что такое совещание определение

Деловое совещание

В отличие от деловой беседы или переговоров, деловые совещания представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это такие речевые события, как собрание, заседание, семинары и конференции. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и реальных задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

— перечень обсуждаемых вопросов;

— время начала и окончания совещания;

— место, где оно будет проходить;

— фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;

— время, отведенное на каждый вопрос;

— место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.

В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Руководителю делового совещания важно:

— начать его вовремя;

— сообщить о регламенте;

— согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

— назначить ответственного за регламент и протокол;

— предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса (например, эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу. и т.п.).

Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель проблемныхсовещаний — поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:

1) нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;

2) выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

3) принятие решения, найденного руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.

В качестве основной коммуникативной задачи следует определить необходимость принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказать и обосновать свое мнение. При условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, необходимо воспользоваться мнениями различных работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Деловое совещание может предполагать свободную дискуссию.

В композиционно-структурное единство совещания входят:

1) открытые вопросы для получения общей картины проблемы, включая вопросы типа «что» для выявления фактов и «какие» для понимания отношения к этим фактам;

2) поощрение, которое заключается в повторении ключевых слов, тем самым вы получаете более полную информацию;

3) обратная связь, которая может осуществляться в виде пересказа, чтобы выступающий понимал, что его правильно услышали;

4) отражение и признание чувств, что дает понять собеседнику, что вы заметили основные эмоции выступающего;

5) резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.

Структура делового совещания включает :

1) установление контактов (содержит только приветствие);

2) уточнение содержания и целей делового совещания; краткое содержание сути проблемы без комментариев и дополнительных объяснений;

3) обмен сообщениями и обмен мнениями;

4) объяснение сложившейся ситуации, необходимости проведения делового совещания;

5) обоснование мнения (обмен мнениями);

6) предложения (обмен предложениями);

7) речь в прениях (по необходимости);

8) принятие решения или выработка определенного мнения, отношения к полученному(ым) сообщению(ям).

Источник

Совещание

Смотреть что такое «Совещание» в других словарях:

СОВЕЩАНИЕ — СОВЕЩАНИЕ, совещания, ср. Действие по гл. совещаться; заседание, посвященное обсуждению каких нибудь вопросов, действий, мер. Устроить совещание. Суд удалился на совещание. Состоялось совещание. Производственное совещание. || Лица, собравшиеся на … Толковый словарь Ушакова

Совещание — это заседание или собрание, посвященное обсуждению каких либо вопросов значения: Особое совещание Совещание по взаимодействию и мерам доверия в Азии Конференция Селекторное совещание Консистория … Википедия

совещание — Консилиум, консультация. Ср. разговор. Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. совещание конференция, встреча, заседание, пленум, съезд, саммит, собрание; обсуждение, совет;… … Словарь синонимов

совещание — СОВЕЩАНИЕ, совет, разг. летучка, разг. оперативка, разг. планерка, разг. пятиминутка сов. ПОСОВЕТОВАТЬСЯ, сов. посовещаться СОВЕТОВАТЬСЯ/ПОСОВЕТОВАТЬСЯ, совещаться … Словарь-тезаурус синонимов русской речи

СОВЕЩАНИЕ — СОВЕЩАНИЕ, я, ср. Заседание, собрание, посвящённое обсуждению какого н. специального вопроса. Всероссийское с. учителей. Производственное с. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

совещание — идёт совещание • действие, субъект, продолжение провести совещание • действие проходит совещание • действие, субъект прошло совещание • действие, субъект, окончание созвать совещание • организация состоялось совещание • существование / создание,… … Глагольной сочетаемости непредметных имён

совещание — сущ., с., употр. сравн. часто Морфология: (нет) чего? совещания, чему? совещанию, (вижу) что? совещание, чем? совещанием, о чём? о совещании; что? совещания, (нет) чего? совещаний, чему? совещаниям, (вижу) что? совещания, чем? совещаниями, о чём? … Толковый словарь Дмитриева

совещание — о чем и по чему. Совещание о задачах по подъему животноводства. Через час должно было начаться совещание по выработке плана спасательных работ (Павленко) … Словарь управления

совещание — ▲ заседание ↑ для (чего), разрешать вопрос, повседневный совещание заседание для решения повседневного вопроса. совет (семейный #. собраться на #). консилиум. круглый стол (совещание за круглым столом) … Идеографический словарь русского языка

Источник