что такое сканировать документы
Объясняем, что значит сканировать документ и что это такое
Что значит «сканировать»
Рассмотрим процесс получения электронных сканов более детально. Для этого стоит глубже погрузиться в работу такого офисного оборудования, как сканер.
Чем отличается сканирование от копирования
Основным отличием сканирования от копирования является конечный результат обеих операций. В первом случае мы получим цифровой аналог документа в виде файла на диске компьютера или ноутбука, а во втором — копию в бумажном формате, аналогичную оригиналу. Такой вариант еще называют «ксероксом» или «ксерокопией».
Для сканирования нужно использовать сканер, а для копирования можно применить и его, и ксерокс. Но внутри процесса лежит одна основа — считывания лазером данных с источника и либо сохранение в электронный файл, либо его моментальная распечатка без хранения на компьютере. Аппараты МФУ для обеих задач используют одно устройство — стеклянный планшет с лампой. Таким образом объединяя в себе сразу сканер и ксерокс.
Скан, если его сохранить в нужный формат, в будущем можно изменять, вносить правки и выполнять другие необходимые манипуляции. Текст легко распознается специальными программами для таких целей, а фотографии улучшаются в качестве за счет правильных настроек утилиты сканирования. Копии не могут быть изменены.
К недостаткам сканера можно отнести, очень часто, невозможность выполнения своей работы без подключения к персональному компьютеру. А также такое оборудование требует настройки не только соединения, но и параметров работы. Что часто для неопытных пользователей может стать проблемой. Ксерокопирование не требует подключения к ПК. Ксероксу достаточно наличия электроэнергии и он уже может выполнять свои задачи.
Что значит сканировать документ
Сканирование – это процесс преобразования информации с реального физического носителя в электронный вид. Проще говоря, сканирование означает оцифровку любого документа или другой информации. Например, у вас есть старые фотографии, которые уже утрачивают свой внешний вид. Тогда с помощью устройства (отдельного сканера или МФУ) можно простыми действиями перенести фотографию в компьютер, а затем делиться файлами с друзьями, знакомыми. Аналогично можно делать с любыми документами – паспортом, свидетельством о рождении, идентификационным кодом и другими.
В последнее время сканирование документом набрало большую популярность. Различные операции оформляются удаленно, не надо ездить в офисы. Надо лишь отправить скан-копию представителю компании и оформление сделается без личного присутствия.
Как происходит процесс сканирования
Опишем принцип действия планшетного сканера, который наиболее распространен.
Само сканирование происходит не за один раз, а постепенно. За определенный шаг моторчика обрабатывается только одна полоска. Конечный результат представляет собой объединение всех полос в одну картинку.
Инструкция по сканированию для пользователя очень подробно описана в статье «как сканировать документ».
Отличие сканирования от копирования
Сканирование на выходе дает цифровую копию документа, хранящуюся на компьютере или другом носителе (флешке, телефоне), а копирование – физическую. То есть результатом работы сканера является полученный на ПК в разных форматах файл (скан). Копир же дублирует информацию на другой листок.
Устройства по методу считывания информации с носителя одинаковы между собой, но вторая часть работы отличается. В первом случае (сканер) всегда нужен персональный компьютер, который и получает информацию, сохраняемую в файл. К тому же необходимо правильно подключить аппарат к компу и произвести установку, в том числе и драйверов. Во втором работа делается без дополнительной техники. Копир сначала считывает данные с носителя, а затем переносит их краской на новый лист.
Статья по теме: как подключить и настроить сканер на компьютере.
Цифровые документы можно в дальнейшем видоизменять, редактировать, делиться по почте, скидывать на флеш-накопители и другие объекты памяти. С бумажной копией таких действия выполнить не получится.
Поэтому, если основная задача состоит в сохранении информации, то более разумным будет сделать именно сканирование, а в будущем при необходимости распечатать информацию на бумагу обычным принтером.
Идентичный способ считывания позволил объединить оба устройства в одно – МФУ (многофункциональное устройства), которое часто еще называется 3 в 1 (принтер, сканер и копир).
Как отсканировать документы телефоном: 8 способов для Android и iOS
Нужно срочно отправить копию договора или третью страничку паспорта, а сканера нет? Ну и не надо – первоклассные сканы, которые устроят бухгалтерию (а это непросто!), можно делать прямо с телефона.
Редактирование фото вручную (любой телефон)
Откройте камеру мобильного телефона и наведите ее на документ. Постарайтесь держать руки параллельно поверхности, на которой лежит бумага, чтобы не были видны тени и заломы. Если в кадр попадет стол или другой фон – не беда: потом отредактируете фото так, чтобы не было видно лишнего.
Заходите во встроенный редактор фото (такой есть на любом современном смартфоне). Скорее всего, там будут такие настройки: выдержка, светлые участки, тени, контраст, яркость, точка черного, насыщенность, резкость. На некоторых телефонах нет выдержки, но это не проблема, а еще параметры иногда имеют другие названия. Например, не «тени», а «темные участки», не «экспозиция», а «световой баланс», не «контраст», а «контрастность». Сути это не меняет.
Можете методом тыка потянуть разные настройки и посмотреть, как меняется фото. Вот какие настройки выбрали мы для этого фото:
В зависимости от того, в каком освещении снято фото, вам может понадобиться увеличение резкости или понижение теплоты, чтобы документ был четким и не казался серым.
Повторили весь процесс на видео, чтобы вы могли посмотреть, как постепенно меняется фотография. На все про все потребовалось 54 секунды.
Вот что в итоге получилось:
Google Диск (Android)
Если вы используете телефон на Android и по каким-то причинам не готовы вручную редактировать фото, пора скачать приложение Google Диск.
Нажмите на крестик в правом нижнем углу экрана – кнопку «Добавить». Выберите «Сканировать» и сделайте фото документа.
Если в объектив попал фон, нажмите на значок «Кадрировать». Если все в порядке, нажмите «Готово».
Нужно отсканировать не одну, а несколько страниц сразу? Тогда после сканирования следующего фото выберите пункт «Сканировать страницу еще раз».
Заметки на iPhone (iOS)
Чтобы программно отсканировать документ на iPhone, откройте стандартное приложение «Заметки». Создайте новую заметку или зайдите в существующую.
Кликните на иконку камеры над клавиатурой и выберите «Отсканировать документы». Наведите камеру на документ и сделайте фото. Снимок будет обработан автоматически. Кадрируйте фото, если необходимо, и нажмите «Оставить». Фотография попадет в заметку, откуда вы сможете ее сохранить.
Весь процесс занял 20 секунд:
А вот итоговый результат:
iScanner (Android и iOS)
Это платное приложение. 1 неделя подписки на него обойдется вам в 269 руб., 1 месяц – в 399 руб. Мы воспользовались бесплатной пробной подпиской на 3 дня.
Чтобы отсканировать в нем документ, достаточно открыть приложение и нажать на фиолетовый кружок со знаком плюс, размещенный в нижней части экрана. Далее – «Камера». Когда откроется камера, нужно навести объектив на документ и подождать: приложение автоматически сделает снимок и обработает фото. Если это необходимо, вы сможете дополнительно обработать скан в приложении, кадрировать его и сохранить в формате PDF или JPG.
Приложение также предлагает сохранить документ в формате TXT, но эта опция подходит не всем документам: нашу инструкцию программа расшифровать не смогла.
FineReader (Android и iOS)
Премиум-подписка на это приложение стоит 399 руб. в месяц, однако первые пять документов можно обработать бесплатно. Чтобы это сделать, откройте приложение и нажмите на значок камеры в правом нижнем углу экрана. Затем наведите телефон на документ и немного подождите: приложение сделает фото автоматически. Если результат вас устроит, нажмите «Использовать» – «Готово».
Будьте аккуратны: эта реактивная программа делает снимок еще до того, как вы успеете адекватно навести объектив на документ. Если вы не готовы платить за подписку, потерять одну из бесплатных попыток будет обидно.
FineReader недостаточно хорошо справляется с удалением заломов с документа: там, где они были, после обработки остались черные точки. Только часть из них удалось удалить вручную прямо в программе
Microsoft Lens (Android и iOS)
Это бесплатное и простое приложение. Чтобы сделать скан с его помощью, наведите камеру на документ и сделайте фото. Приложение автоматически определит границы документа и вырежет его из фона. Далее вы можете самостоятельно наложить фильтры на документ, которые, впрочем, не дают толкового результата. Вот что получилось у нас:
Эта программа, по сути, не «сканирует» документ, а просто фотографирует его и повышает резкость
CamScanner (Android и iOS)
Это приложение тоже не бесплатно. Неделя подписки на него стоит 299 руб., месяц – 799 руб. Даже несмотря на активацию платной пробной подписки приложение постоянно показывает яркие раздражающие поп-апы.
Чтобы сделать скан через эту программу, нажмите на голубой кружок со знаком камеры внизу экрана, наведите камеру на документ и сделайте фото. Обратите внимание: над кнопкой «затвора» здесь тоже есть горизонтальное меню, в котором можно выбрать тип вашего документа.
«Одиночный режим» – для сканирования 1 страницы. «Пакетный режим» – для сканирования многостраничного документа. «Книга» – для сканирования разворота и автоматического разделения его на страницы.
Из всех платных программ CamScanner показала худший результат
Adobe Scan (Android и iOS)
Сканировать документы здесь можно бесплатно. Для этого необходимо открыть приложение, выбрать вкладку «Документ» в горизонтальном меню, навести телефон на документ и сделать фото. Далее программа автоматически «найдет» лист, вырежет его из фона и обработает. Вам останется только сохранить результат.
Результат обработки документа в этой программе кажется самым удачным: она не только убрала тени, но и выровняла строки
Несколько советов
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров
Что значит сканировать документ на компьютере
В последнее время все популярнее становится электронный обмен документами. В нынешней всемирной ситуации часто уже не требуется относить бумажные документы в офисы организаций или знакомым. Чтобы предоставить информацию и показать полноценный внешний вид документа, можно отправить файл скана на электронный адрес или передать на съемном накопителе (флешке).
Сканирование – что это такое
Сканирование – это оцифровка физического носителя в электронный файл. То есть происходит считывание информации с реального носителя, а затем создается аналогичное по содержанию изображение, которое можно открыть на компьютере в виде файла разных форматов.
Сканированным документом может выступать любой носитель, который помещается на поверхность планшетного сканера.
Стандартное сканирование делается с помощью электронного устройства – сканера. Техника может быть самостоятельной и выполнять только единственную задачу (сканировать), или входить в конструкцию многофункционального устройства (МФУ). Последнее по-простому называется принтером 3 в 1, так как состоит из принтера, сканера и копира. Все узлы помещены в один корпус, но выполняют определенные задачи. Для работы обязательно потребуется компьютер (системный блок с монитором) или ноутбук, с которого дается задание на запуск сканирования, а затем на сохранение скан-копии.
Просканировать можно и без компьютера, если иметь портативный переносной мини-сканер, или потребуется смартфон с установленным приложением, которое позволяет отсканировать документ встроенной камерой.
Описание процесса сканирования
Для считывания и преобразования информации в цифровой формат, сканер содержит набор элементов, деталей. Так, есть рабочая поверхность – стекло, куда кладется носитель информации. А под стеклом расположена каретка, которая перемещает в себе лампу, фотоэлементы, набор зеркал и стекол, участвующих в создании изображения.
Чем больше фотоэлементов, тем выше разрешение, а значит, лучше конечное качество.
Принцип работы сканера:
Готовый скан – это результат совмещения множества отсканированных строк, а не цельное изображение.
Как это делается на практике
Для произведения сканирования необходимо иметь сканирующее устройство и компьютер. Комп подключается к сканеру, устанавливаются драйверы. После, аппарат появится в списке подключенного оборудования в Windows, а значит, можно сканировать.
Затем, чтобы получить скан, нужно следовать инструкции:
Самым легким способом сканирования является использование стандартного мастера. В оснастке «Устройства и принтеры» нужно кликнуть по значку сканера или МФУ правой кнопкой мышки и выбрать нужный пункт для начала.
Но помните, что такое сканирование сильно ограничено, для сохранения доступны не все форматы файлов, нет функций распознавания текста со сделанного изображения и т. д.
Чем отличается сканирование от копирования
Начальный этап сканирования и копирования одинаковый. Сперва начинается считывание документа, разница состоит только в получаемом результате.
Выбирать лучший вариант из обоих некорректно, так как в каждой ситуации требуется разное действие.
Если необходимо хранить информацию долгое время на жестком диске компьютера, флешке или телефоне, выбирайте сканирование. А когда нужно быстро получить идентичную копию уже имеющегося документа для решения быстрой задачи, сделайте ксерокопию. Например, требуется кому-то дать образец распечатанного заявления.
Как сканировать документы? Советы и полезное оборудование
Сканирование – процесс преобразования физических листов в электронную форму. Чаще всего опция полезна, когда необходимо оперативно отправить файл другим людям, скопировать или защитить его на случай повреждения бумажной версии. Цифровые копии пригодятся и для удобного хранения счетов и квитанций, которые в бумажной версии часто блекнут, но иногда оказываются необходимыми, например, при подаче жалобы. Также эта опция позволяет защитить от повреждений семейные фотографии и мемориальные документы, имеющие большую ценность.
Сама процедура не требует доступа к специализированному оборудованию. Необходимо только, чтобы этой функцией был оснащен принтер.
Как настроить принтер и отсканировать документ?
Стандартная процедура требует использования принтера и программы Acrobat. Она поддерживается на Windows, с помощью драйверов TWAIN, а также Windows Image Acquisition (WIA).
Есть возможность выбрать автоматический режим, который определяет цвет и содержимое бумажных страниц, или определенные настройки, которые можно установить в соответствии с предпочтениями, а именно:
Если в Windows установлен драйвер WIA, электронный файл можно создать напрямую, нажав кнопку «Сканировать» на устройстве.
Нажав на нее, следует выбрать Adobe Acrobat из списка приложений на компьютере. Затем в интерфейсе нужно указать принтер и выборочные настройки или по умолчанию.
Формат PDF бумажного документа создается при выборе «Создать файл PDF» на вкладке «Инструменты». Затем появится интерфейс «Создать PDF-файл из любого формата файла», в котором надо выбрать элемент «Сканер», чтобы отобразить доступные параметры.
Перед запуском следует установить драйвер, загрузив его с веб-сайта производителя, а затем настроить подключение оборудования к компьютеру. В установочный пакет каждой модели принтера обычно входит программное обеспечение, которое полностью поддерживает все его функции.
Теперь просто нужно следовать инструкциям на мониторе и, наконец, выбрать правильное программное обеспечение для установки.
После правильной установки ПО можно переходить к сканированию. Для этого следует поместить фотографию или документ на стекло лицевой стороной вверх, а затем закрыть крышку.
Теперь надо найти кнопку «Сканировать» или выбрать ее из меню. Когда процесс будет завершен, папка автоматически откроется на компьютере, и цифровая копия будет сохранена в ней.
С помощью смартфона и специального приложения
С помощью смартфона возможно легко получить цифровую копию фотографии или файла. Но здесь большую роль играет камера, которой оснащен телефон (качество фото).
Нужно загрузить специальное приложение, которое позволяет сделать снимок, а затем обрезать его и сохранить в соответствующем формате. Какое приложение подойдет лучше всего? Есть несколько вариантов на выбор. Например, бесплатный Adobe Scan, CamScanner в платной и бесплатной версиях, Doc Scanner или Clear Scanner. Все они позволяют создавать PDF, который затем можно сохранить в «облаке» или отправить по электронной почте.
Если требуется редактировать и добавлять к файлам рукописные заметки, понадобится большой удобный экран. Например, Samsung Galaxy Z Fold 3 – инновационное решение со складным компактным экраном – идеально подойдет для этого. Развернув дисплей, пользователь получит рабочее пространство размером 7,6 дюйма. Следовательно, процедура будет такой же удобной, как и выполняемая с помощью принтера и компьютера.
В случае с iPhone, все так же просто. Можно скачать специальную программу или выбрать встроенное приложение «Заметки», щелкнуть по значку плюса и затем активировать опцию «Сканировать». Сделав снимок, пользователь сохранит его и отредактирует в соответствии со своими потребностями, обрамляя или добавляя к нему заметки.
Для того чтобы результат был хорошего качества, следует убедиться, что лист правильно освещен и под каким углом делается снимок. Необходимо держать телефон параллельно поверхности бумаги.
Другой способ, который гарантирует немного более низкое качество, – это Google Диск. Необходимо открыть страницу, щелкнуть по значку плюса в нижнем углу. После выбора параметра «Сканировать» требуется сделать снимок и соответствующим образом обрезать его. Удобно то, что файл можно сохранить сразу на диске.
Как отсканировать страницу, чтобы текст и изображение были четкими?
Самое главное – правильно разложить бумагу. В большинстве принтеров есть специальные рамки, которые помогут выровнять лист для идеального результата. Обычно устройства поддерживают форматы до A4. Если планируется сканировать страницы большего размера, стоит обратить внимание на параметры конкретной модели.
Сканирование – несложный процесс, хотя для получения наилучшего качества требуются соответствующие настройки на устройстве. Прежде всего, разрешение для черно-белого режима должно составлять 300 dpi. Более низкие значения сделают изображение размытым, а более высокие значения заставят принтер работать дольше и увеличат размер самого файла. Цветные 24-битные документы, сканированные с разрешением 300 dpi, дают файл весом около 25 МБ. Удвоение разрешения приведет к увеличению времени сканирования до трех раз.
Также стоит помнить, что страницы с мелким шрифтом (ниже 9) следует сканировать в более высоком разрешении, что обеспечит идеальную читаемость файла. Избегая настроек, использующих полутона, при чтении текста в цифровой копии трудностей не будет. Однако эти функции полезны для фотографий или графики.
Чтобы документ, напечатанный на цветной бумаге, получился четким и не слишком темным, нужно в настройках увеличить контрастность и яркость примерно на 10-15%. Если файл остается темным, следует увеличивать данные значения еще больше. Некоторые устройства имеют ручную регулировку яркости, которую необходимо настроить перед использованием.
Оборудование
В настоящее время автономные сканеры уступают место многофункциональным устройствам. Они одновременно печатают и сканируют листы. На рынке представлены разные модели, и у каждой из них есть свои уникальные возможности.
Epson L3110
Устройство печатает с помощью струйной технологии. Его скорость работы в черно-белом режиме – 33 стр. / мин., а в цветном – 15 стр. / мин. Скорость сканирования – всего 11 сек. для одной страницы. Поддерживает форматы меньшие и равные A4. Можно уместить 100 листов в лоток подачи бумаги и 30 в выходной лоток.
Цена – ок. 17 000 руб.
Canon TS7440
Бюджетное решение для домашнего использования. Печать с помощью термоструйной технологии – черная 15 стр. / мин. и цветная 10 стр. / мин. Автоматическая двусторонняя печать очень помогает, потому что не нужно самостоятельно переворачивать страницы. В нем можно сканировать листы размером до А4 и распечатывать фотографии. Благодаря небольшому размеру оборудование идеально впишется в любой домашний офис.
Цена – ок. 11 000 руб.
HP Neverstop Laser 1200w
Эта модель представляет собой более обширный лазерный аппарат, рассчитанный на небольшой офис. Он печатает высококачественные черно-белые документы с гарантированной скоростью 20 стр. / мин. и сканирует со скоростью 5,5 стр. / мин. Емкость лотка подачи бумаги составляет 150 листов, а выходного лотка – 100. Формат бумаги – A4, а запаса тонера хватает для печати около 5000 страниц. Оборудование имеет удобный дисплей, но также можно управлять им с помощью мобильного приложения на телефоне. Кроме того, AirPrint позволяет печатать с Mac или iPhone без необходимости установки специального программного обеспечения.
Цена – ок. 20 000 руб.
Epson L6190
Это высококачественное струйное устройство обеспечивает последовательную черно-белую и цветную печать со скоростью 33 стр. / мин. и 20 стр. / мин. Вместительный податчик бумаги вмещает до 250 листов, а выходной лоток – 30. Максимальный размер печати и сканирования – A4. Удобная двусторонняя печать – отличная дополнительная опция. В аппарате есть встроенный факс с телефонной книгой на 60 записей. Принтер прост в использовании благодаря удобочитаемому дисплею и возможности подключения к Wi-Fi.