О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях
Приложение 18
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА
дел общеобразовательного учреждения
Срок хранения документов
Устав общеобразовательного учреждения
Свидетельство о государственной регистрации
Лицензия на общеобразовательную деятельность
Свидетельство об аттестации общеобразовательного учреждения
Свидетельство об аккредитации общеобразовательного учреждения
Контракт на право оперативного управления нежилым фондом, свидетельство на право оперативного управления, документ на право пользования земельным участком
На госхранение не передаются
Приказы комитета по образованию о работе общеобразовательных учреждений
На период действия (ст.5)
Договор с учредителем
Программа развития общеобразовательного учреждения (при необходимости)
Решения территориальных органов управления, приказы окружных управлений образования о работе общеобразовательных учреждений
На период действия (ст.5)
Приказы директора общеобразовательного учреждения по основной деятельности и основания к ним (подлинники)
Протоколы общих собраний (конференций), заседаний совета учреждения
Правила внутреннего трудового распорядка
После замены новыми
После замены новыми
Приемосдаточные акты, составленные при смене руководства
В архив не сдаются
Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции
Номенклатура дел общеобразовательного учреждения
В госархив не сдается
Личные дела учащихся
По решению ЭПК на госхранение отбирается 2-3% личных дел учащихся, окончивших школу
Алфавитная книга записи учащихся
Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей
Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании
Инвентарные описи основных средств и библиотечного фонда, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации, переписка по организационно-
хозяйственным вопросам
Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с обучающимися
Документы по совместной с правоохранительными органами работе с детьми
Документы (справки, заявления, выписки из протоколов и др.) об освобождении обучающихся от экзаменов
Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением
Журнал регистрации входящих и исходящих документов
02. Учебно-воспитательная работа
Образовательная программа общеобразовательного учреждения
Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год
Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении
Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).
Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.
Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.
В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.
Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2021 году
Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:
При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.
Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.
О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Типовая номенклатура дел образовательного учреждения
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма и структура номенклатуры дел
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения
Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.
С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.
Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.
Номенклатура дел в ДОУ в 2021 году: особенности составления
Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.
Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.
Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.
Когда должна обновляться номенклатура дел школы
В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.
Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.
НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».
Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.
Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.
Итоги
Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.
Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования
Государственное областное учреждение
«Центр комплектования государственных архивов Кировской области»
Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования
специалист 1 категории
Предлагаемая примерная номенклатура дел разработана в качестве основы для составления номенклатуры дел конкретного общеоб-разовательного учреждения в целях правильного формирования дел, обеспечения сохранности документов, для унификации ведения делопроизводства и ускорения процесса обработки документов при передаче их в архив.
Данная примерная номенклатура дел является методическим пособием, и создана для использования при составлении конкретных номенклатур дел в общеобразовательных учреждениях основного общего и среднего (полного) общего образования.
Общеобразовательные учреждения основного общего и среднего (полного) общего образования, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с п. 3.4.6 «Основных правил работы архивов организации» (М. 2002).
При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данном образовательном учреждении, и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают их названия: например «Документы о проведении выставок (планы, списки, доклады, переписка и др.). Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседаний педагогического совета».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Например: «Переписка с правоохранительными органами по вопросу правонарушений среди учащихся». Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок («разная переписка, «общие материалы», «материалы Совета»).
Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов.
В конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой в случае, если соответствующая работа не ведется. В частности, в номенклатуры дел образовательных учреждений, осуществляющих свою финансово-хозяйственную деятельность через централизованную бухгалтерию, не включаются документы, предусмотренные разделом «Бухгалтерский учет и отчетность» примерной номенклатуры.
Заголовки дел примерной переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями. Так, например, общеобразовательное учреждение основного общего и среднего (полного) общего образования в статьях примерной номенклатуры для удобства именуется школой. На практике его название может быть иным (гимназия, лицей), что должно быть учтено при составлении конкретной номенклатуры дел.
Одному заголовку дела из примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Так, например, заголовок «Переписка по административно-хозяйственным вопросам», предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной может быть заменен заголовками: «Переписка о благоустройстве пришкольной территории», «Переписка о проведении работ по телефонизации и созданию локальных компьютерных сетей» и т. д.
Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. Например, «Нормативные акты органов местного самоуправления" и «Приказы управления образования администрации г. Кирова» при небольшом объеме могут откладываться в одном деле с соответственно измененным заголовком.
В связи с тем, что в настоящее время все больше школ имеют отдельный банковский счет, самостоятельно, а не через централизованную бухгалтерию, осуществляют бухгалтерский учет и ведут активную финансово-хозяйственную деятельность, в данную примерную номенклатуру дел включены документы по бухучету и этой деятельности. Кроме того, номенклатура включает в себя такие документы, как Устав школы, лицензия на образовательную деятельность, свидетельство о государственной аккредитации, документы по аттестации школы, которые или уже вошли в повседневную жизнь общеобразовательных учреждений, или вот-вот станут весьма актуальными.
Разумеется, перечень документов в примерной номенклатуре дел для общеобразовательных учреждений не носит исчерпывающего характера. В индивидуальную номенклатуру дел могут быть внесены документы об опыте работы учителей, школьного музея, кружков, трудовых объединений школьников, деятельности органов ученического самоуправления, совета школы и т. д.
Примерная номенклатура построена по функциональному принципу (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура может быть построена как по функциональному, так и по структурному принципу.
В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений школы. Последовательность расположения разделов должна соответствовать штатному расписанию.
В номенклатуре дел учебного заведения, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство или административная деятельность, учебно-воспитательная работа, финансово-хозяйственная деятельность, работа с кадрами и т. д.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения соответствующих заголовков дел переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при управлении по делам архивов Кировской области сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе образовательного учреждения. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечисленными выше перечнями либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области.
Для некоторых категорий дел в номенклатуре к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.
Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течении установленного срока (истечения срока действия договора, по окончании расчетов, при условии завершения проверки и т. д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются сроки «до минования надобности («ДМН») и «до замены новыми» («ДЗН»). Такие документы (инструкции, методики или копии документов), в основном, присланные из вышестоящих организаций для сведения, и хранятся до минования практической надобности или замены новыми. Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
В графе № 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (специалиста) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
Уточнения к срокам хранения, приведенные в графе «Примечание» примерной номенклатуры, переносятся в конкретную. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о заведении дела, а также о лицах, ответственных за делопроизводство.
Особенностью делопроизводства общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования является формирование дел за учебный год (см. пункты 3.5.3. и 3.5.5. «Основных правил работы архивов организаций», (М., 2002), поэтому конкретная номенклатура дел составляется ежегодно перед началом учебного года работниками образовательного учреждения, ответственными за ведение делопроизводства и архива. Для учреждений-источников комплектования государственных архивов Кировской области номенклатура дел согласовывается с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области не реже одного раза в пять лет. В случае значительных изменений в делопроизводстве учебного заведения номенклатура дел составляется вновь, подлежит согласованию с ЭПК и утверждению ее руководителем, независимо от даты предыдущего согласования.
Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций», (М., 2002).
По истечении года, в конце номенклатуры дел, лицом, ответственным за делопроизводство, подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел (см. п. 3.4.10 и приложение № 7 «Основных правил работы архивов организаций» (М.2002).
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ муниципального образовательного учреждения среднего общеобразовательного учреждения и методические рекомендации по ее применению
Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.
Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.
При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:
-определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);
-выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;
-уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;
-дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.
Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.
В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента
При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:
ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.
ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации.