что такое системность в работе
Что такое системность в работе
Войти
Авторизуясь в LiveJournal с помощью стороннего сервиса вы принимаете условия Пользовательского соглашения LiveJournal
Что такое «системный подход»?
Системный подход часто упоминается в связи с задачами организационного развития: системный подход к решению проблем компании, системный подход к проведению изменений, системный подход к построению бизнеса и т.д. В чем смысл подобных утверждений? Что такое системный подход? Чем о отличается от «несистемного» подхода? Попробуем разобраться.
При системном подходе к решению практических задач любой предмет или явление рассматриваются как система и одновременно как часть некоторой более обширной системы. Акофф определяет системный подход в познавательной деятельности следующим образом: (1) идентификация системы, частью которой является интересующий нас предмет, (2) объяснение поведения или свойств целого, (3) объяснение поведения или свойств интересующего нас предмета с точки зрения его роли или функций в целом, частью которого он является.
Другими словами, столкнувшись с какой-либо проблемой, менеджер, мыслящий системно, не бросается искать виновного, а выясняет прежде всего какие внешние по отношению к рассматриваемой ситуации условия вызвали эту проблему. Например, если разгневанный клиент звонит по поводу срыва сроков поставки оборудования, то наиболее очевидной реакцией представляется наказание производственного персонала, своевременно не выполнившего заказ. Однако, если разобраться, то корни проблемы могут быть обнаружены далеко за пределами производственных процессов, когда требования к заказанному оборудованию не были четко определены в спецификации, неоднократно изменялись в ходе работы, а при заключении договора продавцы установили нереальные сроки, без учета специфики заказа. Кого же здесь наказывать? Скорее всего, нужно изменять систему продаж и управления заказами!
Введение в системный подход
Неизвестный студент конца ХХ-го века
1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы
2. Организационная система : основные элементы и типы
4. Значение системного подхода в управлении
Введение
По мере того, как развивается промышленная революция, рост
крупных организационных форм бизнеса стимулировал появление новых идей
относительно того, как предприятия функционируют и как нужно ими управлять.
Сегодня имеется разработанная теория, которая дает направления для достижения
эффективного управления. Первую появившуюся теорию обычно называют классической
школой управления, также существуют школа социальных отношений, теория
системного подхода к организациям, теория вероятностей и др.
В своем докладе я хочу рассказать о теории системного подхода
к организациям, как идеи для достижения эффективного управления.
1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы
В наше время происходит невиданный прогресс знания, который,
с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений
из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед
необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в
изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует. В наиболее общем виде
под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих
определенную целостность, некоторое единство.
Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование
нового подхода в науке — системного подхода.
Определим черты системного подхода :
С учётом сказанного определим понятие системного подхода :
Системный подход — это подход к исследованию объекта
(проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы,
внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на
исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя
из общего предназначения объекта.
Можно также сказать, что системный подход — это такое
направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе
которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной
социально-экономической системы.
Обратимся к истории.
До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители,
министры, полководцы, строители, принимая решения, руководствовались интуицией,
опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие
решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать
пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой
объект управления более или менее системно. Но, тем не менее, до XX в. в
управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам.
Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого
решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации
полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно
после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.
Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот
(изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер
вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он
фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.
Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам
неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и
оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта
заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом,
когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС
часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации.
Но, тем не менее, в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и
должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.
Далее рассмотрим основные принципы системного подхода
(системного анализа):
2. Организационная система: основные элементы и типы
Любая организация рассматривается как
организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенное
количество внешних связей. Следует дать определение понятию «организация». В
истории были различные попытки идентифицировать это понятие.
Это была ретроспектива. Сегодня организация может быть
определена как социальная общность, которая объединяет некоторое множество
индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе
определённых процедур и правил.
Исходя из данного ранее определения системы, определим
организационную систему.
Основными элементами организационной системы (а значит и
объектами организационного управления) выступают:
Эти элементы являются основными объектами организационного
управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:
Организационные системы можно разделить на закрытые и
открытые:
Открытая организационная система имеет связи с внешней
средой, т. е. другими организациями, институтами, имеющими связи с внешней
средой.
Таким образом, организация как система представляет собой
совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее
единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой
системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей
среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования
т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов с
помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и
услуги, которые затем передаются во внешнюю среду.
3. Теория систем
Напомню, что теория систем была разработана Людвигом фон
Берталанфи в XX веке. Теория систем имеет дело с анализом, проектированием и
функционированием систем — самостоятельных хозяйственных подразделений, которые
образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями.
Ясно, что любая организационная форма бизнеса отвечает этим критериям и может
изучаться с использованием понятий и средств теории систем.
Любое предприятие — система, которая превращает набор
вкладываемых в производство ресурсов — затрат (сырье, машины, люди) — в товары и
услуги. Она функционирует внутри более крупной системы — внешнеполитической,
экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает
в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также
взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части
системы вызывает трудности в других ее частях. Например, крупный банк является
системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и
связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка
являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы
банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в
конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности
банка в целом.
Основные понятия и характеристики общей теории систем:
возникновение Ю становление Ю функционирование Ю кризис Ю
крах
Характеристики открытых организационных систем
г) для коммерческой организации главным критерием
негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном
временном интервале.
Приведу пример: рассмотрим банк с точки зрения теории систем.
Исследование банка с точки зрения теории систем началось бы с
уточнения целей, чтобы помочь понять характер решений, которые необходимо
принять, чтобы этих целей достичь. Нужно было бы исследовать внешнюю среду,
чтобы осознать способы взаимодействия банка со своим более широким окружением.
Затем исследователь обратился бы к внутренней среде. Чтобы
попытаться понять главные подсистемы банка, взаимодействие и связи с системой в
целом, аналитик проанализировал бы пути принятия решений, самую важную
информацию, необходимую для их принятия, а также каналы связи, через которые эта
информация передается.
Принятие решений, система информации, каналы связи особенно
важны для системного аналитика, потому что, если они функционируют плохо, банк
будет в трудном положении. В каждой сфере системный подход обусловил появление
новых полезных понятий и технических приемов.
В области принятия решений системное мышление способствовало
классификации различного типа решений. Были разработаны понятия определенности,
риска и неопределенности. Были внедрены логические подходы к принятию сложных
решений (многие из которых имели математическую основу), что оказало большую
помощь менеджерам в улучшении процесса и качества принятия решений.
Характер информации, находящейся в распоряжении принимающего
решения, имеет важное влияние на качество самого решения, и неудивительно, что
этому вопросу уделялось большое внимание. Те, кто разрабатывают системы
управленческой информации, пытаются дать соответствующую информацию
соответствующему лицу в соответствующее время. Чтобы осуществить это, им нужно
знать, какое решение будет приниматься, когда информация будет предоставлена, а
также как скоро эта информация дойдет (если скорость является важным элементом
принятия решений). Предоставление соответствующей информации, которое улучшало
бы качество решений (и устраняло бы ненужную информацию, просто увеличивающую
издержки) — весьма существенное обстоятельство.
Каналы коммуникации в организации являются важными элементами
в процессе принятия решений, поскольку они передают требуемую информацию.
Аналитики систем дали много полезных примеров глубокого понимания процесса
взаимосвязи между организациями. Значительные успехи были достигнуты в изучении
и решении проблем «шума» и помех в средствах связи, проблем перехода из одной
системы или подсистемы с другую.
4. Значение системного подхода в управлении
Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры
могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом,
если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального
директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое
равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей
организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю
систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход
помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет
средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.
Современный руководитель должен обладать системным мышлением,
так как:
Системное мышление не только способствовало развитию новых
представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось
интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и
важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических
средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений,
использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом,
системный подход позволяет нам комплексно оценить любую
производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на
уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в
пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и
выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать
процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.
Несмотря на все положительные результаты, системное мышление
все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно
позволит применять современный научный метол к управлению, все еще не
реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень
сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда
влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри
предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно,
слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных
данных, а слишком узкое — к частичному решению проблем. Нелегко будет
сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с
точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое
логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее,
системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.
Что такое системное мышление?
Можно ли дать простое объяснение — что такое системное мышление? Есть ли такое универсальное понятие в отношении бизнеса, инженерии и менеджмента?
Большинство из нас оперирует «бытовым» пониманием термина «система» и подразумевает под «системностью» личную организованность, старательность, желание все предусмотреть, учесть всевозможные детали и вообще всё, что может оказаться важным. Та системность, которую люди привносят в свою работу – это «продуманность», дисциплинированность в исполнении, следование какому-то плану. Однако у особо старательных руководителей и сотрудников, для которых все со всем связано, в результате такой «продуманности» планов и дисциплинированности их выполнения, образуется еще больший бардак в головах и в делах, а также постоянный аврал по всем направлениям работы. «Системность» часто путают с «систематичностью» – и систематически плохое или неправильное мышление приводит к плачевным результатам.
Один из примеров понимания системного мышления показал Г.О.Греф на своей недавней лекции для слушателей бизнес-школы «Сколково». По его мнению (см. с 1:01:50), системное мышление – это способность сочетать анализ (понимаемый как умение глубоко заныривать в детали) и синтез (понимаемый как умение вовремя выныривать из этих деталей). Конечно, хорошо иметь такую способность, также как хорошо быть богатым и здоровым, а не больным и бедным. Увы, такое объяснение не использует самого понятия «система», то есть по определению не является системным мышлением – мышлением с использованием понятия «система» и принципов системного подхода. Рассказ о необходимости нырять в детали и вовремя выныривать из них не даёт даже шанса понять, как достичь владения этим приёмом, и как его применять в конкретной повседневной деятельности бизнесмену, инженеру или менеджеру.
Некоторые люди могут поддержать разговор о постулатах системного подхода, вспоминают классическое понимание «системы» — сумма взаимодействующих частей, вместе составляющих целое так, что это целое больше суммы частей. Они могут даже оперировать такими свойствами «системы» как целостность, эмерджентность и иерархичность. Но на этом обычно познания людей о системном подходе и системном мышлении заканчиваются.
Что же реально имеют в виду лидеры мировых компаний, когда говорят о системном мышлении?! Чему же тогда учат на курсах системного мышления?
Системное мышление — это дисциплина (или, точнее, трансдисциплина), в которой определяется понятийный минимум, модели и принципы составления рабочих продуктов. Рабочими продуктами являются системные описания, в которых увязываются разные картины мира относительно, как минимум, предпринимательского, инженерного и менеджерского интересов, а также созданные успешные системы. Трансдисциплину «Системное мышление» изучают так же, как физику или менеджмент. Существует учебник «Системное мышление 2020», написанный А.Левенчуком.
С другой стороны, системное мышление — это одно из поведений интеллекта. Недаром же присутствует слово «мышление». Системное мышление человека воспроизводит знание трансдисциплины, то есть человек мыслит с помощью освоенных понятий и моделей, и описывает мир посредством соответствующих рабочих продуктов. Человек с системным мышлением буквально говорит на системном языке, формирует системные описания и участвует в создании успешных систем.
Системное мышление дает универсальность, скорость и качество при работе с разными заинтересованными лицами при решении новых сложных задач. Системное мышление демонстрируется в скорости создания успешных систем, а для этого необходимо уметь работать с разными интересами, которые учитываются (удовлетворяются) путем составления системного описания. Такой учет разных интересов позволяет решать самые сложные задачи, которые стоят перед человечеством или перед отдельным человеком. Причем в самых разных сферах деятельности.
Знания термина «система» и умения обращать внимание на целостность и иерархичность системы (вкупе с эмерджентностью — тем, что свойства системы не сводимы к свойствам её частей) недостаточно для продуктивной работы в современном сложном и скоростном мире. Уже невозможно опираться на старые учебники системного подхода: например, труды Берталанфи и Акоффа уже не являются демонстрацией лучшего на сегодняшний день системного мышления. Жизнь изменилась, в мире заговорили о системном подходе 2.0 — естественнонаучное понятие системы как некоторого объекта («объективная» система) развилось и переросло в деятельностное понимание системы, т. е. система определяется её заинтересованными сторонами (стейкхолдерами). Или, если ранее система была интересна своим устройством, связями между частями и т. п., то сейчас рассмотрение системы зависит от деятельности и начинается с ее стейкхолдеров.
Это вроде простое и логичное понимание, но такой деятельностный подход повлек за собой большие изменения и в бизнесе, и в управлении, и в технологиях. Однако развитию этого нового системного подхода мы обязаны инженерам. Благодаря им в быстроразвивающихся международных стандартах системной инженерии были даны строгие и чёткие описания того, что такое современное системное мышление. Системные инженеры стали изучать системное мышление при получении высшего образования, а любой учебный предмет приходится существенно формализовать, наводить в нём ранее отсутствовавшую строгую структуру.
Вслед за этим и менеджмент все больше дрейфует от гуманитарной специфики к инженерным дисциплинам — оказывается, что при координации работ современных организаций и при их развитии в нашем быстром и сложном мире недостаточно компетенций в области экономики и финансов, а также лидерских качеств. Расчетов, планирования работ и ресурсов, моделирования и проектирования оптимальных систем у современных менеджеров бывает не меньше, чем у инженеров.
От «бытового» понимания системности-систематичности, и даже от знания основ системного подхода, надо пройти большой путь до овладения реальным системным мышлением. На этом пути придется начать с изучения значительного количества новых понятий и терминов, как при изучении химии, физики или математики. Этих слов (или их понимание с точки зрения системного подхода 2.0) вы не найдёте в бизнес-курсах, курсах менеджерских или даже специализированных инженерных специальностей (не системной инженерии). Вам нужно будет научиться думать на новом языке, решать на нём свои практические задачи с помощью новых инструментов системного мышления.
Так, придётся научиться думать одновременно о трех связанных друг с другом системах: о «целевой системе», «обеспечивающей системе» и «использующей системе». Придётся осваивать такое мышление на нескольких логических уровнях. Нужно будет находить эти системы у себя в деятельности, у клиентов, у смежников. Нужно будет думать о многочисленных стейкхолдерах (заинтересованных сторонах) этих систем и работать с ними, различая их интересы и готовя для них, исходя из этих интересов, разные описания (модели) этих систем.
Необходимо ещё и знать жизненные циклы всех встречающихся в деятельности систем, понимать и уметь преобразовывать архитектуру своего предприятия, которая реализует жизненный цикл целевой системы. Проекты по созданию систем нужно уметь увязывать со стратегией развития предприятия, а стратегию развития непрерывно менять (этот непрерывный цикл называется стратегированием).
По сути дела, системное мышление – это не абстрактные понятия или бытовые рассуждения, а очень конкретный и структурированный инструмент для постоянного улучшения деятельности в области бизнеса, инженерии и менеджмента. Системный подход 2.0 позволяет разобрать на отдельные кирпичики управленческую и инженерную деятельность – не только на «работы» из проектного и процессного управления или кейс-менеджмента, но и на «практики», которые непосредственно связаны с компетенциями людей и используемыми технологиями работы.
Такие новые методологии, как Lean 2.0 (версия для разработчиков, а не для конвейерного машиностроительного производства), agile в программной инженерии, или теория ограничений Голдратта — это именно «практики». Современные практики создания информационных систем — это уже ставшая классической программная инженерия, и приходящее в дополнение к ней машинное обучение. Для некоторых давно известных практик появляются новые технологии, вдыхающие в них новую жизнь. Так практику учёта (ведения книг и реестров) сегодня полностью преобразует технология блокчейна – технология распределённого учёта.
Но необходимо понимать, что каждая из этих очень разных практик, как любое лекарство, спасает только «от своей болезни». Модных практик всегда очень много. Важно научиться управлять не только проектами и процессами, но и практиками, а также поддерживающими эти практики технологиями. Системное мышление позволяет начать ориентироваться в запутанном мире новых и старых методов работы.
Вот именно это понимание того, из чего же состоит конкретная деятельность специалиста или деятельность целого предприятия, а также умение разбираться в многочисленных лучших практиках, является первой ступенью на пути постановки системного мышления. Этого будет достаточно, чтобы стать квалифицированным заказчиком для будущих изменений, правильно ставить задачи консультантам и сотрудникам, а главное не совершать глупых ошибок, не терять время и деньги, в том числе при выборе новых методов управления и внедрения новых технологий. Этого понимания также будет достаточно любому специалисту, чтобы выделяться в любой команде за счет системного мышления относительно развития предприятия или проекта.
На следующем этапе развития системного мышления необходимо от понимания переходить к навыкам действия. И тут нужно тренировать умение видеть каждое предприятие как сочетание различных практик и реализовывать такое сочетание, которое обеспечит этому предприятию максимальный успех. Например, на одном предприятии могут вполне одновременно работать BIM с 3D проектированием, бенчмаркинг, agile и теория ограничений Голдратта. Подобное сочетание практик – это уникальный геном предприятия, состоящий из отдельных практик-генов. Системное мышление помогает улучшать геном: понимать, каким образом сочетаются практики между собой, какие новые практики нужно в первую очередь встроить в деятельность предприятия, а какие немедленно прекратить выполнять. Рискованно брать на вооружение новую практику и технологию, не поняв заранее как она будет сочетаться с уже существующими практиками, с текущим геномом вашего предприятия. Такой навык системного мышления позволяет «строить» предприятие осознанно, а не по наитию, из опыта или исходя из «бытового» понимания системности.
К сожалению, системное мышление до уровня навыка действий не ставится за несколько дней, надежды на традиционные курсы повышения квалификации тут нет. Обучение системному мышлению больше похоже на обучение высшей математике. Современная цивилизация базируется на высшей математике, но все понимают, что за неделю-другую ей не овладеешь. Легкого пути нет. Необходимо немалое время, знание теории, решение практических примеров, а также наставник, чтобы помогать замечать и исправлять ошибки мышления. Не всем дается высшая математика, также не всем подвластно и системное мышление. Но также как и в математике каждый, кто решил изменить свое мышление в отношении вопросов управления и инженерии, может для себя выбрать необходимый уровень понимания, компетенции и навыков системного мышления.