что такое формализованные документы
Обмен электронными документами — осталось полшага
Обмен электронными документами — осталось полшага
Директор компании «1С-КПД», более 15 лет работает в ИТ-сфере. Руководитель более 10 проектов внедрения системы «1С:Документооборот». Соавтор учебных курсов по системе «1С:Документооборот» и книг «1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов» (2014) и «1С:Документооборот. 250 вопросов и ответов» (2018).
Тенденции в области управления документами
Пандемия и массовый переход предприятий на удаленную работу скорректировала приоритеты в развитии систем электронного документооборота. Если еще полгода назад все говорили о роботах, искусственном интеллекте, больших данных, то сейчас вектор сменился. Проанализировав потребности наших клиентов, мы выделили следующие тенденции.
Тренд № 1. СЭД (системы электронного документооборота) все глубже проникают в бизнес-процессы предприятий. В последнее время организации нацелены на трансформацию и повышение эффективности управления процессов нижнего уровня. И пандемия сильно ускорила этот процесс. Современные СЭД способны очень глубоко интегрироваться в деятельность компаний, как функционально, так и технологически. Например, система «1С:Документооборот» не имеет никаких ограничений для интеграции с какими бы то ни было решениями и это большое достижение разработчиков «1С», а функционально имеет возможности для автоматизации бизнес-процессов всех уровней управления, нет ограничений на бизнес-активности, которые поддерживает это решение. СЭД и систему «1С:Документооборот» в частности, крупные компании уже рассматривают как ключевые системы автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. И те преимущества, которые продемонстрировали СЭД в условиях карантина и удаленной работы, еще более усиливают этот тренд.
Тренд № 2. СЭД одна из ключевых систем для организации работы общих центров обслуживания (ОЦО). Холдинги и сложные организации, все чаще проводят реорганизацию бизнеса, выделяя центры обслуживания, и переводя эту функцию зачастую в более экономичные по затратам регионы. Такие центры выполняют обеспечивающие функции предприятия: ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы, кадровый учет, документооборот и другие. Многим известны проекты создания ОЦО в таких крупных компаниях, как «Мегафон», «Северсталь» и НЛМК и многие другие.
СЭД занимает в организации таких ОЦО одну из ключевых ролей, за счет возможности создания единой информационной базы для хранения документов, организации архива, автоматизации рутинных операций, учета рабочего времени и других важный функций. О своих проектах автоматизации ОЦО на базе «1С:Документооборот» мы уже писали ранее.
Тренд № 3. Рост важности обмена электронными документами с контрагентами и государством. Это правда, старый тренд, российский рынок электронного документооборота между организациями начал развиваться еще в 1990-х годах, а массовым обмен электронными документами между компаниями стал после 2010 года. Но, к сожалению, большинство компаний откладывало этот вопрос, до нынешнего кризиса, количество компаний, перешедших на обмен электронными документами, росло очень медленно. В первую очередь это связано с тем, что технологические возможности росли быстрее, чем готовность нормативной базы, это вызывало у бизнеса ряд опасений.
Однако, в настоящее время проблемы, связанные с законодательной базой в области обмена первичными финансовыми документами, полностью решены (см. врезку «Избранные законодательные акты в области электронного документооборота»), и это устраняет последний серьезный барьер к переходу на электронный документооборот. А тренды 1 и 2 еще более усиливают важность обмена электронными документами с контрагентами и государством.
Немного теории
Поясним несколько понятий, важных для понимания. Что такое электронный документ? Электронный документ — это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе. Также очень важно разделить понятие «электронный документооборот» (ЭДО) и понятие «система электронного документооборота» (СЭД). Под электронным документооборотом мы понимаем обмен электронными документами организации, это процесс. Под системой электронного документооборота мы понимаем систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также систему поддержки процессов взаимодействия между сотрудниками. Электронные документы, не имеющие оригиналов в печатной форме, могут создаваться, в свою очередь в системах электронного документооборота и подлежать обмену с контрагентами по каналам связи. На данный момент законодательство в области электронных документов достаточно полное (см. врезку) и практически все документы, за исключением некоторых кадровых документов, могут создаваться и передаваться за пределы организации в электронной форме.
Неформализованные документы организации также могут быть переведены в электронный вид и ими можно обмениваться с контрагентами. Уже есть примеры, когда компании ведут официальную переписку или обмениваются проектной документацией в электронной форме.
Здесь можно задать вполне ожидаемый вопрос: является ли отправка документов по электронной почте электронным документооборотом? Да, отправка документов по электронной почте тоже является обменом электронными документами. Но здесь нужно отметить, что такой обмен не является в достаточной степени защищённым, а значит, возможна утечка информации. Поэтому службы безопасности крупных компаний не приветствуют обмен документами по электронной почте. Так что в случае с неформализованными электронными документами, к обмену которыми не предъявляются требований на законодательном уровне, компании самостоятельно определяют способ передачи документов с контрагентами и это также может быть сервис «1С-ЭДО».
Системы готовы к электронному документообороту
Системы на платформе «1С:Предприятие 8» поддерживают электронный документооборот и позволяют обмениваться с контрагентами электронными документами. Пользователю систем фирмы «1С» не придется усложнять свой ИТ-ландшафт и нести дополнительные затраты. К примеру, в учетные системы, например «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:ERP Управление предприятием 2», уже встроен модуль сервиса «1С-ЭДО», который работает с несколькими операторами электронного документооборота, а также поддерживает роуминг с другими операторами. Этот модуль позволяет обмениваться первичными документами с контрагентами сразу из коробки.
Допустим, компании хотят, вести официальную переписку, или обмениваться проектной документацией, при этом использовать защищённые каналы для передачи информации и документов. В этом случае можно использовать систему «1С:Документооборот» со встроенным модулем обмена электронными документами, позволяющим обмениваться документами не покидая системы.
Преимущества и эффекты от обмена электронными документами
Рассмотрим подробнее плюсы обмена электронными документами с внешними компаниями.
Во-первых, сокращение издержек. Такие издержки на первый взгляд могут быть незначимыми для компании, но в совокупности и в долгосрочной перспективе их сокращение приведёт к вполне заметной экономии средств:
Во-вторых, повышение эффективности деятельности. Это выражается в скорости поиска и обмена электронными документами. Скорость обмена электронными документами в сотни, если не тысячи раз быстрее, чем обмен физическими документами через курьерские службы или почту. В настоящее время информация — это, наверное, одна из главных ценностей для любой организации, а значит, скорость и надежность её передачи должна быть на высоте, это становится серьезным конкурентным преимуществом.
В-третьих, автоматизация рутинных операций. Перевод документооборота в электронный вид позволяет автоматизировать операции и бизнес-процессы. Это может быть автоматическая обработка документов, автоматическая постановка задач и так далее. Автоматизация бизнес-процессов крайне важна для компаний и может помочь сэкономить много рабочего времени, которое тратится на монотонные однотипные задачи.
В-четвёртых, безопасность. Электронный документооборот надежнее и безопаснее классического документооборота. Сертифицированные каналы ЭДО являются достаточно защищёнными, чтобы можно было пользоваться ими для передачи конфиденциальной информации, вместо почты или курьерских служб и не переживать о том, что случится утечка информации. А операторы ЭДО очень серьёзно относятся к защите передаваемых документов, и каждый год улучшают меры безопасности каналов передачи данных.
Все без исключения клиенты после внедрения СЭД и электронного документооборота с внешними компаниями отмечают эти преимущества.
Эффекты в цифрах
Один из клиентов, оценивая экономический эффект от внедрения, помимо классических затрат на бумагу, расходные материалы и доставку, произвел интересные расчёты. Логика оценки экономического эффекта может быть следующей.
Помимо исчисляемых выгод, есть и те, которые невозможно измерить, но многие знают об их существовании:
Требования к формату электронных документов
Повсеместное развитие и распространение электронного документооборота в очередной раз поднимает вопросы, связанные с переводом форматов документов из бумажного в электронный вид. Какие документы имеют единый формат? Какие документы следует перевести в электронную форму? Будем разбираться в настоящей статье.
Дело в том, что далеко не каждый экземпляр бумажного документа может быть «оцифрован», другими словами, переведен в электронную форму. Например, сюда можно отнести копию счета-фактуры для передачи принципалу, декларацию соответствия, ТТН. Перечисленные документы пока еще необходимо вести в бумажном виде.
Однако, не за горами смена ситуации с товарно-транспортными накладными – правительством разрабатываются изменения к законодательству, которые позволят организациям работать с электронными ТТН.
Формат электронных документов
В современных компаниях используют две разновидности документации:
Документы, которые могут быть использованы и электронно, и в бумажном виде;
Документы, которые могут быть использованы только в бумажном виде.
Все электронные документы, которые создаются в системе электронного документооборота и передаются по телекоммуникационным каналам связи в ФНС, имеют единый формат .xml.
Виды электронных документов
Выделяют формализованные и неформализованные электронные документы. Под формализованной подразумевается документация, формат которой определен законодательством. Под неформализованной подразумевается документация, формат которой определяет каждая организация.
Следует отметить, что существуют два типа электронных документов, которые имеют наряду с форматом и утвержденное содержание. Сюда относятся счета-фактуры и акты выполненных работ/накладные по форме ТОРГ-12 (в последних должны быть указаны обязательные пункты).
Чтобы ваши документы и отчеты всегда сдавались в правильных формах и форматах, используйте СБИС Электронная отчётность. В СБИС вы будете оперировать актуальными формами отчетности, которые проходят перед сдачей обязательный форматно-логистический контроль.
Как придать юридическую силу электронным документам?
Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо, чтобы:
В нем были указаны обязательные реквизиты;
Его автор имел право создания и подписи документов;
Он был целостным и подлинным.
Являясь реквизитом документа, электронная подпись также обеспечивает соблюдение второго и третьего требования для придания электронным документам юридической силы.
Электронную подпись для ЭДО и для других целей вы можете получить в нашем Центре ЭЦП.
Существует ряд законов, которые регламентируют использование технологий электронного документооборота:
63-ФЗ позволяет считать электронные документы, подписанные цифровой электронной подписью, равнозначными бумажными документам, подписанным собственноручно и с печатью;
149-ФЗ позволяет рассматривать процедуру обмена электронными сообщениями, которые подписаны цифровой электронной подписью, в качестве обмена документами;
402-ФЗ позволяет составлять и подписывать электронно первичную бухгалтерскую документацию (в первую очередь, акты и товарные накладные);
Статья 169 часть вторая Налогового кодекса Российской Федерации позволяет составлять и подписывать электронно счета-фактуры;
ПП-1137 устанавливает регламенты по заполнению и исправлению электронных счетов-фактур, а также правила по их регистрации в журналах учета.
К первичной бухгалтерской документации относятся:
Товарные накладные, акты и счета-фактуры.
Каждая хозяйственная документация должна быть оформлена любым допустимым видом первичного документа, подтверждающим свершившийся факт деятельности организации. Поэтому первичные документы, как бумажные, так и электронные, должны содержать весь перечень обязательных реквизитов, начиная с названия документа и даты его составления, наименования организации и описания сделки, заканчивая суммой и единицами измерения, подписями и указанием лиц, подписавших его. Оформление хозяйственных операций на основе первичных документов регламентируется законом «О бухгалтерском учёте».
Таким образом, строгая регламентация и наличие электронной подписи придает электронным документам юридическую значимость. А экономическая целесообразность внедрения ЭДО делает этот процесс выгодным для предприятий. Что, в свою очередь, означает скорый и повсеместный переход бизнеса на «цифру».
А наши специалисты расскажут, как еще вы сможете автоматизировать ваш бизнес со СБИС.
Форматы и формы электронных документов. В чем разница?
Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.
Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?
Что такое форматы электронных документов?
Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:
В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.
.XML – единый формат учетных документов
Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.
ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.
Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.
Форма электронного документа – не есть его формат
Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.
Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.
Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs
Как перевести неформализованные документы в электронный вид: практический опыт
Как известно, формализованные электронные документы — это документы, для которых законодательством утверждены формы и форматы обменов ими. А вот организовать работу с неформализованными документами — тот еще квест почти для любого бизнеса. Поэтому сегодня расскажем историю из работы крупной компании-ритейлера: практический опыт, который вы тоже можете взять на заметку.
ЭДО для товарного учета
Начать в нашей компании из примера решили с товарного учета. В нем внедрили электронный документооборот.
Что перевели в электронный вид? Прежде всего, товарную накладную и счет-фактуру: примерно 35% поставщиков товаров работают с электронными счетами-фактурами и еще около 60% — с УПД. То есть общий охват ЭДО в товарном учете составляет 95%. Все операции по проверке этих документов автоматизировали, пользователь не участвует в этом процессе.
Как все происходит? В ERP-систему поступает документ от оператора электронного документооборота, автоматически проверяется его соответствие заказу и корректность реквизитов, верифицируется электронная подпись, после чего документ либо отклоняется, если были обнаружены ошибки, либо проводится в системе (вносятся реквизиты и распределяется по счетам учета), если все корректно.
Для сравнения — при бумажном документообороте бухгалтер вручную проверяет документ, после чего делает проводку. При ЭДО участие бухгалтера не требуется, нужен только специалист по приемке, который подтверждает наличие товара.
Алгоритм работы с неформализованными документами
Далее в компании стали думать, как действовать с неформализованными (неструктурированными) документами.
Сначала определились, что точно делать нельзя с любыми электронными документами:
Тогда возникает вопрос, а что же можно? Для ответа на него обратимся к законодательству.
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает нам делать электронные документы в любом формате. Единственное ограничение — для передачи в регуляторные органы по запросу нужно предоставлять на бумажном носителе копии документов (пп.5,6 ст. 9). Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» также не ограничивает формат документа, а лишь говорит нам, что документ признается равнозначным бумажному, если информация в электронной форме подписана усиленной квалифицированной подписью (п.1 ст. 6).
Таким образом, в компании поняли, что могут перевести неформализованные документы в электронный вид и стали оценивать юридические риски при работе с контрагентами. Юристы обратили внимание на то, что поскольку документы не структурированы, то невозможна их роботизированная обработка. Это означает, что необходим обязательный контроль документов со стороны сотрудников в «четыре глаза»: один исполнитель делает проверку документа, а затем контролер проверяет уже за ним.
Чтобы минимизировать названные риски, решили использовать два варианта:
Формализация неструктурированного ЭДО
Каждый документ анализируется, чтобы понять, можно ли его привести в формат XML. И в зависимости от этого действуют по следующей схеме.
1) Если документ нельзя стандартизировать, он остается в том виде, в котором есть, например, в формате Word или Excel.
2) Если документ можно стандартизировать, то он приводится в формат XML самостоятельно.
На рынке есть очень много структурированных ХМL-форматов у операторов электронного документооборота. Кроме того, есть ХМL-форматы, разработанные налоговой службой (УПД, акты приемки, акты выполненных работ, товарные накладные и т.д.). Все эти форматы можно брать за основу для формализации своих документов.
3) Документы, которые структурируются, связываются между собой. Например, комплект документов — счет, товарная накладная или акт выполненных работ и счет-фактура — связан между собой перекрестными ссылками.
4) Приложения к коммерческим договорам и часть некоммерческих договоров с приложениями реализованы в электронном виде через личные кабинеты провайдера.
Какие неформализованные документы реализованы в системе ЭДО
В итоге в компании-ритейлере перевели в электронный вид четыре группы неформализованных документов:
В условиях пандемии многие компании поняли преимущества работы с ЭДО. А это значит, что опыт по переводу в электронный вид неформализованных документов может быть полезен бизнесу из разных отраслей.
Формат электронных документов
Из нашей статьи вы узнаете:
Разбираемся, какую документацию можно перевести в ЭДО, и для каких документов закон устанавливает единый формат.
Электронные и бумажные документы
Не все документы можно перевести в электронный вид — копии счетов-фактур для передачи принципалу, декларации соответствия и товарно-транспортные накладные (ТТН) всё ещё необходимо иметь на бумаге.
Ситуация с ТТН в скором времени поменяется — правительство разрабатывает поправки в закон, которые позволят любым компаниям использовать их электронно.
Форма документа и закон
Электронные документы (ЭД) бывают неформализованными и формализованными.
Большая часть документов — неформализованные, то есть их форму определяет организация, а не закон.
Формализованные документы — это счёт-фактура, универсальный передаточный документ и их корректировки. Формат этих документов прописан в приказах Федеральной налоговой службы:
Форматы документов ЭДО
Первичная учётная документация. Закон «О бухгалтерском учёте» требует оформлять хозяйственные операции в первичных учётных документах, скреплённых цифровой подписью. В структуру первички входят:
Счёт-фактура. Необходим для подсчёта НДС. Счёт-фактуру регистрируют в книге продаж, журнале учёта счетов-фактур и хранят 4 года. Подписывает документ только руководитель организации, а обмениваются счётами через оператора ЭДО.
Корректировочный счёт-фактура. Составляют, если цена товара изменилась в сравнении с первоначальным счётом. Для корректировочной версии действуют те же правила.
Отдельные правила регулируют документы в фармацевтической отрасли:
Протокол согласования цен. Обязательный при поставке жизненно важных лекарств. В нём указываю цену лекарства от производителя и допустимые законом надбавки. Рекомендуемая форма прописана в постановлении Правительства №1683;
Реестр сертификатов. Содержит информацию о продуктах, для которых требуется сертификация. В ЭД указывают серию, номер, срок действия и название органа, выдавшего сертификат. Реестр требуют при поставке лекарств. Форма документа свободная.
«1С-ЭДО» от компании «Астрал» работает с любыми форматами ЭД. Система поддерживает роуминг со всеми операторами, интегрируется в «1С:Предприятие» и автоматически заполняет журнал ЭД.
Оставьте заявку для установки «Астрал.ЭДО/1С-ЭДО» на сайте.