Что такое шапка в письме
Образец делового письма
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Шапка письма: все, что нужно знать
На первый взгляд может показаться, что хедер письма – тема, глубоко и широко изученная. Но это не совсем так, и вот доказательство.
Если спросить практикующего емейл-маркетолога о хедере и его месте в письме, то в первую очередь услышите о том, что это верхняя часть письма с логотипом и меню, то есть все то, что расположено выше контента или тела письма. В действительности email header – более широкое определение, включающее
Давайте остановимся подробнее на хедере как части письма.
Header как элемент письма
Шапка электронного письма – это тот хедер, над совершенствованием которого работают дизайнеры, верстальщики и сами маркетологи. И в этом есть смысл. Этот блок – лицо рассылки, ведь он – первое, что видит подписчик, смотря на письмо.
В идеальном варианте хедер должен быть красивым, информативным и соответствовать фирменному стилю компании. Тогда письма будут работать на узнаваемость логотипа и бренда компании.
Стандарты оформления хедера
Дизайн шапки письма может варьироваться в зависимости от тематики рассылки и направления деятельности компании. Но есть и универсальные рекомендации по оформлению хедера, которые можно применять в рассылках независимо от этих факторов. И мы готовы о них вам рассказать.
Ниже – перечень элементов шапки, которые подойдут для любой рассылки.
Ссылка на веб-версию письма
Не во всех почтовых клиентах письмо отображается одинаково хорошо. Да, нужно тестировать и добиваться того, чтобы на всех устройствах, во всех браузерах и почтовиках верстка выглядела корректной, но на практике этого достичь непросто. Могут не отображаться картинки, шрифты и другие элементы. Ссылка “Посмотреть в браузере” позволяет всем подписчикам увидеть письмо в том виде, в котором его задумал дизайнер.
Добавить ссылку на веб-версию просто необходимо, если планируется использовать большие фоновые изображения, градиент в оформлении кнопок и кастомизированные шрифты.
Создавая дизайн письма, нужно думать не только об эстетике самого шаблона, но и о своих подписчиках. Контент в целом и хедер в частности должны быть удобными для восприятия, поэтому не жалейте сил на качественную верстку.
Иногда ссылку на веб-версию размещают в футере. Это допустимо, но тогда она не выполнит основную функцию: вряд ли до нее доскроллят, если письмо не отобразилось.
Логотип
Добавление лого – один из самых распространенных способов оформления шапки письма. Это не лишено логики: такое решение помогает подписчикам сразу узнать бренд, ведь логотип компании будет бросаться в глаза при открытии письма. В итоге это позволяет повысить узнаваемость бренда и сформировать устойчивую ассоциацию между емейл-рассылками компании и ее торговой маркой.
Ниже в примере – просто лого и ничего лишнего в рассылках The Strategist.
В правильной шапке письма логотип должен быть в формате PNG на прозрачном фоне. Это позволит воплощать больше дизайнерских фантазий, например, менять фон под этой картинкой. Отдельно нужно отметить необходимость протестировать отображение логотипа в темной теме: если изображение черного цвета, оно может слиться с остальным контентом. Можно попробовать светлую обводку, чтобы избежать такой проблемы.
Логотип и меню
Еще один популярный пример того, как оформляется шапка письма, – это компоновка логотипа и меню с наиболее популярными категориями товаров или разделами сайта. Используют такой вариант большинство представителей ecommerce. Вариации могут быть разные:
лого сверху, меню внизу;
лого слева, меню справа.
Как сделать шапку письма оригинальной
Ниже – несколько примеров шапки, сверстанной не по традиционной схеме. Эта подборка поможет найти идеи и вдохновение.
В хедере рассылки Bobby Brown разместили строку с информацией о бесплатной доставке, чтобы сразу заинтересовать подписчика выгодным предложением:
Кнопка СТА добавляют в хедер с той же целью – захватить внимание при первом взгляде на письмо:
Сразу два варианта меню добавляет в хедер компания DzagiGrow: справа от лого и внизу отдельным дополнительным блоком:
Вместо меню под лого могут разместиться иконки соцсетей – так подписчики с большей вероятностью присоединяться к комьюнити:
Лого на основном баннере может заменить собой хедер:
Логотип, соцсети и телефоны колл-центра:
Как сверстать шапку email-сообщения в редакторе eSputnik
Если вы используете любой из предложенных в системе шаблонов письма, просто адаптируйте хедер в нем под стиль вашего сайта.
По умолчанию всем полосам в базовых шаблонах системы предустановлена область “Контент”. Первое, что вам нужно сделать, – поменять область верхней полосы с “Контент” на “Хедер”:
Задайте параметры этой части письма во вкладке “Оформление”:
цвет фона контента;
картинку в фоне (если это необходимо, и здесь речь идет не о логотипе, а о подложке с тематическим рисунком, поверх которой может располагаться лого или другая информация).
Все эти настройки будут применяться для шапки всех писем в аккаунте. Параметры шрифта, цвета фона, можно менять вручную в каждом отдельном письме, но в целом настройки, прописанные во вкладке “Оформление”, имеют приоритет. Поэтому если хотите, чтобы вид шапки не менялся в остальных ваших письмах, укажите требуемые параметры в оформлении при создании шаблона письма. Если вариантов хедера несколько, их хедера можно сохранить в библиотеку и позже использовать повторно.
Получить шаблон письма бесплатно
Далее подумайте, какие элементы и в каком расположении необходимы в шапке вашего письма, а затем создайте структуру с такими блоками в полосе “Хедер”.
Самый простой вариант – это просто заменить лого в базовом шаблоне системы.
В примере ниже были выполнены следующие действия: структура с баннером перенесена из полосы “Хедер” в полосу “Контент”, так как баннер в письме пригодится. В оставшейся структуре заменили изображение на нужный логотип, откорректировали его размеры (в данном случае увеличили), а затем удалили блок с декоративным разделителем:
Ниже – еще один пример. Давайте сделаем шапку с логотипом и иконками соцсетей. Добавляем в полосу “Хедер” пустую структуру с двумя контейнерами, в одном из них выбираем блок с изображением, куда и вставляем логотип, в другой – блок с иконками соцсетей:
Не забудьте проставить ссылки под изображениями и подписать картинки alt-текстом.
Вывод
Шапка с логотипом и другой информацией – это первое, что видит получатель, и от впечатления, которое произведет эта часть письма, во многом зависит общее восприятие сообщения, будь то проморассылка или триггер.
Поэтому стоит уделять достаточно внимания вопросам, которые касаются эстетического и смыслового содержания хедера, а также удобства восприятия представленной информации для получателя.
Не забудьте добавить в header одну немаловажную деталь – ссылку “Посмотреть в браузере”. Нужно дать подписчикам возможность посмотреть письмо в первозданном виде, если у кого-то из них не все блоки отобразились корректно. Но не вынуждайте подписчиков делать это – тестируйте письмо перед отправкой.
Дизайн хедера должен соответствовать фирменному стилю компании, его контент может формироваться произвольно, в зависимости от задач рассылки. В хедере могут быть:
Хедер и футер можно сделать сквозными блоками – и тогда при внесении изменений в данные компании не придется редактировать все письма, поскольку шапка и подвал обновятся автоматически.
Качественные дизайн и верстка шапки электронного письма часто имеют решающее значение для успеха рассылки, поскольку хедер занимает стратегически важное место на первом экране. Поэтому уделяйте внимание этой части письма не меньше, чем его контенту.
Шапка письма: все, что нужно знать
Если спросить практикующего емейл-маркетолога о хедере и его месте в письме, то в первую очередь услышите о том, что это верхняя часть письма с логотипом и меню, то есть все то, что расположено выше контента или тела письма. В действительности email header — более широкое определение, включающее
Давайте остановимся подробнее на хедере как части письма.
Header как элемент письма
Шапка электронного письма — это тот хедер, над совершенствованием которого работают дизайнеры, верстальщики и сами маркетологи. И в этом есть смысл. Этот блок — лицо рассылки, ведь он — первое, что видит подписчик, смотря на письмо.
В идеальном варианте хедер должен быть красивым, информативным и соответствовать фирменному стилю компании. Тогда письма будут работать на узнаваемость логотипа и бренда компании.
Стандарты оформления хедера
Дизайн шапки письма может варьироваться в зависимости от тематики рассылки и направления деятельности компании. Но есть и универсальные рекомендации по оформлению хедера, которые можно применять в рассылках независимо от этих факторов. И мы готовы о них вам рассказать.
Ниже — перечень элементов шапки, которые подойдут для любой рассылки.
Ссылка на веб-версию письма
Не во всех почтовых клиентах письмо отображается одинаково хорошо. Да, нужно тестировать и добиваться того, чтобы на всех устройствах, во всех браузерах и почтовиках верстка выглядела корректной, но на практике этого достичь непросто. Могут не отображаться картинки, шрифты и другие элементы. Ссылка «Посмотреть в браузере» позволяет всем подписчикам увидеть письмо в том виде, в котором его задумал дизайнер.
Добавить ссылку на веб-версию просто необходимо, если планируется использовать большие фоновые изображения, градиент в оформлении кнопок и кастомизированные шрифты.
Создавая дизайн письма, нужно думать не только об эстетике самого шаблона, но и о своих подписчиках. Контент в целом и хедер в частности должны быть удобными для восприятия, поэтому не жалейте сил на качественную верстку.
Ссылка «Посмотреть в браузере» — это своего рода страховка на случай, если что-то пойдет не так. Но не стоит считать ее панацеей от всех проблем — пусть она будет и выполняет свою функцию при необходимости, однако не заставляйте получателя выполнять еще одно дополнительное действие — тестируйте каждое письмо перед отправкой. Но вернемся к веб-версии. расположена она может быть по-разному: справа, слева или по центру. 
Иногда ссылку на веб-версию размещают в футере. Это допустимо, но тогда она не выполнит основную функцию: вряд ли до нее доскроллят, если письмо не отобразилось.
Логотип
Добавление лого — один из самых распространенных способов оформления шапки письма. Это не лишено логики: такое решение помогает подписчикам сразу узнать бренд, ведь логотип компании будет бросаться в глаза при открытии письма. В итоге это позволяет повысить узнаваемость бренда и сформировать устойчивую ассоциацию между емейл-рассылками компании и ее торговой маркой.
Ниже в примере — просто лого и ничего лишнего в рассылках The Strategist. 
В правильной шапке письма логотип должен быть в формате PNG на прозрачном фоне. Это позволит воплощать больше дизайнерских фантазий, например, менять фон под этой картинкой. Отдельно нужно отметить необходимость протестировать отображение логотипа в темной теме: если изображение черного цвета, оно может слиться с остальным контентом. Можно попробовать светлую обводку, чтобы избежать такой проблемы.
Логотип и меню
Еще один популярный пример того, как оформляется шапка письма, — это компоновка логотипа и меню с наиболее популярными категориями товаров или разделами сайта. Используют такой вариант большинство представителей ecommerce. Вариации могут быть разные: 
лого сверху, меню внизу; 
лого слева, меню справа.
Как сделать шапку письма оригинальной
Ниже — несколько примеров шапки, сверстанной не по традиционной схеме. Эта подборка поможет найти идеи и вдохновение.
В хедере рассылки Bobby Brown разместили строку с информацией о бесплатной доставке, чтобы сразу заинтересовать подписчика выгодным предложением: 
Кнопка СТА добавляют в хедер с той же целью — захватить внимание при первом взгляде на письмо: 
Сразу два варианта меню добавляет в хедер компания DzagiGrow: справа от лого и внизу отдельным дополнительным блоком: 
Вместо меню под лого могут разместиться иконки соцсетей — так подписчики с большей вероятностью присоединяться к комьюнити: 
Лого на основном баннере может заменить собой хедер: 
Логотип, соцсети и телефоны колл-центра: 
Как сверстать шапку email-сообщения в редакторе eSputnik
Если вы используете любой из предложенных в системе шаблонов письма, просто адаптируйте хедер в нем под стиль вашего сайта.
По умолчанию всем полосам в базовых шаблонах системы предустановлена область «Контент». Первое, что вам нужно сделать, — поменять область верхней полосы с «Контент» на «Хедер»: 
Все эти настройки будут применяться для шапки всех писем в аккаунте. Параметры шрифта, цвета фона, можно менять вручную в каждом отдельном письме, но в целом настройки, прописанные во вкладке «Оформление», имеют приоритет. Поэтому если хотите, чтобы вид шапки не менялся в остальных ваших письмах, укажите требуемые параметры в оформлении при создании шаблона письма. Если вариантов хедера несколько, их хедера можно сохранить в библиотеку и позже использовать повторно.
Далее подумайте, какие элементы и в каком расположении необходимы в шапке вашего письма, а затем создайте структуру с такими блоками в полосе «Хедер».
Самый простой вариант — это просто заменить лого в базовом шаблоне системы.
В примере ниже были выполнены следующие действия: структура с баннером перенесена из полосы «Хедер» в полосу «Контент», так как баннер в письме пригодится. В оставшейся структуре заменили изображение на нужный логотип, откорректировали его размеры (в данном случае увеличили), а затем удалили блок с декоративным разделителем: 
Ниже — еще один пример. Давайте сделаем шапку с логотипом и иконками соцсетей. Добавляем в полосу «Хедер» пустую структуру с двумя контейнерами, в одном из них выбираем блок с изображением, куда и вставляем логотип, в другой — блок с иконками соцсетей: 
Не забудьте проставить ссылки под изображениями и подписать картинки alt-текстом.
Вывод
Шапка с логотипом и другой информацией — это первое, что видит получатель, и от впечатления, которое произведет эта часть письма, во многом зависит общее восприятие сообщения, будь то проморассылка или триггер.
Поэтому стоит уделять достаточно внимания вопросам, которые касаются эстетического и смыслового содержания хедера, а также удобства восприятия представленной информации для получателя.
Не забудьте добавить в header одну немаловажную деталь — ссылку «Посмотреть в браузере». Нужно дать подписчикам возможность посмотреть письмо в первозданном виде, если у кого-то из них не все блоки отобразились корректно. Но не вынуждайте подписчиков делать это — тестируйте письмо перед отправкой.
Хедер и футер можно сделать сквозными блоками — и тогда при внесении изменений в данные компании не придется редактировать все письма, поскольку шапка и подвал обновятся автоматически.
Качественные дизайн и верстка шапки электронного письма часто имеют решающее значение для успеха рассылки, поскольку хедер занимает стратегически важное место на первом экране. Поэтому уделяйте внимание этой части письма не меньше, чем его контенту.