что такое протокольное мероприятие

Виды протокольных мероприятий (ПМ)

Виды протокольных мероприятий (ПМ)

К сожалению, «новые русские» порой считают, что имеется лишь два вида протокольных мероприятий: «с сауной и без».

Реальность многообразнее и интереснее, поэтому рассмотрим виды приемов: «стоячих» (stand-up receptions коктейль, фуршет) и застолий (sit-downs) как в дипломатической, так и в деловой практике.

Важность таких мероприятий возрастает как бы по ходу движения солнца (чем ближе к ночи, тем более торжественно).

1. Протокольные мероприятия, проводимые с 11 до 14 ч.

Luncheon (завтрак) — первое сидячее мероприятие дня в дипломатической практике.

Coup de champagne — («бокал шампанского») — прием «а ля фуршет», на котором подаются легкие напитки (вина и т. д.), закуски, холодные и горячие; десерт. Обмен речами/тостами, как правило, не предусматривается.

В последнее время нередки и деловые завтраки (business breakfast). В деловой практике организуется — business lunch (деловой ленч). Удобен для переговоров, неформального обсуждения программы пребывания или предварительного «прощупывания» настроений. Проводится, как правило, в ресторане. Особых ухищрений не требует (см. застолье).

2. Вечерние протокольные мероприятия. Reception, cocktail (прием, коктейль); «а ля фуршет» — с 17 до 20 ч, чаще всего назначается на 18 часов. В отличие от «coup de champagne», народу больше, еда обильней, напитки крепче, а повод более торжественный и настроение более праздничное.

3. Dinner (State dinner) — 20-22 ч. Ужин, наиболее почет­ный вид приема. State dinner — государственный прием в честь глав государств и правительств. Предусматривается, как правило, обмен речами. Их тексты заранее переводятся и кла­дутся у прибора каждого гостя, рядом с карточкой меню.

4. Сочетание Dinner/reception, т. е. когда после торжест­венного обеда первые лица выходят в соседнее помещение, где собрались другие приглашенные на коктейль, и обща­ются с ними. Это наиболее официальный вид ПМ, который ныне встречается довольно редко.

По мере необходимости виды ПМ могут гибко сочетаться. Так, в советское время крупные госприе­мы в Кремлевском Дворце Съездов по случаю годовщины Октября проходили днем, после парада и демонстрации на Красной площади. Приглашенные стоя поглощали не столь уж обильное, но со вкусом сервированное угощение и вни­мали краткой речи (тосту), произносимой лидером КПСС и государства. При Брежневе престарелое руководство си­дело за столом президиума, гости же фланировали по залу под внимательным взглядом стратегически расставленных у торцов столов крепких молодцов в одинаковых костюмах.

Давался небольшой «концерт мастеров искусств», затем дипкорпус произносил поздравления очередному советско­му вождю, за спиной которого уже переминались с ноги на ногу три сотрудника МИД, один с английским, другой с французским, третий с немецким языком.

Тексты выступлений на приеме в честь энной годовщи­ны затем публиковались и поражали своей безликостью, но зато переводить их было легко, фактически нанизывая одно клише на другое и добавляя глаголы-связки.

Для дам (супруг) гостей принимающая сторона может устроить чай, после программы туристско-благотворительного оттенка. Хорошее время — традиционный «five o‘clock«. Во время чая подается выпечка, сладости, фрукты и т. д.

• Некоторые правила поведения на приеме «а ля фуршет»

Принято, что приглашенных у входа в помещение/зал встречает хозяин с супругой (посол, глава фирмы и т. д.), а также второе лицо с супругой, возможно переводчик или сотрудник протокола. Эта группа приема называется «receiving line». Хозяин приветствует гостей, приглашает пройти в зал, а те отвечают краткими словами приветствия или поздравления. Долгие разговоры, кроме взаимных не­обходимых представлений, не приняты.

Если вы сопровождаете на прием гостя в качестве пере­водчика и знаете, по какому поводу он состоится (праздник, годовщина события, приезд VIP и т. д.), то есть смысл зара­нее подготовить приличествующие случаю слова (ситуацион­ные клише).

Хозяин будет находиться у входа, пока не прибудет главный гость — лицо, в честь которого организуется при­ем, и после этого провожает его на почетное место. Обыч­но это происходит через 15—20 минут после времени, обо­значенного на приглашении.

Другие гости собираются к указанному времени или в любое время в указанном промежутке. Можно прийти и на

5-10 минут раньше. В зале вам предложат аперитив «в об­нос» или вы увидите стол с напитками. Вполне допустимо сразу же направиться туда, взять бокал вина, занять место у одного из накрытых столов, поздороваться с соседями и представиться им (или представить лицо, которое вы со­провождаете). Это естественно, т. к. непринужденная атмо­сфера приемов располагает к свободному общению (такова цель любых ПМ).

Теоретически покидать прием можно лишь после ухода почетного гостя, но вы всегда можете удалиться «по-английски». Однако задерживаться после указанного на приглаше­нии времени невежливо, поэтому большинство гостей уходит за 45—30 минут до срока, упомянутого в приглашении.

Иногда в конце приема допустим обмен краткими тоста­ми и подарками (если это более узкое мероприятие, скажем, в честь окончания переговоров, отъезда делегации и т. д.).

Стиль одежды: классический деловой костюм, более свет­лый — днем, темный но не обязательно совсем черный, а, скажем, синий, темно-серый и т. д. — вечером, голубая или белая рубашка, строгий галстук, темные носки, черные туф­ли. Смокинг (по-английски, tuxedo или просто tux) —только если это особо оговорено (black tie). Для дам — так же деловой костюм, строгая блузка и юбка, вечернее платье в особо торжественных случаях (однако лучше все же быть в универсальном «business suit«). Выбор одежды зависит от конкретной ситуации, и возможны отступления в ту или другую сторону, учитывая атмосферу — более дружескую либо сугубо формальную.

На Западе обед/ужин отличается тем, что единственный тост, или, скорее, спич, произносится в конце мероприя­тия, «под десерт». Хозяин поднимается, кратко приветству­ет гостей (или подводит итоги) и предлагает тост.

Главный гость (глава делегации) должен также произне­сти ответный тост. Желательно иметь домашнюю заготовку, чтобы избежать слишком формальных дежурных фраз, при­готовить краткий, но оригинальный и запоминающийся «ход», понятную всем шутку и т. д. Переводчик может под­готовить свои предложения с учетом обычаев и традиций страны, знания особенностей языка и этикета, а также тре­бований протокола.

В России во время застолья принято произносить не­сколько тостов, однако, все же лучше соблюсти меру, не превратив обед в подобие «пьянки с тостами». Можно по­советовать ограничиться тремя «здравицами»( toast): общим в на­чале, «за дам» и «на посошок» (one for the road) — в конце. В некоторых случаях перед ужином, пока собираются при­глашенные, можно предложить аперитив (виски, джин, кампари, орешки) в течение 15—20 мин, стоя или сидя в соседнем помещении.

В конце застолья можно вручить сувениры (после фи­нального тоста).

Оптимальная продолжительность застолья — 1,5—2 ч.

Иностранцы не всегда знакомы с русскими обычаями обильного возлияния и многословных, пышных тостов, так что лучше заранее предупредить, что от них ожидается ответ­ная реакция (в меру их ораторских способностей и степени нетрезвости), а также что возможно вручение сувениров, чтобы избежать неловкой ситуации, когда у гостей не будет хотя бы символического ответного подарка.

При переводе тоста можно делать пометки в блокноте (стоя или иногда сидя). Однако во время застольных разго­воров, как правило, выдается меньше прецизионной ин­формации, беседа носит светский характер, что облегчает перевод. Но и здесь надо правильно выбрать языковый стиль и корректную манеру, быть предельно внимательным к собеседникам, иметь в запасе соответствующие разговор­ные (шутливые) обороты, выражения, стремиться переда­вать юмористический и непринужденный тон общения, ин­тонацию.

( об одном памятном для него обеде со Стали­ным, Рузвельтом и Черчиллем в Тегеране в 1943 году.)

Обед проходил в непринужденной обстановке. Но для меня лично он начался не очень удачно. Обычно перед официаль­ным приемом я забегал перекусить в служебную столовую. По опыту знал, что на приемах происходит оживленный обмен ре­пликами, которые требуют точного и быстрого перевода. К тому же, если разговор заходит на серьезную тему, надо успеть его запротоколировать. Переводчику в этих условиях нечего и думать о том, чтобы поесть за таким столом, хотя, разумеется, официант кладет и ему в тарелку то, что полагается по меню. Как правило, все это уносят нетронутым.

На этот раз пленарное заседание затянулось, и до обеда, на который Сталин пригласил своих партнеров по переговорам, ос­тавалось всего несколько минут. Мне же надо было составить краткую запись только что закончившейся беседы. Словом, я не успел забежать в столовую.

Когда все разместились за столом, начался оживленный разговор. Закуску унесли, подали и унесли бульон с пирожком: к ним я не притронулся, так как все время переводил и делал пометки в блокноте. Наконец, подали бифштекс, и тут я не вы­держал: воспользовавшись небольшой паузой, отрезал изряд­ный кусок и быстро сунул в рот. Но именно в этот момент Черчилль обратился к Сталину с каким-то вопросом. Немед­ленно должен был последовать перевод, но я сидел с набитым ртом и молчал. Воцарилась неловкая тишина. Сталин вопроси­тельно посмотрел на меня. Покраснев, как рак, я все ещё не мог выговорить ни слова и тщетно пытался справиться с биф­штексом. Вид у меня был самый дурацкий, все уставились на меня, отчего я еще больше смутился. Послышались смешки, потом громкий хохот.

Каждый профессиональный переводчик знает, что я допустил грубую ошибку — ведь мне была поручена важная работа, и я должен был нести ответственность за свою оплошность. Я сам это прекрасно понимал, но надеялся, что все обернется шуткой. Однако Сталина моя оплошность сильно обозлила. Сверкнув гла­зами, он наклонился ко мне и процедил сквозь зубы:

— Тоже еще, нашел где обедать! Ваше дело переводить, ра­ботать. Подумаешь, набил себе полный рот, безобразие!

Сделав над собой усилие, я проглотил неразжеванный ку­сок и скороговоркой перевел то, что сказал Черчилль. Я, разу­меется, больше ни к чему не прикоснулся, да у меня и аппетит пропал.

(Из книги «Тегеран-43».)

3. Больше возможностей представить гостям новых лиц, широко пообщаться, дать интервью и завязать новые кон­такты.

1. Более теплый, дружеский, но при этом и торжествен­ный характер мероприятия, подчеркивающий исключитель­ность момента.

2. Возможность продолжить деловые беседы или завер­шить их.

3. Менее утомительно, не так суетливо, как на коктейле.

В любом случае, при организации обратите особое вни­мание на приглашения.

Приглашения в конвертах, желательно на фирменных карточках или на бумаге с названием фирмы (логотип), вручаются или рассылаются заранее, как минимум за 1,5 дня до приема. Приглашение на фирменном бланке в виде письма можно в крайнем случае посылать по факсу.

Сбоку вверху к бланку приглашения можно прикрепить скрепкой узкую полоску бумаги (I см ширины) с надпи­сью: In honour of the visiting delegation of. (В честь. )

Приглашения на обычной фирменной бумаге допустимо направить по факсу, а карточки посылаются по почте, вру­чаются лично или отправляются с курьером.

Если вы предпочли устроить коктейль, то имеет смысл пригласить на 10-20% больше гостей, т. к. прийти смогут не все, а полупустой зал и растерянные хозяева производят тягостное впечатление.

Если вы выбрали ленч или ужин (dinner), то было бы полезно обратить внимание на детали, свидетельствующие о хорошем вкусе и определенном опыте:

2. Продуманная рассадка гостей.

2.1. Хозяин — напротив главного гостя, переводчик по левую руку от хозяина (место справа — наиболее почетное). При рассаживании учитываются иерархия, пол и знание языка. Супружеские пары можно «разбить».

2.2. Место приглашенного за столом обозначается кар­точкой (размером примерно как две визитки, сложенные по­полам) с эмблемой вашей фирмы и именем гостя на русском или, соответственно, иностранном (английском) языке.

[1] Как организовать ПМ

Скажем, в честь завершения переговоров и отъезда гос­тей необходимо провести или cocktail party, или sit-down dinner.

Преимущества приема «фуршет»

1. Можно пригласить больше народу за те же деньги, в том числе кого-нибудь из посольства, а также прессу, биз­нес-круги.

2. Более европейский, светский характер.

У входа вывешивается схема рассадки гостей.

Более почетными считаются места, обращенные к окнам.

Заранее продумать меню, скажем, в русском стиле: закуска рыбная, мясная; горячая (жюльен); суп (борщ, бульон с пельменями, уха); второе (осетрина или мясо по-русски); десерт (мороженое), кофе, фрукты.

«Купеческий размах» может вызвать негативную реакцию иностранцев, но национальный колорит, ненавязчивость и элегантность при соблюдении меры во всем высоко ценятся, создают хороший имидж вашей фирме, организации.

Благоприятное впечатление производит приглашение домой (на дачу), где застолье также организуется с учетом основных принципов протокола, но, разумеется, проходит более непо­средственно, по-дружески. Здесь можно блеснуть — ведь рус­ское гостеприимство по праву славится во всем мире.

Во время ПМ нужно быть готовым к переводу тостов, ре­чей, общего разговора, при этом не упускать пауз, чтобы пе­рекусить и «промочить горло». Пожалуй, переводчику можно посоветовать отказаться от крепких напитков или хотя бы их не смешивать, предпочтя вино, которое неплохо снимает на­пряжение и развязывает язык (в положительном смысле).

Наверное, в этой книге не стоит говорить о хороших манерах, умении есть и пить (не чавкая и не хлюпая),

пользоваться приборами, салфеткой и пр. (в случае сомне­ний — посмотрите, как это делают другие). Но, как всегда, главное — соблюдать спокойствие и выдержку. Если участ­ники беседы знают иностранные языки, то будет легче ра­ботать, тем более если они имеют опыт «говорить под пере­вод», т. е. соблюдают элементарные правила этики двусто­роннего перевода, помогают переводчику наиболее полно и правильно передать информацию адресату.

Что такое «говорить под перевод»

Люди, часто работающие с переводчиками (или побы­вавшие в их «шкуре»), стремятся «говорить под перевод», максимально ясно и четко выражают мысли, с тем, чтобы облегчить процесс коммуникации.

«Говорить под перевод» — это:

— стремиться наиболее четко, логично и ясно выразить свои идеи;

— завершать фразы и предложения, не бросать их на полпути;

— не сбиваться на убыстренный темп речи, скороговорку;

— не говорить слишком тихо/громко, стараться четко и ясно артикулировать звуки;

— избегать жаргона, сленга, непереводимой игры слов, малоизвестных терминов, узких профессионализмов;

— не употреблять имена собственные, названия, не имеющие прямого отношения к делу;

— помнить, что анекдоты о Василии Ивановиче, Вовочке и т. д. непонятны иностранцам, и ничего, кроме недоумения, вызвать не могут. Некоторые пословицы и исконно русские народные выражения сильно проигрывают при самом луч­шем переводе, а безэквивалентная лексика и реалии (советские и «новорусские») также трудно поддаются перево­ду и требуют объяснения, ибо не вызывают ожидаемых ассо­циаций у слушателей, не знакомых с нашей жизнью.

«Черный список»: первый блин комом, мы тут не лаптем щи хлебаем, назвался груздем. и т. д. В этом смысле славил­ся Н. Хрущев, с его смачными выражениями типа «кузькина мать», «хрен редьки не слаще», другими поговорками, мало известными вне СССР.

Источник

1.2. Протокольные мероприятия

1.2. Протокольные мероприятия

К протокольным мероприятиям относятся церемонии официального открытия и закрытия выставки, посещения официальных лиц, церемонии награждения участников выставок.

Церемония официального открытия — это не только одно из главных официальных мероприятий выставки, это также очень мощный информационный повод для СМИ особенно если в ней принимают участие высокопоставленные чиновники и политики. Поэтому всегда на эти мероприятия отдельно приглашаются средства массовой информации.

Участниками церемонии открытия могут быть члены Оргкомитета выставки, представители отраслевых федеральных или региональных министерств и ведомств, руководители общественных организаций, депутаты и другие официальные лица. Если в церемонии открытия принимают участие высокопоставленные чиновники, предварительно составляется сценарий и согласовывается с ответственными лицами соответствующих ведомств.

Во время работы выставки проходит также большое количество других официальных мероприятий: визиты официальных лиц (которые могут не совпадать с открытием выставки), посещения выставки делегациями (из-за рубежа, из регионов и субъектов РФ, научно-исследовательских учреждений, ассоциаций).

Почетных гостей выставки, отдельно приглашаемых дирекцией, в западной выставочной практике называют «мультипликаторами», так как они способны многократно увеличивать PR эффект выставочного мероприятия. Отношения с ними должны носить долговременный характер, что требует соответствующего менеджмента. Для их комфортного пребывания на выставке предоставляют:

• доступ в VIP и бизнес-зоны выставочного оператора;

• приглашение на специальные мероприятия (в т. ч. проводимые экспонентами во время выставки);

• преимущественное распределение мест и отношение во время церемонии открытия и приеме для экспонентов;

• управление трансферами и размещением в отеле;

• предоставление машины с водителем во время выставок;

• персональная развлекательная программа;

• персональная опека службой протокола;

• определенные выставкой рекламные средства и подарки.

В пред- или послевыставочный период связь с VIP персонами не должна прерываться: ее можно поддерживать с помощью персональных писем от руководства, приглашений из другие мероприятия выставочной программы, оказания содействия в установлении деловых контактов.

Читайте также

57. Мероприятия PR

57. Мероприятия PR 1. Мероприятия PR – комплекс действий, направленных на создание положительного имиджа организации в глазах различных целевых аудиторий.2.Мероприятия PR можно классифицировать:•на мероприятия, ориентированные исключительно на средства массовой

Ежемесячные мероприятия

Ежемесячные мероприятия Ежемесячно для эффективного управления профессиональным отделом продаж необходимо проводить восемь мероприятий.1. Внутреннее подведение итогов за предыдущий месяц.2. Выверка, согласование и утверждение коммерческого отчета. И на его основе –

Корпоративные мероприятия

Корпоративные мероприятия Один из действенных механизмов нематериального стимулирования персонала. Важность правильной организации праздников часто недооценивается руководством компании. Между тем планирование корпоративных мероприятий должно быть частью общей

Масштабные мероприятия

Масштабные мероприятия Презентация новых продуктов, торговые выставки, ежегодные отраслевые конференции, собрания потребителей и подобные большие мероприятия в современном бизнесе стали обычным делом. Многие компании, не желая отставать в конкурентной борьбе,

Проведение мероприятия

Проведение мероприятия Главный принцип – баланс между эмоциональностью и информативностью. Для усиления воздействия используйте все доступные средства: вербальные и невербальные.Мне очень близка модель, которую описал Albert Mehrabian. В России его фамилию произносят

Неофициальные мероприятия

Неофициальные мероприятия На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно. Те м не менее, к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:• список тем для обсуждения;• ведущий мероприятия;• протокол

Мероприятия для прессы

Мероприятия для прессы Вечно скрываться за незримым барьером электронной почты и телефона вам все же не удастся. Да и не нужно. Нередко бывает полезно выходить на очный контакт с представителями СМИ. Перечисленные ниже мероприятия для журналистов, т. е. очные способы

Общественные мероприятия

Общественные мероприятия Традиционно наряду с благотворительными мероприятиями компаниями организуются и различные праздники: «День пива (такого-то)», «Праздник от (компании такой-то)» т.д.Устраиваются празднования годовщин и юбилеев. Так, например, в 1997 году компания

1.1. Конгрессные мероприятия

1.1. Конгрессные мероприятия Конгрессные мероприятия — неотъемлемая часть деловой программы выставки. При их организации и продвижении важно учитывать их тип, чтобы избежать дезориентации участников. Содержание и способ проведения мероприятия должны соответствовать

1.4. Конкурсные мероприятия

1.4. Конкурсные мероприятия Важной составляющей выставок являются профессиональные конкурсы. Их организаторами выступают отраслевые ведомства, профессиональные ассоциации и объединения организаторы выставки, экспоненты. На практике обычно реализуется схема, когда

1.6. Образовательные мероприятия

1.6. Образовательные мероприятия На выставочной площадке могут быть организованы образовательные мероприятия. Это могут быть тренинги — краткосрочные курсы повышения квалификации, консультационные пункты, оказывающие методическую и правовую помощь по специфическим

Источник

Протокольные мероприятия

Протокол – не изобретение какой-то одной страны или группы дипломатов; это категория историческая, итог многовекового общения народов, накопления и отбора тех правил поведения, которые в наибольшей степени отвечали интересам поддержания и развития межгосударственных контактов. Нормы дипломатического протокола основаны на общепризнанном международно-правовом принципе суверенного равенства государств, независимо от политического строя, размера территории и количества населения, экономической мощи и реального влияния среди других государств.

Основными видами протокольных мероприятий являются: визиты, приемы делегаций, церемонии подписания официальных документов, встречи, переговоры.

Визит

Согласно сложившейся в Российской Федерации практике визиты принято подразделять на официальные, рабочие (деловые), неофициальные и визиты проездом.

Источник

Ведение мероприятий от идеи до исполнения протокола

Новости

Чат-бот – эффективный помощник для HR-служб. Новые возможности автоматизации.

Бесплатный вебинар: Как организовать договорную работу с помощью программы 1С:Документооборот.

Проведение мероприятий – неотъемлемая часть жизни каждой современной организации.

Это могут быть внутренние мероприятия: совещания, регулярные планерки, заседания, корпоративы. Либо внешние: выставки, тренинги, презентации, мастер-классы.

Система 1С: Документооборот позволяет сохранять всю историю с идеи проведения мероприятия до его окончания, либо до исполнения протокола. Во внешних мероприятиях в списке участников могут быть контактные лица со стороны Контрагента.

Блок «Работа с мероприятиями» поддерживается в конфигурациях:

Рисунок 1 «Общие настройки программы»

В системе можно создать нескольких видов мероприятий.

Рисунок 2 «Перечень видов мероприятий»

В карточке настройки вида мероприятия добавить признак «Протокольное мероприятие». Для мероприятий данного класса доступны некоторые возможности, которые недоступны для обычных мероприятий:

Рисунок 3 «Настройка вида мероприятия»

При необходимости мероприятия можно сгруппировать по папкам. Вариант просмотра: списком или по папкам, переключается через подменю Еще.

Рисунок 4 «Список всех мероприятий»

При создании нового мероприятия, инициатору необходимо заполнить основные реквизиты:

Для мероприятия можно определить набор его состояний. Доступно состояние мероприятия, состояние программы, состояние приглашения, состояние материалов, состояние протокола.

Состояние мероприятия по умолчанию – в стадии подготовки. В зависимости от состояния мероприятия меняется цвет текста мероприятия в списке и картинка состояния, а также устанавливается доступность его реквизитов.

Рисунок 5 «Карточка мероприятия»

Кнопкой «Отправить» можно запустить бизнес-процесс «Приглашение» сразу для всех участников. Подтвердить участие пользователи могут локально в программе, по электронной почте или через мобильное приложение. При этом можно установить признак обязательности участия. После отправки приглашений становятся недоступными для редактирования реквизиты, важные для приглашения.

На данном этапе есть три состояния: приглашения отправлены, приглашения приняты и приглашения не приняты. Состояние меняется автоматически по результатам выполнения бизнес-процесса «Приглашение». Также состояние и статус приглашения инициатор может установить вручную.

Кнопки «Подобрать время» и «Проверить доступность» позволяют увидеть занятость сотрудников. При условии, что в системе ведется календарь и учет занятости.

Рисунок 6 «Участники мероприятия»

Есть несколько способов ведения программы мероприятия: в таблице, в отдельном документе или в файле. Программа имеет три состояния: на утверждении, утверждена, не утверждена. Состояние определяется автоматически бизнес-процессом или вручную.

Рисунок 7 «Программа мероприятия»

На вкладке «Файлы» добавляются материалы, относящиеся к мероприятию.

Запрос на предоставление материалов формируется в виде задачи Исполнение, где можно выбрать список сотрудников, которые должны предоставить нужные материалы. Дополнительно можно указать проверяющего и контролера по задаче, срок исполнения, очередность выполнения задач.

Рисунок 8 «Задача исполнения «Предоставить материалы для мероприятия»

После сбора материалов, с помощью кнопки «Отправить» можно отправить список материалов на ознакомление. На данном этапе возможны состояния: материалы выступающих запрошены, получены материалы выступающих, материалы отправлены на ознакомление, с материалами ознакомились. Состояние меняется автоматически бизнес-процессом, либо вручную.

Рисунок 9 «Материалы на ознакомление»

На вкладке «Протокол», если у вида мероприятия есть признак «Протокольное мероприятие» добавляется протокол: в таблице, в отдельном документе или в файле.

Если программа мероприятия была в таблице, протокол можно заполнить автоматически по кнопке «Заполнить». Если протокол ведется в отдельном документе, необходимо создать его вручную, изменив способ ведения на ведение в отдельном документе.

Состояние протокола меняется автоматически бизнес-процессами, отправленными через меню «Отправить», либо вручную.

Раздельное исполнение протокола дает возможность рассылки каждого отдельного пункта протокола на исполнителей. Данный вариант доступен при ведении протокола в таблице.

Рисунок 10 «Вкладка ведение протокола»

При ведении протокола в таблице, карточка пункта содержит информацию о выступающих, слушающих, решениях и исполнителях.

Рисунок 11 «Карточка пункта протокола»

При ведении протокола в таблице отправить на раздельное исполнение протокол можно с помощью кнопки «Отправить» – протокол на исполнение. Исполнение протокола контролируется типовыми средствами конфигурации: контроль исполнения задач, контроль объектов.

Вкладка «Рабочая группа» позволяет ограничить доступ к мероприятию до определенного списка сотрудников.

Рисунок 12 «Рабочая группа, доступ к мероприятию»

На вкладке «Дополнительно» указываются дата и время проведения мероприятия (факт) и прочая дополнительная информация. При необходимости мероприятия могут быть связаны между собой.

В карточке мероприятия также хранится информация по истории состояний, переписка, процессы и задачи, связи, трудозатраты, ссылки на темы форума, брони помещений.

Рисунок 13 «История состояний мероприятия»

В переписке видна иерархия входящих и исходящих документов, входящих и исходящих писем (при использовании встроенной почты). Все ссылки открываются и позволяют попасть в нужный документ в один клик.

Рисунок 14 «Переписка по мероприятию»

Процессы и задачи показывают список всех задач, поставленных на основании мероприятия и находящихся в работе в данный момент.

Рисунок 15 «Процессы и задачи»

Связи в структурированном виде отображают ссылки мероприятия на другие документы системы.

Трудозатраты отражают информацию по всем сотрудникам, работающим с данным мероприятием.

Рисунок 17 «Трудозатраты по мероприятию»

Если на основании мероприятия были созданы темы в форуме, они будут доступны также из карточки мероприятия.

Рисунок 18 «Обсуждения по мероприятию»

Бронирование помещений под мероприятие доступно по гиперссылке «Брони».

Рисунок 19 «Бронирование помещений для мероприятия»

Автоматизация ведения мероприятий в системе 1С: Документооборот позволяет:

При этом в карточке мероприятия сохраниться вся история с момента идеи проведения мероприятия.

Источник