Что такое учетное дело
1. Учетные и кадастровые дела объектов недвижимости
В учетное дело последовательно включаются следующие документы:
— заявление и необходимые для кадастрового учета документы, представленные заявителем;
— документы, поступившие в порядке информационного взаимодействия;
— документы, направленные на устранение причин приостановления кадастрового учета (п. 44 Порядка ведения ГКН).
При принятии решения об отказе в проведении кадастрового учета учетное дело закрывается и помещается в архив на хранение. При подготовке к архивному хранению в учетное дело помещаются титульный лист и внутренняя опись документов, оформленные в соответствии с п. 89, 90 Порядка ведения ГКН. Если в течение трех лет учетное дело, по которому принято решение об отказе в проведении кадастрового учета, не было возобновлено, такое дело подлежит уничтожению в установленном порядке.
При принятии решения о постановке на кадастровый учет объекта недвижимости кадастровое дело объектов недвижимости формируется из соответствующего учетного дела. Кадастровое дело идентифицируется кадастровым номером объекта недвижимости.
Ведение кадастровых дел осуществляется в соответствии с частью IX Порядка ведения ГКН.
В кадастровое дело, по мере поступления в орган кадастрового учета, включаются:
— документы, на основании которых внесены сведения в государственный кадастр недвижимости об объектах недвижимости, в том числе документы, необходимые для осуществления учета изменений объекта недвижимости, учета части, учета адреса правообладателя или снятия с кадастрового учета объекта недвижимости (п. 91, 92 Порядка ведения ГКН);
Кадастровые дела снятых с учета земельных участков подготавливаются к архивному хранению в установленном порядке.
При изменении «временного» статуса кадастровых сведений на «аннулированный» в случаях, предусмотренных п. 53 Порядка ведения ГКН, с документов, подлежащих возвращению заявителю (п. 4 ст. 24 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ), изготавливаются копии, которые взамен оригиналов включаются в соответствующее кадастровое дело. Указанное кадастровое дело объекта недвижимости с «аннулированным» статусом кадастровых сведений хранится в течение трех лет. По истечении трех лет кадастровое дело подлежит уничтожению в установленном порядке.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 1.
Статья 9. Учетное дело
Статья 9. Учетное дело
1. На каждого гражданина (семью), принятого на учет, формируется учетное дело, в котором содержатся документы, являющиеся основанием для принятия на учет.
2. Основанием для формирования учетного дела является решение уполномоченного органа о принятии гражданина (семьи) на учет.
3. После регистрации учетного дела ему присваивается номер, который складывается из кода района Санкт-Петербурга, даты принятия на учет, номера дела.
4. Учетное дело представляет собой папку (скоросшиватель), содержащую:
заявление гражданина о принятии на учет;
документы, предусмотренные пунктом 1 статьи 7 настоящего Закона Санкт-Петербурга;
копию решения уполномоченного органа о принятии гражданина (семьи) на учет;
материалы переписки с гражданином по вопросу улучшения его жилищных условий с указанием входящих и исходящих номеров и принятых решений по ним;
Сводную справку о заявителе;
5. На лицевой стороне папки учетного дела указываются:
год и номер учетного дела;
фамилия, имя, отчество заявителя;
адрес и контактный телефон;
другая информация (по усмотрению уполномоченного органа).
6. Документы в учетном деле располагаются в хронологическом порядке по датам поступления, снизу вверх, нумеруются и вносятся в опись по мере поступления.
8. Учетное дело хранится уполномоченным органом до снятия гражданина (семьи) с учета.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Как пройти перерегистрацию своего учетного дела состоящим на жилищном учете
1. Кому нужна перерегистрация учетного дела на жилищном учете?
Гражданам, состоящим на жилищном учете. Проведение перерегистрации требуется для подтверждения оснований нахождения на таком учете.
Обычно Департамент городского имущества проводит перерегистрацию учетных дел самостоятельно, но в некоторых случаях может запросить дополнительные документы у граждан.
О необходимости представить документы для проведения перерегистрации Департамент информирует граждан путем направления соответствующих уведомлений.
2. Как часто проводится перерегистрация?
Перерегистрация учетных дел граждан, состоящих на жилищном учете, проводится не реже одного раза в 5 лет, а также непосредственно перед принятием решения об улучшении жилищных условий и не менее чем за год до планируемого принятия такого решения.
3. Какие документы необходимы для перерегистрации учетного дела?
Для перерегистрации учетного дела необходимо представить следующие документы всех членов семьи :
4. Куда подавать документы для прохождения перерегистрации?
Документы для перерегистрации могут быть предоставлены:
Обратите внимание, центры госуслуг «Мои документы» не принимают документы для перерегистрации, так как перерегистрация не относится к государственным услугам.
5. Что будет, если я не предоставлю документы для перерегистрации?
Если вы не представите документы для перерегистрации учетного дела в полном объеме, вас При отсутствии других предусмотренных законодательством оснований для снятия вас с учета.
«>не снимут с жилищного учета. Но помните, что в соответствии с действующим законодательством Департамент городского имущества может принять решение об улучшении жилищных условий только после перерегистрации учетного дела, а она в свою очередь может быть проведена только при наличии полного пакета документов.
6. Как я узнаю, что учетное дело перерегистрировано? Каков срок проведения перерегистрации?
Вы получите уведомление о прохождении перерегистрации или решение о снятии с жилищного учета (если по результатам проверки выяснится, что у вас больше нет оснований на нем состоять). Оно выдается на бумажном носителе лично в руки на приеме, либо направляется по почте — способ получения указывается при подаче документов.
Уведомление вам направят в течение 3-х дней после того, как Департамент проверит все представленные вами документы и документы, полученные на их основании в ходе межведомственного взаимодействия, и примет соответствующее решение. Перерегистрация учетного дела должна занимать не более 30 рабочих дней со дня, следующего за днем, когда вы подадите соответствующее заявление и пакет документов.
7. Почему Департамент не может самостоятельно запросить документы, необходимые для перерегистрации и повторно запрашивает одни и те же документы?
Департамент истребует у граждан только те документы для перерегистрации учетного дела, которые не может получить посредством межведомственного взаимодействия.
Повторно запрашиваются только те документы личного характера, которые на момент рассмотрения жилищного вопроса утратили свою актуальность. Как правило, это копии паспортов, содержащие актуальную информацию о месте жительства гражданина на момент подачи документов, а также информацию о его семейном положении и наличии/отсутствии у него несовершеннолетних детей, в том числе не зарегистрированных по его месту жительства. Кроме того, для завершения перерегистрации у граждан запрашиваются актуальные жилищные документы (финансовый лицевой счет и выписка из домовой книги либо единый жилищный документ) с мест жительства заявителей и/или членов семьи, проживающих в Москве в ведомственных общежитиях, домах ЖСК, ТСЖ либо проживающих на территории ТиНАО, а также в других субъектах Российской Федерации.
Таким образом, если документы для перерегистрации не были сданы единовременно в полном объеме, Департамент будет вынужден с недостающими документами дополнительно запросить актуальные копии паспортов и/или актуальные жилищные документы.
Не требуется повторно сдавать архивные документы, например, архивные выписки из домовых книг или сведения о правах собственности, зарегистрированных до 1998 года, поскольку архивная информация срока давности не имеет. Если архивные документы были сданы вами ранее и находятся в материалах учетного дела, вы вправе указать это в заявлении при подаче документов для проведения перерегистрации.
8. Что делать, если документ, который требует Департамент, я могу получить только в другом субъекте РФ?
Если Департамент городского имущества Москвы не может получить документы для перерегистрации учетного дела в ходе межведомственного информационного взаимодействия, обязанность по представлению таких документов возлагается на граждан. Но прежде чем ехать в другой регион, рекомендуем вам уточнить в организации или учреждении, которое выдает такие документы, не реализована ли у них возможность предоставления документов онлайн.
9. У меня остались вопросы. Куда обратиться?
Инструкция носит справочный характер и ориентирована на большинство пользователей. Чтобы узнать, что делать именно в вашей ситуации, вы можете обратиться за консультацией:
Профильные специалисты консультируют граждан по жилищным вопросам в соответствии с расписанием. На общие вопросы специалисты справочной службы отвечают ежедневно.
Что такое учетное дело
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Письмо Федерального агентства кадастра объектов недвижимости от 4 марта 2008 г. N ВК/0876 «Разъяснения по ведению кадастровых дел»
Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости во исполнение приказа Минюста России от 20.02.2008 N 35 «Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости» в части ведения кадастровых дел разъясняет.
Кадастровые дела подлежат вечному хранению, их уничтожение и изъятие не допускается, за исключением кадастровых дел объекта недвижимости с «временным» статусом кадастровых сведений.
При передаче на архивное хранение во внутренней описи кадастрового дела производится итоговая запись, кадастровое дело дополняются обложкой, листом-заверителем, прошивается и скрепляется печатью.
Особенности ведения кадастровых дел следующие:
1. Учетные и кадастровые дела объектов недвижимости.
В учетное дело последовательно включаются следующие документы:
— заявление и необходимые для кадастрового учета документы, представленные заявителем;
— документы, поступившие в порядке информационного взаимодействия;
— документы, направленные на устранение причин приостановления кадастрового учета (п. 44 Порядка ведения ГКН).
При принятии решения об отказе в проведении кадастрового учета, учетное дело закрывается и помещается в архив на хранение. При подготовке к архивному хранению в учетное дело помещаются титульный лист и внутренняя опись документов, оформленные в соответствии с п. 89, 90 Порядка ведения ГКН. Если в течение трех лет учетное дело, по которому принято решение об отказе в проведении кадастрового учета, не было возобновлено, такое дело подлежит уничтожению в установленном порядке.
При принятии решения о постановке на кадастровый учет объекта недвижимости кадастровое дело объектов недвижимости формируется из соответствующего учетного дела. Кадастровое дело идентифицируется кадастровым номером объекта недвижимости.
Ведение кадастровых дел осуществляется в соответствии с частью IX Порядка ведения ГКН.
В кадастровое дело, по мере поступления в орган кадастрового учета, включаются:
— документы, на основании которых внесены сведения в государственный кадастр недвижимости об объектах недвижимости, в том числе документы, необходимые для осуществления учета изменений объекта недвижимости, учета части, учета адреса правообладателя или снятия с кадастрового учета объекта недвижимости (п. 91, 92 Порядка ведения ГКН);
Кадастровые дела снятых с учета земельных участков подготавливаются к архивному хранению в установленном порядке.
При изменении «временного» статуса кадастровых сведений на «аннулированный» в случаях, предусмотренных п. 53 Порядка ведения ГКН, с документов, подлежащих возвращению заявителю (п. 4 ст. 24 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ), изготавливаются копии, которые взамен оригиналов включаются в соответствующее кадастровое дело. Указанное кадастровое дело объекта недвижимости с «аннулированным» статусом кадастровых сведений хранится в течение трех лет. По истечении трех лет кадастровое дело подлежит уничтожению в установленном порядке.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 1.
2. Кадастровые дела территориальных зон.
Под территориальными зонами согласно Градостроительному кодексу Российской Федерации следует понимать зоны, для которых в правилах землепользования и застройки определены градостроительные регламенты.
В результате градостроительного зонирования в соответствии со статьей 35 Градостроительного кодекса Российской Федерации могут определяться жилые, общественно-деловые, производственные зоны, зоны инженерной и транспортной инфраструктур, зоны сельскохозяйственного использования, зоны рекреационного назначения, зоны особо охраняемых территорий, зоны специального назначения, зоны размещения военных объектов и иные.
Кадастровое дело территориальных зон включает в себя документы, полученные в порядке информационного взаимодействия органом, ведущим государственный кадастровый учет в соответствующем кадастровом районе, от органа государственной власти или органа местного самоуправления по установлению территориальной зоны в пределах населенного пункта или части муниципального образования.
Таким образом, кадастровое дело территориальных зон идентифицируется по названию населенного пункта или части муниципального образования и названию территориальной зоны.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 2.
3. Кадастровые дела зон с особыми условиями использования территорий.
Под территориальными зонами с особыми условиями использования территорий согласно Градостроительному кодексу Российской следует понимать: охранные, санитарно-защитные зоны, зоны охраны объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов РФ, водоохранные зоны, зоны охраны источников питьевого водоснабжения, зоны охраняемых объектов, иные зоны, устанавливаемые в соответствии с законодательством РФ.
Кадастровое дело зон с особыми условиями использования территорий формируется в отношении каждой установленной зоны и идентифицируется по названию зоны, названию объекта, в отношении которого установлена зона и реквизитов акта органа государственной власти или местного самоуправления, установившего зону с особыми условиями использования территорий.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 3.
Если в субъекте Российской Федерации государственный кадастровый учет ведется не по технологии децентрализованной организационной схемы, то орган кадастрового учета по субъекту Российской Федерации направляет необходимую информацию по установлению конкретной зоны с особыми условиями использования территорий в структурное подразделение, осуществляющее государственный кадастровый учет в соответствующем кадастровом районе.
4. Кадастровые дела кадастрового деления.
Кадастровые дела кадастрового деления могут подразделяться на дела кадастрового деления территории кадастрового округа на кадастровые районы и дела кадастрового деления территории кадастровых районов на кадастровые кварталы. В этом случае каждое кадастровое дело идентифицируется кадастровым номером соответствующей единицы кадастрового деления.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 4.
5. Кадастровые дела геодезической основы ГКН.
Кадастровое дело, включающее в себя каталоги (списки) координат пунктов опорных межевых сетей кадастрового округа, формируется органом, ведущим государственный кадастровый учет на территории кадастрового округа.
Для осуществления практической работы в отношении каждого кадастрового района в составе кадастрового округа составляется копия части кадастрового дела, включающая список координат опорных межевых сетей конкретного кадастрового района.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 5.
6. Кадастровые дела картографической основы ГКН.
Кадастровое дело, содержащее в себе реквизиты картографической основы кадастра на территории кадастрового округа (дата создания картографической основы; сведения об организации, создавшей картографическую основу, масштаб картографической основы; система координат). Дополнительно кадастровое дело может включать картограмму покрытия территории кадастрового округа.
Кадастровые дела формируются отдельно на межселенную территорию и отдельно на территорию населенных пунктов.
Копии разделов указанных кадастровых дел, сформированные по отдельным кадастровым районам, могут направляться в соответствующие подразделения органа кадастрового учета в кадастровых районах для обеспечения ведения государственного кадастра недвижимости.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 6.
7. Кадастровые дела участков Государственной границы Российской Федерации.
На основании полученных из МИДа России материалов в центральном аппарате создается кадастровое дело о Государственной границе Российской Федерации.
Полученная информация соответствующим образом обрабатывается в центральном аппарате:
— в случае, если установленная граница является сопредельной по отношению к нескольким субъектам Российской Федерации, составляются копии текстового описания в разрезе кадастровых округов, списки координат в системе координат, используемой на территории таких округов, а также подготавливается картографический материал (копии) на отдельные части Государственной границы в отношении каждого кадастрового округа;
— в случае, если установленная граница является сопредельной по отношению к одному субъекту Российской Федерации, составляются списки координат в системе координат, используемой данным субъектом, подготавливается копия полученного из МИДа России картографического материала.
Копии полученных материалов направляются в органы кадастрового учета соответствующего кадастрового округа для составления кадастрового дела на часть Государственной границы Российской Федерации, расположенную на территории данного округа.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 7.
8. Кадастровые дела границ между субъектами Российской Федерации.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 8.
9. Кадастровые дела границ муниципальных образований.
Сведения о границах муниципального образования, поступающие от соответствующих органов государственной власти и органов местного самоуправления, формируются в кадастровое дело.
Кадастровое дело о границах муниципального образования формируется по каждому муниципальному образованию.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 9.
10. Кадастровые дела границ населенных пунктов.
Сведения о границах населенного пункта, поступающие от соответствующих органов государственной власти и органов местного самоуправления, формируются в кадастровое дело.
Кадастровое дело о границах населенного пункта формируется по каждому населенному пункту.
Образец титульного листа представлен в Приложении N 10.
Приложения: на 10 листах в 1 экз.
| Заместитель руководителя | В.С. Кислов |
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела объектов недвижимости»
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела территориальных зон»
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела зон с особыми условиями использования территорий»
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела кадастрового деления»
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела геодезической основы ГКН»
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела картографической основы ГКН»
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела участков Государственной границы РФ»
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела границ между субъектами РФ»
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела границ муниципальных образований»
См. графический объект «Образец титульного листа кадастрового дела границ населенных пунктов»
Письмо Федерального агентства кадастра объектов недвижимости от 4 марта 2008 г. N ВК/0876 «Разъяснения по ведению кадастровых дел»
Приказ МНС России от 08.06.2004 N САЭ-3-09/357 «Об утверждении Инструкции по формированию, использованию и хранению регистрационных дел юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и учетных дел организаций и физических лиц»
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ
от 8 июня 2004 г. N САЭ-3-09/357
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ФОРМИРОВАНИЮ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННЫХ
ДЕЛ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ
И УЧЕТНЫХ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИЙ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
В соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 19.06.2002 N 439 «Об утверждении форм документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, и требований к их оформлению» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 26, ст. 2586; 2003, N 7, ст. 642; 2003, N 43, ст. 4238; 2004, N 10, ст. 864) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по формированию, использованию и хранению регистрационных дел юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и учетных дел организаций и физических лиц.
2. Управлениям Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по субъектам Российской Федерации довести Инструкцию по формированию, использованию и хранению регистрационных дел юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и учетных дел организаций и физических лиц для применения в работе до территориальных регистрирующих (налоговых) органов.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Российской Федерации по налогам и сборам Д.А. Чушкина.
Министра Российской Федерации
по налогам и сборам
приказом МНС России
от «__» _______ 2004 г. N ______
ПО ФОРМИРОВАНИЮ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННЫХ
ДЕЛ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ
И УЧЕТНЫХ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИЙ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
Настоящая инструкция разработана в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», Правилами ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. N 438, Правилами ведения Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 октября 2003 г. N 630, Правилами ведения Единого государственного реестра налогоплательщиков, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2004 г. N 110, приказом МНС России от 3 марта 2004 г. N БГ-3-09/178 «Об утверждении порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика и форм документов, используемых при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц», Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, утвержденной приказом МНС России от 24 июня 2003 г. N БГ-4-18/17дсп, приказом МНС России от 02.04.2004 N САЭ-3-09/255 «Об утверждении рекомендуемых форм сообщений, используемых при учете сведений о юридических и физических лицах» и Инструкцией о порядке работы с документами, содержащими сведения, составляющие служебную тайну налоговых органов, утвержденной приказом МНС России от 04.03.2002 N БГ-4-18/5дсп.
I. Порядок формирования, использования и хранения регистрационных дел юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
1. В регистрационном деле юридического лица или индивидуального предпринимателя, сведения о государственной регистрации которых внесены в соответствующий государственный реестр, должны содержаться все документы, представленные в регистрирующий орган в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
2. В регистрационное дело юридического лица в порядке поступления включаются все документы, представленные при государственной регистрации юридического лица и внесении изменений в государственный реестр, решение о государственной регистрации регистрирующего органа либо иного органа в соответствии с федеральными законами о специальном порядке регистрации отдельных видов юридических лиц и сведения, включенные в соответствующие записи государственного реестра, в виде листов записей государственного реестра, содержащих сведения о юридическом лице.
В регистрационное дело индивидуального предпринимателя в порядке поступления включаются все документы, представленные при государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и внесении изменений в государственный реестр, решения регистрирующего органа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, и внесении изменений в сведения, содержащиеся в государственном реестре, а также сведения, включенные в соответствующие записи государственного реестра, в виде листов записей государственного реестра, содержащих сведения об индивидуальном предпринимателе.
3. Регистрационное дело юридического лица состоит из заявлений, учредительных документов, решений, уведомлений, передаточных актов, разделительных балансов, договоров, согласований, листов записей государственного реестра, запросов, ответов на них в виде сопроводительных писем, справок, сведений о лицензиях, полученных юридическим лицом, сопроводительных писем, документов, переданных органами, осуществлявшими государственную регистрацию юридических лиц до 01.07.2002, а также иных документов, представленных в регистрирующий орган.
Регистрационное дело индивидуального предпринимателя состоит из заявлений, копий основного документа физического лица либо копий документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, лица без гражданства, листов записей государственного реестра, запросов, ответов на них в виде сопроводительных писем, справок, сведений о лицензиях, полученных юридическим лицом, сопроводительных писем, документов, переданных органами, осуществлявшими государственную регистрацию физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей до 01.01.2004, а также иных документов, представленных в регистрирующий орган.
Все документы регистрационного дела подшиваются в папку (скоросшиватель). Обложка дела оформляется в момент формирования дела по установленной форме.
Заголовок дела переносится из номенклатуры дел с добавлением наименования юридического лица, либо фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя.
На обложке указывается (проставляется) номер регистрационного дела (Основной государственный регистрационный номер юридического лица либо Основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя).
Регистрационное дело формируется в отделе, в функции которого включены вопросы государственной регистрации.
Датой заведения регистрационного дела признается дата принятия решения о государственной регистрации юридического лица или физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, либо дата принятия решения об отказе в государственной регистрации. Датой закрытия регистрационного дела признается дата внесения в государственные реестры записи о ликвидации или прекращении деятельности юридического лица путем реорганизации либо прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.
4. Все документы, содержащиеся в регистрационном деле, должны располагаться в хронологическом порядке по мере поступления документов. В каждом регистрационном деле ведется внутренняя опись (Приложение N 1), которая заполняется по мере поступления документов. Регистрационное дело может состоять из нескольких томов (папок).
При формировании регистрационного дела не следует нарушать целостность прошивки каждого документа.
Все документы, сформированные регистрирующим органом (листы записей государственного реестра и иные документы), заверяются в установленном порядке уполномоченным лицом налогового органа. Документы, содержащие более одного листа, прошиваются ниткой, нумеруются и скрепляются печатью.
Копии учредительных документов, содержащихся в регистрационном деле, выдаваемые по запросу, прошиваются и заверяются подписью уполномоченного лица налогового органа и скрепляются печатью с проставлением штампа «Копия верна».
Предоставление указанных полномочий осуществляется приказом Руководителя налогового органа.
Выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, (ЕГРЮЛ), сформированные по запросам, подписываются должностным лицом, уполномоченным подписывать Свидетельства о государственной регистрации, и скрепляются гербовой печатью налогового органа.
Документы, включаемые в регистрационные дела, должны храниться и обрабатываться в местах, недоступных для посторонних лиц, и в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты, искажения, подделки информации.
5. Изъятие из регистрационного дела отдельных документов категорически запрещается. Снятие копий с документов, содержащихся в деле, осуществляется в установленном порядке. В случае выемки дела уполномоченным на то государственным органом должна быть снята копия с него и заверена уполномоченным лицом налогового органа. При этом копия дела прошивается и заверяется в установленном порядке. В копию дела необходимо подшить акт выемки и основание, о чем сделать запись в копии внутренней описи дела. Предоставление указанных полномочий осуществляется приказом руководителя налогового органа.
Допускается временная передача документов и регистрационных дел в пределах налогового органа, которая осуществляется по книге выдачи документов и дел (Приложение N 2), при этом оформляется и карта-заместитель (Приложение N 3), которая вкладывается в дело взамен изъятого документа.
6. Регистрационные дела хранятся в структурном подразделении регистрирующего органа, в полномочия которого входит хранение регистрационных дел.
До передачи документов работнику, отвечающему за хранение, ответственность за их сохранность несут те сотрудники, у которых они находятся.
7. Должностные лица регистрирующих органов хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.
8. При реорганизации юридического(их) лиц(а) на вновь созданное в результате реорганизации юридическое(ие) лицо(а) заводится новое регистрационное дело с соответствующим номером.
При несовпадении места нахождения вновь созданных в результате реорганизации юридических лиц с местом нахождения реорганизованного(ых) юридического(их) лица, регистрирующий орган направляет регистрационные дела вновь созданных в результате реорганизации юридических лиц в соответствующие регистрирующие органы.
9. При изменении места нахождения юридического лица, влекущего за собой смену регистрирующего органа, регистрирующий орган, осуществивший государственную регистрацию, пересылает регистрационное дело в регистрирующий орган по новому месту нахождения юридического лица.
В случае изменения места жительства индивидуальным предпринимателем, влекущего за собой смену регистрирующего органа, регистрирующий орган, осуществивший государственную регистрацию, пересылает регистрационное дело в регистрирующий орган по новому месту жительства индивидуального предпринимателя.
При этом во внутренней описи регистрационного дела делается заверительная надпись о количестве листов в деле.
10. При ликвидации (прекращении деятельности) юридического лица либо при прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в регистрационное дело подшиваются все необходимые документы, поступившие в регистрирующий орган согласно положениям Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
11. Регистрационные дела ликвидированных или прекративших деятельность в результате реорганизации юридических лиц, физических лиц, прекративших деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, передаются на хранение в архив.
Формирование регистрационного дела для сдачи в архив производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
II. Порядок формирования, использования и хранения учетных дел юридических лиц
Заголовок дела переносится из номенклатуры дел с добавлением наименования налогоплательщика-организации и его ИНН.
3. В каждом учетном деле организации, как по месту ее нахождения, так и по месту нахождения обособленных подразделений, недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Кодексом, имеется опись документов (Приложение N 1), которая заполняется по мере поступления документов, подшитых в данное дело. Документы подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Учетное дело может состоять из нескольких томов (папок).
При формировании учетного дела не следует нарушать целостность прошивки каждого документа.
Все документы, сформированные налоговым органом (выписки из ЕГРЮЛ и иные документы), в установленном порядке заверяются и скрепляются печатью уполномоченным лицом налогового органа. Документы, содержащие более одного листа, прошиваются ниткой, нумеруются и скрепляются печатью.
Копии документов, содержащихся в учетном деле, выдаваемые по запросу, прошиваются и заверяются подписью уполномоченного лица налогового органа и скрепляются печатью с проставлением штампа «Копия верна».
Включаемые в учетные дела документы, содержащие сведения, составляющие в соответствии со статьей 102 Кодекса налоговую тайну, должны храниться и обрабатываться в местах, недоступных для посторонних лиц, и в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты, искажения, подделки информации.
4. Допускается временная передача документов из дела в пределах налогового органа его должностными лицами. Выдача документов и дел осуществляется по книге выдачи документов и дел (Приложение N 2), при этом оформляется карта-заместитель (Приложение N 3), которая вкладывается в дело взамен изъятого документа.
5. Документы, включенные в учетное дело, имеют единый срок хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
7. Учетные дела ликвидированных или прекративших деятельность в результате реорганизации юридических лиц передаются на хранение в архив.
8. Формирование учетного дела для сдачи в архив производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
III. Порядок формирования, использования и хранения учетных дел физических лиц
2. В учетное дело включаются все документы по учету физических лиц, поступающие в налоговый орган от органов, осуществляющих государственную регистрацию физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, от органов, перечисленных в статье 85 Налогового кодекса Российской Федерации, от самого физического лица, документы, которыми налоговые органы обмениваются в процессе осуществления процедур по учету физических лиц, а также копии документов, выдаваемых налоговыми органами физическому лицу, копии запросов о предоставлении сведений о налогоплательщике с отметкой об их исполнении.
Все документы учетного дела подшиваются в папку (скоросшиватель). Обложка дела оформляется в момент формирования дела по установленной форме. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел с добавлением фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) и ИНН.
3. Изъятие из учетного дела отдельных документов категорически запрещается ввиду того, что могут быть нарушены конституционные права физического лица. Снятие копий с документов, содержащихся в деле, осуществляется в установленном порядке исключительно лицом, уполномоченным на ведение конкретного дела. В случае выемки дела уполномоченным на то государственным органом должна быть снята копия с него и заверена уполномоченным лицом налогового органа. При этом копия дела прошивается и заверяется в установленном порядке.
Предоставление указанных полномочий осуществляется приказом Руководителя налогового органа.
Допускается временная передача документов из дела в пределах налогового органа его должностными лицами, которая осуществляется по книге выдачи документов и дел (Приложение N 2), при этом оформляется и карта-заместитель (Приложение N 3), которая вкладывается в дело взамен изъятого документа.
4. Все документы по вопросам учета физических лиц, поступающие в налоговый орган и направляемые (выдаваемые) налоговым органом, регистрируются в соответствующем журнале, который ведется в электронном виде в отделе, в функции которого включены вопросы по учету физических лиц.
5. Документы, включенные в учетное дело физического лица, имеют единый срок хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
6. Учетные дела физических лиц содержат конфиденциальную информацию, поэтому должны храниться с учетом требований приказа МНС России от 04.03.2002 N БГ-4-18/5ДСП.
7. В случае изменения места жительства физическим лицом, влекущего за собой смену налогового органа, налоговый орган по прежнему месту жительства пересылает учетное дело в налоговый орган по новому месту жительства физического лица.
При этом во внутренней описи учетного дела делается заверительная надпись о количестве листов в деле.
8. После снятия с учета физического лица в налоговом органе в связи со смертью физического лица его учетное дело передается в архив. Формирование дела для сдачи в архив производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
к Инструкции по формированию,
использованию и хранению
регистрационных дел юридических лиц,
и учетных дел организаций
утвержденной приказом МНС России
от «__» _______ 2004 г. N ______
к Инструкции по формированию,
использованию и хранению
регистрационных дел юридических лиц,
и учетных дел организаций
утвержденной приказом МНС России
от «__» _______ 2004 г. N ______
к Инструкции по формированию,
использованию и хранению
регистрационных дел юридических лиц,
и учетных дел организаций
утвержденной приказом МНС России
от «__» _______ 2004 г. N ______
Судебная практика и законодательство — Приказ МНС России от 08.06.2004 N САЭ-3-09/357 «Об утверждении Инструкции по формированию, использованию и хранению регистрационных дел юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и учетных дел организаций и физических лиц»
Из содержания и требований норм названного выше Закона усматривается, что решение о государственной регистрации принимается на основании документов, представленных заявителем, принятие решения об осуществлении регистрационных действий на основании копий этих документов законом не предусмотрено. В связи с чем довод кассационной жалобы со ссылкой на пункт 5 приказа МНС России от 8 июня 2004 года N САЭ-3-09/357 «Об утверждении Инструкции по формированию, использованию и хранению регистрационных дел юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и учетных дел организаций и физических лиц», которым определено, что в случае выемки дела уполномоченным на то государственным органом должна быть снята копия с него и заверена уполномоченным лицом налогового органа отклоняются, как не имеющие правового значения для рассмотрения спора. Судами обоснованно сделан вывод о том, что выемка оригиналов документов в порядке, предусмотренном Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации, является препятствием к осуществлению регистрирующим органом действий по государственной регистрации. Вместе с тем неосуществление государственной регистрации при таких обстоятельствах не может быть признано незаконным бездействием, поскольку является следствием выполнения регистрирующим органом требований иного закона.