Что такое управленческий учет? Черная бухгалтерия. Двойная бухгалтерия. (2/2)
Автор: Юрий Халтин · Опубликовано 12.12.2014 · Обновлено 18.01.2015
Управленческий учет — что это такое?
Об управленческом учете (его еще часто называют черной бухгалтерией или двойной бухгалтерией) работы с государственными предприятиями. Еще немного управленческого склада. Управленческая касса. Управленческая зарплата. Откаты (комиссионные, бонусы). Управленческий учет на предприятии со сложной организационной структурой. Метод двойной записи. Метод начислений.
Управленческий учет при работе с государственными предприятиями.
Государственные предприятия могут оплатить нам деньги, только если мы предоставим расходную накладную, и они подпишут ее. Тогда они могут подать заявку на платеж в казначейство и через какое-то время нам оплатят. То есть, гос. предприятия работают по факту. Что это значит для учета? Это значит, что в бухгалтерском учете, весь тот товар, что мы им продали по бумажкам – его в учете уже нет. А в управленческом учете, получается, что никаких операций не происходило. Соответственно, мы должны видеть, что весь этот товар на складе, на самом деле, есть.
Еще немного управленческого склада.
И такой, тоже пример, наверное, у всех торговых компаний происходил: в машину покупателя не влез весь товар который он купил. И он сказал, что не хочет переоформлять расходную накладную, мол, давай я через две-три недели заеду за остальным товаром, за который я заплатил. Заберу сейчас только самый главный для себя товар. Как правило, мы не переоформляем бухгалтерскую расходную накладную, но при этом, в управленческом учете, мы укажем, какой товар мы ему реально отгрузили. И потом решим — тот товар, который мы ему должны отдать, можем ли мы им сейчас торговать. А уже, когда придет поставка, мы сможет новый товар отдать этому покупателю. Или не торговать этим товаром, а просто сразу весь этот товар отложить в резерв? Но, главное, что мы должны видеть — это то, что этот товар на самом деле есть на складе. Просто он может быть в резерве или мы можем им свободно сейчас торговать. И, также, мы видим, что перед этим покупателем есть денежный долг. Ведь он нам заплатил за все, а мы погасили только часть.
Управленческая касса.
Что такое управленческая касса? Ну, по сути, это просто карман учредителя. То есть, деньги могут туда попадать от неофициальных продаж или по какой-то другой схеме. Но смысл в том, что из этой управленческой кассы часто оплачиваются такие операции, которые неудобно проводить официально. Например, банально, купить воду, чай, сахар, заплатить за парковку – все это наши затраты в производственной деятельности. Но это так тяжело объяснять налоговой, что иногда проще взять из кармана и заплатить эти деньги.
Управленческая зарплата (зарплата в конвертах).
Покажите мне хоть одного сотрудника, который скажет: я хочу, чтобы Вы мне начисляли десять тысяч гривен. Я думаю, что никто так не скажет. Человек скажет: я хочу получать десять тысяч на руки, а то, сколько вы начислите, и что Вы там будете делать, чтобы мне эти деньги оплатить — меня не касается. Получается, мы ему две три тысячи по бухгалтерскому учету начисляем. Оплачиваем на карточку минус налоги. А остаток уже оплачиваем из управленческой кассы. Практически все так и делают.
Откаты. Бонусы. Комиссионные.
Поговорим об откатах. Что такое откат? Это вознаграждение людям, не работающим в нашей компании. Мы поощряем их за то, что они порекомендовали нас кому-либо, или сделали сами продажу через нас. Как правило, они проводятся неофициально, по той причине, что это неудобно делать официально. Да, мы могли бы. Но это надо либо брать человека по совместительству к нам работать, либо оформлять с ним отношения договором ГПХ. С одной стороны, много возни, ведь человек может один раз такую продажу сделать и больше продаж не будет. Да и сам человек может не хотеть, чтобы его «вознаграждение» всплыло официально.
Управленческий учет на предприятии со сложной организационной структурой.
Еще хочу сказать о том, что если у вас структура предприятия такова, что в ней есть много юридических лиц, например, «чпшников», то получить из бухгалтерского учета, где каждый этот субъект ведется обособлено, адекватную информацию очень тяжело. Соответственно, одна из целей управленческого учета — предоставлять эту информацию так, чтобы она соответствовала логике. К примеру, если у вас, как я уже говорил, десять юр. лиц, но это единый бизнес — то в управленческом учете эта информация будет предоставлена вам консолидировано.
Принцип двойной записи в управленческом учете.
В целом, когда я изучал бухгалтерский учет, я был под впечатлением от того, как все логично в нем и продуманно. Безусловно, те принципы, которые были созданы для бухгалтерского учета, нужно использовать и в управленческом учете. Например, принцип двойной записи, который всего лишь говорит о том, что на предприятии ничего не берется из ниоткуда (т. е. у всего, что попадает в него, должен быть источник) и не уходит в никуда. Если средства уходят из предприятия, то всегда известно, куда они уходят. Например, тот же отчет «Баланс», в котором видно в столбце «Актив», где находятся наши средства. Они в основных фондах, в товаре, на расчетных счетах и в кассе, также, в дебиторке. В столбце «Пассив» мы видим обязательства нашей компании. Например, перед поставщиками. В строке «Прибыль» мы видим обязательства перед учредителями. Если мы брали кредит в банке, мы, также, его увидим в пассиве.
Метод начислений в управленческом учете.
«Отчет о прибылях и убытках» показывает нам структуру доходов и расходов. Все это я веду к тому, что для расчета и учета управленческой прибыли, я рекомендовал бы использовать метод начислений. Многие предприниматели которые начинают работать в программе, начинают считать прибыль по кассовому методу. Ушли деньги — значит это наш убыток. Прибыль – то что осталось у нас в кассе и на расчетном счету. Я думал, как объяснить, что такое «Метод начислений» и вот пример: покупатель хочет купить автомобиль за 60 тысяч гривен, а мы нашли где его можно взять за 50 тысяч гривен. Мы можем заработать на этом 10 тысяч гривен. Это и есть метод начислений, когда мы понимаем, что на этой сделке мы наварим 10 тысяч гривен. Вот метод начислений как раз и покажет прибыль с этой сделки — 10 тысяч гривен. Получается, что эти предприниматели, которые работают по кассовому методу, все равно, на самом деле, мыслят по методу начислений, когда оценивают, выгодна ли им сделка или нет. Соответственно, я верю, что если объяснить любому из этих предпринимателей и показать, что такое кассовый метод и что такое метод начислений и чем они отличаются, то они выберут метод начислений. Просто, видимо, этим людям не хватает, чтобы кто-то помог им разобраться. В общем то, в рамках этого проекта, у меня есть в планах отдельное видео, в котором я постараюсь подробно объяснить, чем отличается кассовый метод от метода начислений.
Читайте, также, следующую статью Недостатки бухгалтерского учета в целях управления. В ней мы рассмотрим нельзя ли все-таки обойтись одним лишь бухгалтерским учетом.
Спасибо за внимание!
Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер»
Олег открыл кофейню, арендовал и оборудовал маленький зал в ТЦ, нанял баристу и сам тоже “встает к станку”, заказал регулярный клининг. Он закупает зерно, добавки к напиткам и одноразовую посуду, заказывает сладости в кондитерской у друга. Олег ведет три управленческих отчета:
Отчет о прибылях и убытках (ОПУ)
Этот отчет помогает увидеть все доходы и расходы, которые возникли за отчетный период — неделю, месяц, год. Вы понимаете, какую получили прибыль и какие сделали траты, что продали и что купили. Деньги на счете в конце месяца не обязательно принадлежат вам: возможно, вы не оплатили все услуги или поставки за период, и отчет о прибылях и убытках помогает разобраться в этом.
Такой отчет можно “опрокидывать” в будущее, чтобы спланировать прибыли и убытки в ближайшие периоды. Он покажет потенциальную прибыль, расходную часть проекта, точку безубыточности. Так вы поймете, стоит ли запускать дело. Отчет о прибылях и убытках на несколько лет вперед — это финансовая модель вашего бизнеса.
Еще ОПУ помогает понять, где можно сэкономить. Например, кофейня работает, выручки все больше, бариста тратит стаканчики, как пули, но почему-то чистая прибыль почти не растет. Олег смотрит в ОПУ и видит, как много денег идет на покупку зерна. Тогда он закупает крупную партию с хорошей скидкой и надеется в следующем периоде получить больше прибыли.
Пример отчета о прибылях и убытках кофейни Олега за месяц:
Чистая прибыль
29 750
Реализация
120 000
Прибыль до налогообложения
35 000
Налоги (УСН 15%)
5 250
Всего расходы
85 000
Закупки материалов
30 000
Зерно
10 000
Сиропы для напитков
3 000
Молоко и сливки
7 000
Посуда
3 000
Пончики
7 000
Оплата труда
39 000
Зарплата
30 000
Страховые взносы
9 000
Текущие расходы
13 000
Аренда + коммуналка
7 000
Клининг
2 000
Мобильная связь + интернет
1 000
Реклама
3 000
Банковский счет + эквайринг
3 000
Видим, что Олег получил прибыль, хоть и небольшую. Но положительный финансовый результат еще не означает, что на счете хватит денег для выполнения всех обязательств. Например, Олег запланировал купить большую партию зерна со скидкой в следующем месяце. Чтобы понять, когда он сможет оплатить заказ, придется заглянуть в отчет о движении денежных средств.
Отчет о движении денежных средств (ДДС)
Этот отчет показывает, какой объем денег прошел через бизнес за период: вы видите сумму на начало периода, поступления и оплаты за период и остаток средств в конце периода. ДДС отражает не доходы или расходы, а конкретные операции по расчетному счету и кассе.
Отчет помогает вовремя платить по счетам, избегать кассовых разрывов — это ситуация, когда у вас в конкретный момент нет денег на налоги или зарплату, хотя отчет о прибылях и убытках показывает прибыль. А еще ДДС показывает, что в бизнесе осталось мало денег и нужен займ или кредит, или что денег так много, что пора бы задуматься о расширении дела или вывести средства и купить себе новую “Ауди”.
Отчет ДДС тоже можно строить на будущее. Он покажет, сколько денег потребуется, чтобы исключить кассовые разрывы, и когда проект окупится. ДДС, особенно при планировании будущих периодов, всегда рассматривают в комплексе с ОПУ.
Олег вносит в отчет все операции и их назначение, разделяет платежи по категориям: продажи, зарплата, налоги и так далее, а еще выделяет три зоны отчета:
Вот пример отчета о движении денежных средств Олега за пару дней:
Операционная деятельность
Поступления — всего
5 000
6 000
2 000 1 000 1 000 200 800
2 000 1 500 1 000 500 1 000
Платежи — всего
1 700
3 700
— — — 1 000 — 300 400 — — — — — — — —
— 2 000 — — — 300 400 — — 1 000 — — — — —
Инвестиционная деятельность
Поступления, всего
—
—
Управленческий баланс
Баланс можно назвать “фотографией бизнеса”: он показывает состояние на выбранную дату. В балансе вы видите активы и пассивы:
Управленческий баланс показывает, какой ваш собственный капитал в бизнесе. Для этого из активов вычитают пассивы, и эта сумма должна быть равна финансовому результату из ОПУ за тот же период. Если вы получили отрицательную сумму, это тревожный сигнал: в бизнесе не хватает денег на покрытие всех обязательств.
Вот пример управленческого баланса Олега:
Актив
120 000
Управленческие отчеты можно строить самим в Excel — или работать в сервисе, который сам построит нужные отчеты автоматически на основе ваших данных. Веб-севис Контур.Бухгалтерия помогает легко вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность и получать управленческие отчеты, чтобы следить за деньгами в бизнесе. Первые две недели бесплатны для всех новых пользователей.
Что такое управленческий учет: 7 методов и 5 этапов создания
Вопросы, рассмотренные в материале:
Организация и использование системы управленческого учета позволяют анализировать финансово-экономическое положение компании, планировать распределение ресурсов, сокращать расходы, улучшать финансовые показатели. В нашей статье мы подробно расскажем о том, что такое управленческий учет и как правильно его использовать.
Что такое управленческий учет в организации и чем он отличается от бухгалтерского
Управленческий учет выделился из общей системы к 1950-м годам в связи с проблемой увеличения эффективности предпринимательства.
Управленческий учет (Management Accounting) используется, чтобы измерять и фиксировать финансовую и иную информацию, необходимую для достижения целей компании. Благодаря ему можно узнать объем приобретения или расходования ресурсов, собрать информацию о возможностях и проблемах предприятия, чтобы передать руководству.
Управленческий учет простыми словами — это система организации, сбора и агрегирования информации, цель которой состоит в решении определенных задач менеджмента.
Успешная работа данной системы позволяет наиболее результативно управлять компанией. Администрация сама выбирает, как именно классифицировать затраты, в какой степени нужно рассматривать сферы их возникновения, как учитывать фактические, плановые расходы, организовать внутреннюю управленческую отчетность, контроль.
Нужно понимать, что управленческий учет входит в систему управления предприятием, не ограничивается Общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP), поэтому при его построении в качестве исходных рассматриваются такие позиции:
Построение данной системы считается одной из наиболее сложных задач. На Западе эту сферу внутрифирменного управления принято считать конфиденциальной. При этом одним из основных факторов успеха является четкое понимание проблем, экономических выгод от использования такой информационной системы.
А теперь о различиях управленческого и бухгалтерского учета.
Что такое бухгалтерский и управленческий учет? Цели бухгалтерского и управленческого учета принципиально отличаются друг от друга. Первый использует фиксацию фактов хозяйственной деятельности для контроля компании в целом. Тогда как цель второго состоит в оперативном анализе и планировании деятельности.
Разные цели приводят к расхождениям по таким направлениям:
Методы фиксации данных.
При формировании проводок по бухгалтерскому учету бухгалтер отталкивается от ПБУ и других нормативных актов. Для подготовки оперативных данных для управленцев за основу берут указания руководителя, также смотрят, к какой статье дохода или расхода принадлежит определенный показатель. Допустим, расходы на зарплату сотрудников ИТ-отдела в бухгалтерских документах относятся на счет 26 по статье «Заработная плата», а в управленческом учете дается более детальная информация: «Заработная плата» – «Отдел ИТ». Таким образом, второй вариант требует включения большего объема подробностей.
Отчетность в бухгалтерии имеет строго регламентированные формы, в то время как управленческая информация представляется в форме, наиболее удобной для пользователей.
Временные рамки подачи данных.
Сроки сдачи бухгалтерской отчетности фиксируются на законодательном уровне, а для управленческого их устанавливает руководство конкретной фирмы. Так, информация по выпуску продукции и себестоимости в бухучете видна в конце месяца – после подсчета затрат и установления финальной себестоимости товара. Для управленческих целей требуется предоставлять такие отчеты каждый день, чтобы вовремя проанализировать планы и внести необходимые поправки.
Чтобы было проще, представим все описанные расхождения в виде таблицы:
Финансовый учет
Управленческий учет
Обязателен для всех
По желанию руководства
Точен, основан на фактах деятельности
Приблизителен, необходим для принятия решений
Общие отчеты о компании, подразделениях (доходы, затраты)
Детальные сведения о работе каждого отдела, выпуске/продаже предложения компании
Составление реальной финансовой отчетности для внешних пользователей
Сбор данных для анализа, подготовки планов работы
Акционеры, кредиторы, аудиторы, контролирующие органы
Управленческий персонал, менеджмент
Сроки предоставления данных
Зависят от выбора управленцев
Управленческий учет должен и может вестись совместно с бухгалтерским, более того, он основывается на данных бухгалтерии. Отчетность, с одной стороны, не может быть перегружена избыточной для анализа финансовой информацией, а с другой, необходимо, чтобы она была достаточно детализирована и позволяла принимать оперативные решения.
Задачи управленческого учета
Использование данного учета позволяет эффективно и вовремя справляться с целым набором задач:
Способы реализации задач:
В этом случае для реализации используются такие средства:
При любых видах бюджетов, используемых на территории нашей страны, автоматизация учета предприятия дает возможность отслеживать реализацию планов, анализировать несоответствие показателей, проставленных в бюджете, корректировать их, принимать административные решения. По итогам планового периода подготавливают:
6 требований к информации для управленческого учета
Поскольку все сведения используются только для внутреннего управления, к ним предъявляется ряд требований. А именно – вся информация:
Объекты управленческого учета
Подсчет затрат входит в число наиболее важных задач управленческого учета в компании. От того, насколько объективна и оперативна будет информация, особенно в части издержек, зависит эффективность принимаемых руководством решений. Поэтому так важна своевременная фиксация показателей использования ресурсов в текущей деятельности предприятий. Для наибольшей эффективности рекомендуется применять специальные программы. Все объекты управленческого учета можно разбить на следующие группы:
Пользователи информации управленческого учета
В первую очередь информация направляется к руководителям высшего звена, руководителям структурных подразделений и специалистам.
Первой группе обычно предоставляются:
Руководителям подразделений необходимы:
Специалистам поступает информация о работе компании, ее подразделений, прогнозы влияния внутренних и внешних факторов на результаты ее хозяйственной деятельности.
7 методов управленческого учета
Закон не устанавливает жестких требований к ведению управленческого учета, поэтому фирма может сама подбирать наиболее удобные методы. Основная задача здесь состоит в оценке себестоимости, отслеживании расходов. Далее вы увидите наиболее распространенные подходы к организации данного процесса.
Метод 1. Определение точки безубыточности.
Также ее называют критической точкой. Данный показатель обозначает объем выпуска и реализации товара, при котором компания начинает получать прибыль. Иными словами, доходы превышают расходы.
Точку безубыточности принято обозначать в единицах продукции либо в финансовом выражении.
Метод 2. Бюджетирование.
Данный метод необходим, чтобы наиболее эффективно распределять ресурсы предприятия. С этой целью используются планирование и последующие контроль и анализ отклонений плановых показателей.
Данный метод основывается на сведениях об экономике компании. Поэтому основная функция программы бюджетного управления состоит в том, чтобы способствовать объективному анализу и принятию решений.
Метод 3. Процессный расчет затрат.
Этот подход актуален для предприятий, занимающихся серийным изготовлением однотипной продукции, либо в случаях, когда процесс производства оказывается непрерывен по причинам безопасности или экономической целесообразности.
В процессном расчете расходы соотносятся с объемами продукции, выпущенной за определенный отрезок времени.
Метод 4. Проектный расчет затрат.
Этот метод также называют позаказным – он подходит для случаев, когда изделие изготавливается по спецзаказу. Тогда в каждом проекте/партии выпущенной продукции осуществляют расчет таких затрат:
Метод 5. Передельный расчет затрат.
Этот принцип расчетов используется при массовом производстве. Определяющим процессом здесь считается последовательный переход сырья в конечный продукт.
Стоит пояснить название метода: группы процессов производства образуют переделы, каждый из них выпускает промежуточный продукт (полуфабрикат) или завершает процесс и выдает готовый результат.
Метод 6. Нормативный расчет затрат.
Учитываются отклонения реальной себестоимости от запланированной, при этом нормативная себестоимость рассчитывается для каждой разновидности выпускаемого товара.
По итогам периода рассматривают такие отклонения:
Отдельно учитывают условные отклонения, которые появляются при расхождениях в составлении калькуляций, а значит, могут быть как отрицательными, так и положительными.
Метод 7. Директ-костинг.
Речь идет о контроле затрат, позволяющем разделить все затраты на постоянные и переменные.
Наиболее существенной особенностью данного подхода является возможность видеть взаимосвязи между объемами продукции, затратами и прибылью.
Ключевые принципы организации системы управленческого учета
Здесь используются принципы управленческой политики предприятия, а именно:
5 шагов организации управленческого учета на предприятии
Если компания стремится к более эффективному управлению и поэтому хочет начать пользоваться данной системой, ее ждут несколько последовательных этапов работы.
В первую очередь необходимо определить основу данных, то есть конкретную финансовую базу. На территории нашей страны управленческий учет редко бывает первичным, поэтому обычно его строят на основе уже работающей системы финансового учета. Для этого нужно:
Итак, поговорим более подробно об организации управленческого учета.
Шаг 1. Определение основных лиц, которым нужен управленческий учет.
Главными заказчиками и получателями сведений являются руководство компании, члены совета директоров, менеджеры разных уровней – все эти люди принимают основные для бизнеса решения.
Проще всего изложить им суть проблемы или представить определенный план действий при помощи презентации, ведь это отличный способ наглядно и структурировано преподнести сведения.
Шаг 2. Формирование перечня отчетности.
Перечень документов управленческой отчетности нужно не только подготовить, но и согласовать со всеми заинтересованными лицами. Для каждого отчета устанавливаются определенные срок и периодичность подготовки, также необходимо сделать предельно понятное и подробное описание.
Шаг 3. Подготовка эскиза методологии.
За составление данной системы отвечают специалисты, задача которых – разобраться во всех нюансах работы предприятия. В противном случае возникает риск того, что система себя не оправдает, а значит, не принесет должного результата.
Какие этапы требуется выполнить на данном шаге:
Далее модель отправляется руководству предприятия на утверждение.
Шаг 4. Использование методологии на практике.
Если успешно удалось справиться со всеми перечисленными мероприятиями, систему начинают эксплуатировать.
Внедрение проекта позволит обнаружить моменты, которые не удалось учесть при составлении методологии. Это может быть неоднородный подход различных подразделений к обработке данных, противоречивость информации, пересекающейся в разных отчетах, несовершенное ПО. Также бывают другие накладки при взаимодействии отделов компании.
Пример: на предприятии «ЧелябинскСтройМонтаж» появились проблемы с достоверностью данных о сбыте продукции. Проверка показала, что информация о поступивших средствах была внесена в базу не вовремя, в результате чего затянулось закрытие бухгалтерского баланса.
Шаг 5. Организация контроля внедрения системы.
На данном этапе важнее всего оценить, насколько эффективна выбранная система с экономической точки зрения. Но для этого нужно быть уверенным, что все исполнители обучены, цели понятны, в методологии не осталось ошибок.
Правила эффективного внедрения управленческого учета
Автоматизация управленческого учета требует обязательного использования системного подхода. Однако, как показывает практика, даже руководители московских компаний, имеющие наиболее полный доступ к бизнес-информации, допускают ряд типичных ошибок. К сожалению, исправление этих промахов требует финансовых и временных затрат. Чтобы не столкнуться с подобными проблемами, рекомендуется воспользоваться такими правилами.
Итоговые советы по ведению управленческого учета
Создание бюджетной модели во многом зависит от специфики и сферы деятельности компании, однако работа всегда ведется по общим принципам:
