что такое сдо в строительстве
Если управленческий аппарат строительной компании малочисленный
В небольших строительных компаниях сотрудник сметно-договорного отдела (СДО) обычно выполняет массу функций, которые прямого отношения к его должностным обязанностям не имеют.
Если в крупных строительных компаниях предусмотрено наличие юридического отдела, который отдельно занимается договорами, есть планово-экономический отдел (ПЭО), рассчитывающий рентабельность проекта, то в небольших компаниях таких служб, как правило, не предусмотрено.
Часто бывает, что сотрудник СДО выполняет все эти функции: готовит договоры, ведёт реестры, отслеживает сроки, рассчитывает плановую, реальную сметную прибыль (не ту, которая была показана в сметной компьютерной программе, а ту, на которую организация рассчитывает). Ведь сметные и внутренние тарифы в строительстве сильно разнятся. Соответственно, сотрудник СДО должен учитывать и те, и другие, имея возможность назвать разницу между сметной и реальной стоимостью работ, заработной платой и так далее.
Крупная и некрупная строительная компания
Причём в строительстве такие понятия как «крупная» и «некрупная» компания довольно-таки неоднозначны. Например, её штат может состоять всего из десяти человек. И такая компания своими силами не выполняет строительные, монтажные, пусконаладочные работы. Она имеет только управляющий аппарат, а все остальные аспекты строительства передаёт на субподряд. Однако эта компания вполне может выполнять многомиллиардные проекты. Например, получая государственные заказы, имея налаженные, долгосрочные деловые отношения с субподрядчиками. Иными словами, по численности штатного персонала относиться она может к малому бизнесу, а по финансовым показателям, уровню прибыли быть на уровне крупного бизнеса.
В то же время, строительная компания, в штате которой числятся и работают монтажники, сотрудники строительных специальностей, большими оборотами может и не похвастаться, потому что объём заказов может быть непостоянным.
Наверное, данная статья всё же будет интересна тем строительным компаниям, которые сами являются не очень крупным генподрядчиком или субподрядчиком. Как правило, управленческий аппарат таких компаний малочисленный и сотрудникам, которые не работают на строительной площадке, а находятся в офисе, приходится совмещать несколько функций.
Специализированное «Готовое решение для СДО»
Возвращаясь к сотрудникам СДО, хочется привести в качестве примера специализированный инструмент, который бы помогал в ежедневной работе и существенно облегчал ведение управленческого и договорного учёта. Речь идёт о компьютерной программе «Готовое решение для СДО».
В программе реализованы следующие функции:
Подготовка и учёт договоров по единым стандартам. Благодаря этому можно быстро сделать выборку документов и обработать их по заданным критериям. Например: по объектам, заказчикам, исполнителям, суммам договоров, ответственным лицам, типам строительства (промышленное, гражданское, дорожное) и так далее.
Это лишь краткий перечень функций программы «Готовое решение для СДО». Основная её задача: стандартизировать и автоматизировать деятельность сметно-договорного отдела. Сделать так, чтобы сотрудники СДО располагали необходимыми данными в оперативном режиме, могли получать заблаговременные напоминания об отклонениях от сроков выполнения работ, знали, какой договор необходимо пролонгировать. В общем, стали обладателями реально работающего инструмента, который бы облегчил их профессиональную деятельность.
Порядок цен на программу «Готовое решение для СДО»
Стоимость пяти лицензий такой программы составляет 195 000 рублей (менее 40 000 рублей на одно рабочее место). Причём пять лицензий могут устроить и отдел, в котором работает более пяти человек. Достигается такая возможность благодаря конкурентоспособности лицензии. Одновременно вводить данные в программу или редактировать их могут не более пяти пользователей.
Если же в программу войдёт шестой пользователь, то он уже не сможет этого делать (будет действовать техническое ограничение). Однако в демо-режиме посмотреть данные, введённые другими пользователями, возможность останется. Увидеть можно отчёты, документы, реестры.
Для сотрудников, которые для осуществления своей деятельности должны располагать сведениями из них, этой возможности вполне достаточно. Более того, даже напоминания о важных событиях пользователь, который работает в программе в демо режиме, получать будет. Например, это напоминания об окончании сроков действия договоров и других документов.
Есть разработчики, которые придерживаются правила, не позволяющего даже в демо-режиме просматривать данные. Компания «АЛТИУС СОФТ» к таковым не относится.
Сравнивая стоимость ПО
Целью этой части статьи не является очернить сметное программное обеспечение (его мы приведём для наглядности). Просто это наиболее близкий по смыслу пример. Программа «Готовое решение для СДО» сметную программу не дублирует и не заменяет.
Если строительная компания работает в нескольких регионах, то для того, чтобы составлять сметы для заказчика и определять стоимость строительных работ, ей необходимо приобрести сметную программу с нормативами тех регионов, в которых она осуществляет свою деятельность.
Как правило, в одном регионе могут использоваться несколько видов нормативов. Например: ГЭСН (Государственные элементные сметные нормы на строительные работы), ФЕР (Федеральные единичные расценки на строительные конструкции и работы), ТЕР (Территориальные единичные расценки в строительстве), ТСН (Территориальные сметные нормативы города Москвы в уровне цен на 2001 год).
Обычно стоимость одной сметной программы с необходимыми сборниками на одного сметчика составляет порядка 100 000 рублей. И для того чтобы поддерживать сметные нормативы в актуальном состоянии на текущий период времени строительная компания для каждой сметно-нормативной базы должна приобретать индексы пересчёта сметной стоимости в текущий уровень цен и справочники текущих цен на материалы. Средние ежемесячные траты в этом случае составят от 5000 до 15 000 рублей. В итоге, 100 000 рублей строительной компании нужно выделить на покупку одной сметной программы и от 60 000 до 180 000 рублей в год следует выделять на её обновление.
При этом сметная программа автоматизирует одного сметчика, а программа «Готовое решение для СДО» автоматизирует целый отдел. К тому же, то, что указывается в сметах для заказчика, не соответствует реально выполняемым работам и структуре затрат. Сметные нормативы никак не помогают компании-исполнителю (подрядчику) понимать её реальное положение. Состав затрат, договорные расходы, сметная прибыль, фонд оплаты труда – всё это содержится в сметной программе, но по сути является только обоснованием стоимости для заказчика, и никак не способствует улучшению, стандартизации внутреннего управления компании-исполнителя. Управлять ресурсами, финансами предприятия сметные программы не помогают. И зачастую сметы делаются для того, чтобы утвердить финансирование. А в ряде случаев без смет, составленных по этим нормативам, заказчик строительства просто не подпишет договор.
Справедливости ради надо сказать, что сметная программа используется не всегда. То есть, применительно к некоторым проектам приобретать её не нужно. Но зависит это «нужно» или «не нужно» исключительно от требований заказчика строительства. Если финансирование бюджетное, то в большинстве случаев наличие сметных нормативов и, как следствие, сметных программ обязательно. Когда же работа идёт за счёт коммерческих инвестиций, то необходимости в сметной программе может и не быть.
Сотрудники ищут, разработчик знакомит, начальник СДО отзывается
«Консультанты компании «АЛТИУС СОФТ» и я лично часто общаемся с представителями СДО. Как правило, эта категория сотрудников перегружена работой, и инициаторами поиска профильного программного решения становятся чаще именно сами сотрудники, а не руководство строительной компании. Это как лакмусовая бумажка. Раз сотрудники самостоятельно начали поиски и у них нет предубеждений к автоматизации – значит необходимость в специализированном ПО действительно назрела. В программу «Готовое решение для СДО» мы вложили важный функционал, который необходим сотрудникам этого отдела. Никакой перегруженности, лишних возможностей в программе просто нет. На постоянной основе мы проводим бесплатные интернет-семинары для СДО, в ходе которых предлагаем ознакомиться с программой, узнать больше о практических методиках ведения управленческого учёта и документооборота в строительстве», —говорит основатель и генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин.
Кстати, по отзывам слушателя одного из прошедших интернет-семинаров, начальника СДО компании «Капитал-строй» Курносова Евгения, правильно и важно работать в единой базе данных субподрядных организаций. Однако такие инструменты, как Word или Excel, удобными для этой цели не являются. По мнению Евгения, программа «Готовое решение для СДО» содержит множество полезных функций для данного отдела, и её освоение было бы отличным шагом на пути к автоматизации бизнеса.
Автор: заместитель генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Подвезко.
Строительные вакансии
Сметно-договорной отдел не виноват, у него просто не было программы
Виноваты в СДО Сметно-договорные отделы (СДО) в строительных компаниях – эта та категория отделов, которая отвечает за учёт договоров, составление и проверку смет по объектам.
Виноваты в СДО
Сметно-договорные отделы (СДО) в строительных компаниях – эта та категория отделов, которая отвечает за учёт договоров, составление и проверку смет по объектам. И, как правило, с сотрудников СДО обычно и спрашивают. Попросту говоря, именно «сдошники» чаще всего становятся «крайними».
Ежемесячная проблема — какие объёмы выполненных работ можно подписать подрядчику в соответствии с объёмами, подписанными заказчику, — превращается в большую головную боль. Особенно, если данные из сметы с заказчиком не совпадают с данными из сметы с подрядчиком. Например, у заказчика смета общая, свёрнутая, а у подрядчика детализированная, подробная или наоборот. А ещё: не вовремя сопоставлены взаиморасчёты – виноваты в СДО, нет сведений об истории взаимоотношений с тем или иным подрядчиком или заказчиком – снова пеняют на СДО.
Несмотря на то, что деятельность сметно-договорного отдела принято считать регламентированной, на практике же таковой она не является. Ведь обычно в компетенцию сотрудников данного отдела, кроме составления и проверки смет и актов, входят такие задачи как: создание договоров с заказчиками и подрядчиками, контроль сроков, учёт условий договоров (если нет юридической службы, то именно СДО отвечает за это).
Маловато будет
Между тем, реальных инструментов, которые бы помогали сотрудникам сметно-договорных отделов в работе, практически нет. Максимум, которым обеспечивают этих специалистов: стандартный пакет MS Office и сметная программа. Как говорится, маловато будет. Из-за недостатка специализированных средств автоматизации принцип работы в авральном режиме буквально входит в привычку. Сотрудники СДО просто и не предполагают, что может быть как-то иначе, им кажется, что всё нормально, ведение реестра договоров в бумажном виде или в MS Excel, бесконечное копирование копий договоров и других документов – это для них данность.
В результате недостатка в специализированных средствах автоматизации возникает замкнутый круг. Руководство строительной компании по объективным причинам хочет, чтобы в части сметно-договорных аспектов был порядок. В то же время, понятия «автоматизация отдела», «внедрение специализированного ПО» в расчёт берутся не всегда.
Но это только с одной стороны. С другой стороны, профильных компьютерных решений, ориентированных именно на СДО, на рынке фактически нет. А точнее не было до недавнего времени.
Специализированное «Готовое решение для СДО»
Компания «АЛТИУС СОФТ» разработчиком такой программы выступила, назвав её точно и по делу: «Готовое решение для СДО» (рисунок 1).
Рисунок 1
Вообще основной программный продукт компании это масштабная, готовая ERP-система управления строительным предприятием «АЛТИУС – Управление строительством». Однако мысль в дополнение к этой системе создавать отдельные программные продукты для каждого отдела строительной организации возникла не случайно.
Всё чаще и чаще потенциальные и действующие клиенты компании «АЛТИУС СОФТ» стали говорить о том, что СДО должен работать в рамках своей компетенции. То есть, независимо от данных, которыми располагают другие отделы. Иными словами, чтобы работа не замыкалась на том, что сотрудник другого подразделения не подал данные вовремя или просто забыл это сделать. Ведь спрашивают-то всё равно с СДО. Причём вплоть до того, что сотрудники этого отдела должны самостоятельно отслеживать процесс подготовки документа, его визирование, сроки действия, дальнейшее хранение и многие другие моменты.
Возможности для СДО
Итак, что же может программа «Готовое решение для СДО», и чем она полезна для соответствующего подразделения.
В программе реализованы следующие функции:
Подготовка и учёт договоров по единым стандартам (рисунок 2). Благодаря этому можно быстро сделать выборку документов и обработать их по заданным критериям. Например: по объектам, заказчикам, исполнителям, суммам договоров, ответственным лицам, типам строительства (промышленное, гражданское, дорожное) и так далее.
Распределение работ по субподрядным организациям с их дальнейшим контролем сроков, объёмов, стоимости.
Формирование и проверка КС-2, КС-3.
Ведение документооборота (хранение, визирование, сканирование документов, контроль перемещения бумажных копий).
Сквозной учёт всей цепочки: заказчик, генподрядчик, субподрядчик (рисунок 3).
Система напоминаний для возможности поэтапного отслеживания каждого договора.
Импорт смет из MS Excel и сметных программ, а также формирование коммерческих смет по собственным, внутрифирменным нормативам (как для заказчика, так и для подрядчика).
Получение отчётов по выполнению работ, проектов, договоров, которые демонстрируют всё, что касается заказчиков, субподрядчиков и распределения работ.
Ведение «Карточки подрядчика», в которой можно отследить всю историю работ с конкретным подрядчиком за любой период времени.
Работа в единой базе контрагентов (заказчиков и субподрядчиков). Причём такой базы нет в ни бухгалтерии, ни в любом другом отделе. В ней содержатся все данные о субподрядчиках, даже о тех, сотрудничество с которыми по каким-то причинам не состоялось.
Это лишь краткий перечень функций программы «Готовое решение для СДО». Основная её задача: стандартизировать и автоматизировать деятельность сметно-договорного отдела. Сделать так, чтобы сотрудники СДО располагали необходимыми данными в оперативном режиме, могли получать заблаговременные напоминания об отклонениях от сроков выполнения работ, знали, какой договор необходимо пролонгировать. В общем, стали обладателями реально работающего инструмента, который бы облегчил их профессиональную деятельность.
Сотрудники ищут, разработчик знакомит, начальник СДО отзывается
«Консультанты компании «АЛТИУС СОФТ» и я лично часто общаемся с представителями СДО. Как правило, эта категория сотрудников перегружена работой и инициаторами поиска профильного программного решения становятся чаще именно сами сотрудники, а не руководство строительной компании. Это как лакмусовая бумажка. Раз сотрудники самостоятельно начали поиски и у них нет предубеждений к автоматизации – значит необходимость в специализированном ПО, действительно, назрела. В программу «Готовое решение для СДО» мы вложили важный функционал, который необходим сотрудникам этого отдела. Никакой перегруженности, лишних возможностей в программе просто нет. На постоянной основе мы проводим бесплатные интернет-семинары для СДО, в ходе которых предлагаем ознакомиться с программой, узнать больше о практических методиках ведения управленческого учёта и документооборота в строительстве», —говорит основатель и генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин.
Кстати, по отзывам слушателя одного из прошедших интернет-семинаров, начальника СДО компании «Капитал-строй» Курносова Евгения, правильно и важно работать в единой базе данных субподрядных организаций. Однако такие инструменты, как Word или Excel, удобными для этой цели не являются. По мнению Евгения, программа «Готовое решение для СДО» содержит множество полезных функций для данного отдела, и её освоение было бы отличным шагом на пути к автоматизации бизнеса.
Автор: заместитель генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Подвезко.
Сметный отдел
Сметный отдел и сметно-договорной отдел.
То есть как мы видим разница сметного отдела и сметно-договорного отдела состоит лишь в том ведется ли в отделе работа по подготовке и ведению договоров, либо нет. СО и СДО подчиняются главному инженеру, заместителю руководителя и др. должностным лицам в соответствии со структурой организации. Создается и реорганизуется руководителем организации.
Возглавляет СО и СДО начальник отдела, имеющий высшее экономическое, строительное или инженерное образование и стаж работы не менее 5 лет в области строительства. Начальник организует и распределяет работу сотрудников отдела. Контролирует выполнение поставленных задач. Регулирует вопросы с Заказчиками, Подрядными и Субподрядными организациями, а также с руководством компании.
Состав сметно-договорного отдела зависит от структуры организации, штатного расписания, видов выполняемых работ. Должности сметного отдела: ведущий инженер-сметчик, инженер-сметчик, ведущий инженер, инженер, ведущий специалист, специалист, техник. Также должности могут подразделяться по категориям и разрядам, например, специалист I категории, инженер 6 разряда и т.д.
В сметном отделе у каждого сотрудника свои обязанности, которые прописываются в должностной инструкции. Одни могут работать только по капитальному строительству, другие только по капитальному ремонту, в каких-то организациях разделение идет по объектам. Все зависит от начальника сметного отдела, как он организует работу в отделе.
Сметно-договорной отдел в строительстве очень важное звено в структуре строительной организации. Рассмотрим взаимодействие СДО с другими структурными подразделениями на основе рисунка №1.
Рис.1 Взаимодействие сметно-договорного отдела в строительной организации.
На данном примере мы рассмотрели примерную схему совместной работы сметно-договорного отдела с другими структурными подразделениями строительной организации. В зависимости от вида выполняемых работ, от существующих структурных подразделений, количества сотрудников каждая организация самостоятельно разрабатывает схемы взаимодействия. Все это прописывается в положениях отделов, функциональных обязанностях и должностных инструкциях.
Основные функции сметно-договорного отдела
Без четкой организации работы между всеми подразделениями внутри строительной организации невозможна эффективна работа. Сметный отдел взаимодействует практически со всеми смежными отделами организации и имеет следующие основные функции:
Здесь мы привели функции, которые может выполнять сметно-договорной отдел, но в каждой организации они разрабатываются индивидуально в зависимости от специфики организации, выполняемых работ, с какой стороны выступает организация (Заказчик, Подрядчик, Субподрядчик, Проектная организация и пр.).
Функции отдела определяются положением о сметном отделе, должностные инструкции разрабатываются индивидуально на штатную единицу организации.
Положение о сметном отделе
Положение о сметном отделе разрабатывается в каждой отдельной организации с учетом особенностей выполняемых работ и структурой. В положении прописываются функции, права, обязанности и ответственность отдела.
Сметный отдел руководствуется нормативно-правовыми актами, методическими указаниями, Приказами Министерства строительства РФ, региональными приказами и распоряжениям по ценообразованию в строительстве, Уставом организации, положением о сметном отделе.
Регламент сметного отдела
Сметный отдел работает по регламенту организации, если иное не предусмотрено положением, а также договорами и контрактами, заключенными с Заказчиком, Подрядчиком, Субподрядчиком. В договорах прописываются сроки выполнения работ, особенности выполнения работ, учет и согласование материалов, графики выполнения работ и это необходимо учитывать при составлении сметных расчетов и актов выполненных работ.
Итак чем занимается сметный отдел:
Аутсорсинг функций отделов ПТО и СДО в строительстве
На сегодняшний день существует острая потребность в квалифицированных специалистах, особенно дефицит инженеров ПТО.
Данный дефицит особенно актуален для небольших фирм, где оклады сотрудникам и организация бизнес-процессов не могут конкурировать с ведущими строительными компаниями, работающими по ведущим мировым стандартам. Кроме того, дефицит инженеров производственно-технического отдела ПТО возникает из-за меньших зарплат, чем у линейных специалистов при высоком уровне нагрузки и ответственности.
Отсутствие или слабая подготовка специалиста производственно технического отдела ПТО становятся:
А это все сказывается непосредственно на прибыли организации и её репутации.
Воспользовавшись нашими услугами вы получаете полностью функциональный производственно технический отдел (ПТО).
В наши функции входит следующие:
Отдельным видом услуг нашей компании, явсляется подготовка технической документации к участию в тендерных торгах на право строительства линий электропередач ЛЭП от 0,4 кВ до 500кВ.
Сюда входят графики, техническое предложение, сметный расчет, расценка материалов и работы персонала.
Экономическая выгода от перевода производственно технического отдела ПТО на аутсорсинг очевидна.
Так же мы предлагаем услугу сметный аутсорсинг.
Причиной роста популярности данной услуги является то, что в процессе строительства у любой организации возникает необходимость периодически заниматься подготовкой сметной документации. Обращение за помощью в специализированную компанию по подготовке смет позволяет легко справиться с проблемой поиска грамотных сметчиков. Оплата производится, исходя из объемов фактически выполненной работы. Поскольку большую часть времени компания-клиент не нуждается в услугах специалистов сметчиков, то образуется значительная экономия.
Можно выделить несколько вариантов аутсорсинга – постоянный сметный аутсорсинг и разовые услуги.
В случае постоянного сметного аутсорсинга предприниматель ежемесячно вносит определенную сумму денег согласно выбранному им тарифному плану, получая взамен услуги компании по аутсорсингу смет, такие как:
— консультации по сметной документации;
— аудит и экспертиза сметной документации;
— подготовка сметной документации на строительство, проектирование, ремонтные и отделочные работы;
— разрешение любых конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть у руководства фирмы с подрядчиками, заказчиками;
— предоставление клиенту такого количества специалистов-сметчиков, которое необходимо для успешного оперативного выполнения поставленной задачи.
Помимо всего вышеназванного, сметный аутсорсинг удобен еще и тем, что работники специализированной фирмы по подготовке смет имеют возможность работать в любое время в отличие от штатного сметчика, которому необходимо оплачивать больничные листы, предоставлять отпуск и выходные дни, а также нужно оборудовать отдельное рабочее место. Все эти отсутствуют у тех предпринимателей, которые заключают договор на сметный аутсорсинг предприятия.
Комплексное внедрение на предприятии обслуживания аутсорсинг ПТО и сметного аутсорсинга позволяет коренным образом преобразовать производственные процессы в строительной компании и вывести ее на оптимальный режим функционирования.