что такое протокол встречи
Пишем протокол
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии. ; протокол общего собрания акционеров. ).
Текст полного протокола состоит из двух частей:
В вводной части указываются:
ФИО председателя (председательствующего),
ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.
Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение
города Москвы «Школа № 9999»
(ГБОУ СОШ Школа №9999)
Заседания педагогического совета
Председатель – Антонов А.А.
Секретарь – Борисова Б.Б.
Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,
Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,
Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,
Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.
Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.
Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.
Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.
Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.
Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.
Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.
Антонова А.А. – текст доклада прилагается.
Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.
Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.
Председатель А.А. Антонов
Секретарь Б.Б. Борисова
Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.
Протокол совещания: образец, шаблон, пример оформления, правила ведения, содержание и согласование
Протокол совещания – образец делового документа, который используется для фиксации происходящих событий на собрании любого вида. Этот вид документа не является обязательным для большинства собраний, но все же рекомендуется для составления.
Роль документа
Основная функция протокола совещания (образец ниже) – фиксация заданий, поднятых вопросов и высказанных мнений, принятых решений, которые прозвучали в ходе собрания.
Чаще всего протокол составляется на тех совещаниях, где решаются вопросы функционирования предприятия. Не лишним будет составлять такой документ, если встреча проводится с представителями других организаций, включая государственные органы.
Как проводится совещание?
К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт. Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.
Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.
Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо. Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.
Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.
Хранение
Все экземпляры протоколов совещаний должны храниться в одном месте. Обычно лицо, которое отвечает за организацию совещания, занимается и сохранностью документации.
Если актуальность его уже утрачена, то протокол отправляют в архив организации. Для таких документов предусмотрен общий срок хранения, установленный в 3 года. По истечении этого времени протокол подлежит утилизации.
Правила составления документа
Четкой формы образца протокола совещания нет, поэтому руководство компании вправе самостоятельно определять его. В тоже время существуют общие принципы составления подобных деловых документов, которых рекомендуется придерживаться.
Что должно содержаться в документе:
Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:
В ряде случаев в протокол вносят четкие сроки выполнения того или иного задания, чтобы дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение.
Допускается к протоколу прилагать документы, отражающие суть проблем, которые решались на совещании. На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.
Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам. Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде.
«Шапка» документа
Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму. Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол». Рекомендуется нумеровать документы, а саму последовательность устанавливать в начале каждого года. После номера документа лучше уточнить заголовок, к примеру: «Протокол № … заседания трудового коллектива….».
Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).
Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами.
Вводная часть
В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.
Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».
Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.
В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.
Основная часть
Этот раздел оформления протокола (пример дан выше) должен содержать повестку дня. Возле каждого вопроса рекомендуется указать ФИО и должность докладчика. К примеру:
«…2. Утверждение правил по информационной безопасности в отделе ….
Докладчик: начальник отдела информационных технологий ФИО…».
Протоколирование
Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания. Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были). Если принимается решение и проводится голосование, то это также вносится в протокол, к примеру:
«.. По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…
Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:
«.. По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО..
Принято решение: назначить ответственным за поставку металлопроката – мастера цеха № 4, цеха № 15 ФИО. Срок исполнения – до …дата…».
Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.
Заключительная часть
В заключительной части протокола собрания (пример ниже) указываются подписи и ФИО председателя и секретаря. При необходимости можно указать перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с протоколом. В частности, это касается сотрудников, которым были выданы персональные производственные задания.
Краткая форма документа
Протокол может быть составлен в полной и краткой форме. Эти два вида документов отличаются лишь объемом детализации информации в документе.
Как правило, краткая форма используется, если ведется стенографическая запись совещания. В этом случае в текст не вносится информация о прениях и выступлениях, замечаниях присутствующих, а лишь фиксируется происходящее.
Выписка
В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола. Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.
Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть. Всю повестку дня и информацию по каждому вопросу не обязательно указывать, а лишь ту часть, которая интересует лицо, которое запрашивает информацию.
Протокол совещания
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ
Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.
Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.
Элементы протокола
После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.
В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.
После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации. 
Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.
Формулировка
После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений. 
Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.
Специфика
Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.
Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.
Что должно быть зафиксировано
Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.
Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.
Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.
Какие могут быть цели встречи с клиентом
Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:
Другие формы
Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:
Сбор информации
Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:
Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.