что такое рабочий план проекта

Планирование проектов в организации (часть 4)

Я продолжаю цикл публикаций о Pulse Management — Управление проектной организацией (Метод Пульса). В этой статье я расскажу о самой «вкусной» части: Планирование проектов. Планирование — это самая простая и самая сложная часть любого проекта основанного целью которого является создание интеллектуальной собственности. Простая — потому что «берешь алгоритм действий и пошел планировать», а сложная — потому что дьявол в в деталях о которых мы постоянно забываем.

Напомню содержание предыдущих серий на которых базируются выкладки в этой статье:
Модель организации, принципы Метода. и Правила управления целями. И вот, когда мы определились с тем ставить цели, и выбрали цель самое время разобраться с планированием проектов.

Планирование

План никогда не соответствует реальности, но важно его иметь, чтобы хоть как-то снизить неопределенность и уменьшить угрозы. И планировать нужно базируясь на следующих принципах:

Принципы планирования

Два уровня планирования

Исходя из принципов планирования и внешних обязательств Организации необходимо применять два уровня планирования:

Уровень планирования проектов обеспечивает планирование очерёдности выполнения работ Организацией, задаёт понятные фокусирующие цели и обеспечивает контроль исполнения обязательств.

Уровень тактического планирования спринтов обеспечивает короткие и понятные цели для сотрудников реализующих проект и учитывает высокую неопределённость способа реализации.

Планирование это процесс

Планирование, как процесс, не должен ограничиваться сессиями в формате “сделал и забыл”. Это процесс, требующий столько же усилий, как и проектирование Продукта. Планирование и выбор приоритетов будущих работ должно происходить в то время, пока текущие работы ещё не
завершены. Планированием можно заниматься только выйдя из “создающего потока” – Потока Реализации в Поток Управления.

Правила:

Планирование проектов

Когда вы строите расписание проектов, вы программируете принятие решений в Организации на длительный период. Имея календарное расписание проекта и очерёдность выполнения задач, не
требуется тратить усилия на выбор самой важной и приоритетной задачи каждый раз, когда это необходимо. Это экономит усилия на принятие решений.

Расписание проекта – это правило определяющее приоритет задач, которого следует придерживаться. Если что-то изменилось во внешней или внутренней среде, то следует выполнять перепланирование для учёта всех заинтересованных сторон и обязательств Организации. Продолжение работы по старому плану – опасно для Организации. Наличие календарного расписания позволяет лучше понимать примерные сроки достижения целей, на и на основе этого синхронизировать другие работы.

Стратегия планирования проектов

При планировании выполнения проектов следует учитывать несколько факторов:

Стратегия фокуса на одном проекте

Фокус на одном проекте обеспечивает высокий уровень взаимодействия всех участников проекта и взаимопомощь. Даже, когда сотрудник не занят никакой работой он может помогать другим её выполнять. За счёт этого сокращается время выполнения проекта.

Минусы такого подхода в том, что создаётся иллюзия “простоя ресурсов”. Особенно когда некоторые ресурсы нужны только вначале проекта, а потом не требуются. Но это тоже иллюзия. Например:

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выполняются последовательно. Зелёный ресурс – ограничение вынужден ждать пока отработает красный и голубой ресурс.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению

Ресурс-ограничение – ресурс Организации, конкретный сотрудник или команда, или материальный ресурс ограничивающий способность Организации зарабатывать деньги.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению позволяет сократить время выполнения всех проектов. За счёт такого планирования, самый дорогой ресурс Организации будет работать со 100% занятостью.

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выровнены по зелёному ресурсу – ограничению. Этот ресурс – ограничение потому, что выполняет больше всего работы в этом наборе проектов. При таком планировании, важно, чтобы к началу работы зелёного ресурса всё, что нужно для выполнения работы, было подготовлено максимально качественно.

Помните: стоимость времени ресурса-ограничения – это доход Организации за этот период.

Минусы этого подхода в том, что проекты Б, В, Г имеют высокую неопределённость срока начала проекта. Это происходит из-за того, что мы не знаем точно «когда завершит работу ресурс-ограничение».

Заключение части

Мы рассмотрели основные принципы планирования и варианты стратегий каскадирования проектов. У каждой стратегии есть плюсы и минусы, хуже если нет никакой стратегии. Два уровня планирования обеспечивают стыковку внешних обязательств и высокой неопределенности на этапе реализации.

Если напишите в комментариях, какими принципами планирования вы пользуетесь при планировании своих проектов, будет супер!

Источник

Гайд по управлению проектами. Часть 2. Планирование

Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:

В одной из предыдущих статей я начал рассказывать про управление проектами и начал с самых основ: из чего состоит работа над проектом, кто в этой работе участвует и так далее. Пришло время двинуться дальше и погрузиться в ключевой этап управления проектом — планирование.

Эта статья для новичков в управлении проектами.

Что такое план проекта и зачем он нужен

План — это не технические задания для сотрудников (хотя и оно входит в план), а организация и контроль. Вряд ли получится многого добиться, если непонятно, кто за какую задачу отвечает, какие трудности предстоит преодолеть, а главное — зачем.

Разрабатывая план проекта, ты определяешься с целями и участниками (в том числе подрядчиками), распределяешь задания и продумываешь график их выполнения. Придётся всё это сделать сразу, «на берегу» — по ходу работы план неизбежно придётся корректировать. А значит план должен быть.

Короче, план нужен, чтобы работа над проектом, была упорядочена и не страдала от подводных камней. Когда каждый участник команды будет знать, что и к какому дню нужно сделать, получится избежать ненужной суеты (ну или хотя бы снизить её до безопасного уровня) и ни о чём не забыть. Да и контролировать всех так куда проще.

Как составить план

Определи цели и участников

Первое, что нужно сделать — хорошо подумать (самостоятельно или с коллегами) — что из себя представляет проект. Для понимания тебе нужны ответы на следующие вопросы:

Когда будет понятно, что вообще за работа предстоит, прикинь, кто участвует в работе над проектом. Как минимум: ты — менеджер проекта — и заказчик. Но почти наверняка будет ещё куча специалистов. Следующая твоя задача: понять, кто именно.

Проведи декомпозицию работ

Чтобы составить план проекта, нужно разложить проект на более мелкие и контролируемые работы, реализация которых позволит добиться желаемого результата. Этот процесс называется структурной (или иерархической) декомпозицией работ.

Заодно и объём работ поймёшь.

Когда у тебя на руках будет список задач для специалистов.

Распредели обязанности

Я не буду тебя сейчас учить выбирать исполнителей для задач — это тема для отдельной статьи. Да и ты наверняка это умеешь делать и без меня. Поэтому поговорим о другом.

В больших проектах в порядке вещей, когда одной задачей занимаются несколько человек. Твоё дело, как менеджера проекта — распределить их зоны ответственности, чтобы они не тащили задачу в разные стороны.

Есть три основные категории работников:

Если есть два специалиста, которые предпочитают разный подход — их нужно или раскидать по разным задачам, или одного из них (менее опытного и более дешёвого) ограничить в правах управления. Меньше всего тебе нужно, чтобы вместо работы они спорили, как именно нужно эту задачу делать.

Лучше всего составить таблицу с перечислением участников проекта, их обязанностями и правами. Не забудь только всем её показать, чтобы не было недопонимания.

(Отв. — ответственный за задачу. Уч. — принимает участие в выполнении задачи. Инф. — получает информацию о задаче)

Составь и согласуй ТЗ

Список задач — есть. Исполнители — есть. Теперь нужно максимально подробно расписать технические задания и со всеми их согласовать.

Обычно ТЗ для каждой задачи делают сразу после декомпозиции, когда все задачи ясны. Но я считаю, что куда полезнее составлять ТЗ вместе с непосредственным исполнителем. Желательно, через понимание задачи. Тогда не будет никаких вопросов по ходу работы — ни у тебя, ни у исполнителя, ни у заказчика. Особенно много проблем может возникнуть с последним — либо на этом этапе, либо уже в разгар работы от заказчика могут поступать новые хотелки:

«А давайте мы ещё вот это сделаем. И вот это. И ещё вот такую штуку, мне нравится!»

Тут главное заказчика вовремя остановить. Иначе проект всё будет разрастаться, вы его будете всё обсуждать и обсуждать, а когда приступите наконец к работе, с ума сойдёте всё это добро воплощать в жизнь. Обрубать все дополнительные пожелания заказчика тоже не надо — все должны идти на компромисс.

Составь график

Чтобы чётко понимать, когда какие задачи нужно делать, какие дела можно делать параллельно, когда должны быть готовы промежуточные результаты и так далее, нужно раскидать задачи по таймлайну. Пожалуй, самый наглядный и популярный вариант — нарисовать диаграмму Ганта.

Чтобы сделать диаграмму Ганта:

Конечно, диаграмма Ганта — не очень гибкая штука. Достаточно одному специалисту провалить дедлайн, вся диаграмма начнёт съезжать и разваливаться, а тебе придётся её постоянно корректировать. Но, наверное, её наглядность того стоит.

Определи возможные проблемы и риски

Проблемы могут возникнуть на любой этапе работы, и лучше к ним подготовиться. Закончить работу вовремя могут помешать:

Все эти проблемы могут возникнуть даже если ты был предельно внимателен на каждой стадии. Просто будь готов и заранее подумай, как будешь выходить из этих ситуаций.

Составить план проекта получилось, не время расслабляться. Теперь придётся следить за работой команды, проверять, всё ли идёт по графику. Для этого можно делать короткие созвоны или встречи с командой (каждый день, раз в неделю или как-то ещё — в зависимости от сроков). Даже если ты своей команде доверяешь.

Но, не смотря на всю масштабную подготовку к проекту, всё, скорее всего, пойдёт не по плану. Ни один проект не идёт гладко. Просто помни об этом и будь готов.

Источник

Как составить план проекта: 7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Источник

План проекта — для чего нужен, как составить

План проекта позволяет решать комплекс поставленных задач в срок, поэтапно расписывать цели и мероприятия будущего, а также войти в рамки бюджета. Процедура включает в себя несколько шагов: разработка, пропись ресурсных возможностей и реализацию идеи. Каждый план должен содержать в себе все нюансы процедуры, а выполнение задания должно проходить под пристальным контролем ответственного сотрудника. Планирование — лишь временный инструмент, который позволяет воплотить в жизнь поставленную перед работником задачу.

Планирование проекта

План составления проекта представляет собой документ, в который входит целый комплекс решений. Пошаговый процесс действий следует выполнять строго по инструкции. Планирование проекта отличается от других производственных моментов непрерывностью. Он будет закрыт только тогда, когда организация прекратит свою деятельность. Более того, иногда приходится составлять несколько подпланов, если задача масштабная. Они в совокупности представляют собой единый сводный план.

Подобная документация является некой картой, а планирование ресурсов проекта определяет итоговое качество выполнения. Проект позволяет создать систему намечаемой деятельности, подробно прописать каждый пункт. Основные инструменты, позволяющие работать ряду функциональных зон проектной деятельности:

Если план хорошо проработан, то сотрудник вправе ожидать хорошие результаты по завершению проекта. Важно не только организовать все по срокам, но также проработать каждую деталь производственного процесса. Упустив небольшой нюанс есть риск не выйти по финансовой отчетности, в таком случае придется проводить перепланирование всего документа.

Ключевые составляющие плана проекта

План проекта – это механизм или начальная стадия проведения будущих работ и выполнения поставленных задач. Существует масса методов, которые позволяют оптимизировать процесс. Если раньше проектирование проводилось от руки, то теперь с помощью компьютерной техники можно составить многослойный масштабный план без границ и зависимости от отдельных показателей. Он может быть спроектирован на месяц, квартал, год или десятилетия. План несет ряд необходимых мероприятий, которые будут выполняться пошагово изо дня в день.

Стоит быть готовым к тому, что планирование может дать отрицательные результаты и наоборот. Все зависит от грамотности и профессионализма сотрудника, который его составляет. Продуктивность работы позволяет разрешить поставленные задачи. Перед тем, как приступать к процедуре составления документа, необходимо проанализировать ключевые составляющие:

Важно предварительно раскидать бюджет по всем позициям, проанализировать, уложатся ли сотрудники в установленный временной период. Также необходимо провести оценочные мероприятия и проверку потребностей в ресурсах на каждой фазе или для всей задачи. Потом отдельные позиции проекта собрать и создать сводный план. Только после этого можно приступать к разъяснительной беседе с сотрудниками, которые будут выполнять поставленные задачи, и назначать ответственных лиц. Когда эти пункты будут выполнены, можно нести проект на подпись руководству. После утверждения документации, можно приступать к управлению планированием.

Базовый план должен нести в себе пропись всех действий и иметь четкую позицию по каждой задаче. Его можно привязать к конкретной временной точке жизненного цикла уникальной задачи или сделать его итерационным. Документ не будет иметь завершающей фазы, а будет требовать регулярной актуализации. Непрерывный процесс составления такой документации свойственен крупным предприятиям. Можно провести проектирование в комплексном режиме. В этом случае не получится ограничиться одним инструментом, а итоговый продукт будет включать в себя ряд средств и соответствующих документов на выходе. Помимо ключевых моментов, стоит выделить основные этапы:

На заметку! Последний пункт позволяет провести объединение всех позиций и получится единый интеграционный документ. Именно он в итоге может носить определение «план создания проекта» в завершенном варианте.

Лучшие методики планирования

Проектное планирование должно начинаться с выбора методики, ведь существует большое количество способов планировки. Важно подумать не только о структуре документации, но и что будет окружать ее, создавая форму и конечный вид. Самые популярные и эффективные методы:

Балансовый метод

Эта методика позволяет внести в проект баланс и пропорциональность. Основные показатели, которые берутся в учет — требуемые ресурсы и количество, которыми располагает предприятие. Сначала прописываются задачи, а потом идет распределение работ по графику. Ресурсное распределение должно проводиться с запасом. Речь идет о материальных, финансовых и трудовых ресурсах. Подобное проектирование может осуществляться на краткосрочный период, среднесрочную перспективу или год.

Преимущества и недостатки метода! Облегченный вариант планирования. Сложно распланировать менее важные задачи. Как правило, при этом способе они теряются, или отодвигаются на второй план.

Нормативный метод

Эта самая популярная методика, которой пользуются в крупных организациях. Здесь важно не только планировать, но и прогнозировать будущие задачи. Под нормой понимается — расход основного ресурса. Последние применяются для расчета потребности в ресурсах и показателей их использования. С помощью норм и нормативов обосновываются важнейшие пропорции, развитие материального производства и непроизводственной сферы, осуществляется регулирование экономики. По характеру распространения нормы подразделяются на местные, отраслевые, межотраслевые.

Одна из перспективных задач реформирования экономики состоит в том, чтобы при помощи научно обоснованных норм и нормативов обеспечить эффективное управление всеми четырьмя фазами процесса воспроизводства. В этой методике важно соблюдать баланс. Если он будет нарушен, то это повлечет срыв сроков выполнения задания или на завершение проекта просто не хватит ресурсов. Важные позиции:

Преимущества и недостатки метода! Самый простой вид планирования, который не подразумевает появления внеплановых задач. Поэтому есть риск не успеть выполнить основные задания.

Метод моделирования

Эту методику еще называют графической. Она позволяет в схемах и графиках планировать и прогнозировать рабочий процесс и эффективность производства. Моделирование предполагает конструирование модели на основе предварительного изучения объекта или процесса, выделения его существенных характеристик или признаков. Прогнозирование экономических и социальных процессов с использованием моделей включает:

В зависимости от уровня управления экономическими и социальными процессами различают макроэкономические, межотраслевые, межрайонные, отраслевые, региональные модели и модели микроуровня. Последние подразумевают будущее прогнозирование и развитие фирмы. В России многие современные предприятия предпочитают составлять план по этой методике.

Преимущества и недостатки метода! Метод значительно повысит эффективность труда, но он подойдет далеко не всем. Методика сложна и идеальна для долгосрочного планирования.

Как составить план проекта поэтапно

План составления базы проекта должен иметь основной перечень первичных вопросов. Он может осуществляться пошагово или посредством выделения приоритетов. Каждый пункт должен представлять собой развернутую позицию с комментариями и нюансами. Понятие этапов в каждой работе может быть разное. Если это крупный проект, то он может содержать в себе сотни подпунктов. Итоговая версия будет выглядеть следующим образом:

Изначально должны разрабатываться календарные планы, которые потом будут соединены и создадут единый сводный документ. В первую очередь нужно проработать содержание каждой позиции, затем уделить внимание ограничениям и рискам, а в конце рассмотреть финансовый вопрос задачи. Весь процесс должен начинаться с содержания. Лучше освещать эту позицию списком. Важно, максимально прописать все пункты и оставить место для новых.

Второй шаг — это проставление сроков исполнения и определение доступности ресурсов. Здесь особое внимание нужно уделить материальной стороне и трудовым ресурсам. При необходимости составляются графики работ, в которых будут указаны исполнители и лица, осуществляющие контроль. Важный пункт на этом этапе: дефицитные ресурсы. Если не делать запасов, то есть риск полного приостановления выполнения работ из-за нехватки материалов, финансов или рабочей силы.

Составление документа

Третья стадия — это проработка ограничений и рисков. Тут должны быть учтены такие факторы, как технология процесса, условия труда и даже климат. Стоит учитывать риски, даже если они минимальны. На основе этого анализа может измениться дата завершения проекта. После этого документ уже получит структуру, которая заполняется цифрами и фактами. Далее стоит уделить особое внимание сводному планированию:

Планирование проекта — это операции в комплексе, где важно учитывать даже незначительные нюансы. Успешность плана будет напрямую зависеть от грамотного управления.

Изменения в базовом план проекта

Практика показывает, что сложно определиться со всеми пунктами сразу, если проект крупный и долгосрочный. Простой пример позволит понять, можно ли менять базовый план проекта. Если организация занимается, например, строительством и проектировщик создает первичную структуру проведения работ, где учитывается стоимость на затраты материала, оплата труда и масштабы работ, то эти позиции в дальнейшем могут меняться и, соответственно, потребуют корректировки в плане. Может быть добавлено большее количество человек, привлеченных к рабочему процессу или стоимость материала.

Изменения в базовом плане

На заметку! На крупных предприятиях любые изменения должны быть согласованы с руководителем и подтверждены его подписью.

Иногда для того, чтобы спланировать мероприятия, требуется всего несколько минут. Для более масштабных задач потребуется длительный процесс составления плана и учета основных позиций. Не важно, долгосрочный или краткосрочный проект, детали должны быть прописаны в подробном варианте, а финансовый вопрос подтвержден платежной документацией. Особое внимание нужно уделить срокам и рискам, потому что первое напрямую зависит от второго.

Источник