к каким расходам относятся командировочные расходы в целях налога на прибыль
Командировки и налог на прибыль. Что можно учесть?
Командировочные расходы включают в себя обширный список возможных трат, при учете которых у каждого бухгалтера могут возникнуть вопросы. Анжелика Максимова, старший бухгалтер по учету затрат Acsour, рассказала журналу «Расчет» об учете командировочных расходов при расчете налога на прибыль.
Расходы на командировки для налога на прибыль согласно пункту 12 статьи 264 Налогового кодекса относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Закон допускает включать в состав командировочных расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, траты на проживание, суточные или полевое довольствие, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома компании и имеющие экономическую обоснованность.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 2-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Порядок оплаты, а также размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются локальными актами организации или коллективным договором.
Отметим также, что, если сотрудник потерял оригиналы проездных документов, в том числе, например, посадочный талон, подтвердить расходы на проезд можно и иными документами, такими как: дубликат билета; его копия, оставшаяся у транспортной организации; справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физлицо, маршрут, стоимость билета и дату поездки.
Расходы на оплату суточных
При расчете налога на прибыль всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, можно включить в расходы без ограничений. Однако следует помнить, что существует нормирование суточных для расчета налога на доходы физических лиц (п. 1 ст. 217 НК РФ): не более 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ и не более 2500 рублей за каждый день командировки за пределами нашей страны.
Суточные сотрудникам выплачивают за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и возвращения).
Наиболее сложным моментом при учете является расчет суточных при направлении сотрудника за границу. Деньги при загранкомандировках можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Суточные за день выезда из России выплачиваются по нормам для загранкомандировок, а за день въезда в РФ – по нормам для России. В случае однодневной командировки за границу суточные нужно рассчитать в размере 50% от нормы для загранкомандировок.
Интересно, что в случае, если работник был направлен в загранкомандировку, однако в момент прохождения государственной границы его не выпустили, например, из-за ограничений, наложенных приставами, то ранее выплаченные суточные нельзя не только учесть в составе налоговых расходов, но и удержать с сотрудника.
Деньги, выплаченные работнику, не подлежат обратному взысканию, поскольку они не являются вознаграждением за труд, не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер.
Траты на проезд
В состав расходов на проезд входят следующие траты: стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.), стоимость услуг по оформлению проездных билетов, расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах, а также стоимость проезда до места (вокзала, пристани, аэропорта) отправления в командировку (или возвращения), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.
Также компания вправе прописать в положении о командировках, какой класс комфортабельности при направлении в командировку положен тем или иным сотрудникам. В таком случае организация будет вправе учесть в расходах в том числе и билеты по тарифу «бизнес-класс», об этом, например, сообщал ранее Минфин России в письме от 21 апреля 2006 года № 03-03-04/2/114.
Если сотрудник едет в командировку железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности, в стоимость билета могут быть включены дополнительные сервисные услуги, по мнению Минфина России, стоимость таких услуг также может быть учтена организацией при расчета налога на прибыль, свое мнение финансисты выразили в письме от 19 июня 2017 года № 03-03-06/1/37945. Обратите внимание: стоимость сервисных услуг не включается в доход работника, облагаемый НДФЛ. При этом, если в билете цена питания выделяется отдельной строчкой, для налогообложения прибыли эти затраты не учитываются.
Кроме того, организации могут включить в состав расходов, уменьшающих прибыль, затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности, оборудованного дополнительными средствами связи, об этом также ранее сообщил Минфин России, в частности в письме от 7 июня 2007 года № 03-03-06/1/365.
К месту отправления
Как мы упомянули выше, организация вправе учесть расходы на проезд к вокзалу, аэропорту, дому сотрудника, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания, при этом вид транспорта, который может быть использован, не оговорен в Налоговом кодексе, таким образом, это может быть в том числе и проезд на такси. И если с проездом, например, в аэропорт все более-менее понятно, то может ли организация включить какие-то другие поездки на такси (в ночное время, до офиса партнеров и т. п.) в состав командировочных расходов?
Мнение Минфина России – расходы на проезд в такси могут быть учтены в составе налоговых расходов при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (письмо от 25 марта 2020 г. № 03-03-07/23568), то есть если вы можете обосновать их, например, графиком работы, при котором сложно воспользоваться общественным транспортом, или удаленностью рабочего места или места временного проживания от остановок общественного транспорта, то расходы на такси могут быть учтены в налоговых расходах.
Траты на общественный транспорт
Кроме этого работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом и закрепить соответствующие положения в коллективном договоре или другом ЛНА. При таком варианте траты на проезд транспортом общего пользования в черте города в период нахождения работника в служебной командировке, по мнению Минфина России, выраженному в письме от 21 июля 2011 года № 03-03-06/4/80, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.
Траты на аренду автомобиля
Аренда автомобиля в командировке в последнее время становится все более популярным способом передвижения. И здесь подход к учету расходов аналогичен вышеуказанным: если подобная возможность прописана в локальных нормативных актах организации, траты на аренду машины документально подтверждены и экономически обоснованы.
Документальное подтверждение проезда
Командировочные расходы учитываются для налогообложения прибыли в сумме фактически произведенных затрат, подтвержденных первичными документами. Рассмотрим подробнее, какими именно документами можно подтвердить те или иные траты на проезд.
маршрутная квитанция, контрольный купон электронного проездного билета, авиа- или железнодорожный билет;
посадочный талон с отметкой о досмотре для авиабилетов;
кассовый чек (в том числе электронный) о покупке
информация о маршруте;
заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа (при наличии)
билет, в котором указаны обязательные реквизиты, приведенные в приложении № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа
договор аренды транспортного средства;
кассовый чек, подтверждающий оплату;
документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в период нахождения в командировке
Траты на проживание
Порядок оплаты и нормы расходов на проживание, аналогично другим командировочным расходам, организация устанавливает в своем ЛНА. Так же, как и остальные расходы компании, для того чтобы можно было их учесть при расчета налогов расходы на проживание, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Стоимость дополнительных услуг, оказываемых гостиницами, включается в состав трат и может быть учтена в качестве командировочных расходов. Исключением являются такие расходы, как траты на обслуживание работника в барах и ресторанах, расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами, стоимость обслуживания в номере.
Траты на бронирование и курортный сбор
Оплата услуг по бронированию может быть расценена как дополнительная услуга, оказываемая гостиницей, поэтому ее можно включить в состав командировочных и налоговых расходов. Кстати, сумма оплаченного курортного сбора в командировке также уменьшает налогооблагаемую прибыль.
Документальное подтверждение проживания
Поскольку сотрудники могут проживать во время командировки не только в гостинице, но и, например, арендовать квартиру, вопрос о правильном документальном оформлении очень актуален. Расскажем, какие документы нужно собрать.
Проживание в гостинице
счет или акт гостиницы
Аренда квартиры у физического лица
документы об оплате, например, расписка о получении денег.
Следует обратить внимание, что при аренде квартиры у физического лица документы, подтверждающие право собственности арендодателя на сдаваемую квартиру, для обоснования затрат на проживание не нужны
Бронирование гостиницы через booking.com и другие подобные ресурсы
документ, подтверждающий использование карты сотрудника – выписка по счету;
документ, свидетельствующий об оплате услуг гостиницы и о получении ею денег
Прочие траты
В состав прочих командировочных расходов могут быть включены расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов. К тратам на визы относятся и госпошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, предоставляющих услуги по оформлению документов. Следует обратить внимание, что расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе налоговых расходов только в том случае, если служебная поездка состоялась, об этом сообщил Минфин России в письме от 6 мая 2006 года № 03-03-04/2/134.
Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, транзита также можно учесть при расчета налогов. Как и услуги связи – почты, телеграфа, телефона, Интернета, – расходы на провоз и хранение багажа, траты на проведение встреч с партнерами, представительские расходы, приобретение медицинской страховки во время пребывания сотрудника в загранкомандировке (при условии, что она является обязательным условием выдачи въездной визы).
Не следует забывать, что и остальные командировочные траты, вышеуказанные дополнительные затраты также должны быть предусмотрены ЛНА компании и документально подтверждены.
В заключение к вышесказанному добавим, что, по мнению налоговиков, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (письмо УФНС по г. Москве от 11 августа 2009 г. № 16-15/082607.2).
Таким образом, даже если после служебной поездки сотрудник не добился каких-то явных положительных результатов, при должном оформлении расходы на служебную поездку организация может учесть при расчете налога на прибыль.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как учесть расходы при командировках
Как не ошибиться бухгалтеру, принимая к налоговому учету расходы командированных работников.
Командировочные расходы в Налоговом кодексе
Как и любые расходы, уменьшающие налог на прибыль, расходы на командировки должны быть документально оформлены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
НК РФ относит расходы на командировки к прочим расходам на производство и реализацию (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако в кодексе не приводится полной расшифровки, что именно можно считать командировочными расходами в целях налогового учета. Есть лишь их примерный перечень, причем с ограничениями. К командировочным расходам НК РФ в частности относит:
Такая ситуация привела к необходимости постоянных обращений к Минфину России для разъяснения вопросов о том, можно ли учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль те или иные командировочные расходы.
Поэтому бухгалтеру придется изучать не только положения НК РФ, но и достаточно большое количество писем Минфина России по этой теме. И уточнять, насколько расходы, определенные в локальном нормативном акте о командировках, соответствуют критериям их принятия к налоговому учету.
Стоимость проезда командированных сотрудников для налогового учета
Рассмотрим некоторые неоднозначные ситуации, связанные со стоимостью проезда командированного сотрудника.
К налоговому учету может быть принята стоимость проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Важен ли при этом пункт отправления в командировку? Может он не совпадать с месторасположением постоянного места работы сотрудника (в том числе дистанционного)?
Выезд в командировку не из месторасположения постоянного места работы
В разъяснении этого вопроса контролёры опираются на положения Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», а именно на п. 4 Постановления, который связывает начало командировки с местом отправления сотрудника от места постоянной работы, а не от любого иного места его пребывания (Письмо Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49840). Следовательно, по мнению контролеров, оплата проезда сотрудника к месту командировки не от места постоянной работы не будет считаться командировочным расходом.
Исключение сделано для проезда сотрудника, направленного в командировку сразу по окончанию отпуска. Учет таких расходов не противоречит положениям п.12 ст. 264 НК РФ.
Сотрудник остается в месте командировки для проведения отпуска
Если сотрудник остается в месте командировки после ее окончания, чтобы провести там отпуск, и уже из отпуска возвращается к месту постоянной работы, признать расходы на обратную дорогу в налоговом учете не получится.
Аналогично этому нельзя признать налоговым расходом стоимость проезда к месту командировки, если сначала сотрудник будет проводить там отпуск, а уже по окончании отпуска приступит к выполнению командировочных обязанностей.
Вместе с тем, если сотрудник выезжает из места отпуска в командировку, то расходы на проезд в этом случае должен возместить работодатель, они также не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина от 09.11.18 № 03-04-06/80946).
Даты отъезда в командировку и возвращения из нее не совпадают со сроком командировки
При этом провести выходные в месте командировки, приехав туда заранее, или оставшись после командировки, можно без ущерба для прибыльных расходов. Однако незначительную задержку (или предварительное прибытие) необходимо согласовать с руководством и экономически обосновать, а еще лучше — внести изменения в приказ о командировке и указать новые даты, чтобы избежать вопросов проверяющих.
В частности в Письме от 23.09.2020 № 03-15-06/83264 Минфин высказался однозначно — если даты в проездных документах и даты командировки не совпадают, то такие затраты нельзя признать компенсацией командировочных расходов и они должны облагаться НДФЛ и взносами.
Включить их в расходы на прибыль не получиться, т. к. получается у них нет экономического обоснования.
В случае, если задержка сотрудника с возвращением из командировки произошла не по его вине (например, из-за задержки рейсов, остановки движения по трассе из-за аварии или ремонтных работ), требуется приказом продлить срок командировки, объяснив причины. Это поможет избежать разногласий с контролерами.
Для рассмотрения ситуаций связанных с командировками дистанционного работника, необходимо помнить, что место его постоянной работы прописано в трудовом договоре, и не обязательно совпадает с местонахождением организации-работодателя.
Компенсация за использование личного транспорта в командировке
Конечно же, под стоимостью проезда понимается как стоимость билетов на общественный транспорт, так и затраты на проезд на личном или арендованном транспортном средстве, если это предусмотрено условиями командировки и должным образом оформлено.
Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, за использование которого ему выплачивается компенсация, то к расходам по налогу на прибыль можно принять только часть затрат, определенную Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.
В сумме компенсации уже учтены затраты на ГСМ, а также другие расходы, в частности по обслуживанию авто. Поэтому дополнительно принять их в расходы по налогу на прибыль нельзя (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 15.01.2020 № 03-11-11/1198).
Стоимость проживания сотрудников в командировке для налогового учета по налогу на прибыль
Командированные сотрудники могут проживать в гостиницах или арендовать жилье, как у граждан, так и индивидуальных предпринимателей или юрлиц.
В любом случае для включения расходов на оплату жилья необходимы подтверждающие документы как на само проживание, так и на оплату.
Проживание в гостинице
При проживании в гостиничном номере документами, подтверждающими проживание, могут служить:
Документы об оплате:
Обратите внимание! Если подотчетник при оплате картой или наличными сообщил, что он выступает от имени организации или ИП, то в чеке онлайн-кассы должны быть указаны ИНН клиента — организации или ИП, а также наименование компании или ФИО предпринимателя.
Если подотчетное лицо ничего не сообщило, то чек ему выдадут без этих реквизитов. Его также можно будет принять к учету.
Контролёры предупреждают, что выделенные в документах расходы на питание нельзя учесть в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль, а вот если такие расходы в счете не были выделены, то принимается к учету вся сумма, оплаченная по нему (см. пример положительного для компании решения в Постановлении от 31.01.2019 № Ф07-16272/18).
Кроме того, в НК РФ существует прямой запрет на налоговый учет затрат на обслуживание в номере, в барах и ресторанах, оплаты услуг рекреационно-оздоровительных объектов.
Аренда жилья у организации
В случае, если арендодателем является юрлицо — для подтверждения расходов понадобится приходный кассовый ордер, чек онлайн-ККТ (при оплате наличными или картой), а также договор и акт оказания услуги. К договору аренды также обычно составляются акты приемки-передачи квартиры (в них в частности указывается состояние квартиры, наличие техники, мебели и т. п.).
Если арендодатель — ИП
Документы на аренду тут будут «стандартные» — договор, акт об оказании услуги или другой аналогичный документ. А вот документ об оплате, если она производится наличными или картой зависит от системы налогообложения ИП.
ИП-самозанятые выдают чек из приложения «Мой налог».
Остальные предприниматели обязаны применять кассу и предоставлять арендодателю чек онлайн-кассы по тем же правилам и с теми же реквизитами, что и организации (см. выше).
Арендодатель — физическое лицо
Если физлицо-самозанятый, он также выдает чек из приложения «МойНалог». Акт и договор лучше в этом случае также попросить, хотя не все физлица готовы их предоставить.
Если речь об обычном физлице, без особого статуса, то здесь подтверждением оплаты наличными (или переводом с карты на карту, что тоже практикуется) служит расписка (должна содержать паспортные данные физлица), а также договор аренды и акты приемки-передачи помещения.
Но в этом случае у организации или предпринимателя, направивших сотрудника в командировку, может возникнуть одна проблема — ФНС зачастую считает, что в данном случае физлицо получило доход от организации (ИП)-налогового агента (даже если оплату вносил подотчетник лично, действовал то он от имени организации).
Налоговики считают, что в данном случае необходимо сообщить о факте получения дохода и невозможности удержания НДФЛ в ИФНС.
Если организация заранее заключила договор с физлицом и производит оплату ему за аренду квартиры с расчетного счета, то должна при выплате удержать налог и перечислить его в ИФНС.
Суточные для целей налогообложения прибыли
Размеры суточных выплат командированным сотрудникам определяются в локальном нормативном акте организации. Причем суточные могут быть дифференцированы в зависимости от должности сотрудников.
В расходах по налогу на прибыль суточные принимаются в полной сумме, определенной в ЛНА, за каждый день в командировке, включая праздничные и выходные дни, а также дни нахождения в пути. Исключение составляют суточные при однодневных командировках.
В связи с тем, что законодательством РФ не предусмотрена выплата суточных за нахождение в однодневной командировке по России, даже при наличии такой возможности в ЛНА организации, учесть такой расход в уменьшение базы по налогу на прибыль не получится.
Однако для однодневных командировок за границу п. 20 Постановления № 749 предусматривает суточные в размере 50% от установленных нормативным актом организации, поэтому такие затраты могут быть приняты в качестве расхода по налогу на прибыль.
Затраты на оформление виз, паспортов, приглашений и аналогичных документов для налога на прибыль
Такого рода затраты, предусмотренные НК РФ, могут быть приняты в качестве внереализационных расходов по налогу на прибыль, даже если командировка не состоялась (Письма Минфина РФ от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).
Исключение составляют случаи, когда командировка была отменена по вине сотрудника (Письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@).
Напомним основные бухгалтерские проводки, отражающие командировочные расходы:
Дт 71 Кт 51, 50 — выплачены подотчетные средства сотруднику.
Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 71 — учтены командировочные расходы на проезд и проживание (без НДС) и суточные сотрудника.
Дт 19 Кт 71 — отражен «входной» НДС по командировочным расходам.
Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.
Дт 76 (60) Кт 51 — оплачены расходы по командировке с расчетного счета.(оплата гостиницы, билетов и т.п.)
Дт 71 Кт 52 — перечислены подотчетному лицу средства в валюте для зарубежной командировки.
Итак, чтобы учесть расходы на командировки в уменьшение базы по налогу на прибыль, бухгалтеру необходимо проверить их четкое соответствие локальному нормативному акту организации и критериям, изложенным в НК РФ, а также учесть мнение контролеров о соответствии расходов перечню, приведенному в пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ.
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.