что такое структура коммуникации

Коммуникационный процесс: сущность, структура и виды

Сущность, структура, виды коммуникаций и их роль в деятельности и управлении предприятием. Понятие о коммуникационной сети. Задачи сетевого анализа коммуникационных сетей. Отличительные особенности и характеристика основных видов коммуникационных сетей.

Структура коммуникации включают в себя четыре базовых элемента:

1) Источник (или отправитель) – создатель сообщения, лицо, генерирующее идеи, или собирает информацию и передает ее. Может быть организация, индивид, группа индивидов.

2) Сообщение – информация, передаваемая источником получателю. Передаваемая идея кодируется – преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение.

3) Канал – средство передачи информации (передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты). Канал должен соответствовать идее, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.

4)Получатель – лицо, которому предназначена информация. Он декодирует сообщение.
Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Обратная связь – реакция получателя на сообщение источника (отправитель и получатель меняются ролями). Если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которые ждал от него отправитель, обмен информацией эффективен.

Рассмотрим подробнее каждый этап коммуникационного процесса (зарождение идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование): Рождение идеи. Рождение идеи, которую хотел бы передать получателю отправитель, без этого этапа не может быть самого сообщения, а значит, остальные шаги не имеют смысла. Девиз этапа: «Не начинайте говорить, не начав думать». Отправитель решает, какую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. На данном этапе следует затратить достаточное количество времени на обдумывание идеи. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

Пример: Генеральный директор компании по поставке строительных материалов вынес на обсуждение с менеджерами компании вопрос о состоянии и улучшении качества поставляемого материала. В данном случае, генеральный директор – отправитель сообщения, у которого развилась идея; информация о состоянии и улучшении поставляемой в регионы продукции- сообщение; совещание – это канал информации; получатели – менеджеры компании, которые интерпретируют сообщение и при помощи того же совещания дают обратную связь генеральному директору.

Передача. После того как определена форма сообщения, осуществляется его передача, например, в виде служебной записки, телефонного звонка или беседы. Отправитель выбирает коммуникативный канал и передает сообщение. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. Отправитель также стремится ликвидировать барьеры или помехи, так чтобы сообщение обязательно достигло получателя и привлекло его внимание.

Получение. Осуществление передачи позволяет адресату принять сообщение. На этом этапе инициатива переходит к получателю, который должен настроиться на восприятие сообщения. Если это устное сообщение, получатель должен быть хорошим слушателем. В тех случаях, когда адресат не готов к принятию сообщения, его содержание в значительной мере утрачивается.

Использование. Использование может быть проведено следующими способами: никак не реагировать на сообщение; выполнить задачу в соответствии с указаниями; сохранить информацию на будущее или сделать что-нибудь еще. Этот шаг является решающим и зависит, прежде всего, от адресата.

Обеспечение обратной связи. В том случае, когда получатель осознает сообщение и отвечает отправителю, межу ними возникает обратная связь, замыкающая коммуникативный круг, поскольку между сторонами происходит обмен информацией. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Двусторонние коммуникации, возникающие при наличии обратной связи, предполагают диалог получателя и отправителя. В результате возникает развертывающаяся игровая ситуация, в которой отправитель может (и должен) корректировать свое следующее послание в соответствии с полученным ответом. Отправитель всегда нуждается в обратной связи (ибо именно она позволяет узнать, получено ли сообщение, правильно ли оно декодировано) и должен прилагать все силы к ее установлению. Двусторонние коммуникации обеспечивают высокую степень удовлетворения отправителя и получателя, позволяют минимизировать искажения, достоверность сообщений существенно повышается.

Шум (барьеры). Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. Шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, начинаются с языка :(вербальное и невербальное общение) и заканчиваются различиями в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования и различиями в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы преодолеваем шум и передаем наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена.

Сделаем вывод: для эффективного информационного обмена необходимо знать основные этапы коммуникационного процесса, проблемы, встречающиеся на каждом из них, и пути решения этих проблем.

Источник

Структура и функции коммуникации

Тема 2. Коммуникационный процесс

План:

1)Структура и функции коммуникации;

2)Процесс коммуникации;

3)Особенности деловых коммуникаций. Формы, виды и средства деловых коммуникаций.

4)Барьеры на пути деловых коммуникаций и их преодоление.

Структура и функции коммуникации

Структуру коммуникации можно охарактеризовать, выделив в ней три взаимосвязанные стороны: перцептивную (восприятие), собственно коммуникативную (общение) и интерактивную (взаимодействие) (см. рисунок 1). Процесс коммуникации выступает в качестве единого целого, включая все эти стороны.

Рисунок 1 – Структура коммуникации

Перцептивная сторона коммуникации представляет собой процесс восприятия, познания и понимания людьми друг друга с последующим установлением на этой основе определенных межличностных отношений. В реальном общении люди могут познавать друг друга с целью дальнейшего совместного действия, а может быть, напротив, люди, включенные в совместную деятельность, познают друг друга.

Коммуникативная сторона коммуникации состоит во взаимном обмене информацией между людьми, передаче и приеме знаний, идей, мнений, чувств.

Интерактивная сторона коммуникации заключается в обмене действиями, т.е. в организации межличностного взаимодействия, позволяющего партнерам по общению реализовать некоторую общую для них деятельность.

Можно также представить функции коммуникации в соответствии с содержанием самого процесса коммуникации (см. таблицу 1).

Таблица 1 – Функции коммуникации в соответствии с содержанием процесса коммуникации

Процесс коммуникации

Рассмотрим технологию процесса коммуникации (как он происходит).

Процесс коммуникации –это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации.

Менеджеру необходимо разбираться в том, как действует коммуникация. Процесс этот включает в себя девять составляющих элементов, показанных на модели в рисунке 2.

Рисунок 2 – Модель, представляющая элементы процесса коммуникации

1. Отправитель – это лицо, собирающее информацию и передающее ее; он кодирует информацию.

Отправителем может быть любой человек (в т.ч. работник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

2. Кодирование – это процесс представления мысли в символической (знаковой) форме.

При кодировании происходит перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.). Основной формой кодирования выступает язык общения.

3. Обращение (сообщение) – набор символов, передаваемых отправителем.

В результате кодирования формируется сообщение, послание (содержит данные с определенным значением, которые отправитель хочет передать желаемому получателю – идеи, факты, ценности, отношения и чувства).

Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

4. Средства распространения информации – каналы коммуникации, по которым сообщение передается от отправителя к получателю.

В качестве каналов используются сама среда (например, воздух, свет, вода) и различные технические устройства (например, линии связи, электромагнитные волны).

Информация может передаваться путем:

— телефонных переговоров, передачи сообщений по факсу;

— подготовки и передачи докладных и служебных записок, различных документов;

— с помощью графиков производства и отгрузки продукции;

— электронной почты, телеконференций, радиотрансляции.

5. Расшифровка (декодирование) – процесс, в ходе которого получатель придает символам, переданным отправителем реальный смысл.

Декодирование включает восприятие сообщения получателем (что получил), его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Коммуникация успешна, когда получатель получил, понял и принял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

6. Получатель – это лицо, которому предназначена информация; он расшифровывает закодированную информацию.

Факторы, влияющие на восприятие получателем информации:

— состояние человека, его потребности и ожидания, предшествующие восприятию сигнала;

— наличие чувств позитивного или негативного характера по отношению к воспринимаемому сигналу (в т.ч. предшествующего опыта);

— степень первоначальной известности получаемых сигналов;

— интенсивность передаваемого сигнала;

— размер (что говорится, в каком объеме);

— состояние окружения, в котором находится человек (воздействие внешней среды).

7. Ответная реакция –набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением.

8. Обратная связь –часть ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя. Когда получатель отвечает отправителю, роли сторон меняются. Обратная связь должна поощряться отправителем информации на каждой стадии общения.

Обратная связь выражается в словах (произнесённых и написанных), действиях, поведении и подтверждает, что реципиент (от лат. принимающий) (т.е. получтель) получил и понял информацию.

Обратная связь способна принимать разные формы. Как указывает американский исследователь К. Киллен, «Она может носить форму не только слова, но и улыбки, пожатия руки, смущённого взгляда, хорошего обеда для мужа, наказания сына отцом или результата контрольной работы в классе».

Теперь рассмотрим проявление обратной связи в организационных системах.

Характеристики эффективной обратной связи в организационном взаимодействии:

1) направлена на улучшение действий членов организации;

2) благодаря ей получателю (т.е. отправителю – инициатору коммуникации) сообщаются полезные для него идеи;

3) устанавливает, в чем неполадки коммуникации и что конкретно должно быть сделано для их устранения;

4) носит незамедлительный характер;

5) характеризуется своевременностью поступления к работнику, давая ему возможность внести улучшения в свои действия;

6) эффективная обратная связь должна быть надежной.

Эффективной обратной связи можно достигнуть лишь в случае роста доверия и открытости в отношениях между членами организации и одновременного снижения организационной дистанции (статусных различий) и несовместимости работников.

Речь идёт о важном условии продуктивности обратной связи – «внимание к людям». К. Киллен: «Вам необходимо постоянно и внимательно наблюдать за поведением тех, с кем вы контактируете. Научитесь замечать и понимать выражение глаз, интонации голоса и изменение положения тела. Внимательно прислушиваетесь ко всему, что сказано, и думайте о том, что осталось невысказанным».

Установление благоприятных отношений с подчиненными помогает руководителю реализовывать и другое условие поддержание эффективной обратной связи, а именно подбирать конкретные способы её применения. Считается, что наиболее подходящим для них является личная беседа.

Каналы обратной связи в российских компаниях самые разнообразные:

— негласные информаторы среди сотрудников;

— горячие информационные линии (электронная почта, телефон);

В большинстве российских компаний комбинируют различные способы информирования.

Ниже приводятся ответы на вопрос: «Как вы узнаете, что происходит на нижних уровнях вашей компании?» Респонденты отвечали следующим образом:

— используем различные методики оценки психологического климата в коллективе – 16,12%;

— у нас есть информаторы среди сотрудников – 25,81 %;

— сотрудники напрямую обращаются к топ-менеджеру – 41, 94%;

— у нас есть «горячая линия», на которую сотрудник может позвонить и сообщить любую информацию – 3,23 %;

— у нас есть специальный ящик для жалоб и предложений – 3,23%;

— используем другие методы – 9,67 %.

9. Помехи – появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств среды или искажение информации, в результате чего к получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель. Естественные помехи могут отвлекать и снижать успех связи. Например, если неудобно сидеть, плохое освещение, не та температура, которая нужна.

Помехи могут быть также вызваны:

1) непониманием получателем языка;

2) тем, что отправитель выбрал языковые средства или стиль, мешающие восприятию сообщения;

3) несоответствующей визуальной информацией, например, слайдами или таблицами, представляющими трудность для понимания.

В дальнейшем коммуникативные барьеры (помехи) будут рассмотрены более подробно.

В процессе коммуникации можно выделить следующие позиции (или способы) взаимоотношения сторон:

1) Передача: предложение, сообщение, предоставление в распоряжение (тот, у кого что-либо есть, делится имеющейся информацией с другими);

2) Принятие: получение, прием (при появлении инициативы для получения информации – запрос, заимствование);

3) Сокрытие: удержание информации, непредоставление ее для пользования другим;

4) Пассивность: выжидание, незаинтересованность, «ни «ДА», ни «НЕТ»», пропуск информации мимо ушей;

5) Агрессивность: конфронтация, указание на слабости и ошибки, критика, проверка, обвинение, осуждение;

6) Отклонение: оправдания, протест, несогласие и т.д.

Условия эффективности процесса коммуникации представлены на рисунке 3.

Рисунок 3 – Условия эффективности коммуникации

Эффективная коммуникация будет в том случае, когда получатель сообщения правильно расшифрует все его четыре стороны, а именно: раскроет существо дела, определит отношение к нему, уяснит его суть и направление к действию (призыв).

Источник

Структура и функции коммуникации

Тема 2. Коммуникационный процесс

План:

1)Структура и функции коммуникации;

2)Процесс коммуникации;

3)Особенности деловых коммуникаций. Формы, виды и средства деловых коммуникаций.

4)Барьеры на пути деловых коммуникаций и их преодоление.

Структура и функции коммуникации

Структуру коммуникации можно охарактеризовать, выделив в ней три взаимосвязанные стороны: перцептивную (восприятие), собственно коммуникативную (общение) и интерактивную (взаимодействие) (см. рисунок 1). Процесс коммуникации выступает в качестве единого целого, включая все эти стороны.

Рисунок 1 – Структура коммуникации

Перцептивная сторона коммуникации представляет собой процесс восприятия, познания и понимания людьми друг друга с последующим установлением на этой основе определенных межличностных отношений. В реальном общении люди могут познавать друг друга с целью дальнейшего совместного действия, а может быть, напротив, люди, включенные в совместную деятельность, познают друг друга.

Коммуникативная сторона коммуникации состоит во взаимном обмене информацией между людьми, передаче и приеме знаний, идей, мнений, чувств.

Интерактивная сторона коммуникации заключается в обмене действиями, т.е. в организации межличностного взаимодействия, позволяющего партнерам по общению реализовать некоторую общую для них деятельность.

Можно также представить функции коммуникации в соответствии с содержанием самого процесса коммуникации (см. таблицу 1).

Таблица 1 – Функции коммуникации в соответствии с содержанием процесса коммуникации

Источник

Процесс коммуникации

Нестеров А.К. Процесс коммуникации // Энциклопедия Нестеровых

Понятие коммуникации

Элементарная схема коммуникации в обществе

Основной сферой реализации процесса коммуникации является общение, передача информации от человека к человеку, что предполагает использование языка в вербальной и невербальной форме. Следует отметить, что под понятие процесса коммуникации подпадают и сигнальные способы связи у животных и насекомых.

В технических науках термин «коммуникация» может употребляться и в других значениях.

Таким образом, под коммуникацией следует понимать следующее:

Передача информации от человека к человеку (между группами лиц) в вербальной и невербальной форме.

Структура процесса коммуникации

Приведенная выше схема коммуникации показывает, что в структуре процесса коммуникации существует три элемента:

При этом субъектами процесса коммуникации являются коммуникант и реципиент, а объектом процесса коммуникации выступает передаваемая информация.

Процесс коммуникации – это особый вид взаимодействия между двумя субъектами, опосредованный определенным объектом.

Признаки процесса коммуникации:

Требования к процессу коммуникации:

Интересные примеры процесса коммуникации:

Передача флэшки с фотографиями из отпуска – это коммуникационный акт только в случае, если у получателя есть возможность «открыть флэшку».

Когда девочка строит глазки мальчику – это тоже процесс коммуникации, коммуникационный акт. Однако, если девочка мальчику не нравится или мальчик «непонятливый», то в этом случае процесс коммуникации будет безуспешным.

Если кто-либо говорит какую-либо ерунду или чушь, то у передаваемой информации отсутствует целесообразность или функциональность, соответственно, бред – это не коммуникационный акт.

Таким образом, можно объективно утверждать следующее: коммуникация есть опосредованное и целесообразное взаимодействие двух субъектов.

Цели процесса коммуникации

Субъекты коммуникации осознанно преследуют три цели:

Чтобы достичь поставленные цели (или какую-либо конкретную цель), коммуникационный процесс должен включать следующее:

В наиболее общем процессе коммуникации на уровне всего общества происходит движение, т.е. передача, информации в общественном пространстве и с течением времени различных знаний, умений, стимулов и эмоций. Поэтому в современном обществе очень велика роль коммуникации.

Содержание процесса коммуникации

Коммуникационный процесс имеет строго определенное содержание:

Процесс коммуникации – это перекодировка информации из вербальной в невербальную форму и обратно.

По своей внутренней сути коммуникационный процесс отвечает целям принуждения конкретного человека к выполнению того или иного действия. Если упрощенно: «сходи туда», «сделай это», «скажи то» и т.п. Соответственно, имеет место осуществление переход от слов одного субъекта коммуникации к определенным действиям другого субъекта коммуникации. В этом заключается смысл всех коммуникационных актов между отдельными людьми или группами людей.

В современных условиях процесс коммуникации сопряжен с возможностями создания длинных вербальных текстов, перекодировке их в тексты, визуальную форму, аудио и видеосообщения. При этом процесс перекодировки из невербальной формы в вербальную повторно может и не осуществляться. Например, в случае чтения книг.

Сегодня также наблюдается тенденция к сокращению продолжительности процесса коммуникации.

Вместо вербальных и текстовых сообщений увеличивается количество видеороликов, продолжительностью несколько секунд, содержащих информацию, на проговаривание или прочтение описания которой потребуется несколько минут.

Такая тенденция в отношении содержания процесса коммуникации обусловлена быстрым развитием общества. С другой стороны, очевидно и стремление человека как можно быстрее познавать все новое. В связи с этим, создание технических приспособлений, которые облегчают и упрощают процесс коммуникации, ведет к ускорению передачи информации.

При этом произошла и трансформация пространства, в котором осуществляется процесс коммуникации:

Раньше процесс коммуникации происходил при общении, с помощью текстов, определенных сигналов на небольшом расстоянии, затем появились телеграф, телефон, радио, телевидение, сегодня по скорости передачи информации лидирует Интернет и различные формы беспроводной связи.

Виды коммуникационного процесса

Существует два основных вида процесса коммуникации:

В первом случае в содержании коммуникационного процесса преобладает приказ, а во втором – убеждение.

Для иерархического процесса коммуникации важна чистота канала связи, а сообщение обязательно должно быть доставлено до получателя, который всегда должен поступить так, как требуется.

При демократическом процессе получатель информации имеет выбор поступать так, как требуется, или не поступать таким образом.

Наиболее яркий пример:

В первом случае иного выбора, кроме исполнения приказа нет, во втором – есть.

Источник