что такое секретарь референт
Секретарь-референт
В 38% случаев от секретаря-референта ждут знание английского языка, чаще всего – на свободном или разговорном уровне.
Секретарь-референт нужен компаниям самых разных сфер. 15% вакансий размещено банками, по 13% приходится на производственные компании и компании сферы продаж.
Для соискателей эта позиция также представляет интерес, что видно по соотношению предложения и спроса: на одну вакансию секретаря-референта приходится 6,2 резюме.
Должностные обязанности секретаря-референта
административная и информационная поддержка руководителя:
— прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
— ведение делопроизводства и деловой переписки;
— работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов);
— обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.);
— выполнение поручений руководителя;
— организация совещаний, переговоров, планирование рабочего графика руководителей;
— оформление и ведение архива;
— организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и т.д.).
Зарплатные предложения и требования работодателей
Среднее зарплатное предложение для секретаря-референта в Москве составляет в Санкт-Петербурге – в Волгограде – в Воронеже – в Екатеринбурге – в Казани – в Красноярске – в Нижнем Новгороде – в Новосибирске – в Омске – в Ростове-на-Дону – в Самаре – в Уфе – в Челябинске –
Претендовать на начальные позиции в качестве секретаря-референта можно имея в качестве документа об образовании лишь школьный аттестат. Соискателям необходимо знать деловой этикет, владеть коммуникативными навыками. Обязательны грамотная устная и письменная речь, а также хорошее владение компьютером. Стартовый оклад секретарей-референтов в Москве составляет от до руб., в Санкт-Петербурге – от до руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (без опыта работы на данной позиции) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам |
| Москва | 20 000 – 30 000 | — Среднее образование — Пользователь ПК — Грамотная устная и письменная речь — Развитые коммуникативные навыки — Знание делового этикета |
| Санкт-Петербург | 16 000 – 24 000 | |
| Волгоград | 10 000 – 14 000 | |
| Воронеж | 10 000 – 15 000 | |
| Екатеринбург | 13 000 – 20 000 | |
| Казань | 10 000 – 15 000 | |
| Красноярск | 12 000 – 18 000 | |
| Нижний Новгород | 11 000 – 17 000 | |
| Новосибирск | 13 000 – 19 000 | |
| Омск | 10 000 – 15 000 | |
| Пермь | 11 000 – 17 000 | |
| Ростов-на-Дону | 11 000 – 17 000 | |
| Самара | 11 000 – 17 000 | |
| Уфа | 10 000 – 15 000 | |
| Челябинск | 12 000 – 17 000 |
Повышает «стоимость» специалиста на рынке труда опыт работы, пусть и небольшой – от 1 года. Востребовано знание основ делопроизводства, навыки работы с оргтехникой и мини-АТС, опыт ведения деловой переписки. Работодатели отдают предпочтение выпускникам и студентам вузов. Дополнительным плюсом при трудоустройстве послужит владение английским языком на уровне, достаточном для ведения деловой переписки. Зарплатные предложения для секретарей-референтов со стажем работы от 1 года в Москве возрастают до руб., в северной столице – до руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (с опытом работы от 1 года) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам |
| Москва | 30 000 – 40 000 | — Неполное высшее образование — Навыки работы с оргтехникой, мини-АТС — Навыки ведения деловой переписки — Знание основ делопроизводства — Опыт работы секретарем от 1 года Возможные пожелания: знание английского языка на уровне ведения переписки |
| Санкт-Петербург | 24 000 – 32 000 | |
| Волгоград | 14 000 – 19 000 | |
| Воронеж | 15 000 – 20 000 | |
| Екатеринбург | 20 000 – 27 000 | |
| Казань | 15 000 – 20 000 | |
| Красноярск | 18 000 – 24 000 | |
| Нижний Новгород | 17 000 – 23 000 | |
| Новосибирск | 19 000 – 25 000 | |
| Омск | 15 000 – 20 000 | |
| Пермь | 17 000 – 23 000 | |
| Ростов-на-Дону | 17 000 – 23 000 | Самара | 17 000 – 23 000 | Уфа | 15 000 – 20 000 | Челябинск | 17 000 – 23 000 |
Чуть выше заработок предлагается соискателям с опытом работы на секретарском посту не менее 2 лет. Такие специалисты должны иметь высокую скорость печати. Обязательно наличие высшего образования. Часть вакансий содержат требования к свободному владению английским языком. Заработная плата секретарей, соответствующих указанным требованиям, в Москве достигает руб., в городе на Неве – руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (с опытом работы от 2 лет) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам |
| Москва | 40 000 – 50 000 | — Высшее образование — Высокая скорость печати — Опыт работы секретарем от 2 лет Возможные пожелания: знание английского языка на разговорном или свободном уровне |
| Санкт-Петербург | 32 000 – 40 000 | |
| Волгоград | 19 000 – 24 000 | |
| Воронеж | 20 000 – 25 000 | |
| Екатеринбург | 27 000 – 34 000 | |
| Казань | 20 000 – 25 000 | |
| Красноярск | 24 000 – 30 000 | |
| Нижний Новгород | 23 000 – 30 000 | |
| Новосибирск | 25 000 – 32 000 | |
| Омск | 20 000 – 25 000 | |
| Пермь | 23 000 – 29 000 | |
| Ростов-на-Дону | 23 000 – 30 000 | |
| Самара | 23 000 – 28 000 | |
| Уфа | 20 000 – 25 000 | |
| Челябинск | 23 000 – 30 000 |
Традиционно наиболее щедрыми работодателями являются крупные компании. Если такие организации подбирают секретаря, то среди обязательных требований – опыт работы на крупных предприятиях не менее 3 лет. Доход секретарей-референтов первых лиц компаний в Москве может достигать руб., в Санкт-Петербурге – руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (с опытом работы от 3 лет) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам |
| Москва | 50 000 – 85 000 | — Опыт работы в крупной компании — Опыт работы секретарем первых лиц компании — Опыт работы секретарем от 3 лет |
| Санкт-Петербург | 40 000 – 70 000 | |
| Волгоград | 24 000 – 40 000 | |
| Воронеж | 25 000 – 35 000 | |
| Екатеринбург | 34 000 – 45 000 | |
| Казань | 25 000 – 45 000 | |
| Красноярск | 30 000 – 50 000 | |
| Нижний Новгород | 30 000 – 48 000 | |
| Новосибирск | 32 000 – 40 000 | |
| Омск | 25 000 – 43 000 | |
| Пермь | 29 000 – 40 000 | |
| Ростов-на-Дону | 30 000 – 50 000 | |
| Самара | 28 000 – 48 000 | |
| Уфа | 25 000 – 35 000 | |
| Челябинск | 30 000 – 50 000 |
Портрет соискателя
Большинство соискателей должности секретаря-референта – молодые женщины с высшим образованием. Мужчин среди претендентов традиционно немного – всего 4%. 59% составляет молодежь в возрасте до 30 лет. 70% секретарей-референтов имеют высшее образование. 32% соискателей свободно владеют английским языком.
Заказать обзор заработных плат
Секретарь-референт: должностная инструкция, обязанности и ответственность
Кто такой секретарь-референт?
Зародилась она во времена активной реформаторской деятельности Петра I, который и ввел такое понятие, как «секретарский чин». Поначалу это были именно чиновники, которые занимались учетом и нумерацией приходящих писем. В начале XX века профессия секретаря получила широкое распространение, и к 1875 году во многих крупных городах Европы и Америки можно было устроиться на специальные курсы для машинисток. С изобретением пишущей машинки в 1880 году профессия постепенно приобрела женское лицо. К концу Первой мировой войны найти мужчину-секретаря было практически нереально. В то время это была одна из немногих доступных профессий для женщин. Наиболее амбициозные из них оканчивали курсы и устраивались на работу в фирмы и конторы по всему свету. Их уважали, а труд хорошо оплачивали. Должность секретаря-референта стала одним из первых шагов на пути к женской эмансипации.
В наши дни профессия уже потеряла былую престижность, но спрос на специалистов по делопроизводству по-прежнему высок. Новейшим течением стали удаленные секретари, чье присутствие даже не обязательно в офисе. Услугами онлайн-ассистентов пользуются многие интернет-платформы, которым нужно поддерживать общение с клиентами.
Обязанности секретаря-референта
Среди народа ходит немало шуток и поговорок про секретарей. Но, несмотря на их плохую репутацию, должностных обязанностей у секретаря-референта очень много. Если вы хотите работать по этой специальности, то вам будет не обойтись без дисциплинированности, ответственности и определенных знаний. Что же входит в обязанности такого сотрудника?
Как можно заметить, ответственность у секретаря-референта довольно высокая. И список требований тоже внушает трепет. Какими качествами должен обладать секретарь для того, чтобы его взяли на работу?
Требования к этой вакансии
Права сотрудника
Работа секретарем подразумевает много ответственности, но есть у сотрудников и права, которые они могут защищать в случае нарушений со стороны начальства.
Профессия делопроизводителя, по статистике, одна из самых «долгих» на рынке: работников зачастую оставляют внеурочно. Зная свои права и обязанности, сотрудник может действовать в своих интересах на благо компании.
Какое образование нужно, чтобы получить эту работу?
В должностной инструкции секретаря-референта указано, что претендент на вакансию должен обладать высшим или средним специальным образованием и опытом работы не менее года. Если пока у вас нет опыта, вы не знакомы с офисными программами и не очень уверенно печатаете, то можете окончить специальные курсы секретаря-референта, на которых вас научат вести деловую переписку и обращаться с компьютером на уровне уверенного пользователя. Получить все эти знания можно и самостоятельно, найдя информацию в книгах или интернете. Немного практики – и вас точно примут в фирму, нуждающуюся в подобном специалисте.
Где найти работу?
Должность секретаря-референта есть практически в каждой компании. Рынок вакансий изобилует различными предложениями, среди которых можно найти вариант с подходящей доступностью и заработной платой. Но имейте в виду, что и конкуренция в этой сфере тоже высока. Чтобы получить место, нужно выделиться среди десятков остальных соискателей. Кроме того, в маленьких фирмах должностные обязанности секретаря-референта зачастую не регламентированы четко, и сотруднику приходится выполнять множество разнообразной работы. Чтобы избежать этого, выбирайте большие компании, в них обычно четко прописаны рамки ваших обязанностей. Если такой возможности у вас нет, то просто детально обговорите все обязанности, которые вам предстоит выполнять на новом месте работы.
Сколько получают специалисты-делопроизводители?
Средняя заработная плата специалистов–секретарей колеблется в пределах 25-45 тысяч рублей. Помощники руководителей получают обычно немного больше, чем делопроизводители. Кроме того, секретари-референты могут во время своей работы перенимать уникальный опыт работы у своего начальства. Начинающий сотрудник вряд ли будет получать заработную плату выше 25000 рублей даже в таких крупных городах, как Санкт-Петербург и Москва. Но с ростом опыта и знаний будет расти и зарплатная ставка.
Советы специалистов
Устроиться на работу секретарем гораздо проще, если знать, о чем спрашивают на собеседованиях. Умение работать с программами Word и Excel являются определяющими при приеме на работу. Потребуется и высокая скорость печати. В интернете можно найти специальные программы для обучения слепому методу печати, который значительно сокращает время на набор текста. Для более быстрого приема на работу нелишним будет обновить резюме на сайтах по поиску работы, а для собеседований подготовить небольшое портфолио с описанием ваших навыков и умений.
Одеваться на встречу с потенциальным работодателем нужно в строгий офисный костюм темных оттенков. Он сразу задаст тон встрече и покажет вас как ответственного и профессионального сотрудника. Если вы претендуете на должность помощника руководителя, то помните, что в этом случае вести себя стоит очень продуманно. Перед собеседованием изучите историю компании. Работодатель увидит, что вы основательно подготовились к встрече, а вы избежите ряда досадных промахов.
Итоги
Несмотря на большой список обязанностей и требований к секретарям-референтам, с этой работой может справиться каждый. При грамотной подготовке пройти собеседование также не составит труда. И даже если у вас нет стажа, не отчаивайтесь, попробуйте для начала устроиться в некрупную компанию. Следуя нехитрым правилам, вы сможете сделать карьеру в области делопроизводства.
Секретарь-референт: обязанности, что нужно уметь, какая зп
Особенности профессии
Референт директора – это его главный помощник, фактически правая рука. Вся масса задач, которая стоит перед современным руководителем, практически невыполнима без надежного ассистента. Референту поручается большой объем важной работы, который руководитель в силу недостатка времени сам выполнять не может: прием телефонных звонков, ведение и систематизация документации, взаимодействие с посетителями, организация деловых переговоров, командировок и многое другое. От профессионализма референта напрямую зависят организованность и качество рабочего процесса. Еще говорят, что референт – это лицо организации, потому что это человек, который первым встречает всех заинтересованных в ее деятельности.
Что должен знать и уметь специалист
Справляться с обязанностями референта руководителя будет сложно, если вы не соответствуете перечисленным ниже требованиям или не обладаете указанными навыками и знаниями:
— владение иностранным языком (а лучше – несколькими, на продвинутом уровне);
— знание делопроизводства и архивного дела, включая особенности электронного документооборота;
— знание действующего законодательства;
— грамотность, владение письменной и устной речью;
— владение компьютером и оргтехникой;
— умение быстро и качественно обрабатывать информацию, вести переписку, планировать рабочее время.
Плюсы и минусы профессии
Преимущества
Профессия референта, как и любая другая, имеет как преимущества, так и недостатки. Рассмотрим их.
Основное преимущество, которое отличает должность референта, – востребованность на рынке труда. В условиях рыночной экономики, когда развивается малый и средний бизнес, потребность в секретарях-референтах велика. Начинающему руководителю эффективно развивать свой бизнес без хорошего помощника будет непросто, поэтому даже отсутствие опыта в данной сфере не помещает трудоустроиться.
Если вы достигли высокого профессионализма в должности референта, имеете большой опыт работы и положительные рекомендации от предыдущего руководства, то в дальнейшей карьере вы смело можете рассчитывать на достойную оплату труда.
К еще одному преимуществу помощников руководителя можно отнести те знания и навыки, которые человек обретает, работая личным секретарем-референтом: референты в совершенстве владеют искусством налаживания контактов и ведения переговоров, у них в запасе множество полезных знакомств, у своего руководителя референт может поучиться выстраиванию отношения с подчиненными и т.д. Этот опыт, в самом деле, бесценен. Референт хорошо разбирается в менеджменте, юриспруденции, экономики, поэтому в случае необходимости он сможет легко реализовать себя в других смежных областях.
Недостатки
Главным недостатком профессии референта руководителя является ненормированность рабочего дня, что, безусловно, негативно отражается на личной жизни. Референт должен быть на связи в любое время суток, всегда быть готовы принять звонок или ответить на письмо. Кроме того, для работы в таком режиме необходимо держать в память большой объем информации, помнить все запланированные мероприятия и т.д.
Референты нередко сопровождают своих руководителей в командировках, поэтому такую работу сложно совмещать с семейными обязанностями. Нужно также быть эмоционально готовым к частым поездкам. Если вы «легки на подъем» и любите путешествовать, то эта особенность работы станет для вас положительным фактором.
Референт, почти так же, как руководитель, очень занят, перед ним стоит масса задач, которые требуют эффективного решения в максимально короткие сроки. Поэтому такая работа зачастую протекает в стрессовых условиях, при хронической нехватке времени.
Обязанности секретаря референта
Каждому работнику накануне трудоустройства необходимо тщательно изучить свои обязанности. К обязанностям референта относятся следующие:
Место работы
Наверняка, мало у кого возникнет вопрос о том, где работать по этой профессии. И, тем не менее, уточним, что местом работы референта директора является офис индивидуального предпринимателя, фирма, предприятие, большая корпорация и любое другое учреждение, у которого есть руководитель, нуждающийся в толковом помощнике. Референт директора выполняет свою работу в отдельном кабинете, его рабочее место оснащено компьютером, средствами связи и оргтехникой. Часто кабинет референта – приемная руководителя.
Курсы обучения на референта
Отвечая на вопрос, как стать референтом, уточним, что для этого необязательно оканчивать высшее учебное заведение по данному профилю. Овладеть навыками референта руководителя можно, пройдя специальные курсы. Сегодня многие образовательные учреждения и платформы предлагают пройти курсы референта руководителя дистанционно, без необходимости ехать в другой город или посещать очные занятия, достаточно будет иметь ноутбук и выход в Интернет, для удобства онлайн-обучение проводится в вечерние часы, что позволит совмещать его с основной работой. На многих курсах референта сегодня не только учат планированию деятельности руководителя организации, наряду с рекомендациями по решению привычных задач, обучающимся рассказывают об особенностях работы с электронной документацией и электронной подписью.
Требования к этой вакансии
Неверно полагать, что должность референта руководителя – это начальная ступень в карьерной лестнице. Сложность стоящих перед референтом задач, сжатые сроки их исполнения, а также ответственность, при которой от его малейшей ошибки или неловкости может пострадать репутация руководителя и всей компании, говорят о том, что без определенного опыта не обойтись.
К среднестатистическим требованиям, предъявляемым к кандидатам на должность референта директора, относится владение деловым этикетом и иностранным языком (чаще всего – английским). Необходимо хотя бы в общих чертах быть знакомым с основами делопроизводства и архивного дела, ориентироваться в современном законодательстве. Невозможно будет получить эту работу, если отсутствуют грамотная письменная и устная речь и навыки продвинутого пользователя компьютером и оргтехникой.
Требованиями к личностным качествам секретаря-референта являются коммуникабельность, доброжелательность и вежливость в общении с людьми, умение находить с ними общий язык, дипломатичность, оперативность и быстрота принятия решений, стрессоустойчивость, исполнительность.
Карьера
На первый взгляд, кажется, какие могут быть карьерные перспективы у помощника руководителя? Карьера референта зависит от того, в насколько крупной организации он работает. Очевидно, что сделать карьеру в офисе простого предпринимателя будет практически невозможно. А вот в больших фирмах или корпорациях референты могут рассчитывать на перевод в другие отделы. В том случае если руководителю помогает целая группа ассистентов, есть возможность стать руководителей группы помощников и координировать их деятельность. В любом случае, опыт, полученный при работе референтом, можно применить в других областях, он поможет, например, начать свой собственный бизнес и успешно развивать его.
Сколько зарабатывает референт
Нередко определяющим фактором в выборе профессии становится оплата труда. Разберемся, сколько получает референт директора.
В крупных городах, таких как Москва и Санкт-Петербург, заработная плата начинающих референтов колеблется от 20 000 до 30 000 рублей, при наличии опыта работы можно рассчитывать на ежемесячную выплату в 40 000 – 50 000 рублей. В крупных областных центрах зарплаты референтов редко превышают отметку в 20 000 рублей. Как правило, зарплата референта руководителя равна зарплате среднестатистического офисного работника, если не учитывать специальные премиальные вознаграждения, устанавливаемые работодателями в индивидуальном порядке.