что делать если трудовая книжка утеряна завели новую а старая нашлась

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?

Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?

Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также др. информацию, в т. ч. о наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.

Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с 01.09.2021 регламентирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».

Образец заполнения дубликата трудовой книжки с 1 сентября 2021 г. смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (см. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа).

Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.

А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.

Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.

А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд.

Пошаговую инструкцию по восстановлению стажа смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю

Согласно п. 27 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н) при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).

Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.

Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина, оформляя дубликат. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы.

Сначала он вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе). В этой записи он не указывает, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем отражает по отдельности периоды работы, указывая даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи работодатель вносит на основании надлежаще оформленных документов, которые вы представили. В графе 4 приводятся наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения трудовых книжек).

Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?

ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.

Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).

Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.

Итоги

Советуем вам также ознакомиться со статьей «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Источник

Как быть с дубликатом трудовой книжки, если нашелся ее оригинал

Спустя некоторое время работник принес оригинал трудовой книжки и попросил перенести записи из трудовой книжки в дубликат трудовой книжки. Что делать нанимателю в такой ситуации? Обязан ли он вносить запись или может отказать и продолжать вести дубликат? Или должен взять у работника оригинал трудовой книжки и вести ее? Что в таком случае делать с дубликатом?

Трудовая книжка

Таким образом, наниматель обязан завести на впервые поступающего на работу работника трудовую книжку или заполнить трудовую книжку работника, который ранее уже работал и имеет трудовую книжку.

Дубликат трудовой книжки

На практике возможна ситуация, когда трудоустраивается работник, у которого нет трудовой книжки (первое рабочее место или она утеряна). На такого работника, работающего свыше пяти дней, наниматель должен завести трудовую книжку образца 2014 года или ее дубликат.

Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника в случаях :

— утраты трудовой книжки (вкладыша к ней);

— повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней);

— восстановления работника на прежней работе, на прежнем рабочем месте, изменения формулировки причины увольнения;

— отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него;

— изменения половой принадлежности.

Указанный перечень является закрытым. Следовательно, в иных случаях наниматель не должен выдавать работнику дубликат трудовой книжки.

В случае утери кандидатом, принимаемым на работу, ранее заведенной трудовой книжки наниматель обязан завести и оформить ему дубликат трудовой книжки.

Если есть и трудовая книжка, и ее дубликат

На практике возможна ситуация, когда наниматель завел на работника дубликат трудовой книжки, а работник нашел утерянный ранее оригинал трудовой книжки и принес нанимателю для внесения туда сведений о работе. Таким образом, у нанимателя на руках уже два документа. По нашему мнению, для разрешения данной ситуации нанимателю следует принять прежнюю трудовую книжку работника и внести в нее запись о приеме на работу. При этом дубликат (новая трудовая книжка, выписанная при приеме на работу) работнику не выдается, а заполненный бланк трудовой книжки признается испорченным, о чем составляется акт.

Отметим, что на практике часто встречаются случаи, когда предъявленная трудовая книжка (найденная) не принимается и никакие записи в нее не вносятся, а при увольнении работника ему выдается дубликат. Представляется, что данная позиция нанимателя не является верной, поскольку у работника не должно быть более одной трудовой книжки.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник

Порядок действий при утере трудовой книжки

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Источник

Как восстановить трудовую книжку работника

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна:

Альтернативой является переход на ЭТК в установленном порядке.

Последствия утраты трудовой книжки

Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто.

Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале. Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК). С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.

Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже

Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда. Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Почему требуется восстанавливать ТК

Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что случается с этим документом? Его может:

Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае. В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.

Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают ТК на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность. Вот алгоритм, что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна:

Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить данное заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей в установленные сроки.

15 сентября 2021 года

Подпись /В.К. Антропов/

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему восстановят информацию и выдадут дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, то в новый документ вносится действующая фамилия, и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в книжке, которая была утеряна или испорчена, были данные о стаже работы в других организациях, то восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.

Если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, то его разрешается использовать как подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Другая ситуация, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена в результате чрезвычайной ситуации. В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.

Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных. Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.

Источник

Как завести новую трудовую книжку если старая утеряна работодателем или работником

Трудовой Кодекс РФ обязывает организации при приёме на работу требовать от кандидата документ, подтверждающий его стаж. То есть, важность трудовой книжки очевидна. Как бы это ни было, бывают случаи, при которых наниматель теряет книжку сотрудника. Как быть в таком случае? Какие предпринимать действия? А как быть, если человек сам потерял свой документ? Любой наёмный рабочий может столкнуться с такой проблемой — потеря документа, который отражает стаж. Книжка может пострадать из-за самого владельца: обгореть, испачкаться, порваться.

Получение дубликата: с чего начинать

Потеря такого важного документа влечёт за собой серьёзные последствия. Ведь каким-то образом документ нужно восставить и заполнить корректной информацией. Что делать, если трудовую книжку потерял?

Если организация не может предоставить книжку в связи с её утерей, она не спешит предпринимать какие-либо действия. Чтобы вернуть документ, наёмный рабочий сам должен заниматься вопросами оформления.

Первым делом, сотруднику следует написать заявление, в котором говорится о сути проблемы. Руководствоваться нужно законом – пунктом 31 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ (№ 225 от 16.04.2003).

А также стоит руководствоваться нормативно-правовыми актами:

Если трудовое законодательство регламентирует общие права и обязанности сторон служебного контракта в случае утери трудовой книжки, то ведомственные инструкции детально раскрывают этот вопрос применительно к правилам, сложившимся в данной конкретной организации или компании.

Первые шаги в оформлении дубликата

Процесс восстановления книжки при утере может причинить серьёзные неудобства.

Ведь в неё отражаются самые важные данные за длительный период:

И эти данные нужно получить снова. Виновный работодатель не станет заниматься восполнением потерянных данных. Поэтому вся тяжесть этого бремени кладётся на плечи самого пострадавшего. Сложность состоит не только в том, чтобы запросить организации разных форм собственности, адреса и контакты которых уже утеряны. Хуже всего тогда, когда среди них есть компании, которые уже прекратили свою деятельность.

Но не стоит думать, что виновный работодатель останется без дела. Он всё равно должен помогать сотруднику в заведении документов. Об этом говорит пункт 7 Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда РФ (от 10.10.2003 №69).

Помимо того, что работодатель должен помочь, он несёт ответственность за утерю такого важного документа. Она выражена в виде строгих санкций, штрафов.

Чтобы найти информацию о предыдущем стаже работы, необходимо обратиться к следующим организациям:

Обычно этим занимается сам сотрудник. Но если произошла массовая утеря трудовых книжек, всеми вопросами изготовления копии занимается сам работодатель, согласно пункту 34 Правил. В таком случае собирается комиссия, которая занимается этим проблемным вопросом.

Как быть при утере книжки и одновременной ликвидации предприятия

Подтвердить стаж в ликвидированной организации, или в нескольких, очень сложно. Потребуется обратиться в Госархив или Пенсионный фонд. Ещё можно решить вопрос через суд. Но для суда нужны доказательства.

Нужно будет отправить запрос в государственный архив на сведения о ранее действующих организациях. Если там отказали и не дали нужные данные, следует подавать судебный иск, в котором обратиться к суду с ходатайством об истребовании необходимых документов на том основании, что самостоятельно это сделать невозможно.

Ответственность работодателя в связи с потерей книжки

В случае утери книжки, работодатель несёт материальную ответственность.

При первичной утере, согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ, предусмотрены следующие штрафы:

Если документ теряется не первый раз, материальная ответственность ужесточается:

Такие же штрафы предусмотрены и в том случае, если работодатель сделал много ошибок, восстанавливая трудовую книжку.

Как работодатели пытаются избежать наказания за потерю трудовой книжки

Работодатели пытаются различными путями избежать ответственности за потерю книжки, чтобы не платить штрафы и не судиться.

Они предпочитают придумывать отговорки:

Компания может обосновать невозможность отправки трудовой книжки путаницей. Но это объяснение не может быть уважительной причиной. Работник, допустивший халатность, должен быть обнаружен и привлечён к ответу. А сама компания обязана выслать документ по запросу или выдать на руки. Сам работник вправе даже в этой разрешившейся ситуации обжаловать действия компании, запросы в иске компенсацию причинённого ими морального вреда (связанного с переживаниями по поводу случившегося, невозможностью устроиться на работу, получать пенсию и так далее).

Восстановление документа после увольнения

Процедура восстановления книжки после увольнения проводится стандартно. В законодательстве нет никаких заметок по поводу срока обращения в соответствующие организации. Значит, нет никаких ограничений.

Это преимущество для граждан, ведь потеря может вскрыться, спустя длительное время. Не стоит забывать, что даже бывший наниматель обязан помогать своему сотруднику в восстановлении утраченных сведений.

Как правильно заполнить заявление

Для получения новой трудовой книжки, нужно сначала разобраться со старой. Заявление составляется от имени рабочего на имя нанимателя или компании. В нём должна отражаться информация о том, по какой причине был утрачен документ и просьба о выдаче дубликата.

Обстоятельства дела следует описать максимально чётко и последовательно, чтобы не возникало двусмысленного толкования.

Текст следует написать грамотно, без каких-либо исправлений и зачёркиваний. Необходимо указать дату составления и поставить подпись. При этом неважно — заявление составлено от руки или напечатано на компьютере.

Адресовать следует самому руководителю, а не начальнику кадровой службы. Это снижает риск его потери или отписки.

Если его подают в отдел делопроизводства лично, то следует проследить, чтобы на втором экземпляре сотрудник проставил отметку о принятии, включающую дату, фамилию принявшего, его должность и печать (штамп).

При отправке почтой такой запрос следует отправлять только заказным письмом с уведомлением о получении.

Как быть, если сам виноват в потере книжки

При переезде, в форс-мажорной ситуации, с документами может произойти что угодно. Если работник сам потерял книжку, ему нужно как можно скорее заняться её восстановлением.

Тогда нужно обратиться на последнее место работы, составить заявление о повторном получении документа. Ко всем бывшим работодателям тоже нужно обратиться для подтверждения трудового стажа.

А если предыдущая компания ликвидирована, потребуется обратиться в Государственный архив.

Ещё можно посетить Пенсионный фонд. Тогда работник получит всю необходимую информацию бесплатно и в установленные сроки.

Какие записи должны отражаться в дубликате

В копии должны отражаться все те же сведения, что и в оригинале. Вносятся данные о непрерывном стаже работы сотрудника во всех организациях, а также — в той компании, в которой он числится сейчас.

А также вносятся данные о награждениях, причинах увольнения с предыдущих мест работы. При этом стаж отражается суммарно. Без указания должности.

Важно иметь подтверждение всех данных, только после этого информацию можно вносить в новый документ.

Трудоустройство сотрудника без трудовой книжки

Наниматели могут принимать сотрудника без трудовой книжки, если он скажет, что потерял её. И это может быть на руку недобросовестным личностям. Так как они могли быть уволены по статье за прогулы, пьянство и иные нарушения дисциплинарного режима. Без этого документа невозможно отследить эти нарушения. И тут уже рискует компания.

Но в таком случае организация может отказать в трудоустройстве. При этом статья 64 Трудового кодекса не будет нарушена.

Так как есть соответствующие основания в отказе при приёме на работу:

Поэтому добросовестные сотрудники всегда заинтересованы в получении документа любыми законными путями.

Напрашивается вывод о том, что получить утерянную книжку совсем непросто. Но не стоит волноваться. Неважно, по чьей вине был утерян документ. В любом случае его реально восстановить. Ведь даже если наниматель потерял трудовую книжку, сотрудник способен сделать это самостоятельно.

Есть только разница в усилиях, которые придётся приложить, если утеря случилась по вине работника. Ему придётся бегать по местам работы, обращаться в архив или иные учреждения. А вот если утеря произошла по вине компании, сотрудник потратит меньше сил на дубликат.

В принципе, можно и не заниматься дубликатом. Если трудовой стаж небольшой, можно не тратить свои силы и завести новый документ. Ведь больше всего, пенсия зависит не от размера стажа, а от размера пенсионных отчислений. Тут нужно решать самому работнику.

Источник