что такое сканированный образ документа
Что такое скан-копии документов?
Бумажные документы теряются, их можно испортить и крайне сложно быстро отправить куда-либо. Сегодня при архивировании и в документообороте используются скан-копии. Скан-копии документов — это электронные образцы, которые получают путем сканирования. При помощи сканирования удается сделать качественную электронную копию в графическом формате.
Для электронных документов не требуются стеллажи и хранилища. Они хранятся на специальных носителях. На диске или flash-карте можно держать тысячи электронных скан-копий. Да, такие носители тоже могут портиться. Но сегодня существуют «облачные» хранилища, на которых можно без проблем разместить огромное количество документации. Это открывает новые возможности для архивирования.
Где используются копии?
Скан-копии документов используются повсеместно. Сканируют личные документы, бухгалтерские, юридические и медицинские бумаги. При этом бумажные оригиналы сохраняются — пока что они необходимы. Копия передает оригинал в деталях. Электронный вариант документа можно увеличивать, чтобы рассмотреть детали: штампы, подписи, фото.
На качественной копии остаются водяные знаки от документов, подделать такой образец крайне сложно. Скан-копия в некоторых случаях заменяет оригинал. Например, для подтверждения персональных данных может требоваться скан паспорта. По сути, это фотография главных страниц паспорта, где отражены сведения о человеке.
С электронными документами нужно поступать так же, как с оригиналами. Не рекомендуется отправлять отсканированные бумаги посторонним лицам. Скан паспорта или другого персонального документа может использоваться злоумышленниками в своих целях. Для архивирования таких данных используют защищенные носители.
Архивирование электронных копий
Как и бумажные документы, скан-копии можно архивировать и сохранять. Для этого нужны надежные защищенные хранилища, чтобы документы не попали злоумышленникам. Сканы личных документов стоит хранить на защищенной flash-карте с паролем. Бухгалтерскую документацию сохраняют на дисках и хранят, как бумажные оригиналы.
Компания «Архивный Эксперт» может обработать любой объем бумаг и перевести в цифровой формат документацию организации. Мы гарантируем конфиденциальность данных и быструю обработку архивов.
Объясняем, что такое сканы или образ документа
Даже опытные пользователи оргтехники могут задуматься над вопросом «что такое скан копия документа». А людям, которые с техникой редко имеют дело, и вовсе сложно понять. В этом материале подробно объясним значение и применение сканов в жизни современного человека.
А также дадим практические советы, как сделать цифровой образ документа без сканера и компьютера, а только при наличии обычного смартфона под рукой. Здесь найдете обзоры возможностей и инструкции по использованию популярных приложений этого «направления».
Скан это.
Скан — это цифровая версия реального бумажного документа. Создаются цифровые «образы» путем проведения процесса сканирования специальным устройством — сканером. Результат сохраняется на дисках компьютера или флеш-накопитель в виде изображения как файлы pdf, jpg, png и другие.
Простые бумажные листы легко потерять, а также со временем они теряют свое качество. В цифровую эпоху все чаще сохранение в документообороте происходит именно в сканы. Это экономит место в архивах, где уже не нужны большие площади для хранения тон бумаги. На одном «винчестере» ПК или сервера можно хранить тысячи файлов.
Применение такого формата хранения нашло свою популярность в разных отраслях жизни человека. А чаще всего в бухгалтерии, медицине, юриспруденции. Параллельно сохраняются и бумажные варианты важной документации. Но работать с цифровыми намного удобней и проще.
При сканировании в хорошем качестве на изображении будут четко видны печатки предприятия и подписи человека. Это делает возможным полноценное использование скана документа вместо оригинала. Уже сейчас цифровая копия паспорта позволяет получить небольшой денежный кредит или воспользоваться многими государственными услугами. Вместе с цифровой подписью и вовсе заменить оригиналы.
Как сделать скан
Ранее мы уже писали о способах, которыми можно быстро сканировать документы с принтера на компьютер или сделать ксерокопию. В этой статье расскажем, как можно обойтись без ПК и даже сканера для получения цифровых сканов своих документов. Все, что необходимо — это современный телефон и специальное приложение. Их скачать можно и лучше всего на «Play Market».
Приложения для смартфона
Evernote
Пользуется большой популярностью среди пользователей. По сути, является местом удаленного хранения файлов разного рода. Наряду с тем отлично справляется с задачами по сканированию документов. Оно работает в фоновом и обычном режимах. В первом случае пользователь даже не заметит, как прошел процесс оцифровки, но сможет сразу воспользоваться готовым результатом. Все, что требует от «юзера» — сделать качественное фото документа на свой телефон с программы.
Google Drive
Мобильная утилита от мирового гиганта Гугл. Бесплатное хранилище файлов, быстрый поиск по ключевым фразам, надежность и безопасность — основные плюсы этого сервиса от американской компании. Чтобы «отсканировать» в окне программы нужно нажать кнопку «Плюс», а потом из предложенных вариантов выбрать «Скан».
CamScanner
Если требуется выполнить сканирование на высоком уровне, то для этого специалисты рекомендуют использовать CamScanner. Это приложение позволяет намного четче настроить процесс.
Office Lens
Не могла обойти стороной это направление еще одна известная компания из США. Речь идет о знаменитой Microsoft. Ее утилита для смартфонов Office Lens позволит обладателю не только работать с привычными документами, но и легко справляется с нестандартными задачами. Например, оцифровка данных с досок презентаций. А также параллельно предлагается бесплатное использование облачного хранилища — One Drive.
Adobe Fill and Sign DC
Не могли остаться в стороне и гуру области сканирования и распознавания текстов — инженеры компании Adobe. Их детище «Adobe Fill and Sign DC». Основной «фишкой» приложения является возможность моментальной правки отсканированного файла.
Clear Scanner
Просто сфотографировать лист с текстом не всегда бывает достаточно для получения удовлетворительного результата. Дело в том, что не каждая камера может сфокусироваться и «захватить» кадр правильно. Еще одной неприятностью может быть тень, как минимум от самого смартфона. Все это влияет на качество получаемого скана.
Приложение Clear Scanner способно работать даже в таких условиях. Утилита бесплатна, не занимает много места и просто устанавливается на телефон с «Маркета». В конце обзора есть ссылка.
Основным плюсом программы является возможность настройки геометрии. Она сама может «определить» размеры сканируемой области, а в нашем случае — листа с текстом. Но лучше фото сделать под небольшим углом, в момент, когда тень не падает. А также учитывайте расположение основного источника света. Чем он выше, тем больше будет угол. Выставьте его в нужной точке, если это физически возможно.
Что еще может эта программа:
Электронный документ и сканы: в чем разница для налоговиков
Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.
Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.
Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.
Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте
При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?
Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.
Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).
При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.
Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.
Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.
Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.
А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.
Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:
1) понимание того, что такое электронная первичка;
2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;
3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.
Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями
Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?
Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.
Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).
При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).
Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.
Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»
Что такое скан-копия документа
Скан (скан-копия, скан-образ) – это цифровая копия реального физического носителя информации. Во многих источниках пишут, что скан является копией бумажного носителя, но на практике отсканировать можно и тонкий пластик, другие тонкие материалы, которые поместятся в рабочую область устройства для сканирования – сканера.
Сканы документов активно используются в таких отраслях, как юриспруденция, медицина, бухгалтерии. Цифровые документы позволяют делать с ними больше возможных действий и намного проще, чем с физическим документом. Например, скан можно быстро отправить по почте другому человеку или организации. Файл доступен для редактирования в разных программах, чего не сделаешь с настоящим документом на бумаге.
К тому же, если отсканировать небольшой документ с множеством мелких надписей и знаков (паспорт, свидетельство о рождении, аттестат и другие) в высоком качестве (разрешении), то на компьютере информацию будет проще разглядеть. Большое качество при сканировании увеличивает размер цифрового документа.
Что нужно для сканирования
Чтобы отсканировать документ, потребуется сам аппарат, то есть сканер, а также компьютер и документ, нуждающийся в оцифровке.
Сканер может быть как самостоятельным устройством, и в зависимости от вида предназначаться для разных задач, так и быть частью МФУ — многофункционального устройства, еще называемого принтером 3 в 1, который сочетает в себе функции печати, копирования (ксерокса) и сканирования.
Для создания сканированной копии компьютер подключается к сканеру одним из способов (физически шнуром USB или по беспроводной связи Wi-Fi), добавляется в операционную систему через установку программного обеспечения (драйвера). Далее можно сканировать через различные программы – стандартные, встроенные в ОС Windows, или сторонние. Последние могут быть официальными, т. е. разработанными компанией-производителем техники, и неофициальными.
Всегда рекомендуется устанавливать только фирменный софт, который поставляется на диске в комплекте со сканером или скачивается с официального сайта производителя.
Сам процесс сканирования происходит так:
Более подробно о том, как сделать скан любого документа или другого предмета (книги, реферата, методички и т. д.), уже написано на нашем сайте. Для ознакомления воспользуйтесь ссылками ниже:
Кстати, некоторые из типов сканеров встречаются в повседневной жизни – сканеры QR-кодов и штрих-кодов в супермаркетах.
Если сканы надо делать в любом месте, то рынок предлагает ручные устройства, которые мобильны, имеют небольшие размеры, но качество получения конечного скана оставляет желать лучшего.
Неплохим аналогом станет обычный мобильный телефон с установленным приложением, которое может делать сканирование с помощью встроенной камеры.
Как сделать скан документа с помощью смартфона?
Не знаете, что такое скан и как сделать скан? Еще несколько лет назад для того, чтобы отсканировать документ, необходимо было использовать соответствующее устройство — сканер. Но сейчас с помощью смартфона эту задачу можно решить буквально за пару минут.
Качественный скан документа с помощью смартфона – зачем это нужно?
При регистрации на некоторых сайтах может понадобиться фотография одного из документов. Например, при верификации электронного кошелька часто просят предоставить скан паспорта, чтобы подтвердить собственную личность. Бывает и так, что требуется срочно предоставить какие-то документы работодателю, но сотрудник в этот момент находится в другой стране. В любом подобном случае на помощь приходит скан паспорта, который можно отправить в электронном виде.
Как сделать скан документа с помощью смартфона?
Если вам срочно нужен скан квитанций, чеков, договоров и прочих важных бумаг, его можно сделать самостоятельно и не выходя из дома. Для этого у вас должен быть современный смартфон с исправной камерой и специальное программное обеспечение, установленное на мобильном устройстве. Благодаря этому можно будет через пару минут получить электронные документы в формате PDF.
Стоит отметить, что качество сканов будет напрямую зависеть от того, на сколько мегапикселей ваша камера. Чем больше разрешение камеры – тем лучше. Для получения качественных сканов желательно, чтобы камера смартфона была не меньше 12 мегапикселей. Также важно выбрать хороший программный инструмент для сканирования. В первую очередь стоит обратить внимание на приложение Clear Scanner.
Как сделать скан на телефоне — о программе Clear Scanner
Clear Scanner – это бесплатное приложение для сканирования документов, которое можно бесплатно скачать в Play Market. Данная программа является одной из самых популярных на данный момент. Сканы, создаваемые с ее помощью, отличаются высоким качеством, а количество сканируемых листов неограниченно, что встречается далеко не во всех бесплатных приложениях.
Как отсканировать документ на телефоне — почему именно Clear Scanner?
Сделать фотографию разворота паспорта можно и просто камерой смартфона, однако в любом подобном случае неизбежны проблемы с искажением страницы. Также часто достаточно трудно поймать фокус и на это приходится тратить очень много времени. Но одна из главных трудностей заключается в освещении.
Мало того, что свет ложится неровно, так еще и на полстраницы видна тень от руки и корпуса смартфона. Если в таком случае использовать вспышку, то она засветит часть документа. А если документ еще и ламинирован, то свет от вспышки распространится практически на весь документ и разобрать хоть что-то будет крайне трудно.
Приложение Clear Scanner автоматически обрабатывает фото документа таким образом, что обо всех перечисленных выше проблемах можно забыть. Качество сканов получается в несколько раз лучше, в конечном итоге на фотографии документов не накладывается водяной знак, а использовать приложение можно неограниченное количество раз.
Как сделать скан документа с помощью телефона — возможности программы Clear Scanner
Одним из главных преимуществ приложения Clear Scanner является автоматическая коррекция геометрии. Эта программа самостоятельно определяет края листа, тем самым предотвращая искажения. Если искажения все же есть, приложение автоматически их устранит. Кроме того вы сможете выбрать нужный размер и цветность.
Также приложение Clear Scanner предоставляет возможность объединять несколько сканов в один документ. Благодаря этому вам не придется отправлять несколько снимков. Кстати, отправить сканы прямо из приложения можно в следующие сервисы:
Недостатки программы Clear Scanner
Один из главных недостатков – реклама в бесплатной версии приложения. Также стоит отметить, что при сохранении скана в формате PDF размер файла не уменьшается. То есть если фото весило 16 Мб, то и после обработки оно будет весить столько же. Это не всегда удобно ввиду того, что, если размер скана будет слишком большим, вы не сможете отправить его по электронной почте.
Файлы можно объединить в один, а вот разделить один скан на несколько нельзя, и это тоже можно отнести к недостаткам. Еще один недостаток заключается в том, что приложение Clear Scanner распознает текст единой строкой, игнорируя столбцы.
Как делать скан с помощью программы Clear Scanner – пошаговое руководство
Для начала работы вам необходимо скачать приложение Clear Scanner из Play Market и запустить его. Далее нажмите на значок камеры, расположенный внизу, чтобы сфотографировать документ, либо на значок галереи, чтобы загрузить уже сделанное фото.
Фотографировать документ необходимо с удачного ракурса, то есть сбоку под небольшим углом. В таком случае мобильное устройство не загораживает свет, соответственно тени отсутствуют. Внизу расположен ползунок, с помощью которого вы сможете приближать и отдалять камеру.
Справа внизу можно будет выбрать, сколько сканов нужно создать, а справа вверху можно будет установить необходимое разрешение файла и состояние вспышки. После того, как вы сфотографировали документ, необходимо нажать на галочку и приступить к редактированию.
На данном этапе можно обрезать и повернуть документ. Справа вверху будут доступны настройки цветности, а на верхней панели располагаются инструменты для коррекции. По окончании коррекции нажмите на галочку. Далее в нижнем правом углу вы увидите функцию «Отправить», которая позволит поделиться сканом в социальных сетях, мессенджерах и т.д.
А есть ли другие программы и решения?
Можно использовать аналогичные приложения, доступные в Play Market либо встроенные возможности смартфона. На многих современных смартфонах с фирменной оболочкой от того или иного производителя есть встроенный сканер, с помощью которого можно сканировать документы и считывать QR-коды. Обычно он располагается в папке с инструментами.
Советы и выводы
Уже прошли те времена, когда для сканирования документов было необходимо соответствующее устройство. Сейчас все что нужно для этого можно сделать буквально за несколько минут с помощью встроенных возможностей современного смартфона и используя специализированное программное обеспечение. На данный момент одним из лучших приложений подобного рода считается Clear Scanner.
Пожалуйста, опубликуйте ваши комментарии по текущей теме материала. Мы крайне благодарны вам за ваши комментарии, отклики, подписки, дизлайки, лайки!
Пожалуйста, оставляйте ваши отзывы по текущей теме материала. За комментарии, отклики, лайки, дизлайки, подписки огромное вам спасибо!