что такое стандартизация деловой речи
Письмовник
Деловой стиль – что это такое?
Деловое письмо
Деловой стиль – один из функциональных стилей языка, который «обслуживает» сферу официально-деловых отношений.
Деловой стиль – это стандартизация, информативность, логичность и этикет.
Деловой стиль – это:
1) собственно официально-деловой стиль (или, как его часто именуют, канцелярский);
2) юридический стиль (язык законов, законодательных и подзаконных актов);
3) дипломатический стиль.
Деловой стиль применяется в ситуациях делового общения:
Ситуация общения определяет жанр делового документа. Содержание конкретного документа охватывает множество деловых обстоятельств, но документ соответствует не каждому отдельному обстоятельству, но стандартной ситуации в целом. Поэтому выбирается стандартизованная (соответствующая единому образцу) форма документа и стандартизованный язык документа.
С формальной точки зрения документ представляет собой набор реквизитов (элементов содержания).
Что такое стандартизация?
Существуют три типа стандартизации:
Второй тип – образец-модель. Он обладает бо/льшим уровнем гибкости по сравнению с образцом-матрицей. Формулировка может быть более свободной, пространственное расположение реквизитов — нестрогим. Заявление, доверенность, резюме пишется по модели.
Третий тип – образец-схема. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемый только одним параметром фиксированности набора реквизитов (элементов содержания). Объяснительная записка строится по схеме.
С переходом к более гибкому оформлению и при усложнении содержания возрастает диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств официально-деловой речевой ситуации.
Что такое информативность?
Документ – деловая бумага, обладающая юридической силой. Документ всегда требует развернутости и полноты изложения, чтобы деловая ситуация была восстановлена читающим во всех подробностях и стала ему понятной.
В деловой речи избегают употребления личных местоимений (он, она, они, оно), поскольку их использование в контексте может противоречить требованиям точности и ясности изложения. Для деловой речи характерно употребление терминов и близких к однозначным специальных слов языка, например: постановление, резолюция (в канцелярском стиле), свидетельствовать кому-либо глубокое уважение (в дипломатическом стиле).
Что такое логичность?
Логичность и аргументированность изложения в деловой речи – это:
Основные черты официально-делового стиля
Разные лингвисты выделяют множество различных черт этого стиля, мы рассмотрим те из них, которые единогласно признаются многими лингвистами.
Основные черты официально-делового стиля
1. Деловая речь несет на себе стилевую окраску долженствования.
Стандарт облегчает процесс делового общения. Т.П. Плещенко отмечает, что процесс стандартизации в официально-деловом стиле развивается в двух направлениях:
— «в широком использовании готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов, что вполне закономерно, поскольку намного упрощает и облегчает процесс составления типовых текстов деловых бумаг»;
— « в частой повторяемости одних и тех же слов, оборотов, конструкций, в стремлении к однотипности способов выражения мысли в однотипных ситуациях, в отказе от использования выразительных средств языка». (6, с.26).
5. В официально-деловом стиле преобладает нейтральный тон изложения, безэмоциональность. В нем нет свободы для проявления авторской индивидуальности, личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому проследить образ автора в этом стиле весьма затруднительно.
6. Официально-деловой стиль отличается логичностью изложения, фактической точностью.
7. Кроме общей для всех видов употребления языка функции общения в официально-деловом стиле реализуется информативная функция (сообщение) и волюнтативная (повеление, воздействие) функция языка.
8. «В связи с долженствующе-предписывающим характером и необходимостью формулирования правовых норм деловой речи свойствен и особый способ изложения и в то же время почти сведение на нет известных в других речевых сферах способов изложения (повествования, рассуждения, описания).
Поскольку в текстах государственных актов приходится обычно не доказывать что-то (анализ и аргументация предшествуют составлению этих текстов), но устанавливать, регламентировать, то этим текстам в общем не свойственно рассуждение. Отсутствие этого способа изложения резко отличает официально-деловой стиль от научного, хотя по ряду других черт они могут сближаться между собой» (5, с.176).
Нет в официально-деловом стиле и повествования, поскольку в этом стиле нет необходимости рассказа о чем-либо. Лишь в некоторых его жанрах можно встретить элементы повествования (протокол, отчет): члены трудового коллектива в истекшем году приложили много усилий для устранения недостатков в работе и улучшения качества продукции. Выявили причины недостатков, наметили мероприятия по их устранению. Заключили взаимовыгодные договоры со смежниками, приобрели новое оборудование… Это позволило предприятию выйти на проектные мощности (Из протокола) (Пример взят из 5, с. 176). Эту повествовательную манеру Н.М.Кожина называет «акцентированной констатацией» (5, с.177).
Таковы основные черты официально-делового стиля. Теперь проследим, как эти черты проявляются на языковом уровне.
Тема №7
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ
1.1. Особенности официально-деловой письменной речи
1.2. Типы документов
1.3. Язык и стиль документов
1.4. Новые тенденции в практике русского делового письма
Особенности официально-деловой письменной речи
Официально-деловая письменная речь как форма делового общения. Стандартизация и унификация документов. Лаконизм, информационная достаточность, ясность и точность документа. Композиция официально-го послания. Оформление реквизитов документов. Традиции русской официально-деловой письменной речи..
Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридиче-ских и частных лиц.
Свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения. Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений.
Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль.
Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматри-вается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных.
Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом — руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существи-тельными: руководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа «Дирекция. ходатайствует. », «Фирма. предлагает. », которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения. Однако представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличноетный характер изложения информация не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В болыпей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.
Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблгодение норм делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. Деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают лисьму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения).
Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Для получателя офи-циальной корреспбнденции обязательным требованием яв-ляется оперативный и четкий ответ организации-отпра-вителю в виде ответного письма или послания, переданно-го с помощью других средств связи. Задержка или от-сутствие ответа может рассматриватьея как нежелание со-трудничать и привести к разрыву деловых отношений. Составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решение словами «срочно», «незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно».
Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, атакже обеспечение сопоставимости информации во взаи-мосвязанных документах и применения трафаретных текстов.
Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структурных, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей.
Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Әти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Ре-зультаты разработки при этом оформляются в виде межго-сударственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).
Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуации общения является фактор цели.
При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:
1. Информирование адресата.
2. Привлечение внимания к проблеме.
3. Побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий).
4. Придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т. д.).
5. Инициирование и поддержание деловых отношений.
6. Решение конфликтных ситуации (выражение несогласия, претензий).
Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:
Подтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностъю подтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностъю подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
С благодарностъю подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению на условиях заг ключенного ранее договора.
Стандартизация и унификация деловой письменной речи оправдана соображениями удобства, экономией времени прй, составлении текстов деловых писем, их обработке.
Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов, текстов-трафаретов, применимых для передачи однотип-ной повторяющейся информации.
Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания документа.
Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в государственных учреждениях и т. д.
Требования к содержанию официальных документов определяются тремя принципами: 1)лаконизм документа; 2) достоверность информационного сообщения, его убедительность; 3) ясность и точность документа.
Основное требование к информационному насыщению документа — целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации ком-муникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т.д.
Лаконизм (оптимально официальный документ не должен превышать объем одной-двух страниц) сочетается в деловых посланиях с требованием полноты информации. 
Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обо-снован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что документ плохо воспри-нимается, суть его затуманивается.
Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Аргументированность информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.
Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послания. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу; представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Таким образом, точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных формулировок — основа убедительности любого делового послания, особенно в письмах, отражающих экстремальные, кризисные моменты в сфере деловых отношений.
Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомитъся с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существи-тельное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образоватъ, назначитъ, выбратъ, избрать, ңо не сочетается с глаголом провести, а, следовательне, и с образованным от него причастйем. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательне, правильнее было бы сказать: . с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомитъся, имеющего зна-чения: «вступатьвзнакомствоскем-либо»; «получать све-Дения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомитъся, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляетея только в значении «получать сведения, приобретать знания о чем-либо».
Деловые бумаги должны соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка, основ 
ными признаками которого являются точность и стандар-тизированность используемых языковых средств.
По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно.
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 предложении, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.
Пример письма, содержащего ответ на запрос:
Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотре-ние заводу-изготовителю.По получении заключения завода ответ на Ваш запрос бу-дет выслан незамедлительно.
Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный. В последовательном строе контекста одно предложение содержательно вытекает из другого, т. е., новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например:
Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом. Доклады, представляющие научный интерес, войдут в сборник научных трудов ВНИИ. Издание сборника запланировано на 2009 г.
В параллельном строе контекста несколько последующих предложении поясняют предыдущее, при этом предмет речи является общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например:
К сожалению, условия контракта № 468 о строительстве животноводческого комплекса Вами не выполнены. Сроки завершения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подрядчики не появлялись на строительной площадке. Строительство комплекса выполнено лишь на 34 %.
Связь между предложениями абзаца может осуществляться с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложения. Например:
СМУ согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов в пионерлагере на сумму. В первую очередь мы приступаем к строительству спального корпуса и душевой. Строительство этих объектов намечено закончить до открытия лагеря.
3. Повтор синтаксической конструкции предыдущего предложения в последующем, но с другим лексическим наполнением — грамматический (синтаксический) повтор:
Если машина или оборудование вышли из строя и не обеспечивают должной производительности или качества выпол-няемой работы, то. Если в машине допущена необоснован-ная замена деталей, то.
Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, посколъку, согласно, следовательне и т. д.
Оформление реквизитов документов. При составлении
документа особое значение имеют реквизиты. Неправильное, неточное их оформление лишает документ юридической силы, что, в конечном итоге, снижает эффективность письменного делового общения.
Требования к содержанию и оформлению реквизитов документов определяются ГОСТами.
Основные реквизиты и правила их оформления:
Государственный герб Российской Федерации (для бланков государственных предприятий). Изображение герба помещается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.
Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наименованием организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведометва; в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Донской государственный технический университет (ДГТУ)
Справочные данные об организациисодержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.
Почтовый адрес отправителядолжен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России. Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) ина иностраңном языке, чаще всего, английском (по международным правилам написания адреса).
Дата.Отмечается арабскими цифрами вдень подписания или издания документа, его отправления или получения. Например: 22.06.2003 (возможен обратный вариант 2003.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифрового способа передачи дат:
Лекция №3 Языковые особенности документов
Точность и стандартизация официально-делового стиля диктуют употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
В языке деловых документов широко используются:
1. термины, соответствующие тематике и содержанию служебных документов. Прежде всего это юридические, бухгалтерские, номенклатурные, финансовые термины: импорт, контракт, спрос, прайс-лист, регламент и т.п. При этом термины должны быть понятны как автору, так и адресату;
2. канцеляризмы: надлежащий, проживающий, нижеподписавшийся, докладываю, препровождается, доставлен, и т.п.;
3. имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением: истец, квартиросъемщик, свидетель, наниматель и т.п. Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода: сотрудник милиции Петрова, профессор Новикова, начальник подразделения Зелинская и т.п.;
4. отглагольные существительные, в том числе и с приставкой не-: утверждение, руководство, нахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.;
5. сложные отыменные предлоги: в целях, в соответствии, наряду с, по линии, в части, согласно и т.п. Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отношений: по достижении совершеннолетия и т.п.;
6. устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля: единовременное пособие, вышестоящие органы, в установленном порядке, при предварительном рассмотрении и т.п.;
7. «расщепленные» сказуемые (оказать содействие, произвести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от синонимичных им глаголов (содействовать, реконструировать, расследовать и т.п.);
8. «нанизывания» родительного падежа: … для применения мер общественного воздействия, … в целях совершенствования работы органов народного контроля и т.п.;
9. утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия; при этом инициатива действий исходит не от адресата: руководство не возражает …, коллегия не отклоняет …, Ученый совет не отвергает … и т.п.;
10. страдательный залогпри необходимости подчеркнуть факт совершения действия: оплата гарантируется, предложение одобрено, замечания учтены и т.п. Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности: Завод «Электросталь» срывает поставку сырья; начальник строительства не обеспечил технику безопасности и т.п.;
11. использование предложений без подлежащего с глагольной формой первого лица единственного или множественного числа, а также инфинитива, выражающих просьбу(Прошу рассмотреть вопрос…; Обращаемся к Вам с просьбой …), требование (Прошу принять срочные меры …; Просим изыскать возможности …), распоряжение, приказ (Приказываю создать комиссию в составе…; Руководителям подразделений представить отчет …), напоминание, предупреждение (Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает …); предложение (По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы…); сообщение, уведомление (Сообщаем Вам, что …; Довожу да Вашего сведения, что …); обещание, гарантии (Гарантируем исполнение заказа в срок и т.п.).
Нарушением нормы письменной деловой речи считается использование не присущих деловому стилю языковых средств. К ним относятся прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски (ср.: Петров живет вместе с сестрой; Холодильник ЗИЛ очень надежный и Гражданин Петров и его сестра проживают на одной жилплощади; холодильный агрегат ЗИЛ рассчитан на многолетнюю эксплуатацию).
Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов, характерных для устного делового общения (платежка вместо платежная ведомость, дострой вместо завершение строительства, студенты-вечерники вместо студенты вечернего отделения и т.п.).
Типичной ошибкой при написании документов является и немотивированное использование иноязычных слов вместо привычных лексических единиц, например: апеллировать вместо обращаться, паблисити вместо реклама, эксклюзивный вместо исключительный.
В текстах документов следует избегать слов и выражений, вышедших из употребления (сей контракт, настоящим сообщаем и т.п.).
В деловых бумагах допускается сокращенная запись лишь таких слов и словосочетаний, которые характеризуются высокой частотностью употребления, а также терминов, названий организаций, известных правовых актов, законов и т.д.
В целом основным требованием к языковому оформлению документов является соблюдение лексических, грамматических и стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения.