что такое резервирование билетов
Как забронировать билет на поезд по телефону или через интернет и способы оплаты
Граждане, путешествующие на поездах, могут зарезервировать места в вагоне через интернет, в ж/д кассах, при помощи оператора колл-центра. Важно знать, как происходит процесс бронирования, через какое время следует оплатить билет, чтобы заказ не аннулировался.
Можно ли забронировать билеты на поезд заранее
Пассажиры могут зарезервировать места в купе или плацкарте заранее. Бронирование билетов на поезд осуществляется по предварительной оплате, с проведением платежа через несколько минут после покупки документа или другими вариантами.
Зачастую встречаются ситуации, когда зарезервировать место на скором или пассажирском поезде дальнего или ближнего следования нужно срочно, но дистанционного доступа к электронному кошельку или карте нет. Иногда человек не знает точно дату предстоящей поездки и не может сразу провести платеж. В таких ситуациях можно и без немедленной оплаты забронировать место в поезде:
Способы резервирования
Компания РЖД предоставляет путешествующим россиянам несколько возможностей быстро и комфортно забронировать проездной талон. Можно воспользоваться следующими способами при покупке билетов:
Сколько времени действует неоплаченная бронь
Компания РЖД, как и другие перевозчики, неохотно идет на предоставление клиентам возможности забронировать место без предварительной оплаты талона. Велика вероятность, что путник не воспользуется бронью, откажется от путешествия. При этом человек, которому действительно требуется уехать в нужном направлении, не сможет отправиться в поездку, поскольку проездного документа не было в общем доступе.
Срок действия неоплаченного резервирования устанавливается в зависимости от способа заказа проездного талона:
Как забронировать билет на самолет
Самолет давно стал средством максимально быстрого и удобного путешествия по различным уголкам земного шара. Но за скорость и комфорт перемещения клиенту приходится платить: купить авиабилет – это по-прежнему весьма недешевое удовольствие. Поэтому вполне логичным является желание найти способы, позволяющие сэкономить на услугах авиакомпаний.
Одним из возможных вариантов является бронирование авиабилетов – временное резервирование за собой места в самолете, зачастую без мгновенной оплаты стоимости авиабилета. При этом цена фиксируется и не может быть изменена авиакомпанией впоследствии. Процедура бронирования позволяет заблаговременно позаботиться о покупке авиабилета, не вкладывая при этом средства немедленно.
Экономия для клиента заключается в следующем. Обычно авиакомпании сообщают информацию о вылете за 330 дней до рейса. Тогда же появляется возможность бронирования. Очевидно, что с приближением дня вылета стоимость авиабилетов возрастает, поэтому самый дешевый вариант – просто купить их как можно раньше. Таким образом, экономия может составить до 40% от стоимости. Существует несколько наиболее распространенных способов бронирования.
Бронирование билета на самолет на сайте авиакомпании
Услуга онлайн бронирования авиабилетов непосредственно на сайте авиакомпаний через интернет востребована в последние годы все больше. Практически все компании, начиная с флагманов – Аэрофлота, Lufthanza и многих других, помимо бронирования авиабилета предоставляют отсрочку оплаты. Например, американская United удерживает бронь в течение недели, а корейская KoreanAir- десяти дней.
При этом необходимо учитывать, что авиакомпания имеет право сократить время для оплаты брони. Кроме того, зачастую предполагается небольшой штраф в случае отказа от покупки авиабилета.
Бронирование билета на самолет на сайте агентств по продаже билетов на самолет
Электронное бронирование на сайтах специализированных агентств пользуется еще большей популярностью. Причины этого достаточно просты – такие посредники предоставляют отсрочку оплаты даже в случае, если сама авиакомпания не имеет возможности для этого. Причем, чем раньше осуществляется бронирование, тем большая отсрочка предоставляется.
Большинство агентств, помимо непосредственной возможности покупки билета, предоставляет пакет дополнительных услуг. Клиент может выбрать наиболее удобное место, получить информацию о пассажирах, оперативно оформить визу и т.д. Для того чтобы воспользоваться всеми возможностями сайтов специализированных агентств, достаточно просто следовать размещенным на них инструкциям.
Бронирование билета на самолет в авиакассах
Услуга предоставления брони на авиабилеты в кассах авиакомпаний используется в последнее время достаточно редко. Гораздо проще воспользоваться онлайн бронированием на сайтах компаний или многочисленных специализированных агентств.
Вместе с тем, широкую известность приобрел сайт, предлагающий покупку электронных билетов через интернет, находящий по адресу: Aviacassa.ru. Он работает с 2011 года, приобретя за это время огромную популярность, частью которой обязан, в том числе, и грамотному названию. Аваиакасса.ру оказывает весь спектр услуг, связанных с покупкой билетов.
Преимущества и недостатки бронирования билета на самолет
Бронирование авиабилетов через интернет (как наиболее распространенный вариант) позволяет получить ряд преимуществ:
Количество недостатков бронирования невелико:
Инструкция, как забронировать билет одним из вариантов, представлена на видео:
За кулисами резервирования авиабилетов
История
С какого-то момента стало понятно, что для успешного развития авиаперевозок необходимо создать более-менее универсальный способ общения между заинтересованными сторонами. Авиакомпании должны договариваться с аэропортами, агентства — продавать билеты, а клиенты должны платить и не жаловаться.
Развитием этого понимания стало создание Люфтганзой, Эйрфрансом и Иберией компании Амадеус, со штаб-квартирой в Мадриде, дата-центром в Эрдинге и разбросанными центрами разработки.
Вселенная системы дистрибуции расширяется, и влечёт вполне понятные последствия. Например, дата-центр через пару лет достигнет предела доступной мощности, хотя уже пользуется тремя поставщиками электроэнергии. В планах трансконтинентальная экспансия.
Созданная как GDS, компания Амадеус в настоящее время включает помимо системы резервации: управление расписаниями, инвентаризация полётов, управление аэропортом (чекин, посадка), подсчёт прибыли и пр. Так же есть попытки работать с резервацией отелей и прокатных машин.
Процесс
Амадеус работает в модели бизнеса, основанной на транзакциях. То есть клиенты платят за использованные юниты функциональности. Например, каждый раз, когда происходит резервирование билета, Амадеус получает какой-то фиксированный пирожок. Подобная плата может быть взята за печать документа, обмен билета, регистрации пассажира и пр. Конечно же, клиенты отдельно платят за разработку новой функциональности.
Доступ к продуктам осуществляется посылкой сообщений в автоматическом режиме либо с терминалов клиентов. Терминалом может быть текстовая консоль или web-сайт. При поиске или заказе билетов через интернет-поисковики запросы с серверов приходят к нам примерно в таком же виде, как если бы запрос делали вручную с терминала агентства или аэропорта. Сообщение может быть в виде TTY, EDIFACT или XML-запросом к веб-сервису.
В ответ система может отсылать электронную почту с PDF документами, печатать билеты на принтерах в аэропортах, слать SMS и просто показывать HTML-странички.
На сайте checkmytrip.com можно запросить вашу PNR введя фамилию и номер брони (6 символов).
Помимо служебных сообщений предоставляется сервис обмена персональными сообщениями между сотрудниками агентств. Был случай судебного запроса истории переписки с целю расследования сексуального домогательства.
Поток сообщений может достигать нескольких тысяч в секунду, и мы гарантируем целостность последовательности, приоритет, доставку и хранение (если требуется). Персональные данные по необходимости шифруются, номера кредиток в логах не видны.
Авиакомпаниям хочется быть огороженными друг от друга, чтобы в случае инцидента с хранилищем одних, не страдали другие. А с другой стороны, им необходимо иметь доступ к архиву партнёров и отсылать сообщения кому-нипоподя.
Разработка
Большой бизнес, понятное дело, не очень поворотлив. Если что-то работает, то лучше не трогать. Поэтому протоколы и понятия, казавшиеся адекватными на заре отрасли, с переменным успехом дожили до настоящего времени. Но над этим работает достаточно большое количество людей, стараясь обеспечить современный уровень услуг и необходимую безопасность.
Спервоначалу ядром системы было готовое программно-аппаратное решение от IBM. Впрочем, написанное на ассемблере в бородатое время до сих пор верно работает, хоть и требует значительных ресурсов на поддержку: решение дорогое, специалисты редкие. Сейчас новыми продуктами занимается центр разработки, и используются современные инструменты.
Основной язык программирования сильно нагруженных сервисов — C++. Для графических интерфейсов есть Java, web-сервисы с различными серверными решениями. Широко используется Python для создания скриптов регрессивного тестирования. На серверах трудится Linux.
Перед тем, как код попадает в продакшн, проходит обкатка на нескольких уровнях тестовых систем, которые представляют собой копии работающей системы различной степени достоверности. В эти копии направляется сохранённый реальный трафик, так что системы работают как бы в прошлом, с известным сдвигом во времени. Один из уровней — система тренинга, предназначенная для обучения персонала клиентов.
Все системы имеют разную степень критичности. Поддержкой занимаются люди, которые производят обновление системы на различных уровнях, а так же разработчики. В командах существует график недельных дежурств, в которые выдаётся мобильный телефон. В эти дежурства происходит добровольное ограничение передвижения: время реагирования на проблему включено в контракт, и в случае чего могут позвонить среди ночи на выходных, и есть какое-то малое время на подключение к чату с обсуждением сложившейся проблемы. Пример такой проблемы: AirFrance не может продавать билеты, или вообще всё сломалось.
Во время загрузки новой версии (критического) приложения комната разработчиков иногда напоминает центр управления полётами (в каком-то смысле так и есть). Мы следим за трафиком сообщений в реальном времени, и если что готовимся откатить обновление назад или подставить костыль. Иногда случаются казусы с базой данных, если обновляется схема. Отдел, который заведует установкой не всегда в курсе, что они устанавливают, поэтому разное бывает. Ещё случаются обновления конфигурации, как например появление нового клиента, с последующей настройкой маршрутизации и всего-всего.
Трактор
Центр разработки, в котором трудится ваш непокорный слуга, находится на Лазурном берегу, в парке София Антиполис — местной кремниевой долине. IT-компаниям были предложены специальные условия в этом регионе (льготное электричество, например), чем воспользовались многие известные фирмы: Intel, ARM, Inria, AirFrance, Amadeus, прочие. Кстати, имеются открытые вакансии.
На Амадеус трудится огромное количество приезжих, поэтому официальный язык внутри — английский. Хотя в столовой и за кофе французы предпочитают говорить по-французски. Но достаточно одного человека, не говорящего по-французски, и на собрании из десятков людей все переключаются на английский без проблем.
Из окна видны южные Альпы, деревушки на склонах холмов и Лигурийское море. По лесам бегают зайцы и кабанчики. Видел из окна автобуса пасущихся на газоне поросят. Скоро зима, горы наденут снежные шапки и настанет лыжный сезон. Раз в год выпадает снежок на дорогах вокруг города, чем вызывает катаклизм, потому что к гололёду никто не готов. Даже поезда.
Бронирование билетов на поезд
Бронирование железнодорожных билетов — возможность резервирования мест для пассажиров в поезде с постоплатой. При бронировании оплачивается только стоимость услуги сервиса, который самостоятельно выкупает билеты и сохраняет их для пассажиров. Оплата проездных документов осуществляется позже.
Когда можно забронировать жд билеты
Бронировать проездные документы удобно, если для их покупки недостаточно средств. Но вы переживаете, что к моменту, когда деньги появятся, все места уже будут заняты другими пассажирами. Забронировать билеты можно, начиная со старта их продаж — за 90 суток до отбытия поезда с начального пункта. Услугой нельзя воспользоваться, если до отправления осталось 25 или менее часов.
Бронирование жд билетов на Rutrip.ru
Сервис Rutrip.ru предлагает бронирование ж/д билетов с возможностью их выкупа в любое время, но не позднее, чем за 25 часов до отбытия пассажирского состава с начального пункта. Чтобы забронировать место в поезде:
1. Зайдите на сайт Rutrip.ru. Выберите пункты отправления и назначения, дату поездки. Кликните на «Найти ж/д билеты».
2. Выберите пассажирский состав, на котором поедете, нажав «Выбрать поезд».
3. Укажите количество пассажиров (взрослых, до 5 и 10 лет). В одном заказе можно оформить проездные документы на 1, 2, 3 или 4 пассажиров.
4. Определите тип вагона и нажмите «Выбрать».
5. Выберите места. Нажмите «Перейти к вводу данных».
6. Введите данные о пассажирах, включая серию и номер документов, идентифицирующих их личности. Укажите контактные данные. На указанный E-mail будет выслан контрольный купон, который нужно предъявить проводнику при посадке. Нажмите «Продолжить».
7. Убедитесь, что вы выбрали нужный маршрут, подходящие места, верно указали все данные.
8. Оставьте или уберите галочку в блоке «Выберите страховку». Обратите внимание, при отказе от страхования вы не сможете застраховаться, если передумаете позже.
9. Выберите тип услуги «Забронировать билеты». Поставьте галочку о согласии с правилами обработки данных. Затем выберите способ оплаты: банковская карта МИР, Visa, MasterCard или электронный кошелек WebMoney.
10. Оплатите услугу бронирования. Ее стоимость фиксированная — 450 рублей. Для этого введите платежные данные. При необходимости введите секретный код из СМС-сообщения.
Оплатив бронь, убедитесь, что место зарезервировано. Для этого посмотрите «Мои заказы». Рядом с билетом, который вы забронировали, должна стоять галочка с надписью «Забронирован».
Вы также получите чек об оплате услуги, который придет на электронную почту контактного лица (на E-mail, указанный при бронировании).
Место в поезде забронировано
После бронирования билетов на поезд возможно 4 варианта развития событий. Все зависит от того, изменятся ли ваши планы, и появятся ли средства для выкупа проездных документов.
Самостоятельный выкуп билета
Как только на балансе карты появились деньги, вы можете оплатить заказ. Для этого перейдите в «Мои заказы» и нажмите на кнопку «Оплатить заказ».
Оплатить покупку зарезервированных билетов можно тем же способом, который вы использовали при бронировании. При необходимости можете выбрать другой способ оплаты.
Внимание! За 10 суток и за 48 часов до отбытия пассажирского состава с начальной станции вы получите уведомление на электронную почту о скором отправлении поезда. Успейте выкупить билеты до возможной отмены брони.
Автоматический выкуп билета
Если вы не выкупили проездные документы самостоятельно, за 25 часов до отбытия поезда производится рекуррентный платеж. Он осуществляется с того счета карты (кошелька), с которого вы оплачивали бронь. При недостаточном балансе платеж не производится.
Самостоятельный отказ от брони
Если поездка отменяется, откажитесь от брони самостоятельно. Для этого посетите «Мои заказы» и нажмите «Отменить бронирование».
Затем подтвердите отказ от брони мест в поезде, нажав «Да».
После подтверждения страница перезагрузится, появится надпись «Бронирование заказа аннулировано».
Автоматическое снятие брони
Если вы самостоятельно не оплатили заказ и не отказались от брони, а на балансе карты недостаточно средств для рекуррентного платежа, бронирование снимется автоматически. Снятие происходит за 25 часов до отбытия состава с начальной станции.
Внимание! После отмены брони ранее зарезервированные места окажутся в свободной продаже. У вас еще будет возможность купить на них билет в новом заказе, если их не успеют занять другие пассажиры.
Особенности оплаты услуги бронирования жд билетов
Оплата за услугу по резервированию проездных документов составляет 450 рублей. Стоимость бронирования не возвращается. Удержанные средства сервис использует для оплаты комиссий, удерживаемых РЖД при оформлении возврата железнодорожных билетов.
Резервирование мест со страховкой и без нее
Бронируя места в поезде, заранее решите, хотите ли вы застраховать свою жизнь. Вы не сможете оформить страховку при выкупе билетов, если откажетесь от страхования. И не сможете отказаться от страховки, если выберете ее при бронировании.
Если вы запланировали семейный отпуск, но пока не можете оплатить покупку билетов на всех членов семьи, забронируйте свободные места в поезде. Мы оставим их за вами, чтобы поездка не сорвалась по причине продажи всех билетов. Оплатите заказ, когда накопите деньги, и отправляйтесь в запланированное путешествие.
C использованием
веб-системы ООО «ИМ»
Что такое резервирование билетов
Большое значение в деятельности современных туристских агентств имеет оперативная их связь между собой, c тур операторами в местах путешествия и отдыха, с гостиницами и транспортными фирмами и компаниями. Это особенно важно для розничных тур агентств, занимающихся реализацией заказных туров.
Система информационного обеспечения туристской отрасли включает: компьютерные системы бронирования и резервирования авиабилетов, глобальные распределительные системы, локальные системы бронирования туров, интегрированныe коммуникационные сети, систему электронной почты, Интернет, туристские серверы, мультимедийные и офисные технологии.
Глобальные компьютерные системы бронирования и резервирования стали внедряться на туристский рынок в массовом порядке в начале 90-x годов ХХв. Тогда несколько ведущих объединений тур агентств заявили ряду гостиничных компаний o необходимости занесения данных гостиниц в электронные сети бронирования. B противном случае они отказывались осуществлять бронирование мест в этих гостиницах.
Современная индустрия туризма за последние годы претерпела весьма существенные изменения в связи c внедрением новыx компьютерных технологий. Специфика технологии разработки и реализации тур продукта требует таких систем, которые в кратчайшие сроки предоставляли бы сведения o доступности транспортных средств и возможностях размещения туристов, обеспечивали 6ы быстрое резервирование и бронирование мест, a также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туристских услуг (параллельное оформление таких документов, как билеты, счета и путеводители, обеспечение расчетной и справочной информацией и др.). Это достижимо при условии широкого использования в туризме современных компьютерных технологий обработки и передачи информации.
Индустрия туризма настолько многолика и многогранна, что требует применения самых разнообразных информационных технологий, начиная от разработки специализированных программных средств, обеспечивающих автоматизацию работы отдельной туристской фирмы или отеля, до использования глобальных компьютерных сетей.
B настоящее время формирование тур продукта предусматривает использование глобальных распределительных систем (Global Distribution System), обеспечивающих быстрое бронирование билетов на транспорте, резервирование в гостиницах, прокат автомобилей, обмен валюты, заказ билетов на развлекательные и спортивные программы и т.д.
Современный уровень развития тур бизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристских агентств. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, o состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, списков туристов, описаний туров, гостиниц; рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, перевод экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Ехсе1, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирование документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета), выбрав оптимальный по цене вариант доставки клиентов, размещения и т. п..
2. Типы бронирования
Существует несколько типов бронирования:
Виды гарантированного бронирования:
· бронирование по предварительной оплате
· бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплата)
· бронирование под гарантию кредитной карты.
· бронирование под гарантию компании или корпорации (с которыми у гостиницы имеется соответствующий договор).
· гарантированное бронирование ваучером.
Бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплата) предполагает, что гость платит определенную сумму до заезда. Сумма аванса обычно включает в себя стоимость проживания за одни сутки + НДС. Если бронирование осуществляется на длительный срок, то предоплата может быть больше. В случае отмены бронирования (до срока, после которого начинаются штрафные санкции) предоплата возвращается, в случае, когда изменяется дата заезда (изменения должны быть заявлены заранее), предоплата переносится, в случае заезда гостя предоплата используется для оплаты за проживание и прочие гостиничные услуги. Предоплата вносится, как правило, при невозможности банковского перевода или под гарантию кредитной карты.
Бронирование под гарантию кредитной карты. Большинство компаний международных платежных систем придерживаются политики страхования гостиничных предприятий. Эти компании обязывают гостя выплачивать неустойку отелю в случае его неприбытия при гарантированном бронировании. Суть этой политики состоит в том, что до тех пор, пока бронирование не отменено (до установленного срока), гостиница имеет право накладывать на клиентов штрафные санкции, используя данные по кредитным картам. Отель должен застраховать себя от неявки клиента и соответственно от неполучения доходов. Отель просит клиента указать реквизиты кредитной карточки гостя, гарантируя себе оплату номера даже в случае неявки клиента. На имя клиента высылается бланк с просьбой заполнить и выслать его в отдел бронирования отеля. На этих условиях отель соглашается держать номер до прибытия гостя. Гость может аннулировать заказ, если видит, что не сможет им воспользоваться. В разных гостиницах сроки аннуляции заказа без штрафных санкций различны. Это зависит от спроса на услуги той или иной гостиницы. Как правило, аннуляция заказа без штрафных санкций по отношению к клиенту осуществляется не менее чем за 24 часа до заезда в гостиницу. Более поздняя аннуляция или неприбытие в гостиницу влекут за собой выплату гостинице неустойки со стороны клиента в размере стоимости проживания в заказанном номере в течение одних суток.
Еще одним видом гарантии тур агентств перед гостиничным предприятием является туристский ваучер. Этот платежный документ свидетельствует о предварительной оплате клиентом услуг размещения тур агентству. Туристский ваучер, в свою очередь, является гарантией оплаты тур-агентства гостинице за оказанные ею услуги.
Бронирование под гарантию компании или корпорации.
Различные компании, корпорации, фирмы заключают с гостиницей договоры, которые устанавливают, что всю финансовую ответственность за неприбытие своих сотрудников или клиентов несут сами организации.
В этом случае необходимо гарантийное письмо от организации, содержащее фразу: «в случае неявки (фамилия, имя клиента) и невозможности отмены бронирования до 18.00 в день заезда компания (название компании) гарантирует оплату одной ночи проживания.
Негарантированное бронирование (Non Guaranteed reservation).
Этот тип бронирования не гарантирует, что гость получит номер, а гостиница, в случае неявки гостя, оплату за забронированный номер. Если гость не прибыл до указанного срока, отель несет убытки и поэтому выставляет уже забронированный номер на продажу как свободный. Если гость прибыл после наступления часа аннуляции (обычно 18 часов), то гостиница имеет право предоставить гостю любой другой свободный номер. Гости предпочитают, как правило, негарантированное бронирование гарантированному, так как считают, что прибудут в гостиницу раньше официального часа отмены бронирования и не хотят иметь никаких обязательств. Однако ситуации с прибытием гостей в отель достаточно часто складываются таким образом, что гость опаздывает поселиться до аннуляции брони (задержка рейса, опоздание поезда), поэтому существует способ перевода негарантированного бронирования в гарантированное бронирование. Гость связывается с отелем и объясняет причину задержки, служащий отдела бронирования, действуя согласно правилам, установленным гостиницей, переводит негарантированное бронирование на гарантированное. Схема перевода выглядит примерно так.
· Служащий запрашивает имя гостя и находит информацию о бронировании в базе данных компьютера отеля.
· Запрашивает тип кредитной карты, номер, срок действия, имя владельца.
· Присваивает гостю новый номер подтверждения.
· Вносит всю необходимую информацию в базу данных компьютера отеля для изменения одного статуса бронирования на другой.
Сверх бронирование (Overbooking).
Как правило, в гостинице 20 % гостей, сделавших негарантированное бронирование, и 5 %, сделавших гарантированное бронирование, не воспользуются своим заказом, поэтому многие гостиницы, стремясь избежать убытков, принимают избыточное количество заявок на бронирование. Система сверх бронирования должна быть тщательно продумана и четко регулироваться. Необходимо знать уровень неявки по различным видам бронирования, а именно: исследовать различные группы клиентов, резервирующих номера, чтобы определить, какой процент от общего числа заказанных номеров они реально занимали ранее. Анализ видов резервирования, времени резервирования и сегментов клиентов, делающих резервирование, позволяет построить модель политики сверх бронирования. Службе бронирования следует использовать эту систему разумно и осторожно, так как случаи отказа гостям, забронировавшим ранее места в гостинице, мешают установлению долгосрочных отношений с ними, их компаниями и их туристическими агентами.
Сверх бронирование, достаточно широко распространенное за рубежом, у нас в стране применяется крайне редко, поскольку несовершенна законодательная и правовая база в этом вопросе.
Подтверждение бронирования (Confirmation reservation)
Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера (например, одноместный, люкс, апартаменты и т. п.), но если гость, особенно из числа постоянных или VIP-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. При бронировании это необходимо учесть и по возможности предоставить клиенту полюбившийся номер.
Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования в процессе работы. Официально опубликованные тарифы на размещение в данной гостинице могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании.
Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснять условия.
Процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.
При получении письма-заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк либо вносит наиболее важные данные из письма-заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы.
При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом (номер кредитной карты клиента или номер банковского перевода).
Аннуляция негарантированного бронирования. Сотрудник отдела бронирования должен запросить имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и выезда, а также номер подтверждения, если таковой существует. Эта информация помогает правильно осуществлять аннуляцию бронирования. После того как была произведена аннуляция бронирования, сотрудник отдела бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спрашивает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирование. Сотрудник должен удостовериться, что заказ на бронирование отменен и создан документ аннуляции бронирования с соответствующим номером.
Аннуляция гарантированного бронирования. Большинство компаний международных платежных систем, выдающих кредитные карты, позволяют взимать штрафы в случае неприбытия гостя только при том условии, что отель выдает особый номер аннуляции. При заблаговременной аннуляции бронирования гостем во избежание недоразумений, особенно финансовых, сотрудники отдела бронирования должны руководствоваться установленными правилами аннуляции гарантированного бронирования по кредитной карте. Они выглядят примерно так:
1. Запрашивается информация о бронировании номера. Эта информация включает в себя имя гостя, его адрес, количество забронированных номеров, даты заезда и выезда, номер бронирования. В процессе отмены бронирования гостю также сообщается номер аннуляции. Сотрудник отдела бронирования должен объяснить клиенту, что номер аннуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной аннуляции бронирования в случае возникновения каких-либо финансовых претензий со стороны отеля.
2. Отмечается, что бронирование номера аннулировано, документу присваивается соответствующий номер аннуляции, а также проставляется дата аннуляции. Если аннуляция производится не самим гостем, а по его просьбе, то проставляется имя того, кто производит аннуляцию.
3. Этот номер аннуляции бронирования вносится в общую ведомость.
Все сведения по данной аннуляции вносятся в базу данных компьютера отеля для статистики, анализа и дальнейшей выработки политики отеля в плане резервирования номеров. В автоматизированных отелях эта информация сохраняется в памяти компьютера до следующего возможного приезда гостя.
Действия по отмене бронирования, сделанного по предоплате, в разных отелях могут отличаться между собой. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции бронирования. Возможно письменное подтверждение аннуляции, высылаемое отелем в адрес клиента, тур агентства или компании. Служба, принимающая аннуляцию, должна действовать профессионально, вежливо, аккуратно и четко.
Собранная в процессе резервирования информация автоматически передается на стойку Reception. Сотрудники отдела бронирования подготавливают листы заезда на каждый день, ими пользуются сотрудники при заезде гостей.
3. Способы бронирования