к какому структурному подразделению относится секретарь
Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
В учебном пособии рассматривается организация работы двух основных блоков в деятельности любого секретаря, независимо от организационно-правовой и формы собственности предприятия, учреждения, в котором он работает. Первый блок – документационное обеспечение, охватывающее документирование управленческой деятельности на всех уровнях управления, во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, а также организация работы с документами. Второй блок представлен административными и организационными видами деятельности секретаря руководителя: • Организацией приема посетителей и граждан; • Подготовкой и проведением деловых бесед, встреч, переговоров, совещаний, официальных приемов, а также другими этикетными ситуациями и вопросами. Здесь же рассматриваются вопросы трудоустройства и адаптации секретаря на новом рабочем месте. Учебное пособие написано на основе требований законодательно-правовых и нормативно-методических актов, а также учебной программы. Пособие предназначено для обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение». Квалификация (степень) выпускника – бакалавр. Данное издание может быть использовано в работе, в первую очередь, секретарей руководителей, а также всех работников, имеющих отношение к работе с управленческими документами и обеспечению деятельности руководителя.
Оглавление
Приведённый ознакомительный фрагмент книги Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.
2. Секретарь в современной структуре управления
2.1. Категории секретарей и требования, предъявляемые к ним
Основные понятия: категории секретарей, функции, должностные обязанности, квалификационные характеристики, секретариат; деловые, профессиональные качества; личные качества секретарей.
Современное понятие «секретарь» имеет много градаций, часть из которых нашла свое отражение в нормативных документах, большая часть, к сожалению, основывается только на практической деятельности.
К 1-ой группе секретарей относятся те категории, которые представлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанном Институтом труда и утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (с дополнениями, внесенными постановлениями Минтруда России…) [1] [далее — Справочник]. Его цель заключается в том, чтобы обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четко регламентировать трудовую деятельность работников в условиях рыночных отношений.
Справочник является основным документом, регламентирующим современные должности.
Справочник построен по должностному признаку, так как должностными обязанностями определяются требования квалификации работника. Наименование должности также обусловлено должностными обязанностями.
Все наименования должностей, квалификационные характеристики, которые включены в Справочник, соответствуют Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенному в действие с 1 января 1996 г. [2].
В соответствии с принятой классификацией служащих они делятся на 3 категории:
• других служащих (технических исполнителей).
Именно так располагаются их квалификационные характеристики в справочнике.
Квалификационные характеристики являются нормативами организации труда. Они учитывают определенный, конкретный этап развития общества, требования к работникам, их знания и квалификации.
Квалификационные характеристики являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.
Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов — должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.
Квалификационные характеристики распространяются на работников предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности.
Квалификационная характеристика каждой должности в Справочнике имеет три раздела:
В разделе «Должностные обязанности» определены основные трудовые функции работника в соответствии с занимаемой им должностью с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, которые позволяют обеспечить оптимальную специализацию служащих.
В разделе «Должен знать» установлены основные требования, которые предъявляются в отношении специальных знаний работника, а также законодательных, нормативно-правовых актов, положений, инструкций и т. д.
В разделе «Требования квалификации» установлены уровень профессиональной подготовки работника, обеспечивающий выполнение предусмотренных должностных обязанностей, а также требования к стажу работы.
В справочнике в Разделе I «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях» 1 подраздел содержит должности руководителей, 2-ой — должности специалистов, 3-ий — должности других служащих (технических исполнителей). В Справочнике указаны следующие категории секретарей:
• Секретарь незрячего специалиста;
• Корпоративный секретарь акционерного общества.
Необходимо подчеркнуть, что все категории секретарей, за исключением корпоративного секретаря акционерного общества, относятся к техническим исполнителям наряду с дежурным по комнате отдыха, этажу гостиницы, залу; операторам диспетчерской движения и погрузочно-разгрузочных работ; комендантом и т. д., поэтому проанализируем отдельно именно четыре вышеназванные категории.
Ко всем категориям секретарей, за исключением секретаря руководителя, предъявляются почти одинаковые требования к их образованию.
Для наглядности автор составил таблицу, обратимся к ней:
Таким образом, все категории секретарей, за исключением секретаря руководителя, могут иметь начальное профессиональное образование или среднее (полное) общее и специальную подготовку по установленной программе.
Секретарь руководителя должен иметь среднее профессиональное или высшее профессиональное образование.
Требования к статусу также не очень высоки: только секретарь руководителя, имеющий среднее профессиональное образование, должен иметь стаж работы по специальности не менее 2 лет, а секретарь незрячего специалиста при начальном профессиональном образовании — не менее 3 лет.
Требования к знаниям секретарей включают перечень нормативно-правовых актов, положений, инструкций, а также специальных знаний.
Все четыре категории секретарей должны знать:
1. Положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
2. Правила орфографии и пунктуации;
3. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами;
5. Основы организации труда;
6. Основы законодательства о труде;
7. Правила внутреннего трудового распорядка;
8. Правила и нормы охраны труда;
9. Машинопись (в том числе брайлевскую — секретарь незрячего специалиста);
10. Правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов (за исключением секретаря руководителя);
11. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (кроме секретаря незрячего специалиста).
Дополнительно к этому различные категории секретарей должны знать:
12. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений (кроме секретаря незрячего специалиста);
13. Порядок расположения материала при печатании различных документов (секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка);
14. Стенографию (секретарь-стенографистка);
15. Рельефно-точечный шрифт Брайля, а также правила пользования персональными ЭВМ и другими электронными устройствами, используемыми незрячими специалистами (секретарь незрячего специалиста).
Секретарь руководителя к вышеназванному для всех категорий секретарей должен знать:
• Методы оформления и обработки документов;
• Основы этики и эстетики;
• Правила делового общения;
• Правила эксплуатации вычислительной техники;
• Основы административного права.
В соответствии с изменениями и дополнениями, внесенными в Справочник, в настоящее время имеется должность корпоративного секретаря акционерного общества. Он относится к категории руководящих работников, так как осуществляет деятельность, связанную с подготовкой и документированием основных видов деятельности акционерного общества. Учитывая большую ответственность в работе секретаря акционерного общества, к нему предъявляются соответствующие требования.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.
Кроме названных категорий секретарей, отнесенных к 1-ой группе, которая представлена в Квалификационном справочнике, 2-ая группа секретарей (значительно более многочисленная) не имеет соответственного нормативного оформления должности, т. к. основывается исключительно на практической деятельности.
Ко 2-ой группе секретарей относятся:
• Секретарь на телефоне;
Секретарь на телефоне выполняет технические функции, связанные с телефонным общением, он:
• Принимает заказы и сообщения;
• Дает необходимые справки о товарах и услугах, предоставляемых фирмой.
Технический секретарь также выполняет технические функции, т. к. работает с оргтехникой.
Секретарь приемной осуществляет бездокументную работу:
• Отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению;
• Осуществляет прием посетителей;
• Принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте.
Секретарь офиса осуществляет работу по документному и бездокументному обслуживанию руководства:
• Принимает и анализирует корреспонденцию;
• Готовит проекты документов и организует работу с ними;
• Выполняет поручения руководителя и его заместителей;
• Координирует работу офиса.
Как видно из перечисленных обязанностей, в его работе присутствует аналитическая функция.
Офис-менеджер наделен административными и хозяйственными функциями, он работает как с первым руководителем, так и со службами фирмы и сотрудниками, фактически является главным администратором, ему подчиняются секретари, водители и другой обслуживающий персонал.
Секретарь-референт — высококвалифицированный специалист, одна из основных его функций — реферирование, т. е. сбор, изучение, анализ информации, составление рефератов, отчетов, подготовка докладов. Требования, предъявляемые к секретарю-референту:
• Знание иностранного языка (одного и более);
• Ведение деловой переписки на иностранном языке;
• Аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с целью и задачами деятельности фирмы;
• Ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.
В связи с этим встречается должность секретарь-переводчик. При этом к нему сохраняются традиционные требования:
• Правильно составлять и оформлять документы;
• Рационально организовывать прием посетителей;
• Осуществлять телефонное обслуживание;
• Готовить и документировать совещания;
• Самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями руководителя.
Секретарь коллегии осуществляет организационные и технические функции, его обязанности закрепляют такие организационные документы, как Устав или Регламент, а также должностная инструкция.
В современной практике могут встречаться и другие названия секретарской должности:
• Помощник по общим вопросам.
Независимо от наименования секретарской должности, на сегодняшний день сформированы требования, которые предъявляются к секретарю руководителя, секретарю-референту при приеме на работу, исходя из специфики их деятельности, которая заключается в том, что работа секретаря отличается:
• Разнообразием поставленных и выполняемых задач и оперативностью их решения;
• Быстро меняющейся ситуацией;
• Многообразием общения (контактов);
• Необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ.
Все это требует знаний, навыков и определенных личных качеств, поэтому требования, предъявляемые к этой категории секретарей делятся на 2 группы:
К числу 1-х относятся:
• Профессиональные навыки, т. е. высокий профессионализм, обусловленный соответствующим образованием и опытом работы;
• Ответственность, т. е. наличие высокоразвитого чувства долга, добросовестное отношение к своим обязанностям, понимание важности возложенных на секретаря должностных обязанностей;
• Инициативность в пределах своей компетенции, т. е. предприимчивость, способность к самостоятельным активным действиям в соответствии с правами, прописанными в должностной инструкции, а также в соответствии с ней руководящая роль в организации работы подчиненных (напр., курьеров, водителей руководителя и т. д.), т. е. организаторские способности;
• Пунктуальность, т. е. точность, аккуратность;
• Умение хранить служебную тайну, т. к. секретарь владеет не предназначенной для распространения и обсуждения информацией;
• Умение предвидеть напряженную ситуацию и тщательно спланировать работу (действия) в этот момент.
К числу 2-х (личных) качеств относятся:
• Стрессоустойчивость, т. е. умение противостоять напряжению организма на неблагоприятные факторы, связанные в первую очередь с работой в приемной руководителя и ведением телефонных переговоров;
• Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;
• Коммуникабельность — умение легко вступать в общение, налаживать деловые контакты;
• Аккуратность, т. е. склонность к порядку, опрятности, тщательности исполнения;
• Любезность, вежливость, доброжелательность, т. е. обходительность, учтивость, предупредительность, умение проявить доброе отношение, готовность к содействию благополучия, например, посетителей;
• Умение объективно оценивать себя и окружающих;
• Соответствующий деловой внешний вид;
• Стремление к самосовершенствованию, т. е. стремление становиться лучше, выработка в себе все больших достоинств;
• Обучаемость, т. е. способность усваивать какие-либо знания и приобретать соответствующие навыки, связанные в первую очередь с профессиональной деятельностью секретаря руководителя.
1. Что такое квалификационные характеристики, их назначение, структура, содержание?
2. Назовите две группы секретарей и укажите их различия.
3. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 1 группы.
4. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 2 группы.
5. Что понимается под «должностными обязанностями» работника?
6. Что такое «требования к квалификации»? Перечислите их различия в каждой категории секретарей.
7. Назовите и охарактеризуйте деловые качества секретаря.
8. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
2.2. Функции и должностные обязанности секретаря в зависимости от категории секретарского обслуживания
Основные понятия: секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, технические функции, организационно-аналитические функции, самоактуализация секретаря.
Категория секретарского обслуживания определяет функции и должностные обязанности секретаря.
Для каждой из названных категорий характерны:
Общая часть. 1.1. Секретарь структурного подразделения (далее секретарь) является работником подразделения; основной задачей его деятельности является документационное
1.1. Секретарь структурного подразделения (далее секретарь) является работником подразделения; основной задачей его деятельности является документационное обслуживание подразделения.
1.2. Секретарь относится к категории специалистов ЗАО.
1.3. На должность секретаря принимается лицо, имеющее среднее образование и опыт работы по делопроизводству не менее одного года.
1.4. Секретарь принимается на должность и освобождается приказом Генерального директора по представлению руководителя структурного подразделения.
1.5. Секретарь в своей деятельности руководствуется распорядительными документами ЗАО, указаниями руководства подразделения, действующими государственными нормативно-методическими документами, регламентирующими делопроизводство, инструкцией
по делопроизводству в ЗАО и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Секретарь должен знать: структуру ЗАО, направления деятельности подразделения, фамилии и распределение обязанностей между сотрудниками подразделения, правила внутреннего трудового распорядка ЗАО, правила составления и оформления документов, правила техники безопасности при работе на организационной технике; инструкции по эксплуатации технических средств, нормы служебного этикета.
1.7. Секретарь должен уметь работать на компьютере в среде Windows, выполнять копировально-множительные работы, составлять служебные документы, принимать и передавать документы по факсимильной связи.
Должностная инструкция для технических исполнителей секретариата
Сведения о технических исполнителях секретариата
Структура секретариата состоит из руководителей, специалистов и технических исполнителей.
Технический исполнитель – это работник, обеспечивающий и обслуживающий деятельность руководителей и специалистов организации.
Численный состав и штат технических исполнителей может быть различным. Техническими исполнителями секретариата являются:
Секретарь – это помощник руководителя организации, осуществляющий работу организационно-исполнительного характера по обслуживанию руководства.
Основной обязанностью секретаря является подготовка необходимых документов для функционирования финансово-хозяйственной деятельности организации, прием посетителей и иное.
Обязанности секретаря-референта и секретаря схожи, но секретарь-референт обладает более широкими полномочиями.
Например, секретарь-референт может составлять различные деловые документы (договора, запросы, заявления, ответы на письма и т.д.).
Делопроизводитель — это работник ответственный за ведение документооборота организации, а именно: регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации, систематизация документов и сдача их в архив.
Для устройства на работу секретарем, секретарем-референтом или делопроизводителем не требуется наличие высшего образование и стажа работы по специальности.
Должностная инструкция для секретаря, делопроизводителя
Работа технических исполнителей секретариата регламентируется должностными инструкциями.
В представленном образце должностной инструкции устанавливаются перечень прав и обязанностей технических исполнителей секретариата.
Рассмотрим более подробно должностную инструкцию секретаря. Этот документ составляется и оформляется кадровыми специалистами в произвольной форме или в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.
Секретарь относится к категории технических исполнителей.
В должностной инструкции секретаря должны прописываться следующие сведения:
Должностная инструкция может быть оформлена как самостоятельный документ или как дополнительное приложение к трудовому договору.
Секретарь должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке.
Должностная инструкция секретаря руководителя
Из статьи вы узнаете:
Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту
Такое понятие как « профессиональный стандарт » или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.
Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.
На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.
Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:
Профстандарт « Секретаря руководителя » был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.
Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:
Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.
Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?
Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:
Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.
Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.
Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:
Вам также будет интересно:
В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?
По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.
Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.
Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.
По профстандарту секретарь руководителя должен:
О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту
К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:
Вам также будет интересно: