Кто такой руководитель проекта по мнению владельца бизнеса и как с этим бороться
Я хотел бы поговорить о том, что сегодня в России понимается под проектным управлением и в чем, по мнению многих, заключается роль руководителя проекта.
Коллеги знают, что у нас в стране по этой теме есть определенные разночтения и одни активно несут верное понимание в массы, другие оставили попытки и окуклились в своем уютном мирке, а третьи, к сожалению думая, что занимаются управлением проектами сейчас обнаружат, что это не так.
Чтобы понять всю глубину заблуждения достаточно открыть любой сайт с вакансиями и вбить в поисковике фразу «руководитель проектов». Как вы думаете, каких вакансий будет больше всего? Правильно — вакансий продавцов. Руководителей проектов по продажам, руководителей проектных продаж, менеджеров по проектам с поиском клиентов, холодным обзвоном и так далее. И хорошо бы, если это просто такой специфический бизнес, в котором тебе дают стул, стол и телефон, определяют отрасль и предлагают самому найти себе заказчика на проект, а потом и все остальное, включая ресурсы на его исполнения. В этом смысле это будет, конечно, проектная деятельность, однако чаще речь идет просто о неформализованных процессах продажи и исполнения заказов.
Возможно это звенья одной цепи с известными менеджерами по продажам, которые у нас до сих пор во многих магазинах вместо продавцов, но на мой взгляд — это результат глубинного непонимания со стороны руководителей и владельцев бизнесов того, что же такое проекты, кто и для чего ими руководит, какими компетенциями должен обладать и чем это все отличается от обычной операционной деятельности (более того, что такое операционная деятельность тоже часто не знают — для них фирма просто занимается тем-то люди там занимаются тем-то а все остальное — модные словечки и прочий хайп).
Наверное по этой же причине многие фирмы называют проектами. Итого на каком-нибудь мероприятии можно запросто услышать что-то типа: «У меня новый проект в индустрии красоты — открыл салон в бойком месте — есть у тебя какая-нибудь толковая девочка на руководителя проекта, ну так чтобы и на ресепшн и за мастерами следила и материалы вовремя заказывала?»
Я ни в коем случае не принижаю тут роль специалиста и не выпячиваю роль руководителя проекта. Команда программистов без руководителя скорее всего способна создать продукт (пусть это будет дольше, дороже и не всегда то, что хотел заказчик), но руководитель проекта без команды продукт сделать точно не может. Рынок труда в этом смысле давно расставил все по местам и зарплата программиста (члена проектной команды) часто выше, чем зарплата руководителя проекта.
Я лишь говорю о том, что все люди разные и хороший специалист может не вырасти в руководителя (в том числе и проектов), а хороший руководитель проектов вряд ли будет настолько же хорош, в качестве, например, аналитика или архитектора информационной системы.
Владелец бизнеса часто нанимает себе РП, рассказывает ему о своих идеях и начинает ждать результата. Через какое-то время РП приходит с черновиком устава проекта и интересуется а где же команда, так как надо бы обсудить структуру работ, составить расписания, идентифицировать и оценить риски. И тут он слышит: «Ну ты тут пока сам порешай, людей не отвлекай, люди будут потом, кстати, вот тут еще такая идея есть — пошерсти по рынку — составь мне справку о возможных вариантах, плюсах и минусах.» Приехали! РП уже, в лучшем случае, аналитик.
Итого, проекты часто путают с процессами, а руководителей проектов со специалистами или операционными руководителями. К чему призываю? Называть вещи своими именами, а для этого читать матчасть — взяться и прочитать, как бы он страшно не выглядел, PMBOK, PRINCE2 Manual, сходить на курсы по внедрению пары-тройки более легких феймворков типа P3Express, Канбан и при случае подсказать в непринужденной дружеской беседе знакомому владельцу бизнеса что есть что. Глядишь, через некоторое время мы с вами и увидим позитивные сдвиги в массовом сознании.
Задачи и функции руководителя проекта
Проектная форма деятельности в бизнесе постепенно обретает силу. Открываются фирмы чисто проектной направленности, устройство действующих компаний усложняется. Развитие бизнеса в нашей действительности строится по современным лекалам, стандартам организации и управления. Кто этот человек, который встает на переднем крае преобразующих мир событий? Кто ведет за собой временные коллективы к преодолению рутины и строительству нового? Это руководитель проекта, обладающий особыми чертами характера, владеющий специальными навыками и способный браться за уникальные задачи.
Профессиональный менеджер уникальной задачи
Руководитель проекта (менеджер проекта, project manager, PM) – лицо, наделенное ответственностью и правами по руководству работами в рамках проектной задачи. Делегирование PM соответствующих полномочий производят инвестор или заказчик на основе контракта, существенные условия которого и KPI согласовываются еще на стадии разработки устава проекта. Менеджер прилагает усилия для создания благоприятных условий выполнения задач проекта в согласованный срок и без превышения бюджета. Чтобы проект стал успешен, руководитель проектов обеспечивает:
По существу, представленный выше список и есть основные функции РМ. Формально должностные обязанности менеджера начинаются с издания приказа об открытии проекта. Фактически его работа начинается уже задолго до выпуска документа. Действия РМ связаны, в первую очередь, с куратором, который и вовлекает будущего проектного руководителя в процесс инициации и запуска проекта. Куратор всегда заинтересован при наименьших усилиях получить лучший результат. Поэтому ему нужен разумный и результативный руководитель проекта.
РМ, в свою очередь, заинтересован во внятном и доверяющем ему кураторе. Для него куратор – понятный, единый канал эскалации возникающих проблем. Опытный менеджер заранее знает, что проблем и затруднений в проекте не избежать. И для того чтобы оперативно исключать сложности при их возникновении, PM желает не по «кабинетам пороги оббивать», а обращаться только к одному руководителю.
Куратор как представитель высшего руководства должен быть открыт для контактов с менеджером проекта. Он понимает, почему руководитель проекта пришел к нему, находит время посидеть с ним, обсудить, подсказать и где-то помочь. Это немного, но очень важно, в том числе и психологически. Надо понимать, что оба звена: и куратор (иногда директор по развитию), и PM составляют руководство проектами на предприятии. В крупных и средних компаниях к нему относят также и руководителя офиса проектов.
Должностная инструкция РМ
Менеджер проекта – это не столько должность, сколько роль, которую берет на себя сотрудник или внешнее лицо, призванное реализовать уникальную задачу. Нужно учитывать, что функциональный работник, приписанный к конкретному подразделению, службе, зачастую выступает руководителем проекта и даже не одного. Это в современном бизнесе вполне естественно. Потребности менеджмента развития приводят к тому, что проектная архитектура выделяется в структурах компаний в отдельную организационную надстройку.
Если такое происходит, то и потребность в профессиональных PM также усиливается. Соответственно, появляются выделенные штатные единицы со всеми вытекающими последствиями: профессиональный профиль, должностная инструкция, система оплаты труда и т.д. По конкретному проекту приданные полномочия, ответственность описаны в уставе. Расширенные требования к правам, обязанностям, умениям и навыкам, образованию и другим параметрам фиксируются в специальном документе, которым является должностная инструкция PM, пример которой представлен далее.
Должностная инструкция, основная часть которой размещена в настоящей статье, также предписывает требования к социально-профессиональному профилю проект-менеджера. Как правило, это специалист с высшим экономическим или техническим (по профилю проекта) образованием в возрасте от тридцати до сорока лет. Он должен иметь опыт руководящей работы в менеджменте операционного или общего профиля (не менее 3 лет). Должностная роль PM выставляет условия к личным качествам руководителя: стрессоустойчивость, целеустремленность, предприимчивость, коммуникабельность и прагматичность. Чтобы полноценно выполнять обязанности, руководитель проекта должен уметь следующее.
Показатели результативности проект-менеджера
Должностные функции и вытекающие из них обязанности являются общим базисом настройки PM на результат проекта. Гораздо лучшим ориентиром служат для мотивирования менеджера цели, продукт, задачи проекта. Исходя из критериев успешности уникальной (проектной) задачи, формируются ключевые показатели результативности (КПР или KPI). Ниже приведен традиционный перечень KPI в порядке снижения их применимости:
Примерами последнего KPI могут быть показатели, взятые напрямую из количественных параметров не только задачи верхнего уровня, но и декомпозированных подзадач. Например, снижение времени ожидания, снижение количества жалоб, уменьшение оттока клиентов, привлечение числа новых покупателей и т.п. Здесь весьма благодатно могут быть применены практически все средства BSC (системы сбалансированных показателей).
В данной статье нами была рассмотрена центральная фигура проектного управления – project manager. Многообразие направлений проектной деятельности, тип организации компании диктуют совершенно разные подходы к таким управленческим элементам, как функции, должностные обязанности, профессиональный профиль PM. В первую очередь, все это необходимо куратору проекта и сотруднику службы персонала. Проект-менеджеру это также важно. А еще более важным для него является, какие ему приданы ресурсы, предоставлены полномочия и выставлены показатели. Таков полный комплекс организационно-мотивационных средств в применении к ключу успеха в проекте.
Руководитель проекта и требования к нему
Проект является сложным объектом, поэтому для эффективной реализации проектов необходима система управления, позволяющая достичь целей и запланированных результатов. И главным звеном в данной системе является руководитель проекта, или как его еще называют менеджер проекта (от англ. project manager).
Руководитель проекта — это лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работами и распоряжению ресурсами и которое отвечает за достижение результата.
Опыт управления проектами
Главным требованием к руководителю проекта является подтвержденная способность грамотного управления проектами, т.е. наличие опыта ведения проектов в разных сферах деятельности и наличие не менее 1-го завершенного проекта.
«Управление проектом – это процесс применения особых знаний, навыков, методов, средств и технологий к проектной деятельности с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта».
Управление проектом включает в себя следующие функции, которые являются основой для формирования перечня обязанностей менеджера проекта:
При этом менеджер проектов совершенно не обязан знать специфические особенности каждого процесса. Он должен использовать свой опыт и знания для подбора и наиболее эффективного распределения специалистов внутри проекта, а также для качественного взаимодействия со всеми участниками проектной деятельности (поставщиками, подрядчиками, проектировщиками, консультантами и другими).
«Из всего, что я делал в жизни, самым важным я считаю управление талантливыми людьми, которые работали на нас, направление их к нужной цели» — Уолт Дисней
Дополнительные требования к руководителю проекта в части опыта:
Компетенции руководителя проекта
Для эффективного управления проектами руководитель проекта должен обладать следующими компетенциями (знаниями):
Методы (такие как метод календарно-сетевого планирования и метод критического пути) и инструменты проектного менеджмента значительно облегчают работу руководителя проекта и проектной команды в целом. Они позволяют распределять ресурсы, планировать мероприятия и нивелировать риски. При этом методы проектного управления используются на всех этапах жизненного цикла проекта и во всех процессах управления проектами, т.е. управления:
Таким образом, управление проектом требует результативного управления всеми его процессами с применением вышеуказанных функций управления. И чтобы достичь цели проекта с учетом установленных ограничений, руководитель проекта должен обладать знаниями во всех вышеперечисленных областях..
Общие требования к руководителю проекта
Требования к руководителю и менеджеру проектов при приеме на работу зависят от сферы деятельности компании. Однако широкораспространенными требованиями являются:
Таким образом, хороший руководитель проекта – это руководитель, способный:
Как стать руководителем проекта
Чтобы стать руководителем проекта, нужно сначала научиться управлять проектами. А для этого нужно получить соответствующие знания в области проектного менеджмента. Это можно сделать разными способами:
Однако недостаточно иметь сертификат проджект-менеджера, нужно еще получить опыт реализации проектов, начиная с малых проектов.
Руководителями проектов вырастают снизу, постепенно набирая знания и опыт:
Требования к руководителю проекта высокие, но вполне понятные: умение управлять людьми и процессами, а также иметь лидерские качества и опыт ведения проектов, подкрепленный соответствующим знаниями.
Профессия руководителя проекта сложная, но очень интересная в силу неповторяемости каждого проекта, уникальности полученных результатов и постоянно накапливающихся знаний и опыта, применимых в любых даже жизненных ситуациях.
Профессия: руководитель проектов
Управлять проектами от идеи до внедрения может только самый ответственный и опытный сотрудник. Одной из ключевых фигур в компании зачастую выступает руководитель проектов. О роли руководителя проекта и его основных принципах взаимодействия с подчиненными рассказывает Виктория Малюгина, руководитель проектов «Гульдог», «Мурчалкин» компании Profilance Group.
Уже около 10 лет я занимаюсь управлением проектами и проектными командами. В компании Profilance Group я третий год занимаю позицию руководителя проектов «Гульдог», «Мурчалкин» и онлайн-школы «Гульдог». В команде наших проектов 14 человек, а вместе с выгульщиками, кинологами и котонянями работает около 500 человек.
В Profilance Group мы используем многие принципы бирюзовых организаций: вместо руководителей у нас наставники, отсутствует KPI и жесткий менеджмент, а сотрудники работают по принципу самоуправления.
Руководитель проекта – это «сердце проекта». Это человек, который отвечает за команду и настроение в ней, определяет вектор развития проекта и в целом отвечает за успех проекта. А еще руководителю проекта нужно не только решать все проблемы, но и предвидеть и предотвращать их заранее, но этот навык можно получить только с опытом.
Можно сказать, что весь мой опыт – это руководство проектами. Свой профессиональный путь я начинала в рекламном агентстве на позиции аккаунт-менеджера. На этой должности я попробовала все: от запуска самых разнообразных по масштабу и носителям рекламных кампаний до строительства стендов, декораций и организации различных мероприятий. После этого я несколько лет занималась организацией мероприятий в агентстве на должности руководителя проектов (я отвечала за всю команду по реализации мероприятий). Оттуда я перешла в департамент развития комплекса Москва-Сити и занималась развитием направления нестандартных проектов и внутри компании перешла на должность директора музея (а на самом деле руководителя проекта). И после музея я пришла в Profilance Group на проект «Гульдог».
Руководители проектов бывают разные, и стили управления также разные. Успешному менеджеру важно обладать такими качествами:
Звучит банально, но если руководитель при каждой проблеме будет паниковать и выходить из строя, то это отразиться на всей команде. В сложной ситуации руководитель должен не только сам быть спокойным, но и успокаивать свою команду.
Видеть полную картину и предвидеть – руководитель должен смотреть на проект как бы сверху и видеть полную картинку происходящего. А еще очень важно заранее предвидеть и предотвращать проблемы.
Все постоянно меняется, нужно уметь быстро адаптироваться и подстроиться под ситуацию.
Руководителю проекта важно не бояться взять на себя ответственность и принять решение.
Нельзя забывать, что главный ресурс — это люди и к каждому нужно уметь найти подход.
Поддержка очень важна, сотрудник не должен чувствовать себя брошенным, особенно если это человек с небольшим опытом. Очень важно направлять энергию молодых сотрудников в нужное русло. Но важно это делать правильно – не нужно создавать план задач и контролировать каждый шаг. Передавайте ответственность и проблемы, а уже после наблюдайте и направляйте.
Путем проб и ошибок внутри нашей компании мы создали систему наставничества руководителей проектов. У каждого сотрудника есть наставник, который помогает ему на всех этапах, поддерживает и направляет. Эта система оказалась эффективной: проекты стали запускаться быстрей, сотрудники – более мотивированными, а ошибок стало меньше.
Обратная связь – мощный инструмент, который может мотивировать сотрудников и построить «команду мечты», либо, наоборот, привести к полной демотивации и разрушить команду.
В нашей компании для обратной связи предусмотрены следующие форматы:
Еще мы очень любим друг друга хвалить и благодарить. Я стараюсь всегда благодарить коллег за помощь или выполненную задачу. У нас есть даже отдельный чатик «Скажи спасибо», где мы пишем друг другу благодарности.
Начинающим руководителям я бы посоветовала забыть слово «руководитель». Никогда не получится стать настоящим лидером, только указывая на свою должность. Может, вы и сможете внушить страх, но точно не уважение.
Для меня руководитель – это такой же член команды со своим набором обязанностей. А лидером руководитель уже становится благодаря своим действиям и своей команде.
Руководитель проекта: должностная инструкция, права и обязанности
При запуске нового проекта высшее руководство обязательно определяет ответственного за его планирование и организацию работ. У данной должности существует множество названий, которые упоминаются в теории и практике. Самым распространенным является «руководитель проекта». Подробно остановимся на его обязанностях, нюансах профессии и трудностях.
Должность «руководитель проекта». Как и кем назначается?
Руководитель проекта наделяется соответствующими полномочиями инвестором, заказчиком или генеральным подрядчиком. Он занимается менеджментом всех фаз и процессов, включая координацию и контроль за любыми действиями участников. Естественно, на руководителе лежит полная ответственность за управление проектами. Со специалистом заключают контракт, в котором прописаны основные функции, обязанности, ответственность и, естественно, система оплаты.
Такого соискателя редко приглашают со стороны, чаще всего это сотрудник данной компании. Остановимся на достоинствах и недостатках подобных назначений.
Плюсы и минусы назначения «своего» руководителя проекта
Достоинства такого решения являются очевидными.
Минусы назначения руководителя проекта из «своих».
В-третьих, «своему» сотруднику сложно рассматривать данный проект комплексно и объективно. Обычно он начинает лоббировать местнические интересы, подвергаясь воздействию формальных или неформальных групп. Причем чаще всего он принадлежит к одной из них.
Плюсы и минусы назначения «чужого» руководителя проекта
Можно выделить следующие достоинства.
Недостатки назначения менеджера по проектам из «чужих».
Задачи руководителя проекта
Остановимся на основных из них.
Обязанности специалиста
Руководитель проекта должен:
Более подробно ответственность, функции, права и обязанности, которые должен выполнять руководитель проекта, инструкция типовая содержит. Естественно, ее всегда можно дополнить.
Трудности работы руководителя проекта
На практике менеджер должен решать много проблем.
Требования к соискателю на должность
Основными критериями являются следующие.
Данный специалист должен иметь опыт и знание управленческой работы. Идеальным вариантом будет, если соискатель работал в профильной области нескольких лет и овладел практическими навыками управления проектами. Предпочтение обычно отдается менеджерам с высшим экономическим или техническим образованием. Естественно, специалист должен быть мотивирован и понимать, ради чего он будет работать.
Вспомогательными качествами являются следующие: обладание лидерскими качествами, умение управлять конфликтами и наличие навыков работы на персональном компьютере.
Что должен уметь руководитель проекта?
Особенности работы руководителя проекта в строительстве
Данный специалист отвечает за успешное протекание процессов инициирования, планирования, исполнения и закрытия проекта в строительстве.
Менеджер должен обладать рядом общих навыков. Речь идет о способности разрешать межличностные конфликты, иметь навыки планирования, управления и контроля. Помимо этого, существуют специфические навыки.
Руководитель проекта в строительстве должен понимать, что его деятельность будет непосредственно связана с риском на протяжении всей работы. Он возникает, как правило, в ситуации неопределенности. Менеджер должен уменьшать риски, регулировать эмоциональное состояние коллектива и нести полную ответственность за все свои решения. Именно данные положения определяют, как правило, то, насколько будет успешен руководитель проекта. Обязанности прописываются в типовой должностной инструкции.
Менеджеры по проектам в строительстве очень часто используют программное обеспечение. Благодаря этому можно более эффективно организовать свою деятельность и направления работы сотрудников. Программное обеспечение позволит руководителю получить отчет и план в течение пары минут, избавит от сложных вычислений.
Заключение
Следовательно, работа руководителя проекта не такая простая, как кажется на первый взгляд. Специалисту необходимо быть достаточно стрессоустойчивым, чтобы выполнять ряд обязательных мероприятий.
Однако, необходимо учитывать один немаловажный факт.
Для того чтобы стать успешным, менеджер проекта должен заручиться поддержкой и авторитетом высшего руководства.