Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
— поздравительные письма и телеграммы;
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
— очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ «__» ___________________ 20__ г. │
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
— заседания или принятия решения (для протоколов);
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Входящая и исходящая корреспонденция – что это
Что такое входящая и исходящая корреспонденция простыми словами
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации. Это одна из главных составляющих документооборота. В корреспонденцию входят следующие бумаги: письма, заявления, справки, квитанции. Все бумаги регистрируются в специальный журнал. В него регулярно фиксируются все исходящие и входящие бумаги.
Простыми словами регистрация корреспонденции – это присвоение каждому документу отдельного идентификационного номера и фиксирование краткого описания бумаги.
Корреспонденция записывается в журнал для таких целей:
Некоторые важные бумаги после постановки на регистрацию обретают юридическую силу. К примеру, выданная сотруднику справка о болезни или отпуске, будет иметь юридическую силу, только если ее зарегистрируют и присвоят идентификационный номер. В противном случае она не действительна. Входящая корреспонденция в электроном и бумажном виде вся подлежит регистрации.
Когда идет речь о внутренней документации фирмы, тогда бумаги, переданные в другое структурное подразделение подлежит официальному фиксированию лишь раз при получении. Это помогает облегчить процесс поиска необходимых бумаг. Кроме того, так удобнее получить все необходимые сведенья по бумагам, посмотрев копии регистрации в журнале.
Регистрационный журнал должен заполнять только офис-менеджер, секретарь или референт. Сотрудник обязан обладать определенными обязанностями, чтобы получать или отправлять корреспонденцию и регистрировать ее в журнале. Установленной формы как правильно нужно вести документы нет. Каждая организация ведет регистрационный лист своим способом. Поэтому в разных журналах могут быть различия в графах.
Фиксировать входящие и исходящие документы можно следующим образом:
При оформлении регистрационного журнала, в него следует вписать следующие пункты:
Также, могут быть, включены дополнительные графы:
Регистрационный номер – это несколько букв и цифр, которые присваиваются каждому письму. Обычно номер формируется с учетом следующих особенностей:
Не подлежит регистрации следующая документация: буклеты, открытки, визитки, газеты и т.д.
Входящие и исходящие письма
Входящие письма
Сообщения, приходящие в задачу с электронной почты также попадают в ленту комментариев задачи.
Воспользовавшись пунктом «Сообщение полностью» контекстного меню комментария, а также нажав на ссылку «далее» Вы можете просмотреть сообщение в полном объеме. Также полностью прочитать входящее письмо можно, щелкнув вверху сообщения по иконке конверта.
В верхней части окна, под панелью с кнопками указан адрес отправителя письма. Если письмо было отправлено нескольким адресатам, они будут перечислены тут же через запятую. Имеющиеся в письме прикрепленные файлы отображаются на левой панели окна. Работа с прикрепленными файлами письма аналогична работе с файлами, вложенными в комментарии. Возможные действия с файлами доступны через контекстное меню.
Исходящие письма
Для того, чтобы просмотреть исходящее письмо в полном объеме, можно воспользоваться ссылкой «далее» либо щелкнуть вверху сообщения по иконке конверта.
Ответить на входящее письмо можно, используя пункт «Ответить» в контекстном меню ленты комментариев или окна оповещения.
Отправить исходящее письмо можно из любой задачи. Достаточно в окне задачи нажать кнопку «Комментировать». В поле комментария составить текст письма, при необходимости вложить файл. В строке адреса ввести e-mail.
Для ответа на выбранное письмо можно нажать клавишу «Space» (Пробел), либо использовать функцию контекстного меню в комментарии «Ответить». Кликнув по иконке конверта в левой части заголовка окна комментария, откроется окно настроек отправки почтового сообщения, в котором Вы можете выбрать шлюз для отправки письма, а также изменить тему и другие настройки:
«Приветствие» – автоматически добавляется приветствие в письмо. В качестве приветствия в начало письма подставляется слово «Здравствуйте!», если письмо отправлять пользователям системы «Простой бизнес». В качестве приветствия в начало письма подставляется значение поля «Обращение» из окна свойств контакта, если письмо отправлять контакту, который не является пользователем системы «Простой бизнес».
«Индивидуально» – при отправке письма нескольким адресатам, получатель письма не увидит других адресатов, которым отправлялось данное сообщение;
«Исходное сообщение», текст входящего письма будет добавлен в ответ;
«Ссылки вложениями» – отправляет ссылки, вставленные в письмо, вложенными файлами. Размер вложенных файлов не должен превышать 10 Мб, в противном случае файлы в письме придут ссылками, даже при включенной опции;
«Уведомить о прочтении» – когда адресат откроет письмо для прочтения, Вам поступит оповещение о том, что письмо прочитано;
«Отправлять через личный ящик» – письмо будет отправлено с почтового ящика, отмеченного в почтовых настройках организации как «Личный ящик пользователя».
Пункт «Переслать» контекстного меню комментария позволяет переслать выбранный комментарий любому адресату.
Вы можете выбрать адресат из списка в окне выбора пользователей. Если пользователя нет в списке, то введите адрес вручную в окне быстрого комментария.
К тексту выбранного комментария или письма можно, при необходимости, добавить собственный комментарий.
Пункт «Письмо тем же адресатам» контекстного меню входящего и исходящего сообщения позволяет отправить сообщение не только отправителю, но и всем адресатам, кому данное письмо было отправлено.
Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой
Посмотрите примеры
Быстрая регистрация в бесплатной CRM
Возможности
Помощь
Версии программы
Сотрудничество
Свяжитесь с нами
г. Москва, ул. Большая Серпуховская, д. 44,
пом. I, ком. 20
Мы в соцсетях
Скачать CRM
Подписка на рассылку
Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой
Посмотрите примеры
Задать вопрос
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.
АВТОРИЗАЦИЯ
Согласие на обработку данных
Типовое согласие на обработку персональных данных
Пользователь, регистрируясь, оставляя заявку на обратный звонок или заполняя любую другую форму на интернет-сайте http://www.prostoy.ru и его поддоменах (продающих страницах, лендингах и т.д.), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее – Согласие). Принятием (акцептом) оферты Согласия является регистрация на интернет-сайте, заполнение формы заявки на обратный звонок или любой другой формы. Пользователь дает свое согласие ООО «1Т», которому принадлежит сайт http://www.prostoy.ru и которое расположено по адресу 115093 г. Москва, ул. Большая Серпуховская д. 44, пом. I, ком. 20, на обработку своих персональных данных со следующими условиями:
Сайт использует cookie с целью улучшения работы. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с условиями Политики.
Используя этот сайт, вы соглашаетесь на обработку персональных данных на условиях Политики.
Еще 4 человека за последний час решили попробовать CRM «Простой бизнес»
Что такое исходящие письма? – подборки ответов на вопросы
Учет входящей и исходящей корреспонденции является частью делопроизводства, которое должно вестись на любом предприятии. Как правильно оформить и вести журнал учета корреспонденции? Какие методы ее регистрации существуют?
Основные принципы регистрации
Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.
Зарегистрировать документ можно только один раз
Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.
Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп
Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция
Соблюдать сроки
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.
Правило календарного года
Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.
Справочник документоведа. Навигация.
Далее 
04.12.2018
Что такое исходящий номер письма?
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх.
Что такое Исходящие?
Исходящие – это временная область хранения, в которой ваши составленные сообщения хранятся временно, пока ваш почтовый клиент не установит соединение с почтовым сервером, и получатель не получит ваше сообщение. Когда вы составляете сообщение и нажимаете «отправить», исходящее сообщение перемещается в папку «Исходящие», пока не будет установлено и успешно установлено безопасное соединение с настроенным SMTP-сервером. Сообщение также остается в папке «Исходящие», если соединение не удалось установить или из-за каких-либо проблем с подключением к Интернету. Пока сообщение не будет успешно доставлено получателю, сообщение останется в папке «Исходящие». Если соединение потеряно, клиент электронной почты автоматически попытается отправить сообщение повторно, как только соединение будет восстановлено. Как только сообщения доставляются, они очищаются из Исходящих. Проще говоря, Outbox – это место, где хранятся исходящие сообщения, пока они не будут полностью отправлены и получены получателем.
Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации
Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:
Рассмотрим значение каждой категории.
Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:
Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?
Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.
Предварительное рассмотрение документов
Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Регламент работы коммерческой службы (Образец)
Настоящий пример регламента работы коммерческой службы включает в себя описание двух бизнес-процессов: Продажи…
Далее 
23.04.2018
Каким образом осуществляется доставка корреспонденции?
Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром. Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес.
Документация для фирм-партнеров
Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.
Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.
Единого перечня нерегистрируемых документов не существует
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Как правило, к нерегистрируемым относятся:
В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.
Вариации
Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.
Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.
Фильтрация и распределение звонков
Как фильтровать звонки?Фильтрация звонков позволяет правильно распределять потоки клиентов. Прежде всего,…
Что значит слово корреспондент?
Корреспондент — служащий торгово-промышленного предприятия, ведущий его коммерческую переписку; поверенный, исполняющий чьи-либо поручения; иногородние фирмы и лица, состоящие в постоянных деловых отношениях с банком по взаимному исполнению поручений.
Какие документы регистрируются?
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.
Когда должны отправляться исходящие документы?
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
OUTBOUND SMS CAMPAIGNS
The first thing you think of when someone mentions SMS marketing are outbound campaigns. You immediately think about various types of promotional content that can be sent out to customers. A general rule of thumb is that outbound campaigns aren’t meant to generate responses but rather, to get your users to take action.
And it works, and not just with SMS. According to Koupon, 39% of customers spend more if they receive a personalized mobile coupon or offer. eMarketer claims that more than nine in ten mobile coupon users will redeem a coupon or code via their mobile device for online or offline shopping in 2017. Loyalty360 states that 70% of U.S. consumers appreciate getting texts or emails from healthcare providers.
But, because of the personal nature of SMS, its high read rate (90% of all SMS messages are read within 3 minutes), outbound SMS campaigns are hard to get right and can easily be interpreted as spam by your customers. For example, outbound SMS in the sales process can lead to conversion gains of more than 100%. However, sending messages before establishing contact with a lead or prospect can adversely affect conversion rates.
If you don’t target your customers with precision or know how to properly engage over various channels available today (SMS, chat apps, voice, push notifications, email…) there is a good chance your outbound campaigns will result in a swing and a miss. And the consequences can be dire.
In an article for Entrepeneur.com Rustam Singh writes:
Every single time my iPhone makes beep sound of the annoyingly loud tone of an SMS, I am alarmed whether it’s a notification of my bank that someone’s been misusing my funds! Could it be someone from my family that’s not so familiar with technology and still uses SMS? Could it be some notifications from my private email accounts of an unauthenticated transaction? I, therefore, immediately jump to check my phone and immediately have a flush of emotions ranging from rolling my eyes to just frustration, because it’s usually an SMS announcing that the pizza place I ordered a pizza from 6 months ago has 10% off if I spend 1000 bucks. And sometimes it is about some discount on properties in a part of the country that I have never visited (or plan to) or even heard of – yes that bad!
Yes, the negative reaction is that bad. SMS is the most personal channel available today, so when people receive your SMS campaign you better make sure it’s something interesting, engaging and sent at just the right time.
To do this, you need to make sure that the consumer data you collect is put to good use. Deep analytics, audience segmentation, and proper targeting give you the option to send campaigns that actually inform people and streamline the process of getting to your product. The technology for appreciated engagement exists, but you’re the one that still has to use it to the satisfaction of your customer base.
INBOUND SMS CAMPAIGNS
Unlike outbound campaigns, the main goal of an inbound SMS campaign is to generate responses. With that in mind, to run an inbound campaign, you’ll need a number which your target audience can reply to. This can either be a virtual long number or a shortcode easily acquired over SMS API and the Infobip Portal. Once you get a number for your inbound campaigns and gather the opt-ins, sending is a breeze.
A solid use case for inbound SMS campaigns is support ticketing for your business. In 2013, just 14% of all calls made to businesses were being answered. Today, in an age where most modern services have completely automated their customer support getting a human being on the phone to answer your support request is science fiction for most customers.
Evan Aldrich, Head of Customer Support at Favor is collaborating with Zendesk to provide just that. For quick answers and easy updates, Favor’s support team uses SMS over Zendesk Text to increase customer satisfaction:
Text is an absolutely indispensable part of our support strategy. And with the Zendesk family of products, we have all our support channels, including email, phone and text, in one place.
But don’t just take his word on it, let’s look at some numbers. According to eWeek, over half of surveyed customers said they would be likely to text with a customer support agent. Similarly, 52% would prefer texting customer support over their current preferred form of communication.
With Infobip, you can easily acquire one or more mobile numbers for your SMS campaigns regardless of where you want to send them. You can use any number for multiple campaigns, to help cut costs and provide a consistent, instantly recognizable channel.
TIPS AND BEST PRACTICES
Now, with the differences out of the way, it’s important to note that there’s no right or wrong type of SMS campaign, just your business needs and the type of communication that fits. Before sending SMS campaigns, businesses usually make the mistake of viewing their mobile strategy as a one-off, which doesn’t yield quality results.
When creating any type of inbound or outbound SMS campaign, start by assessing your business goals, as the campaign could have an impact on how people view your company and affect various aspects of your business communication.
For outbound SMS campaigns, it’s extremely important to gather opt-ins and update your contact lists on a regular basis to ensure maximum effect. But that’s just the start. Take concrete action by measuring, organizing and improving your campaigns in real time. The tools you’re using should provide fully customizable performance dashboards, performance overviews and give actionable data needed to boost campaign effectiveness and offer content tailored to each customer.
For all your inbound campaigns, analyzing delivery and response rates is key. Having a provider enabling you to configure responses for inbound SMS campaigns on both the keyword and number levels means you’ll be instantly communicating when it matters most to your customer. And that’s all that matters.