитель, а когда стоит получить больше информации от команды. Чтобы не растеряться в самый неподходящий момент, на старте нужно распределить зоны ответственности. Один из классических инструментов для этого — матрица RACI.
Матрица RACI — это таблица, в которой проджект-менеджер по горизонтали вписывает зоны ответственности, а по вертикали — исполнителей и другие действующие лица на проекте (заказчиков, членов команды, подрядчиков). Этот инструмент помогает распределить ответственность ещё на этапах инициализации и планирования проекта.
В матрице выделяется четыре зоны ответственности: R — responsible (исполняет), A — accountable (несёт ответственность) C — consult before doing (консультирует до исполнения), I — inform after doing (оповещает после исполнения). Рассмотрим это на примере.
По горизонтали прописаны зоны ответственности, а по вертикали — действующие лица. Анна разрабатывает устав, а Бен несёт ответственность за выполнение этой задачи. Если у кого-то из членов команды появится вопрос про устав, он сразу поймёт, к кому обратиться.
Чтобы составить матрицу RACI, нужно выполнить следующие шаги:
При этом важно соблюдать основные принципы:
Удержать все эти вещи в голове непросто, но благодаря практике можно стать эффективным проджект-менеджером. Попробуйте начать свой путь в профессии с бесплатного курса GeekBrains. Желаем удачи!
Начинаем серию статей для быстрого погружения в проджект-менеджмент. Весь курс в видеоформате можно бесплатно пройти на GeekBrains. А здесь первый урок в текстовом виде — для тех, кому удобнее читать.
Этапы проекта
Любой проект состоит из четырёх этапов: инициализации, планирования, реализации и завершения. Рассмотрим каждый подробнее.
Инициализация. Заказчик приходит к проджект-менеджеру с запросом. Менеджер анализирует бизнес-идею (определяет содержание и длительность проекта), разрабатывает проектное задание и выполняет стратегическое планирование.
Планирование. Проджект-менеджер определяет, из каких специалистов будет состоять команда, каковы объёмы проекта, его этапы и контрольные точки для сверки с заказчиком. Также выявляет возможные риски и рассчитывает ресурсы.
Реализация. Проджект помогает команде создать конечный продукт или его часть — для этого отслеживает и контролирует каждый из этапов, решает проблемы, информирует заказчика о ходе проекта и управляет изменениями.
Завершение. Проджект-менеджер сдаёт продукт заказчику, оценивает уровень удовлетворённости клиента и приобретённый опыт. Фиксирует успехи, неудачи и их причины, чтобы стать эффективнее и избежать негативного опыта в будущем.
Проектные артефакты
Артефакты проекта — это физические носители информации, которые подтверждают договорённости и позволяют всем членам команды следить за ходом проекта. Например, договор, коммерческое предложение, техническое задание, сопроводительные документы, исполняемые файлы, исходные тексты, веб-страницы, файлы с данными и справочной информацией. При этом универсального набора артефактов не существует — на каждом проекте он свой.
Рассмотрим, как распределяются артефакты на каждом из этапов проекта. При этом от проекта к проекту набор будет немного разным.
Инициализация: техническое задание, коммерческое предложение, договор и приложение к нему, дополнительное соглашение.
Планирование: план проекта, дорожная карта, точки сверки и ресурсный план.
Реализация: акт сдачи-приёмки работ, замечания и доработки.
Завершение: инструкция по работе, обучение, акт сдачи-приёмки работ.
Так могут выглядеть основные артефакты по IT-проекту:
Сбор артефактов
Проджект-менеджер собирает артефакты проекта во время согласования требований с заказчиком и уточнения деталей — лучше показаться дотошным и избежать недоразумений, чем поскромничать и недопонять клиента.
Проджект обсуждает требования с командой, чтобы быть уверенным, что каждый понял свою задачу и выполнит работу корректно. Это ещё один этап, на котором формируются артефакты проекта.
Проджект-менеджер согласовывает результаты с конечными пользователями — это подтверждает, что команда делает именно то, что нужно заказчику.
Результаты каждой встречи фиксируются — это позволяет избегать многих неприятных ситуаций. Например, если заказчик попросит разработать новую фичу, которая не была прописана в изначальном техническом задании, — будет возможность обсудить условия дополнительной оплаты и новые сроки. Клиент не сможет сказать, что он говорил о ней ранее и вы обещали реализовать её в рамках стандартной оплаты. Также это не позволит заказчику выставить одни требования, а затем сказать: «Я видел это совсем иначе». У вас всё зафиксировано!
После встречи проджект рассылает её итоги всем участникам проекта, а клиента просит подтвердить, что он тоже ознакомился с ними. Если он не отвечает, то менеджер не стесняется напомнить о письме.
Виды артефактов
Артефакты делятся на формальные и неформальные.
Формальные — обязательные, прописанные в договоре, на которых стоят реквизиты заказчика и исполнителя. Также к формальным артефактам относится документация и элементы, которые указаны в официальных документах. Если в договоре написано, что исполнитель обязан предоставить результаты исследования, то они будут формальным артефактом.
Неформальные артефакты — вся остальная информация: итоги переписок, сообщения в мессенджерах, записи с флипчарта, на котором команда фиксирует ход проекта, стикеры с канбан-доски и даже матрица RACI.
Виды заказчиков
Заказчиков принято разделять по двум принципам. Первый — по традиционному объёму документации, который необходимо вести по проекту. Второй — с точки зрения того, как происходит процесс взаимодействия до запуска проекта. В этой классификации выделяют четыре вида заказчиков:
Есть и другая категоризация заказчиков — по ней они могут быть внутренними и внешними. Внутренний заказчик — это смежный отдел. Если GeekBrains закажет IT-решение у отдела разработки, входящего в Mail.ru Group, то станет для него внутренним заказчиком — всё будет происходить в рамках одной компании. Если GeekBrains поставит задачу разработать IT-решение стороннему подрядчику, то выступит для него внешним заказчиком.
Зона ответственности заказчика
Работая в любом проекте, нужно понимать, к кому и с каким вопросом обращаться: что может решить заказчик, что руководитель, а когда стоит получить больше информации от команды. Чтобы не растеряться в самый неподходящий момент, на старте нужно распределить зоны ответственности. Один из классических инструментов для этого — матрица RACI.
Матрица RACI — это таблица, в которой проджект-менеджер по горизонтали вписывает зоны ответственности, а по вертикали — исполнителей и другие действующие лица на проекте (заказчиков, членов команды, подрядчиков). Этот инструмент помогает распределить ответственность ещё на этапах инициализации и планирования проекта.
В матрице выделяется четыре зоны ответственности: R — responsible (исполняет), A — accountable (несёт ответственность) C — consult before doing (консультирует до исполнения), I — inform after doing (оповещает после исполнения). Рассмотрим это на примере.
По горизонтали прописаны зоны ответственности, а по вертикали — действующие лица. Анна разрабатывает устав, а Бен несёт ответственность за выполнение этой задачи. Если у кого-то из членов команды появится вопрос про устав, он сразу поймёт, к кому обратиться.
Чтобы составить матрицу RACI, нужно выполнить следующие шаги:
При этом важно соблюдать основные принципы:
Удержать все эти вещи в голове непросто, но благодаря практике можно стать эффективным проджект-менеджером. Попробуйте начать свой путь в профессии с бесплатного курса GeekBrains. Желаем удачи!