что такое рабочий процесс
Sailet Blog
«Рабочий процесс» что это и как работает
Время для чтения: Приблизительно 6 минут
Чтобы хорошо понять суть этого метода, стоит знать, что это такое. В более широком смысле эта концепция описывает способ передачи информации между различными объектами, участвующими в ее обработке. В более узком смысле это поток документов между сотрудниками, которые выполняют определенный набор действий.
В случае компьютерных процессов рабочий процесс, в свою очередь, может означать автоматизацию бизнес-процессов, в ходе которых документы, информация или задачи автоматически передаются от одного сотрудника к другому на основе соответствующих процедур.
Рабочий процесс – программный процесс, который поддерживает командную работу. Прежде всего, это позволяет вам указать роли, выполняемые отдельными лицами при обработке документов, а также указать промежуточные состояния файлов.
В качестве примера, иллюстрирующего этот рабочий процесс, можно упомянуть документы, связанные с делегированием.
В приведенном примере ясно видно, что каждый этап написания связан с определенной группой людей и изменением статуса документов.
Чтобы проиллюстрировать этот процесс, очень часто используются многоцветные графики, которые просто указывают на команды задействованных сотрудников и определяют состояние документа после обработки группой.
Как работает рабочий процесс?
Как и в любой задаче, рабочий процесс также имеет специальную терминологию, связанную с разработкой задачи.
В этом процессе есть активность. Это связано с частями задачи, которые были назначены отдельным сотрудникам. Здесь можно выделить два вида деятельности: ручная, которая выполняется сотрудником, и автоматическая — выполняемая системой.
Как и любая процедура, рабочий процесс имеет свои четкие начало и конец. Первым шагом обычно является определение процесса. Здесь принимаются решения относительно задействованных команд сотрудников, характеристик проекта и разделения труда.
Начинается работа отдельных команд сотрудников над заданием. В то же время используемое программное обеспечение предоставляет другим пользователям статус действий, выполняемых в качестве приложений. В любое время система проверяет условия в пути и принимает решение относительно следующего действия.
Зачем использовать рабочий процесс?
Существует несколько причин, по которым следует использовать такую систему управления работой. Прежде всего, благодаря использованию современных технологий, не все задачи нужно выполнять руками человека. Обязательства могут быть автоматизированы, что дает компаниям возможность сэкономить время и сократить расходы, связанные с человеческим трудом.
Программы рабочих процессов также позволяют быстро устранять неполадки. Это означает, что информация о ходе процесса доступна быстрее, что позволяет немедленно реагировать на простои во время работы.
Программное обеспечение для управления рабочим процессом
Оказывается, что такая программа является не только инструментом, позволяющим обмениваться документами между отдельными сотрудниками, но и набором опций, которые дают вам возможность управлять бизнес-процессами.
Из-за множества различных типов задач такое программное обеспечение обычно предназначено для пользователей, работающих в отраслях, связанных с обслуживанием клиентов или производством. Это обусловлено тем, что деятельность таких предприятий требует очень хорошей координации и контроля состояния задач, составляющих отдельные процессы.
Что дает применение программы документооборота в компании?
Прежде всего, он предоставляет информацию о контроле и тестировании методов работы. Он показывает, кто внес изменения в данную операцию и в какое время, благодаря чему можно улучшить процесс в будущем, а также представляет текущее состояние ее выполнения. В то же время программное обеспечение рабочего процесса позволяет вам контролировать время, необходимое для выполнения задачи, и позволяет изменять план выполнения в соответствии с фактическими действиями.
Сотрудники также получают выгоду от этой программы. Каждому члену команды назначается задание, в котором упорядочены действия. Такой способ управления также дает им мотивацию для дальнейших действий, поскольку подтверждает их веру в то, что они являются звеньями в цепи важных видов деятельности. Сотрудники знают, что легко определить источник потенциальных задержек и найти человека, который несет за них ответственность.
Адаптация рабочих программ
Основой для реализации программ документооборота является знание процессов управления. На их основе разрабатываются программы, которые сразу показывают места, где необходимы модификации. Внедрение системы указывает на ее плюсы и минусы, которые при передаче программистам позволяют улучшить и адаптировать приложение. В результате они являются отличным инструментом для управления процессами и снижения нагрузки.
Как настроить рабочие процессы и добиться желаемого результата
«Пока вы продолжаете делать то, что делаете, вы будете получать то, что получаете». Хотя мнения об авторстве этой цитаты до сих пор расходятся (ее приписывают многим известным личностям, начиная от Генри Форда и заканчивая Тони Роббинсом), нельзя отрицать, что в ней имеется здравое зерно. Да, слишком часто руководители навязывают своим подчиненным одни и те же устаревшие рабочие процессы и каждый раз ждут разных результатов.
Рабочий процесс — это клей, связывающий воедино все компоненты, и именно благодаря ему задачи выполняются систематически, организованно и с минимумом ошибок.
Но в этом-то и загвоздка: рабочий процесс — это не та вещь, которую можно один раз настроить и забыть. Рабочие процессы необходимо постоянно оценивать, чтобы понять, что именно в них не работает, а затем использовать эту информацию для создания системы, более близкой к идеалу. Потому что постоянны только перемены, и рабочие процессы должны подчиняться этому же правилу.
Как вы собираетесь выявить свои рабочие процессы, а затем внести в них изменения? В этой статье есть все, о чем вам нужно знать.
Что такое рабочие процессы?
Глоссарий Болдриджа дает следующее определение: «Термин “рабочие процессы” относится к важнейшим внутренним процессам создания ценности. Эти процессы охватывают большую часть персонала компании и приводят к созданию ценности для клиентов, акционеров и других заинтересованных лиц».
Если вы хотите свести это к более понятному объяснению, вот вариант попроще: рабочие процессы — это стандартные способы достижения важных целей.
Составляете ли вы отчет или запускаете новый продукт, у вас всегда будет систематизированный поток информации и стандартный набор задач, которые должна выполнить ваша команда.
Но почему эти процессы так важны? Они помогают согласовать работу участников команды, и благодаря им каждый знает, что ему нужно сделать и как его часть работы укладывается в общую картину.
«Чтобы участники команды могли выполнить определенные задачи, им необходимо оперативное руководство. Это может быть инструкция или человек, который скажет точно, что и когда нужно делать, — объясняет Уоттс Хамфри в своей статье для Института программирования Университета Карнеги-Меллон. — В этом и заключается роль операционного процесса. Он дает простое и краткое описание этапов выполнения конкретного рабочего задания».
Однако процессы не могут быть жесткими и неизменными — они должны меняться по мере того, как меняется ваша команда, поставленные перед ней цели и доступный набор ресурсов. Но прежде чем корректировать рабочие процессы, нужно выявить процессы, которыми вы пользуетесь сейчас.
Как выявить текущий рабочий процесс
Некоторые считают, что определить, как выполняется та или иная задача, очень легко. Но вы не представляете, какой объем информации остается невысказанным и не задокументированным, особенно если в команде есть сотрудники с большим опытом, знающие, как лучше выполнить ту или иную задачу, не заглядывая в инструкции.
Поэтому, чтобы пролить свет на ваши текущие процессы, потребуются определенные усилия. Давайте посмотрим, как это обычно делается.
1. Заручитесь поддержкой команды
Ваша главная цель — углубленное представление о методах выполнения задач и потоках информации в команде, а не поверхностный взгляд с начальственного места. А это значит, что вам нужно очень тесно взаимодействовать с участниками команды, чтобы понять, как именно они работают. Ведь это им изо дня в день приходится полностью погружаться в процессы.
«Начните с известного бизнес-процесса, например, с получения денег от клиентов и последующей оплаты счетов, — объясняет Уилл Бахман, соучредитель Umbrex и специалист по бизнес-операциям, прошедший обучение в Глобальном институте McKinsey. — А затем попросите сотрудника, занимающегося сбором денег, чтобы он описал свою часть процесса шаг за шагом. Как только он упомянет о полученных от кого-либо данных, сразу спрашивайте: “А где вы берете эти информацию? Кто вам ее дает?”».
Затем вы идете к упомянутому сотруднику и задаете ему те же самые вопросы. «Продолжайте двигаться по цепочке, пока не доберетесь до специалиста по сбыту, который продал продукцию», — советует Бахман.
Такой подход кажется очень прямолинейным. Но вы не представляете, сколько менеджеров не смогли получить нужную информацию от участников своей команды перед внедрением нового процесса. Потратьте время на эту «игру в догонялки», и она поможет вам лучше понять текущие рабочие процессы.
2. Составьте блок-схему
Используя сведения, собранные на первом этапе, создайте визуальное представление рабочего процесса.
«Начните с простой блок-схемы, — советует Айлин Маркус, учредитель и генеральный директор Aligned Workplace. — Именно составление схемы поможет вам обнаружить неувязки и спланировать механизм внедрения изменений».
Так что не бойтесь проявить свои творческие способности и буквально нарисовать ваш процесс. Такое визуальное представление очень поможет вам на следующих этапах.
3. Найдите проблемные места
Помните, что ваша цель — не только понять ход рабочего процесса, но и его улучшить. То есть, кроме выявления рабочего процесса надо выявить места возникновения потенциальных проблем.
Два предыдущих этапа очень хорошо помогают находить возможные упущения и наличие участков, где работа идет не по плану.
Рассмотрев приведенный выше пример сбора денег, мы видим, что сотрудница, ответственная за использование этих средств для оплаты счетов, испытывает постоянные трудности с получением разрешения от сотрудника, собирающего деньги с клиентов. Ей приходится сталкиваться с этой проблемой месяц за месяцем, и это сильно замедляет ее работу.
Задокументируйте эту проблему (и все остальные проблемы, которые сможете выявить!), чтобы избавиться от нее при планировании нового процесса.
«Задокументировав проблемы и зная, где именно они возникают, вы сможете обойти проблемные места и развеять тревоги сотрудников, что очень важно при внедрении нового процесса», — утверждает Маркус.
Создание более эффективного процесса
Теперь, когда вы получили представление о том, как выглядит ваш текущий рабочий процесс, и выявили все участки, нуждающиеся в улучшении, пора переходить к следующему этапу: созданию более успешного рабочего процесса и устранению операционных проблем, замедляющих работу команды.
1. Задавайте вопросы
Как и при выявлении текущего процесса, вашим первым шагом в проектировании нового рабочего процесса должно стать общение с участниками команды.
Поговорите с ними откровенно. Почему возникает то или иное препятствие? Есть ли что-то, что необходимо им для нормальной работы, но они этого до сих пор не получили? Что могло бы сделать их работу проще?
Поняв, в чем заключаются их проблемы, почему они возникают и как их можно решить, вы сможете спроектировать и внедрить новый процесс таким образом, чтобы действительно устранить источники проблем, а не создать видимость устранения.
2. Составьте новую блок-схему
Когда вы приступаете к планированию нового рабочего процесса, создание очередного визуального представления поможет вам убедиться, что проблемы, выявленные в ходе предварительного изучения, будут успешно разрешены.
Но не впадайте в заблуждение, считая, что этот процесс непременно должен быть очень сложным или тщательно оформленным. Если вам удалось перенести его на бумагу так, что он достаточно понятен для вас и для вашей команды, значит, вы все делаете правильно.
«Планируйте рабочий процесс, как если бы вы создавали новую компанию с неограниченными ресурсами», — советует Дэниел Фейман, управляющий директор Build it Backwards. Это поможет вам забыть о ваших ограничениях при составлении блок-схемы, и вы сможете спланировать процесс, который действительно улучшит методы работы вашей команды.
3. Двигайтесь в обратном направлении
Выстроить новый процесс с нуля может быть довольно сложно. Самый умный способ это сделать — двигаться в обратном направлении.
«Начните с конечной цели или результата и задайте себе вопрос: “Что мы должны сделать, чтобы это получить?” — советует Майкл Клинган, основатель The Claymore Group. — Последовательно примените этот же подход ко всем задачам, которые требуется решить, пока не распланируете весь процесс. То есть, планирование должно вестись от конца к началу».
Допустим, вы расписываете процесс создания статьи для блога, над которой работает вся творческая группа. Вместо того, чтобы начинать с начала, начните с конечного результата: опубликованной статьи. Какой этап предшествует публикации? Включение этой статьи в график публикаций. А до этого? Поисковая оптимизация. А еще раньше? Добавление иллюстраций.
Продолжайте двигаться от более позднего этапа к более раннему, пока не доберетесь до начала — выбора идеи для статьи.
Когда черновик нового процесса будет готов, Клинган рекомендует проверить его и улучшить, обдумав три следующие ситуации:
4. Сократите объем
Даже если вы последовали всем вышеперечисленным рекомендациям, ваш процесс может получиться слишком объемным и сложным.
«Большинство процессов можно выполнить не более чем в шесть этапов, даже с учетом всех сложностей и промежуточных стадий», — утверждает Маркус.
Поэтому так важно попытаться сократить объем процесса, чтобы сделать его как можно более удобным. «Всегда лучше, если вам придется в течение нескольких часов вводить информацию на веб-сайте, чем если вы разработаете очень эффективный процесс, предусматривающий в течение такого же времени ввод информации с телефона», — приводит пример Бахман.
Совет. Ищите участки, где вы выполняете какую-то задачу, просто потому, что привыкли ее выполнять — возможно, от этой задачи можно и вовсе отказаться.
Совет. Ищите участки, где на каком-то этапе процесса задействовано слишком много исполнителей. Обычно, чем меньше людей привлечены к выполнению одной конкретной задачи, тем лучше.
Совет. Все время спрашивайте себя, нет ли лучшего способа сделать эту работу. Если работа выполнена, это вовсе не значит, что она была сделана наиболее удобным и эффективным методом. Проверки и обучение — это единственный способ улучшить ваши будущие процессы.
Упрощение перехода: как внедрить новый процесс?
Хотя новый процесс для того и создается, чтобы помочь участникам вашей команды работать успешнее и решить проблемы, с которыми они сталкиваются постоянно, вам придется преодолевать их сопротивление. Когда вы объявите команде о вводе нового улучшенного процесса, кто-то наверняка будет сомневаться, а кто-то останется недоволен.
Поэтому очень важно открыто обсудить с коллегами все нововведения и привлечь их к участию в разработке нового процесса, как было описано выше.
Прежде чем внедрять новые методы работы, организуйте совещание со всеми участниками команды, которым придется работать по-новому. Объясните им, в чем заключается необходимость перемен, убедите, что вы сможете решить все проблемы и устранить затруднения, которые смогли выявить, а затем предложите им задать вопросы о новом процессе и внести собственные предложения.
Чем лучше сотрудники будут понимать, для чего совершаются перемены и какая в них польза, тем скорее они пойдут вам навстречу и успешнее адаптируются к новым методам работы.
В заключение
Ваши рабочие процессы — это способы, с помощью которых команда достигает своих целей. Но их нельзя просто настроить и забыть, потому что в нашей работе постоянными могут быть только перемены.
Одни участники команды уходят, другие встают на их место. Одни инструменты и технологии устаревают, и им на смену внедряются новые. Цели и вовсе меняются постоянно. Неспособность адаптироваться и привести рабочие процессы в соответствие с изменениями может стать причиной разочарований, неорганизованности и споров.
Не надо надеяться, что участники команды как-нибудь приспособятся сами, и что процессы будут оптимизироваться сами собой по мере появления новых и новых изменений. Вы должны проактивно управлять изменениями, выявляя текущие процессы и разрабатывая новые, чтобы помочь команде выполнять свои задачи самым оптимальным и предсказуемым способом.
Чтобы подвести итог, напомним схему действий.
Используйте эту информацию для уточнения ваших текущих процессов и вносите все необходимые изменения, чтобы ваша команда смогла действовать эффективно и организованно, какие бы сложные задачи ей ни пришлось выполнять!
Об авторе.
Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse и для The Everygirl и живет активной жизнью в Интернете.
Создавайте чёткие, повторяющиеся процессы за 7 простых шагов
Термин «рабочий процесс» неоднозначен. Для одних рабочий процесс — это процесс как таковой, для других — способ организации информации.
Расплывчатость этого термина имеет реальные последствия. Отсутствие ясности в том, что такое рабочий процесс, вносить путаницу в саму работу, а это приводит к снижению её эффективности. Например, среднестатистический работник интеллектуального труда тратит 60% своего времени на работу по организации работы — поиск информации или отслеживание статуса работы. При этом каждую неделю срываются более четверти всех сроков выполнения работы. Несмотря на то, что мы упорно трудимся и заняты целый день, мы всё равно не успеваем и часто отстаём от графика.
Что-то здесь не так.
Именно здесь на помощь приходят рабочие процессы и понимание их сущности. Чётко зная, что такое рабочий процесс и как его реализовать, вы сможете эффективно организовать работу своей команды, достигать целей проектов и формировать эффективные процессы, которые будут служить вам долгое время. Узнайте, как это делается.
Что такое рабочий процесс?
Рабочий процесс — это комплексный процесс, который помогает командам достигать своих целей, своевременно связывая соответствующих людей с данными, которые им нужны. После его внедрения рабочий процесс помогает организовывать информацию не только понятным, но и воспроизводимым образом.
Эффективный рабочий процесс включает в себя семь шагов, которые можно условно разделить на три этапа — планирование, выполнение и анализ.
1. Формирование идей и сбор информации
3. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами
4. Проработка и анализ
5. Отслеживание хода выполнения
Когда следует создавать рабочий процесс?
Рабочие процессы дают наибольший эффект на уровне команды или подразделения. При правильном подходе рабочие процессы обеспечивают чёткость, необходимую вашей команде, чтобы быстрее достигать целей.
Эффективный рабочий процесс можно выстроить для ограниченных по времени инициатив с конечной целью (например, маркетинговых кампаний, программ адаптации новых сотрудников и закупок), а также для повторяющихся процессов и всегда актуальной работы (например, контент-календарей, запросов в отдел ИТ и отслеживания ошибок).
В чём заключается важность рабочих процессов?
Несмотря на то, что каждый рабочий процесс уникален, все они собираются из одних и тех же блоков, как в конструкторе «Лего». Эти основные компоненты обладают достаточной гибкостью, чтобы удовлетворить потребности любой команды или организации. Важнейшей частью является кодификация жизненно важных бизнес-процессов для создания структуры в рамках организации. Когда вы это сделаете, никто не будет задаваться вопросом, каким будет следующий шаг или кто управляет той или иной частью проекта. Устранение этой неопределённости имеет решающее значение.
Такой уровень структуризации позволяет обеспечить ощутимые преимущества для вашей команды, в том числе:
упрощение координации между участниками команды проекта;
рост производительности (без дополнительных затрат и снижения качества);
повышение прозрачности проектов;
расширение возможностей руководителей для принятия более разумных решений, поскольку всё отслеживается в одном месте;
уход от сбора информации вручную и дублирования работы;
устранение разрозненности данных путём их группирования в централизованном источнике достоверной информации;
чёткое представление о том, как работа отдельных сотрудников способствует реализации более глобальных целей и задач;
уход от работы вслепую и высвобождение сотрудников;
ликвидация спонтанных процессов и одноразовых систем с их заменой централизованным источником информации.
Вместо того чтобы каждый раз заново изобретать велосипед, используйте рабочие процессы, которые помогут вашей команде действовать эффективнее и лучше адаптироваться, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом.
Три основных преимущества чётких рабочих процессов
Может показаться, что организация рабочего процесса требует много усилий, но чётко определённые, повторяющиеся процессы являются ключевым фактором роста. Эффективный рабочий процесс позволяет избавиться от работы по организации работы, сократить путаницу, повысить прозрачность и способствует вовлечённости. Первоначальные вложения сэкономят вам массу времени и уберегут от стресса в будущем.
Прозрачность в реальном времени
Ни для кого не секрет, что получение действенных сведений в режиме реального времени повышает эффективность работы команды. Получить эти сведения не всегда просто, но именно здесь на помощь приходят рабочие процессы.
Эффективный рабочий процесс своевременно сводит соответствующих людей с нужной им информацией. Такой уровень связности повышает прозрачность внутри проектов и между ними: все ваши сотрудники точно знают, кто, что и к какому сроку делает и почему это важно. В частности, такой уровень прозрачности помогает:
получать практические сведения в режиме реального времени для повышения эффективности работы команды;
точно планировать, выделять ресурсы, а также увеличивать или уменьшать объём работ по мере необходимости;
информировать руководство и заинтересованных лиц из других подразделений о ходе проекта;
сокращать задержки и добиваться более качественных результатов;
получать общее представление о процессах в проекте, чтобы понимать, выявлять и диагностировать проблемы.
Согласованность действий внутри коллектива и между разными командами
Чётко сформулированные рабочие процессы обеспечивают ясность и необходимый контекст при взаимодействии нескольких разных команд. При наличии у вас сети связанных проектов или инструментов команды из разных подразделений чётко видят, как и почему выполняется та или иная работа.
Хорошие инструменты управления работами позволяют формулировать и совместно использовать рабочие процессы независимо от того, участником какой команды вы являетесь. При этом формируется единый источник достоверной информации для всей работы и данных, устраняется разрозненность групп и облегчается сотрудничество. Кроме того, соединение отдельных инициатив с более масштабными рабочими процессами компании даёт участникам чёткое представление о наиболее важной работе. Благодаря тому, что все сотрудники понимают это, каждый может сосредоточиться на наиболее приоритетной работе, которая приносит наибольшую отдачу.
Повышение эффективности работы
Рабочие процессы систематизируются с помощью форм приёма запросов на выполнение работ, автоматизации и шаблонных проектов. Автоматически связывая людей с нужными им данными, вы повышаете эффективность и производительность. Эффективный рабочий процесс исключает работу по организации работы и стимулирует команду. Когда у сотрудников есть нужный контекст, они могут сосредоточиться на самом главном, чтобы добиться наибольшего эффекта. Кроме того, повышение прозрачности благодаря интеграции между бизнес-инструментами снижает затраты времени на переключение между ними.
Как рабочие процессы соотносятся с другими бизнес-процессами
При построении рабочего процесса в него обычно включаются различные бизнес-процессы. Вот как рабочие процессы отличаются от этих методов и соотносятся с ними:
Рабочие процессы и управление бизнес-процессами (BPM)
Бизнес-процесс — это последовательность задач. Управление бизнес-процессами (BPM) — это процедура объединения задач в важные инициативы эффективным и результативным способом.
При создании рабочего процесса, по аналогии с бизнес-процессами, происходит критическое осмысление вопросов организации работы и улучшения процессов. Главное отличие между ними заключается в том, что рабочие процессы направлены на создание повторяющихся, устойчивых бизнес-процессов.
Рабочие процессы и контрольные списки
Контрольный список или список дел — это перечисление того, что вам нужно сделать. Контрольный список проще, чем бизнес-процесс, поскольку приведённые в нём задачи зачастую содержат работу из разных инициатив в произвольном порядке.
Контрольные списки можно использовать как часть рабочего процесса, чтобы ничего не упустить. Контрольные списки и рабочие процессы — это простые, но действенные инструменты, которые при совместном использовании помогают вашей команде добиться наилучших результатов в работе. Стремитесь включить контрольные списки в свои комплексные рабочие процессы, чтобы помочь команде достичь поставленных целей.
Рабочие процессы и диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — это визуальный инструмент управления проектами, который показывает хронологию проекта в виде горизонтальной гистограммы. Каждая столбик на диаграмме Ганта представляет собой этап процесса. Длина столбика обозначает время выполнения работы.
Диаграммы Ганта — это отличные визуальные инструменты управления проектами, которые чаще всего используются для отслеживания инициатив, привязанных ко времени, таких как планирование мероприятий или запуск продукта. Также можно создать рабочий процесс, чтобы превратить разовый проект в повторяющуюся процедуру для последующего использования. Если вы создаёте рабочий процесс для планирования мероприятий или запуска продукта, использование диаграмм Ганта и других визуальных программ управления проектами, таких как Канбан-доски, поможет вам быстрее достигать поставленных целей.
Рабочие процессы и блок-схемы
Блок-схемы — это хороший способ последовательной визуализации этапов процесса. Например, блок-схема может показать взаимосвязь между пятью этапами проекта или помочь вам визуализировать причинно-следственные связи, влияющие на него.
Чтобы наглядно представить общую картину, полезно изобразить семь этапов рабочего процесса в виде его блок-схемы или диаграммы. Хорошо разобравшись в основных этапах рабочего процесса, воплотите его в жизнь с помощью платформы управления совместной работой в режиме реального времени.
Рабочие процессы и управление работами
Рабочие процессы являются ключевым элементом управления работами. Исходя из этого, в хороших инструментах управления работами есть всё необходимое для организации таких процессов в группах или подразделениях, чтобы координировать людей и их деятельность на всех уровнях организации. Ведь именно рабочие процессы поддерживают управление работами и гарантируют, что у каждого есть доступ к информации, необходимой для выполнения самых важных задач.
Управление работами — это систематический подход к упорядочиванию рабочих процессов организации в целях обеспечения прозрачности, необходимой командам для ускоренного достижения своих целей. Это координация людей и их деятельности на всех уровнях организации для обеспечения каждому доступа к информации, необходимой для выполнения наиболее значимой работы.
Примеры рабочих процессов
Прежде чем мы приступим к рассмотрению преимуществ определённых рабочих процессов и построению своих, давайте изучим несколько примеров таких процессов.
Рабочий процесс обратной связи с клиентами
Формирование идей и сбор информации: клиент отправляет тикет, запрос или отзыв.
Приём запросов: запрос обрабатывается в системе взаимодействия с клиентами, например в Zendesk.
Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами: запрос автоматически направляется в соответствующую группу. Например, если это запрос на продажу, он направляется в Salesforce для обработки отделом продаж. Кроме того, тикеты и отзывы передаются во внутренние группы, которые работают в таких инструментах управления работами, как Asana.
Проработка и анализ: группа работает над решением проблемы клиента.
Отслеживание хода выполнения: интеграции, работающие в режиме реального времени, оптимизируют и автоматизируют процессы, идущие между группами. Вместо того чтобы вручную рассылать оповещения или дублировать работу между инструментами, можно использовать такие интеграции, как Asana для Zendesk, чтобы обеспечивать своих сотрудников самой актуальной информацией на рабочем месте.
Согласование: окончательное решение доводится до отправителя через отдел по работе с клиентами. При необходимости изменения документируются. Если запрос не был удовлетворён в полной мере, группа возвращается к четвёртому шагу (проработка и анализ), чтобы ещё раз взглянуть на ситуацию.
Отчётность: данный конкретный запрос учитывается как часть общего рабочего процесса и влияет на оценку общего результата процесса обратной связи с клиентами.
Рабочий процесс управления кампаниями
Формирование идей и сбор информации: группа собирается в полном составе с целью коллективного обсуждения идей для новой кампании.
Приём запросов: совместно со специалистами из возглавляемой им команды руководитель проекта создаёт задания для всех творческих материалов, необходимых для кампаний — анимации, изображений, видео, контента и т. п.
Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами: прежде чем определять приоритеты проектов и задач, руководитель проекта анализирует каждый элемент кампании, чтобы понять, как всё сочетается друг с другом. Затем он создаёт основной календарь кампании, чтобы все сотрудники получали представление о её ходе.
Проработка и анализ: когда все планы будут готовы, можно давать зелёный свет на создание творческих материалов. Внешние исполнители и участники группы приступают к работе. Если для подготовки необходимых материалов требуется дополнительное время, рабочий процесс возвращается на этап их производства.
Отслеживание хода выполнения: пока его команда занята делом, руководитель проекта отслеживает прогресс с помощь платформы для управления работами. Если сотрудник сталкивается с проблемой или ожидаемые результаты задерживаются, руководитель может вмешаться и устранить препятствия.
Согласование: когда всё будет готово, руководитель проекта принимает работу. Кампания запускается.
Отчётность: независимо от результата кампании всегда есть чему поучиться. Руководитель проекта погружается в аналитику, опрашивает участников своей группы и выясняет, что получилось, а что можно улучшить.
Рабочий процесс планирования целей
Формирование идей и сбор информации: руководство компании решает, как часто организация будет устанавливать цели и ключевые результаты (OKR). Для отслеживания работы приобретается система управления целями.
Приём заявок: руководитель группы, её участники и главные заинтересованные лица проекта совместно работают над идеями предстоящих целей.
Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами: руководитель группы вырабатывает набор задач на следующий период. В идеале каждая задача должна способствовать достижению вышестоящей цели, создавая чёткость и согласованность.
Проработка и анализ: когда сотрудники знают, чего нужно достичь, они могут приступать к работе. С помощью платформы для управления работами они могут связать свой повседневный труд с более широкими целями, чтобы каждый знал, какая работа является наиболее приоритетной.
Отслеживание хода выполнения: пока группа занята делом, её руководитель следит за ходом работы. Если прогресс замедляется или сроки срываются, он может вмешаться и устранить препятствия. И руководитель, и сотрудники регулярно публикуют обновления статуса через платформу для управления работой.
Согласование: сотрудники постепенно завершают работу. Менеджеры проверяют её, а затем принимают или запрашивают изменения при необходимости.
Отчётность: по окончании каждого периода руководитель группы рассматривает стоявшие перед ней задачи. Он анализирует, что получилось, а что не удалось в течение периода достижения цели. В будущем команда постарается удвоить свои преимущества и укрепить слабые места.
Семь шагов по созданию эффективного рабочего процесса
Семь шагов по созданию эффективного рабочего процесса делятся на три стадии: планирование, выполнение и анализ. Эти действия помогут вам организовать работу так, чтобы этот процесс был не только понятным, но и повторяемым.
Почему именно семь шагов?
Рассматривайте эти семь шагов как шаблон рабочего процесса, позволяющий добиться максимального эффекта, сводя при этом к минимуму работу по организации работы. Рабочие процессы создают основу, позволяющую команде сразу приступать к делу, чтобы не приходилось начинать каждый проект, тратя несколько часов или даже дней на сбор информации, ненужные совещания и многократную передачу одних и тех же сведений. Семь этапов рабочего процесса снабжают вашу команду данными, информацией и ресурсами, необходимыми для запуска проекта. Они создают чёткий план действий и гарантируют, что все сотрудники понимают, какая работа должна быть выполнена и в какие сроки.
Почему именно семь шагов?
Рассматривайте эти семь шагов как шаблон рабочего процесса, позволяющий добиться максимального эффекта, сводя при этом к минимуму работу по организации работы. Рабочие процессы создают основу, позволяющую команде сразу приступать к делу, чтобы не приходилось начинать каждый проект, тратя несколько часов или даже дней на сбор информации, ненужные совещания и многократную передачу одних и тех же сведений. Семь этапов рабочего процесса снабжают вашу команду данными, информацией и ресурсами, необходимыми для запуска проекта. Они создают чёткий план действий и гарантируют, что все сотрудники понимают, какая работа должна быть выполнена и в какие сроки.
Рабочие процессы фиксируют повторяющиеся действия, чтобы не нужно было каждый раз заново изобретать колесо. Для того чтобы рабочий процесс был эффективным, его следует сформировать в общем инструменте, который отслеживает информацию в режиме реального времени.
В приведённом ниже примере мы покажем, как создать рабочий процесс в Asana. Если вы не знаете, с чего начать, посмотрите, как программное обеспечение управления рабочими процессами своевременно предоставляет сотрудникам нужную им информацию, чтобы коллективы могли сосредоточиться на конечном результате.
Шаг 1. Формирование идей и сбор информации
Любой рабочий процесс начинается с идеи. Иногда идеи возникают в готовом виде, в других случаях команда приступает к новой, захватывающей инициативе, руководствуясь лишь общими принципами.
На данном этапе рабочего процесса выполняется сбор неструктурированной информации и проводится коллективное обсуждение идей для проекта. Прежде чем переходить к следующему шагу по возможности учтите любые препятствия, ограничения или требования проекта.
Например, давайте рассмотрим рабочий процесс веб-производства. Вице-президент по маркетингу обращается к вашей творческой группе с просьбой полностью переделать главную страницу сайта компании. Прежде чем передать проект в работу, он делится своим видением того, как должна выглядеть и работать главная страница. На данном этапе рабочего процесса вы с командой проводите коллективное обсуждение некоторых первоначальных идей, черпаете вдохновение из главных страниц других сайтов и создаёте первоначальные макеты в своём инструменте для коллективных обсуждений — Miro.
Шаг 2. Приём запросов
Сформировав общее представление о том, над чем вы работаете, уточните детали и составьте план проекта. На данном этапе рабочего процесса не забудьте учесть все необходимые данные, информацию и потребности бизнеса. Это позволит обозначить процесс, который вы строите, заинтересованные стороны проекта, которые вы привлечёте, и работу, которую вы в конечном итоге выполните.
Создайте черновик устава проекта или преобразуйте имеющийся у вас устав в проектное задание
Создайте план проекта, а также общую хронологию проекта, и поделитесь ими
Все указанные материалы применяются далеко не в каждом рабочем процессе, однако необходимо подготовить достаточно сведений для дальнейшей работы над проектом. Избавьтесь от необходимости снова и снова прояснять различные аспекты и запрашивать дополнительную информацию.
Продолжаем наш пример по рабочему процессу веб-разработки. Отталкиваясь от итогов проведённого коллективного обсуждения, вы готовите творческое задание. Используя такой инструмент управления работами, как Asana, вы переносите свои наработки из Miro в задание и объединяете их с другими сведениями о проекте, например с планом обмена информацией.
3. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами
Завершив разработку плана проекта, можно приступать к его воплощению в жизнь. Этот процесс начинается с распределения ресурсов. Для того чтобы эффективно расставлять приоритеты и распределять работу в зависимости от возможностей команды, все процессы должны быть прозрачными.
Эффективные рабочие процессы — это не только повышение производительности и выполнение как можно большего объёма работы, но и создание пространства для творчества. При успешной реализации управление загрузкой максимально повышает производительность сотрудников и устраняет путаницу, в результате чего вы с командой в конце каждого дня будете чувствовать себя удовлетворёнными, а не перегруженными.
Чтобы сделать этот этап рабочего процесса повторяемым, его необходимо автоматизировать. Как только вы получите чёткое представление о возможностях каждого сотрудника, используйте автоматизацию рабочих процессов для точной передачи работы нужному коллеге. Уточните приоритет каждого проекта и предоставьте коллективу возможность корректировать сроки, если это необходимо, чтобы обеспечить выполнение работы с максимальной отдачей.
В нашем примере у вашей творческой группы есть проект по запросам на творческие работы в Asana. При поступлении запроса автоматизированные рабочие процессы направляют работу соответствующему сотруднику. Каждая инициатива имеет соответствующий уровень приоритета, поэтому участники группы знают, на чём им следует сосредоточить свою энергию. В этом же инструменте можно контролировать загрузку коллектива, чтобы при необходимости можно было переназначить работу или изменить её график.
4. Проработка и анализ
Это главная часть «работы» в вашем рабочем процессе — определение ожидаемых результатов проекта, анализ и выполнение циклов обратной связи, а также получение отзывов через процедуру согласования с заинтересованными лицами.
Без упорядоченного рабочего процесса большая часть этой работы выполняется вручную, в связи с чем бывает трудно своевременно найти нужный файл. Поиск документов или получение согласований отнимает огромное время, которое тратится совершенно непродуктивно. Поэтому хранение этой информации в едином источнике сокращает объём ненужной работы у всех сотрудников.
Когда информация и файлы хранятся в одном месте, люди тратят меньше времени на работу по организации работы и больше времени уделяют реальным задачам. Теперь можно приступать к действию, используя автоматизацию для получения необходимых сведений в нужное время.
Продолжаем наш пример по рабочему процессу веб-разработки. После распределения работы ваши дизайнеры создают в Figma макет новой домашней страницы сайта, который затем прикрепляют к проекту. С помощью функции «Корректировка» заинтересованные лица комментируют PDF-файлы, оставляя конкретные отзывы о том, что работает, а что нет. После того как заинтересованные лица проекта одобрят дизайн, его можно будет передать команде веб-разработчиков, не дублируя работу. Вместо этого всё необходимое хранится в проекте запроса на творческие работы и в проекте веб-производства, поэтому все работают на основе самой актуальной информации.
5. Отслеживание хода выполнения
Важнейшей частью любого рабочего процесса является согласованность действий всех участников группы в отношении работы. Слишком часто данные бывают разбросаны по разным инструментам, и чтобы отчитаться о ходе проекта, приходится переключаться между ними и вручную собирать информацию в одном месте. Но ручное выполнение одних и тех же действий — это пустая трата времени, а лишние совещания по статусу никому не нужны.
Вместо этого делитесь обновлениями статуса проекта там, где идёт работа, чтобы у всех был необходимый контекст. Если ваш проект идёт не по плану, отчёт о состоянии работ позволит заинтересованным лицам узнать о задержке и о том, как вы собираетесь устранять все препятствия.
Например, многие заинтересованные лица вовлечены в рабочий процесс веб-производства — в конце концов, изначально эта инициатива была предложена вице-президентом по маркетингу. Однако заинтересованным лицам проекта не нужно сообщать о каждой мелочи или неровности на пути к успеху. Вместо этого вы делитесь с ними еженедельными обновлениями статуса проекта, добавляя контекст и ссылаясь на задачи и этапы, которые выполнила ваша группа.
6. Согласование
Иногда вам не хватает одного последнего согласования, однако у этого процесса есть свои подводные камни. Зачастую руководители высшего звена очень заняты и не могут уделить вам время, даже если вам нужно всего лишь быстрое одобрение. В таком случае рабочий процесс согласования автоматизирует этот шаг, делая его понятным и простым для заинтересованных лиц, поэтому им будет проще дать своё окончательное благословение.
В нашем примере ваша новая домашняя страница уже готова, но для перехода на новый дизайн вам нужно одобрение вице-президента по маркетингу. Поэтому вы отправляете ему запрос на утверждение, отличный от обычной задачи. Из этого уникального уведомления он узнает, что именно вам от него нужно, и сможет быстро отреагировать соответствующим образом. Вы получаете требуемое одобрение в один клик и запускаете свою главную страницу в срок.
7. Отчётность
Независимо от того, будет ли проект ошеломляюще успешным или столкнётся с некоторыми препятствиями на пути, из каждой инициативы всегда можно извлечь массу полезного опыта. Последний шаг рабочего процесса — это отчёт о проделанной работе и погружение в аналитику с целью узнать, что получилось, а что можно улучшить. Это поможет вам оптимизировать будущие проекты или даже усовершенствовать текущий рабочий процесс.
Завершаем наш пример. Ваша домашняя страница запущена — поздравляем! Последний шаг — следить за тем, как она работает, и сообщать о её развитии. В следующий раз, когда вам понадобится запустить веб-страницу, воспользуйтесь полученными в ходе этого проекта знаниями, чтобы сделать свою работу ещё лучше.
Выстраивание совместных цифровых процессов
Как сказал Ральф Уолдо Эмерсон: «Жизнь — это путешествие, а не пункт назначения». То же самое справедливо и в отношении рабочих процессов. Сосредоточив внимание на процессе работы и улучшив его, вы сможете снабдить сотрудников инструментами и информацией, необходимыми для достижения успеха.