к каким процессам относится проектная деятельность
Процессы в управлении проектами
Содержание
Роль процессов в управлении проектами
Управление проектами представляет собой группу взаимосвязанных и последовательных процессов, с помощью которых осуществляется проект.
Процессы инициации
Так, в группу процессов инициации, которые определяют новый проект или новую фазу проекта, входят два процесса:
— процесс разработки Устава проекта, который предусматривает разработку документа, санкционирующего начало проекта или начало фазы проекта, где прописываются все требования заинтересованных сторон проекта;
— процесс определения заинтересованных сторон проекта, где определяются внутренние и внешние заинтересованные стороны проекта, которые будут взаимодействовать в проекте и оказывать влияние на его общий результат.
Проект считается формально открытым тогда, когда утвержден его Устав.
Процессы планирования
Группа процессов планирования представляет собой непрерывный процесс определения лучшего способа действия для достижения целей проекта с учетом внутренних и внешних изменений. Она представлена следующими процессами:
— определяющие общее содержание работ;
— ставящие и уточняющие цели и разработки последовательности действий, требуемых для достижения данных целей.
Поскольку в ходе реализации процесса неизбежны всякого рода изменения и отклонения, то процессы планирования могут корректироваться.
Процесс разработки плана управления проектом
План управления проектом
План управления проектом дает полную картину проекта: как он будет планироваться и выполняться, как будет осуществлять мониторинг и управление, как проект будет завершен.
Содержание проекта
Определение содержания проекта представляет собой процесс, в рамках которого происходит детальное описание проекта и его продукта.
В содержании проекта описываются результаты, которые должны быть получены и работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить данные результаты.
Обычно содержание проекта включает в себя:
— описание содержания продукта;
— критерии приемки продукта;
— результаты проекта;
— исключения проекта;
— ограничения проекта;
— допущения проекта.
Процессы исполнения проекта
Группа процессов исполнения проекта содержит процессы, применяемые для выполнения работ для того, чтобы цели проекта были достигнуты. Они направлены на координацию людей и ресурсов, а также объединение и выполнение операций проекта согласно плану.
Процессы мониторинга и управления
Необходимы для того, чтобы убеждаться в том, что исполнение работ проекта находится под контролем и отклонения от плана своевременно выявляются и корректируются.
Процессы мониторинга и управления включают:
— управление изменениями и разработку рекомендаций по применению воздействий в отношении возможных проблем;
— мониторинг соответствия текущих работ проекта плану управления проектом и базовому плану исполнения проекта.
Процессы завершения проекта
К процессам завершения проекта относятся процесс завершения проекта или фазы, а также процесс закрытия закупок. Этими процессами подтверждается приемка конечного результата проекта/фазы проекта, в качестве которого может выступать продукт.
Ссылки
Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь
Функции и процессы управления проектами
Процессы управления проектами (англ., Project Management Processes) реализуются на протяжении всего жизненного цикла проекта посредством прямых и обратных связей между субъектами и объектами управления с помощью функций управления. Представленная классификация является основой для понимания теории управления проектами. Давайте же рассмотрим подробнее основные процессы управления проектами.
Процессы управления проектами
Инициация (англ., Initiation) – зарождение и продвижение проекта и его частей, а также подготовительная работа для последующего планирования и проектирования.
Разработка и планирование (англ., Elaboration and Planning) – выработка направления и объема действий для успешной реализации проекта. Определение ключевых событий (майлстоунов) и учет возможных внутренних и внешних сил воздействия на проект – неотъемлемая часть планирования. Наиболее успешно планирование происходит при непосредственном участии всех сторон, вовлеченных в реализацию проекта. Для эффективного руководства проектом на всех этапах жизненного цикла разрабатывают планы его реализации.
Выполнение работ проекта (англ., Project Execution) – это планомерное выполнение работ в соответствии с планом реализации проекта. Работы по проекту должны быть разделены между исполнителями или группами исполнителей. Структура распределения работ является многоуровневой системой, состоящей из заданий, подзаданий и комплексов работ.
Контроль (англ., Control) – создание и реализация системы измерения, учета, прогнозирования и выявления отклонений в границах реализации проекта, сметы расходов и графика производства работ для своевременного принятия корректирующих мер. Одно из основных требований к системе контроля – регулярный учет информации для того, чтобы управляющий проектом мог принять меры в процессе реализации проекта, а не после его завершения. Контроль является наиболее сложной функцией управления проектами.
Завершение проекта (англ., Project Close-Out) – это создание условий для успешной передачи результата проекта заказчику или потребителю. В процессе завершения проекта готовится необходимая документация, производятся согласования с заказчиком, органами госнадзора и другими заинтересованными лицами, устраняются замеченные недостатки и выполняются небольшие усовершенствования. Осуществляется окончательный расчет между участниками проекта и закрытие контрактов.
Гарантийные обязательства (англ., Warranty). Ответственность генконтрактного предприятия за результат проекта не ограничивается его передачей заказчику. В настоящее время предприятия-подрядчики предоставляют гарантию на качество выполненных работ, а также безвозмездно устраняют дефекты, возникающие в процессе эксплуатации результата проекта (товара, продукта, изделия и т. п.), если они обусловлены некачественно выполненными работами.
Процессы управления проектами воздействуют на достижение конкретного результата через целый набор функций, оказывающих на проект как непосредственное, так и косвенное влияние.
Необходимо понимать связь функций управления проектом с функциями управления общего характера, под которыми обычно понимают планирование, организацию, регулирование, реализацию, контроль и мотивацию. Функции менеджмента были разработаны для традиционных организационных структур управления и в классическом виде не учитывали специфику управления проектами. И хотя фундаментальное значение функций управления остается неизменным, в управлении проектами они приобретают специфические формы.
Функции управления проектами
Управление замыслом проекта. Возникновение идеи проекта не является достаточным условием его рождения и реализации. Чтобы замысел обрел логические очертания и стал проектом, он должен быть управляем. Необходимо придать ему техническую и экономическую привлекательность, оценить альтернативные варианты в схожей области, реализовать действия по его продвижению и сделать это наиболее эффективным способом и в кратчайшие сроки. Данная функция составляет основу процесса инициации проекта.
Управление предметной областью. Данная функция позволяет учесть особенности реализации результата проекта, накладываемые отраслевой спецификой, рынком и потребительскими предложениями.
Управление проектом по временным параметрам. Время является одним из ключевых факторов, влияющих на эффективность реализации проекта. Сроки реализации проекта в целом, его составных частей, а также отдельных процессов должны планироваться заранее. У минимизации сроков реализации проекта есть три естественных ограничения – технические возможности, технологические требования и качество работ. Эти и некоторые другие параметры необходимо учитывать при выполнении данной функции.
Управление стоимостью и финансированием проекта. С данной функцией связано обеспечение оптимальной стоимости проекта, при которой достигаются его максимальная рентабельность и стабильное финансирование на разных фазах жизненного цикла. Особенности проектов определяют специфику их финансирования – венчурное, государственное, выпуск облигаций, эмиссия акций и иные формы привлечения инвестиций. Рассматриваемая функция должна обеспечить финансирование с оптимальным соотношением затрат и результатов для предприятия.
Управление качеством. Качество является неотъемлемым показателем работы не только производственной сферы предприятия, но и его управленческого персонала. Реализация функции должна обеспечивать соответствие качества управления и реализации проекта в заданных границах.
Управление рисками в проекте. При реализации проектов всегда существует вероятность неудачи. Максимальные риски связаны с инновационными проектами, однако они являются и самыми прибыльными. В этой ситуации предприятию необходимо определить максимально допустимый уровень риска реализации проектов. На разных фазах жизненного цикла риски проекта могут меняться, поэтому эффективное управление рисками является необходимым условием успешного достижения целей проекта.
Управление человеческими ресурсами. Именно целенаправленная работа людей обеспечивает эффективную реализацию проекта. Здесь важны подбор персонала, мотивация и стимулирование, создание комфортных условий труда и т. д.
Управление материальными ресурсами. Эта функция заключается в координации деятельности подразделений, отвечающих за своевременную поставку материалов, логистику, достаточность запасов, выбор поставщиков и подрядчиков, лизинг, франчайзинг и т. д.
Управление контрактами. Предприятие связано контрактами со всеми участниками проектов, работниками, заказчиками, банками и другими заинтересованными сторонами. Процедуры выбора партнеров и особенности контрактных отношений с ними должны быть тщательно продуманы. Взаимоотношения с другими компаниями, государством, работниками и клиентами должны обеспечивать достижение целей проекта и улучшение репутации предприятия.
Управление изменениями. В процессе реализации проектов внутренние и внешние факторы могут порождать ситуации, которые осложняют реализацию проекта или делают ее невозможной без комплексных изменений в различных функциональных сферах управления проектами. Но не только компетентность и быстрота реакции руководителей определяют эффективное решение проблем, в этой ситуации важен комплексный подход к управлению изменениями на предприятии.
Управление безопасностью. Предприятию необходимо обеспечить безопасное функционирование, конфиденциальность корпоративной информации, безопасность материальной и нематериальной собственности предприятия и других участников проекта, а также личную безопасность персонала.
Правовое обеспечение. Деятельность предприятия и реализация проекта должны проходить в строгом соответствии с государственным законодательством. Все взаимоотношения с партнерами по проекту должны быть документально оформлены. Это поможет снизить риски потери платежеспособности в случае непредвиденных судебных издержек и укрепит доверие к предприятию.
Управление конфликтами. Конфликты всегда сопутствуют управлению проектами. Они могут оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на реализацию проекта. Функция управляющего проектом состоит в том, чтобы вовремя выявить конфликт и принять необходимые меры по его нейтрализации.
Управление системами. Предприятие и проект рассматриваются как совокупность систем, связанных общими задачами и процедурами. Благодаря функциям управления системы финансов, маркетинга, производства и др. приобретают определенную направленность на достижение целей проекта.
Управление коммуникациями. Важной функцией управления проектами является обеспечение атмосферы взаимодействия между членами команды и участниками проекта. Необходимо проводить совещания, встречи, презентации, разъясняя особенности реализуемого проекта, обсуждая его сильные и слабые стороны.
Бухгалтерский учет. Правильное ведение бухгалтерского учета играет огромную роль при внутреннем анализе финансово-хозяйственной деятельности, а также во взаимоотношениях с партнерами, кредитными организациями, государством и т. д.
Управление гарантийными обязательствами. Данная функция обеспечивает ответственность предприятия за результаты своей работы. Выполняя гарантийные обязательства, предприятие формирует тесные связи с потребителями (клиентами) и улучшает свою репутацию, что дает дополнительные конкурентные преимущества.
Процессы управления проектами
Управление проектами — интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта — часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы Управления Проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязи.
Термин процесс не принят в России в том контексте, в котором он далее используется. Здесь и далее под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления. Такое понимание процессов принято в международном сообществе. Поскольку целью настоящей работы является такое изложение основ управления проектами, которое учитывает Российские особенности и при этом соответствует принятым в мире стандартам, мы по возможности сохраняем общепринятую в мире терминологию.
Эта глава представляет собой введение в концепцию управления проектами, как совокупность взаимосвязанных процессов, которые будут подробно описаны в последующих главах.
Процессы проекта
Проект состоит из процессов. Процесс – это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:
В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
Группы процессов
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано на рисунке. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами – результат выполнения одного становится исходной информацией для другого…
И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).
В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.
Взаимосвязи процессов
Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:
Описываемые ниже процессы характерны для большинства проектов и подробнее освещены в последующих главах.
Процессы инициации
Инициация включает единственный подпроцесс — Авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу проекта.
Процессы планирования
Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.
В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Кроме того, планирование проекта – это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.
Основные процессы планирования
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта.
К основным процессам планирования относятся:
Вспомогательные процессы планирования
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта.
Такие процессы включают в себя:
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
Процессы исполнения и контроля
Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.
Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.
Среди вспомогательных процессов отметим:
Процессы анализа
Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта. Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта.
На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.
К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:
Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:
В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).
В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.
Процессы управления
Управление исполнением проекта — это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта.
Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению – доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения. Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.
Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.
К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:
Среди вспомогательных процессов управления отметим:
Процессы завершения
Завершение проекта сопровождается следующими процессами:
Процессы управления проектами: основные этапы, стандарты, инструменты
«Хочу завоевать мир» — звучит несерьезно и по-детски. «Проект захвата мира» — уже круче, да ведь? 🙂
Редакция Yagla решила разобраться, что делать, чтобы это не только звучало круто, но и выглядело так же на деле, и вообще чтобы всё получилось. Подробный план действий нам рассказал Юрий Волщуков — руководитель проектов по автоматизации с двадцатилетним опытом, автор книги «Успешный руководитель проекта».
Процессы управления проектами
Проект — это совместные действия людей и организаций с целью реализации определенной идеи. На момент старта проекта сложно очертить границы этих действий, в процессе реализации могут произойти изменения.
Проект в целом предполагает, что есть что-то неоднозначное, что должно быть по ходу проекта выяснено и реализовано.
Яркий пример такой неоднозначности — строительство домов по типовому проекту. То, как предположительно будут выглядеть здания — это идея, и на ее основании можно сформировать образ результата: к примеру, наша цель — построить три одинаковых дома в разных районах города. Но на деле они одинаковыми будут разве что визуально — и то, могут и не быть. Потому что в процессе стройки первого возникли юридические нюансы, которые изменили ход строительства, а второй вообще пришлось сделать не шестнадцатиэтажным, а девятиэтажным по причинам, которые заранее не получилось учесть.
Также признаком проекта является ограничение по срокам и по бюджету.
Снова на примере строительства: неважно, десять домов или два нужно построить в рамках проекта — когда-то он закончится. А вот если строительная корпорация постоянно что-то строит, то ее работа — не проект, а операционная деятельность: по поиску клиентов, запуску проектирования, строительству, сдаче объектов. Одно здание или жилой комплекс будут проектами, а общая деятельность организации — нет.
Если рассуждать глубже, то проект — это еще и про выстраивание отношений между заказчиком и исполнителем.
Отношения могут быть юридические, бухгалтерские, просто человеческие и любые другие, которые могут быть в обществе.
Что такое управление проектом
Понятие «управление» часто путают с понятием «деятельность». Деятельность — это общее определение движения к каким-либо результатам. А управление означает активное воздействие на процессы, которые происходят в рамках деятельности.
Например, вы за рулем автомобиля едете из точки А, чтобы достичь результата — доехать в точку Б: это деятельность. Увидели яму на дороге — повернули руль и объехали её — это управление: вы активно повлияли на процесс. Едете дальше — видите, что мост через реку разрушен или закрыт для проезда. В зависимости от ситуации вы будете принимать решение: либо искать объезд, либо переезжать реку вброд, что тоже будет активным влиянием на процесс.
Отмечу, что управлять людьми нельзя: вряд ли вы будете совершать какие-то непосредственные активные действия по отношению к ним с целью заставить их что-то делать. А вот организовать на исполнение чего-то — можно. Сложность «управления» с людьми заключается в том, что они говорят, делают, и думают по-разному. Тот, кто управляет процессом, должен слышать, что ему говорят, видеть, что на самом деле человек делает, и обладая определенным кругозором и умением проанализировать ситуацию, понять менталитет человека, что он за личность, его поведенческую модель и заранее предположить, куда он будет двигаться. Часть людей так поступают не специально, а часть пытаются таким образом влиять на процессы.
Если руководитель проекта не оказывает активного влияния на процессы, значит, он не не управляет.
Роли в проекте
Следует различать три основные группы ролей:
Участники проекта
В микробизнесе одна из сложностей — постоянный недостаток ресурсов: людей, компетенций, денег, которая мешает мыслить большими масштабами. Руководителю в этих условиях приходится исполнять множество ролей: одновременно быть и заказчиком, и исполнителем, и консультантом, и экспертом. Чтобы не впадать в крайности и не выгорать, нужно уметь разделять эти роли и в голове, и на бумаге: на сегодня моя цель переговорить с клиентом — я исполнитель, завтра я буду ставить цели команде — я руководитель проекта, послезавтра мне нужно подготовить коммерческие предложения и презентации — я сейл-менеджер. Иначе есть опасность свалиться в какую-то из крайностей и на выходе стать либо отвратительным заказчиком с отрицательной славой, либо исполнителем, с которым никто не хочет работать.
Группа управления проектом
Что делает руководитель, мы выяснили. А администратор проекта координирует взаимоотношения внутри команды и с клиентом: фиксирует и оформляет договоренности, уведомляет о совещаниях, рассылает протоколы встреч, ведет энциклопедию информационных материалов. Этим также может заниматься руководитель, но как правило эти обязанности делегируют отдельному человеку. В микробизнесе и стартапах часто эти функции берут на себя друзья, родственники, знакомые владельца, либо он сам.
Группа реализации проекта
Если у вас небольшая команда и планируется, что каждый будет закрывать собой несколько ролей — составляйте ролевую матрицу. Сформулируйте детальный план работ, понимание задач и укажите, кто какую роль, в какой области и в какой период проекта исполняет.
Необходимые компетенции для управления проектами
Организационно-управленческие навыки
Организационные навыки — это администрирование, о котором говорили выше.
Управленческие навыки — это умение анализировать данные, события и ситуации, предвидеть развитие ситуаций и возможное их влияние на смежные процессы. Исходя из этой информации принимать решение о дальнейших своих действиях.
Например, у писателя стоит задача — написать 25 страниц материала за неделю. В понедельник он написал 4 страницы — просадка примерно на полтора часа от общего времени. Если поработать сверхурочно по 25 минут в оставшиеся дни или просто ускориться — можно успеть к сроку. Но если изо дня в день продолжать писать по 4 страницы, к концу недели просадка будет на 5 страниц материала, а это уже критично: за пару часов ситуацию не исправить. Если заранее отследить назревающую проблему и пересогласовать сроки или делегировать часть материала еще одному человеку, развитие ситуации будет благополучнее.
Юридические знания
Без знаний о договорной работе руководителю будет сложно управлять проектом. Надо понимать, как оформлять результаты, как их передавать и фиксировать передачу, как подтвердить, что клиент принял результаты. Также эти аспекты перекликаются с финансовой и бухгалтерской частью, налоговой отчетностью. Если в этом не разбираться, есть риск попасть на штрафы от налоговой или от клиента.
Задачи и цели проектного менеджмента
Зачем управлять проектами
Проведем аналогию: а что будет, если сидеть за рулем автомобиля и не управлять им? Рано или поздно произойдет ДТП. Однозначно, как говорили в начале — нужно ваше активное воздействие.
Разница между стандартами и методологиями
Проектный менеджмент строится на комбинации стандартов и методологий.
Стандарт — это нормативный документ, описывающий требования к чему-либо. Если они четко сформулированы, всегда можно понять, как должен выглядеть результат, если их исполнять или не исполнять.
Например, некоторые нормативы поведения в обществе четко сформулированы в Административном кодексе: не оскорбляй других, не садись за руль без прав, выключай громкую музыку после 11 вечера. Будешь так делать — молодец. Не будешь — скорее всего, понесешь ответственность. А еще есть внутренние общечеловеческие нормы, которые ничем не регламентированы, но при этом мы ведем себя именно так, а не иначе: здороваемся при встрече, потому что это элементарная вежливость, аплодируем актерам в театре с целью выразить свою симпатию к происходящему и сделать людям приятно.
Методология — это набор правил и подходов к организации деятельности. То есть, это то, что мы должны делать, чтобы исполнить требования, описанные в стандарте.
На примере того же Административного кодекса: норма — не садиться за руль, не имея при себе водительское удостоверение. Чтобы это сделать, нужно не забыть взять его с собой. А если такого документа нет — поступить в автошколу, получить необходимые знания, сдать теоретический экзамен и вождение, и стать счастливым обладателем прав управления автомобилем.
Группы процессов
Выделяют следующие группы процессов управления проектами:
Инициация
На этом этапе происходит первая встреча, цель которой — договориться об основных правилах сотрудничества на проекте, кто за что отвечает, как взаимодействуют между собой, как согласовывают изменения. Важно составлять протокол этой встречи, чтобы синхронизировать свое видение и видение клиента на будущие процессы.
Планирование
Проектный менеджмент невозможен без планирования.
Процесс планирования делится на три этапа:
Этап базового планирования — определение состава работ и фаз проекта.
Этап детального планирования — формирование конкретных требований к тому, какие действия должны быть выполнены в рамках каждой фазы проекта.
Итог планирования — детализированный план-график выполнения работ с привязанными к ним исполнителями и датами завершения. На его основании формируются ресурсный план и бюджетный план исполнения проекта.
В микробизнесе есть скрытый подводный камень. Так как владелец — и заказчик, и исполнитель одновременно, его мозг начинает смешивать разные моменты, особенно те, которые связаны с планированием. Человек считает, что помнит и знает о договоренностях. Но в условиях быстрого переключения с одной задачи на другую границы между ними стираются. Чтобы такого не происходило, организовывайте свои задачи по категориям в рамках рабочего дня. Например, если сели за ноутбук с целью сделать презентацию — не переключайтесь на разработку технической документации, дойдите хотя бы до промежуточного результата, дайте себе отдохнуть минут 15, и только потом беритесь за новое. Так вы повысите личную эффективность и не будете выгорать.
Исполнение и контроль
Исполнение — это запланированные работы, которые выполняются в настоящий момент.
Контроль — это процесс проверки с целью соответствия планируемого и фактического. Но важно понимать, что можно проверить только результат, а не процесс.
Например, я вижу, что рабочий копает яму и знаю, что перед ним стоит цель копать. Это хорошо, но что это мне дает? Сколько он должен был выкопать? Он вчера должен был закончить или позавчера? Это результат, который реально проверить. Он копает яму такого-то глубины, длины, ширины и должен выкопать её за три дня.
Анализ
Анализ — это исследовательский процесс, результатом которого становится ваше видение, как будут развиваться те или иные события на проекте. Для формирования такого видения нужен какой-то пул данных и понимание зависимостей — как одни данные связаны с другими.
Например, за данные берем поведенческие мотивы членов команды: взаимоотношения, ответственность, пунктуальность. Проанализировав эти данные и взаимосвязи, можно предположить их влияние на процессы и результаты.
Управление
Самые важные стадии процесса управления проектами:
Завершение
В процессе завершения проекта ваша главная цель — подтвердить, что вы его завершили. Но если на этапе инициации и планирования вы не обозначили, что будет окончанием проекта, будь то реализация технической составляющей системы, демонстрация результата клиенту, подписанные акты — завершения не произойдет. Выполнили сформулированные на старте требования → отчитались с предоставлением необходимой документации → клиент согласен и подписал документы → больше ничего делать не нужно, проект завершен.
Все процессы управления на разных этапах жизненного цикла проекта пересекаются друг с другом с большей или меньшей интенсивностью:
Стадии планирования управления проектами
Независимо от того, сколько у вас людей в команде, управление подразумевает, что вы знаете, что и к какому сроку вы хотите получить в виде результата. Потому что в противном случае вы не можете влиять на процессы, управлять. А понимание, что и к какому сроку надо сделать, формируется от плана действий.
Управление начинается в момент формирования понимания результата проекта, его границ, состава работ, которые надо сделать — сначала мысленно, затем на бумаге. Исходя из этого понимания нужно определить роли, участие которых потребуется на проекте.
Соответственно, действия по управлению должны строиться так:
Взаимосвязи процессов
Цель любого процесса — прийти к результату. Договоритесь с заказчиком об общих принципах измерения результатов и зафиксируйте эти принципы документально — в виде приложений к договору, дополнительных соглашений. Тогда вы сможете отслеживать взаимосвязи и возможность перехода к следующей группе процессов, а также понимать заранее, на каком из этапов назревает кризис.
Какие проблемы могут возникнуть в процессе исполнения проекта
Есть две основные причины проблем в проектах:
1. Со стороны заказчика: «Это не то, что мы хотели».
2. Со стороны исполнителя: «Мы выполнили в разы больше работы».
Первая ситуация сигнализирует о том, что на начальном этапе заказчик не понимал, что он хотел, а исполнитель думал, что понимает, что нужно заказчику. В результате цель и образ результата были сформулированы неправильно. Скорее всего в процессе работы возникали отголоски понимания, что есть какая-то проблема, но их проигнорировали. Желательно уметь их вовремя отслеживать, останавливать процессы и искать потенциальные источники проблемы: несоответствие исполнителей профилю проекта, нехватку экспертизы, плохо сформулированную юридическую составляющую. В последнем случае есть опасность, что заказчик будет «качать права» на принципах «у меня деньги — я сильнее, поэтому делайте, как я сказал». Поэтому еще раз напомню о важности протоколирования результатов встреч.
Для профилактики второй ситуации определяйте взаимосвязи в проекте: какая цель перед нами стоит, кто за что отвечает, кто с кем договаривается, когда должен быть результат действий, и на основании этого анализируйте, вписываетесь вы в свои ожидания или нет. Когда оцениваете бюджет, объем работ и сроки — перестраховывайтесь и закладывайте 10-15% ресурсов на переработки.
Чем отличаются цель проекта и цель конечного продукта проекта
Проект — это комплексный результат. В случае разработки программного обеспечения — это готовый софт, законченная информационная система. Законченная — означает, что ей пользуются. Если ей не пользуются — значит, цель проекта не достигнута. Продукты — это отдельные функциональные блоки, которые могут функционировать самостоятельно. За счет совместного функционирования нескольких продуктов реализуется конечная цель проекта. При планировании проекта продукты включают в документацию как отдельные блоки, которые можно проверить, принять работу и выплатить за неё деньги.
На примере строительства: весь дом и прилегающая к нему территория — это проект. А детская площадка возле него — продукт, так как она может функционировать вне зависимости от того, готова основная постройка к сдаче в эксплуатацию или нет.
Инструменты проектного менеджмента
Используйте любые инструменты и ресурсы, которые вам нравятся по функционалу и позволяют сделать единое информационное поле для взаимодействия с клиентом.
Онлайн-сервисы максимально к этому приближены, поэтому используйте Google Диск или Яндекс.Диск для обмена документами и другой информацией.
Если планируете расширяться, то рекомендую Confluence — это отличная система для выстраивания командной работы.