Что такое штат в организации

Оформляем структуру и штат организации

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 1

В соответствии с изменениями, внесенными в 2006 г. в ст. 57 ТК РФ, в трудовой договор было включено такое обязательное условие, как трудовая функция работника, под которой понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы. Наибольший интерес вызывает первая формулировка, в частности, возникают вопросы: что такое штатное расписание и обязательно ли его составление в организации, можно ли включать в штатное расписание наименования должностей, которых нет в единых тарифно-квалификационных справочниках, как правильно оформить и утвердить штатное расписание? В настоящей статье ответим на эти и другие вопросы, связанные с документальным оформлением структуры и штата организации.

О необходимости составления штатного расписания

Таким образом, утвержденные указанным Постановлением формы лишь рекомендуются к использованию. Однако при анализе перечня составляющих штатное расписание граф можно сказать, что это один из важнейших документов предприятия, позволяющий руководителю определять потребность в персонале, проводить кадровые перестановки, в том числе расширение или сокращение штата, оптимизировать структуру предприятия за счет объединения, создания новых или упразднения действующих подразделений.

Расторжение договора с сотрудниками по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя) возможно только при наличии штатного расписания.

Кто должен составлять штатное расписание

Вопрос о том, кому целесообразнее поручить функции по формированию структуры и штатной численности, чаще всего зависит от величины предприятия. На фирме с численностью менее 50 человек решение этой задачи может взять на себя непосредственно руководитель или (в отсутствие отдела кадров) возложить указанные обязанности на бухгалтера. Для крупных предприятий характерно решение этого вопроса путем совместной деятельности кадровой службы, отдела по труду и заработной плате и главного бухгалтера.

Сформированное штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и главным бухгалтером, после чего утверждается приказом или распоряжением руководителя организации или уполномоченным им лицом (например, руководитель филиала, действующий по доверенности руководителя организации, может утверждать штатное расписание соответствующего филиала).

Порядок составления штатного расписания

Следует дать некоторые пояснения по заполнению указанной выше формы. Данные вносятся без сокращения.

Напомним, сведения в рассматриваемой графе должны совпадать с данными табеля учета рабочего времени.

Следует помнить, что работникам, замещающим должности с одинаковыми наименованиями должны быть установлены идентичные оклады, не ниже 1 МРОТ, составляющего в настоящее время 2300 руб. В минимальный размер оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные, компенсационные и социальные выплаты.

Разовые премии в штатном расписании не указываются.

Виды премий и надбавок, установленных в организации, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда и премировании, утвержденном руководителем организации.

Поскольку форма Т-3 является лишь рекомендованной к использованию, допускается внесение в нее отдельных изменений (дополнительных граф), необходимых для четкого отображения структуры и штата конкретной организации, однако удаление из унифицированных форм утвержденных реквизитов не допускается. Не обязательно, но желательно, если дополненный таким образом документ будет утвержден в учетной политике предприятия путем издания соответствующего положения.

Изменение штатного расписания

Изменения в штатное расписание вносятся также путем издания соответствующего приказа за подписью руководителя организации. Изменения вносятся при создании новых структурных подразделений или упразднении действующих, введении и сокращении штатных единиц, переименовании отдельных должностей, установлении новых окладов. После издания указанного приказа штатное расписание, как правило, составляется в новой редакции, хотя в небольших организациях или при внесении незначительных изменений в течение года допускается оформлять приложение к основному штатному расписанию аналогичной формы, содержащей только внесенные изменения.

Законодательством РФ не установлен срок действия утвержденного штатного расписания. Одновременно форма Т-3 содержит только графу, в которой указывается, с какого числа вводится в действие новое штатное расписание. В связи с этим утвержденное штатное расписание действует до его изменения в предусмотренном законом и локальными нормативными актами организации порядке и не требует переиздания на каждый календарный год.

Также нет необходимости в том, чтобы при увольнении работника удалять штатную единицу из расписания, а при приеме человека вновь ее вводить. Штатные единицы, предусмотренные штатным расписанием, но не занятые конкретным работником, называются вакантными (то есть свободными), и принять человека на работу возможно, если соответствующая должность имеется в штатном расписании. Однако следует предостеречь работодателей, которые заключают с работниками гражданско-правовые договоры, ссылаясь на отсутствие конкретной должности в штатном расписании и желая лишить его установленных трудовым законодательством гарантий (отпуск, оплата больничного и т.д.), но при этом устанавливая с ними фактически трудовые отношения (требуя подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка). Подобные противоречия между штатным расписанием и заключенным договором должны решаться в пользу работника.

Законодательством не ограничено количество изменений штатного расписания в течение календарного года, поэтому коррективы можно вносить по мере необходимости. Следует внимательно относиться к сокращению штата и увольнению сотрудников по соответствующему основанию, поскольку в судебной практике нередки случаи восстановления работников в результате установления лишь формального сокращения штата. Например, нежелательно перераспределять обязанности уволенного сотрудника между другими, увеличивая им тем самым нагрузку, а также вносить через короткий промежуток времени в штатное расписание сокращенную ранее штатную единицу под тем же или другим наименованием.

Следует ли предъявлять сотрудникам штатное расписание для ознакомления

Согласно ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными для включения в трудовой договор. В случае указания, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, необходимо ознакомить с ним сотрудников. Возможно приложение к каждому трудовому договору копии штатного расписания (выписки из него) или приложение листа ознакомления с подписями сотрудников непосредственно к штатному расписанию. Рекомендуется указывать конкретную заработную плату и надбавки каждого работника непосредственно в его трудовом договоре и не знакомить с полным штатным расписанием.

Источник

Что такое штат персонала

Важнейшим фактором развития компании выступает ее персонал, выполняющий те или иные функциональные обязанности. Чем больше компания и быстрее её рост, тем крупнее штат персонала. Кроме постоянных сотрудников, организация может нуждаться также в работниках для выполнения работы временного характера.

Что такое штатный сотрудник?

Сотрудники штатного состава – это лица со специальной подготовкой в конкретной профессии, работающие по бессрочному трудовому договору. В этом документе перечислен перечень работ, подлежащих выполнению, обязательства и права со стороны нанимателя и работника. Человек получает надлежащую отметку в трудовой книжке.

Любая организация имеет штатное расписание, в котором обозначена её структура, перечень штатных единиц с указанием должностей и окладов. Эти статистические данные позволяют анализировать число структурных подразделений, степень подготовки и зарплат, объемы выполняемых работ. На основе анализа оценивается эффективность действующей производственной структуры, и при необходимости принимаются решения о ее изменении.

Что такое внештатный работник?

Должность внештатного работника не включена в штатное расписание фирмы, и в списочный состав лицо не засчитывается. С таким человеком компания может взаимодействовать, например, по договору подряда.

Внештатный работник тем не менее должен соблюдать нормы и распорядок работы в компании. Его труд оплачивается согласно заключенному с ним договору. Предприятие само решает, по какому виду договора принимать работника для временной работы.

Виды договоров

С временным работником, который берется предприятием для решения конкретных задач, может заключаться одно из следующих соглашений:

Условия по договору

Сотрудник, состоящий в штате, выполняет в компании должностные обязанности, а его взаимоотношения с нанимателем регулирует Трудовой кодекс.

Трудовые договора и соглашения гражданского характера в корне различаются. Временный работник, работающий в компании по трудовому контракту, имеет такие же гарантии, как и постоянные сотрудники. Ему положены обязательные такие же пособия и выплаты. Его права и обязанности, а также рабочий график оговариваются в контракте.

При работе по гражданскому соглашению лицо не имеет права на социальные гарантии, ему не положены больничные, отпускные и иные социальные выплаты, а его рабочий день не нормирован.

Конфликтные ситуации

При развитии любых споров как штатный сотрудник, так и внештатный могут защищать свои интересы через судебные органы. В суд должны быть представлены документы, регулирующие взаимоотношения двух сторон. Обычно это трудовое соглашение и распоряжение о приёме на работу или отметка в трудовой.

Если произошло нарушение гражданского соглашения, следует представить акт выполненных работ или приёма-передачи, подтверждающих реальное исполнения обязательств, оговоренных в договорном соглашении.

В чем различие между штатным и внештатным сотрудниками

Сотрудник, состоящий в штате предприятия, работает в соответствии с условиями трудового договора. Должности внештатного работника в штатном расписании нет.

Может случиться, например, что в штатном расписание фирмы предусмотрено наличие на производстве двух сварщиков, а ему необходим третий, или не предусмотрен водитель, а он нужен на производстве. Обычно нужного работника нанимают вне штата, но в отношениях с ним исполняются все обязательства, оговоренные трудовым законодательством.

Запись в трудовой книжке

Штатные сотрудники – основной костяк любой фирмы. В соответствии с распоряжением о приёме на работу в трудовой книжке человека делается отметка, подтвержденная печатью, с датой, соответствующей договорной, и с указанием должности сотрудника.

Делается ли отметка в трудовой книжке для работников, взятых временно? Трудовая книжка заполняется для каждого лица, с которым компания заключила один из видов трудового соглашения. Работникам, принятым на временную работу, отметка может делаться с указанием основания найма на рабочее место (например, на срок нахождения в декрете сотрудницы). Исключением является работа по совместительству – когда работа не является основной, отметка в трудовой книжке не производится.

Источник

Штатная численность организации — что это, структура и нормативы

Здравствуйте! В этой статье расскажем о штатной численности организации.

Сегодня вы узнаете:

Содержание

Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.

Численность штата: какая бывает

Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.

Дадим краткую характеристику каждого типа:

Далее более подробно остановимся на штатной и фактической численности сотрудников.

Толкование термина

Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.

Штатная численность организации – это количество работников, которое необходимо, чтобы выполнить производственные планы компании. Этот показатель отражен в штатном расписании, которое сформировано с опорой на этот показатель. Также исходя из штатной численности планируют фонд оплаты труда.

Штатная и фактическая численность: отличия

Исходя из определения штатной численности, отличие заключается в следующем: численность по штату включает в себя все должности, включая вакантные, а фактическая только те, что заняты сотрудниками.

Фактическую численность определяют, взяв за основу табель рабочего времени, который ведется в компании или на предприятии. При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников.

Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную. Причина этого – привлечение временных работников, которые только периодически выполняют какие-либо работы.

Если предприниматель работает на УСН или патенте, превышать штатную численность нельзя.

Зачем нужно штатное расписание и структура

Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.

Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.

Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.

Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.

Утверждается расписание приказом по организации.

Методика определения штатной численности

Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.

По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.

Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.

Нормативы

Чтобы рассчитать оптимальную численность штата, нужно использовать следующие виды нормативов:

Что подразумевается под этими показателями, поговорим дальше.

Нормы времени работы.

Это величина рабочего времени, которое необходимо, чтобы сотрудники выполняли определенную работу.

Нормы выработки.

Это фиксированный объем работ, который должен выполнить один человек или группа в границах рабочего времени.

Нормы управляемости.

Это число работников, деятельность которых может скоординировать один менеджер.

Нормы по обслуживанию.

Это рабочие места или клиенты, которых специалист должен обслужить за свое рабочее время.

Далее поговорим о порядке расчета численности.

Как рассчитать численность штата

Чтобы выполнить расчеты грамотно, надо решить, сколько вообще сотрудников требуется, для того чтобы предприятие работало продуктивно.

Итак, нужно брать во внимание:

Помимо этого, нужно учитывать, что все работники берут отпуска, отгулы, ходят на больничный. Поэтому нужно определить еще и коэффициент невыхода людей на работу. Он выражается в часах, а рассчитывается по следующей формуле: 1 * % людей, которые не вышли на работу (от общего количества работников) / 100.

Когда определяем нормативную численность, то применяем уже другую формулу: время работы * планируемая выработка * планируемый размер выручки * коэффициент выполнения запланированной нормы / планируемый объем работы.

Получается, что оптимальная численность штата будет равна: нормативная численность * коэффициент невыхода сотрудников.

Справка о штатной численности

Зачем нужен этот документ?

На самом деле, причин может быть несколько:

Как составить?

На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:

Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.

Заключение

Штатная численность – один из важных показателей, который формирует эффективное управление компанией. Качество ее определения оказывает влияние на весь процесс производства. Но в завершение разговора стоит отметить, что не всегда коммерческие компании занимаются такими расчетами, чаще это делают государственные учреждения.

Источник

Расчет штатной численности

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Источник

Оформляем структуру и штат организации

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 1

Оформляем структуру и штат организации

В соответствии с изменениями, внесенными в 2006 г. в ст. 57 ТК РФ, в трудовой договор было включено такое обязательное условие, как трудовая функция работника, под которой понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы. Наибольший интерес вызывает первая формулировка, в частности, возникают вопросы: что такое штатное расписание и обязательно ли его составление в организации, можно ли включать в штатное расписание наименования должностей, которых нет в единых тарифно-квалификационных справочниках, как правильно оформить и утвердить штатное расписание? В настоящей статье ответим на эти и другие вопросы, связанные с документальным оформлением структуры и штата организации.

О необходимости составления штатного расписания

Таким образом, утвержденные указанным Постановлением формы лишь рекомендуются к использованию. Однако при анализе перечня составляющих штатное расписание граф можно сказать, что это один из важнейших документов предприятия, позволяющий руководителю определять потребность в персонале, проводить кадровые перестановки, в том числе расширение или сокращение штата, оптимизировать структуру предприятия за счет объединения, создания новых или упразднения действующих подразделений.

Расторжение договора с сотрудниками по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя) возможно только при наличии штатного расписания.

Кто должен составлять штатное расписание

Вопрос о том, кому целесообразнее поручить функции по формированию структуры и штатной численности, чаще всего зависит от величины предприятия. На фирме с численностью менее 50 человек решение этой задачи может взять на себя непосредственно руководитель или (в отсутствие отдела кадров) возложить указанные обязанности на бухгалтера. Для крупных предприятий характерно решение этого вопроса путем совместной деятельности кадровой службы, отдела по труду и заработной плате и главного бухгалтера.

Сформированное штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и главным бухгалтером, после чего утверждается приказом или распоряжением руководителя организации или уполномоченным им лицом (например, руководитель филиала, действующий по доверенности руководителя организации, может утверждать штатное расписание соответствующего филиала).

│ Общество с ограниченной ответственностью │

│ об утверждении штатного расписания │

│ 15 марта 2008 г. N 47│

│ В связи с необходимостью документального оформления структуры и штата│

│штатное расписание в количестве 8,5 (восемь целых пять десятых) штатных│

│единиц и с месячным фондом заработной платы 68 000 (шестьдесят восемь│

│тысяч) рублей утвердить с 01 апреля 2008 г. │

│Директор Ванеев А.И.│

Порядок составления штатного расписания

Форма по ОКУД │0301017│

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» по ОКПО │ │

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ │ 2 │ 15.03.2008│ УТВЕРЖДЕНО

Тарифная
ставка
(оклад)
и пр.,
руб.

Всего в
месяц,
руб.
(гр. 5 +
гр. 6 +
гр. 7 +
гр. 8) x
гр. 4

За ненорм.
раб. день

службы ___________ _________ ___________________

должность личная расшифровка подписи

Главный бухгалтер ___________ _____________________________

личная расшифровка подписи

Следует дать некоторые пояснения по заполнению указанной выше формы. Данные вносятся без сокращения.

1. Наименование организации (полное или сокращенное) указывается в соответствии с учредительными документами.

2. Номер штатного расписания, в соответствии с принятой в организации системой регистрации документов, может быть дополнен буквенным индексом (например, штр или шр).

3. Дата составления штатного расписания, дата его утверждения и дата вступления в силу могут совпадать, но возможна и обратная ситуация. Например, приказ об утверждении штатного расписания может быть издан позднее даты составления штатного расписания, а дата вступления штатного расписания в силу (графа «на период с «__» ____ 200_ г.») также может быть более поздней по сравнению с датой издания соответствующего приказа.

4. Структурные подразделения (графа 1) перечисляются, как правило, в порядке иерархии (например, вначале руководящие подразделения, далее производственные и в последнюю очередь обслуживающие). На малых предприятиях возможно перечисление подразделений в алфавитном порядке, а также заполнение штатного расписания без разбивки на подразделения.

6. Порядок установления наименований должностей в графе 3 требует особых пояснений, о чем будет сказано ниже.

7. Графа 4 позволяет указать штатную единицу в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75) с учетом особенностей работы по совместительству. Итоговое по данной графе число отражается в верхней части формы.

Напомним, сведения в рассматриваемой графе должны совпадать с данными табеля учета рабочего времени.

8. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке в рублевом исчислении. В зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, допускается внесение в указанную графу данных в виде процента от выручки, доли или процента от прибыли, коэффициента трудового участия (КТУ), коэффициента распределения и пр.

Следует помнить, что работникам, замещающим должности с одинаковыми наименованиями должны быть установлены идентичные оклады, не ниже 1 МРОТ, составляющего в настоящее время 2300 руб. В минимальный размер оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные, компенсационные и социальные выплаты.

Разовые премии в штатном расписании не указываются.

Виды премий и надбавок, установленных в организации, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда и премировании, утвержденном руководителем организации.

Поскольку форма Т-3 является лишь рекомендованной к использованию, допускается внесение в нее отдельных изменений (дополнительных граф), необходимых для четкого отображения структуры и штата конкретной организации, однако удаление из унифицированных форм утвержденных реквизитов не допускается. Не обязательно, но желательно, если дополненный таким образом документ будет утвержден в учетной политике предприятия путем издания соответствующего положения.

Изменение штатного расписания

Изменения в штатное расписание вносятся также путем издания соответствующего приказа за подписью руководителя организации. Изменения вносятся при создании новых структурных подразделений или упразднении действующих, введении и сокращении штатных единиц, переименовании отдельных должностей, установлении новых окладов. После издания указанного приказа штатное расписание, как правило, составляется в новой редакции, хотя в небольших организациях или при внесении незначительных изменений в течение года допускается оформлять приложение к основному штатному расписанию аналогичной формы, содержащей только внесенные изменения.

│ Общество с ограниченной ответственностью │

│ о создании структурного подразделения │

│ и внесении изменений в штатное расписание │

│28 апреля 2008 г. N 63 │

│ В связи с необходимостью оптимизации деятельности организации │

│ 1. Внести следующие изменения в штатное расписание: │

│ 1.1. Создать структурное подразделение «Отдел продаж». │

│ 1.2. Ввести должности: │

│7000 руб., надбавка за ненормированный рабочий день 1000 руб.; │

│ 2. Изменения штатного расписания ввести в действие с 01.05.2008. │

│ 3. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить│

│начальника отдела кадров Нестерова П.А. │

│Директор Ванеев А.И. │

│С приказом ознакомлен: │

│_______________ Нестеров П.А. │

Законодательством РФ не установлен срок действия утвержденного штатного расписания. Одновременно форма Т-3 содержит только графу, в которой указывается, с какого числа вводится в действие новое штатное расписание. В связи с этим утвержденное штатное расписание действует до его изменения в предусмотренном законом и локальными нормативными актами организации порядке и не требует переиздания на каждый календарный год.

Также нет необходимости в том, чтобы при увольнении работника удалять штатную единицу из расписания, а при приеме человека вновь ее вводить. Штатные единицы, предусмотренные штатным расписанием, но не занятые конкретным работником, называются вакантными (то есть свободными), и принять человека на работу возможно, если соответствующая должность имеется в штатном расписании. Однако следует предостеречь работодателей, которые заключают с работниками гражданско-правовые договоры, ссылаясь на отсутствие конкретной должности в штатном расписании и желая лишить его установленных трудовым законодательством гарантий (отпуск, оплата больничного и т.д.), но при этом устанавливая с ними фактически трудовые отношения (требуя подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка). Подобные противоречия между штатным расписанием и заключенным договором должны решаться в пользу работника.

Законодательством не ограничено количество изменений штатного расписания в течение календарного года, поэтому коррективы можно вносить по мере необходимости. Следует внимательно относиться к сокращению штата и увольнению сотрудников по соответствующему основанию, поскольку в судебной практике нередки случаи восстановления работников в результате установления лишь формального сокращения штата. Например, нежелательно перераспределять обязанности уволенного сотрудника между другими, увеличивая им тем самым нагрузку, а также вносить через короткий промежуток времени в штатное расписание сокращенную ранее штатную единицу под тем же или другим наименованием.

Следует ли предъявлять сотрудникам

штатное расписание для ознакомления

Согласно ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными для включения в трудовой договор. В случае указания, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, необходимо ознакомить с ним сотрудников. Возможно приложение к каждому трудовому договору копии штатного расписания (выписки из него) или приложение листа ознакомления с подписями сотрудников непосредственно к штатному расписанию. Рекомендуется указывать конкретную заработную плату и надбавки каждого работника непосредственно в его трудовом договоре и не знакомить с полным штатным расписанием.

В предыдущем номере журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения» были рассмотрены вопросы о порядке составления штатного расписания и внесении в него изменений, ответственными за это лицами. В качестве примеров представлены образцы заполнения бланка формы Т-3 (штатное расписание) и приказов об утверждении и изменении штатного расписания.

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Отличия штатного расписания от штатной расстановки

Штатное расписание является обезличенным документом, оно показывает общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии и должностные оклады, но не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кем из сотрудников. Указанные данные содержит штатная расстановка, иначе называемая замещением должностей, представляющая собой форму штатного расписания с дополнительной графой, в которую внесены фамилии и инициалы и, если используются на предприятии, табельные номера сотрудников. Штатная расстановка отличается от штатного расписания по двум основаниям: во-первых, штатная расстановка, как документ, зависит от изменений, происходящих в личном составе предприятия, и, во-вторых, не требует издания приказа о ее утверждении.

Изменения в штатную расстановку рекомендуется вносить с такой периодичностью, чтобы представленная в ней информация была актуальна на конкретный период времени, то есть содержала фамилии только действующих работников. Поэтому нумерация и даты составления штатных расстановок и штатных расписаний, как правило, не совпадают.

Хранение штатного расписания и штатных расстановок

Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»

ШТАТНАЯ РАССТАНОВКА │ 5 │ 01.04.2008│ по ОКПО

Должность
(специальность,
профессия),
разряд, класс
(категория)
квалификации

Количество
штатных
единиц

Тарифная
ставка
(оклад)
и прочее,
руб.

Всего в
месяц,
руб.
(гр. 5 +
гр. 6 +
гр. 7 +
гр. 8) x
гр. 4

За
ненормированный
рабочий день

службы ___________ _________ ___________________

должность личная расшифровка подписи

Главный бухгалтер ___________ _____________________________

личная расшифровка подписи

Кто определяет наименования должностей

При составлении штатного расписания работодателю следует обратить особое внимание на наименование должностей. Способ определения трудовой функции через наименование должности, специальности или профессии известен еще с 60-х гг. XX века, когда были унифицированы все известные на тот момент наименования профессий и должностей, было произведено описание работ, а также их распределение и закрепление за конкретными профессиями рабочих и должностей служащих. В результате были созданы Единая номенклатура должностей служащих (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 N 443) и Общесоюзный классификатор профессии рабочих, должности служащих и тарифные разряды (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 27.08.1986 N 016).

В настоящее время действуют:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367, в редакции от 18.07.2007;

— Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, в редакции от 29.04.2008;

— Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787, в ред. от 20.12.2003.

Также стоит обратить внимание на Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9, содержащий разъяснения отдельных вопросов, связанных с применением указанного Справочника на практике.

Созданные тарифно-квалификационные справочники позволили предусмотреть условие о поручаемой работнику работе путем лишь указания в договоре наименования должности, специальности или профессии. Конкретный перечень обязанностей работника устанавливался по характеристике соответствующей должности или профессии, содержавшейся в Справочнике.

В настоящее время в условиях рыночной экономики, быстрого развития сферы производства, разделения труда наблюдается тенденция к сужению специализации рабочих и служащих, а иногда частичного совмещения одним сотрудником обязанностей, ранее закрепленных за различными должностями, что приводит к необходимости более точного определения выполняемых тем или иным работником функций и, как следствие, к возникновению новых наименований должностей. Поскольку государственные органы нормативными актами устанавливают порядок регулирования уже сложившихся отношений, естественно, что обновление тарифно-квалификационных справочников и включение в них новых наименований должностей происходит после того, как соответствующее наименование должности будет апробировано на практике для обозначения определенной трудовой функции.

В связи с этим возникают закономерные вопросы: допустимо ли установление в штатном расписании наименований должностей, не указанных ни в одном тарифно-квалификационном справочнике, и как правильно это сделать, чтобы впоследствии у работника не возникло проблем при дальнейшем трудоустройстве и назначении пенсии?

Ответы на данные вопросы содержатся в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. В частности, наименования должностей, профессий или специальностей и квалификационные требованиям к ним, указываемые в трудовом договоре с работником (как следствие, в трудовой книжке), должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, в том случае, если в соответствии с федеральными законами выполнение работ по данным должностям, профессиям или специальностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений. Из этого положения можно сделать вывод, что сотруднику, ответственному за составление штатного расписания, необходимо знать нормативные акты, содержащие перечни должностей, профессий и работ, занятие или выполнение которых дает право на льготы и гарантии или связано с какими-либо ограничениями. Лишь установив отсутствие указанных льгот, гарантий или ограничений, работодатель может самостоятельно определять наименования должностей.

Также желательно в трудовой договор, кроме самого наименования должности, включить все обязанности работника с целью исключения возможных в дальнейшем споров о содержании указанной трудовой функции. Возможно перечислить должностные обязанности работника в должностной инструкции, однако простого указания в трудовом договоре «С должностной инструкцией ознакомлен» недостаточно. Необходимо приложить экземпляр такой инструкции с подписью работника к трудовому договору.

Подводя итог, отметим главные моменты: штатное расписание, закрепляющее структуру и штат организации, является необходимым в практической деятельности документом. Рекомендованная к использованию форма штатного расписания содержится в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и при необходимости может быть изменена. Форма штатного расписания, дополненная графой, содержащей фамилии и инициалы сотрудников, называется штатной расстановкой и не требует утверждения со стороны руководства. Внесение в штатное расписание наименований должностей, не указанных в тарифно-квалификационных справочниках, допускается в случае, если занятие данной должности не связано федеральными законами с правом на получение каких-либо льгот и гарантий.

Составление штатного расписания в бюджетных учреждениях

Для бюджетных учреждений штатное расписание является обязательным документом, поскольку позволяет обосновать расходование выделенных вышестоящей организацией (органом) на заработную плату денежных средств. Штатное расписание в бюджетных организациях составляется, как правило, сотрудниками планово-экономического отдела на основании сведений о сумме ассигнований на заработную плату на соответствующий год, а также с учетом определенных законом норм обслуживания на одного работника и расчета общей численности сотрудников.

Приказ Минздравмедпрома России от 18.01.1996 N 16 «О введении форм штатных расписаний учреждений здравоохранения».

Постановление Правительства РФ от 14.10.1992 N 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки» (в ред. от 20.12.2003).

Постановление Правительства РФ от 29.04.2006 N 256 «О размере тарифной ставки (оклада) первого разряда и о межразрядных тарифных коэффициентах Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений» (в ред. от 30.09.2006 N 590).

Вместе с тем п. 2 Постановления указывает, что унифицированные формы первичной учетной документации, перечисленные в п. 1.1 Постановления (в том числе и форма штатного расписания Т-3), распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности. В Письме Рособразования от 07.02.2005 N 10-55-388/10-03 «О порядке и форме представления штатных расписаний в 2005 году» в качестве образца составления штатных расписаний была приведена форма Т-3, немного измененная в соответствии со сферой применения.

Постановление Правительства РФ от 22.09.2007 N 605 «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и гражданского персонала воинских частей, оплата труда которых осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений» (в ред. от 28.03.2008 N 221).

В связи со всем сказанным рекомендуем в бюджетных учреждениях составлять штатные расписания по форме Т-3 (образец приведен в N 1 журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»), наименования должностей указывать в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками.

Источник