что такое финансовый учет
Финансовый учет — для чего он владельцу бизнеса
Содержание статьи
Перед началом любого дела мудрые люди рекомендуют задавать себе простой, но крайне полезный вопрос – зачем мне это делать.
Главная задача руководителя компании – успешно ей управлять. Но управлять можно лишь тем, что мы полностью контролируем. А контролируем мы только то, что понимаем и измеряем. Конечная цель любой коммерческой деятельности – прибыль. Для точной оценки прибыльности бизнеса требуется:
Эти три ключевых шага требуются любому бизнесу для измерения финансов организации, их контроля и принятия управленческих решений. Тот, кто знает точные цифры, контролирует свои финансы.
Многие бизнесмены не понимают, что такое финансовый и управленческий учет, а фраза «анализ финансов» вызывает явное нежелание в этом разбираться. Это нормально, но до тех пор, пока владелец бизнеса не сталкивается с первым отсутствием денег в кассе, когда нужно, например, сделать очередной платеж за аренду помещения. Очень часто в компании есть бухгалтер, который занимается отчетностью для государства, и на этом вся аналитика денежных потоков в компании заканчивается. Но, как правило, «до первого столба».
Три конкретные выгоды ведения финансового учета
Поговорим о конкретных выгодах для владельца бизнеса, если он управляет финансами.
Выгода первая. Понятный финансовый учет — порядок в деньгах
Любой учет — это прежде всего порядок. Оплатили покупку картой в магазине — моментально получили SMS из банка, сразу видно, сколько потратили и сколько осталось. В бизнесе то же самое — получили часть предоплаты за новый проект — зафиксировали. Оплатили аренду — снова зафиксировали. Выплатили зарплату или премию — тоже зафиксировали. Начните считать любые движения денег, и обязательно не забывайте про наличные.
Если вы через несколько дней ждете очередной платеж от вашего заказчика — зафиксируйте его. Если на следующей неделе вы планируете оплатить аренду офиса — также отметьте это. Учитывать нужно все операции — и в прошлом, и в будущем, именно это позволит вам действительно понимать, что происходит сейчас, происходило ранее и будет происходить позднее с вашими деньгами.
И самое главное, делайте записи регулярно. В идеале — каждый день.
Однако, правда в том, что не каждому руководителю хватает терпения и дисциплины регулярно совершать однотипные операции, и тогда эти действия нужно делегировать. Например, своему бухгалтеру, или личному помощнику, если такой есть.
Резюмируем — учет финансов должен быть понятным и регулярным. Тогда все значимые цифры будут измерены, точно и вовремя.
Выгода вторая. Анализ финансов — понимание, откуда зарабатываются деньги и куда тратятся
Когда финансовые показатели измерены и учтены, самое время понять, откуда и в каких объемах в действительности деньги приходят, и куда и в каких объемах они тратятся. Это — уровень владельца бизнеса. Ключевая информация по операционной деятельности должна быть всегда под рукой у предпринимателя в удобном виде:
Вы увидите, какие клиенты приносят вам 80% общей выручки (принцип Парето). Однако зачастую бОльшую часть времени мы тратим на других заказчиков (битва за копейки). Сравните свои траты на разные нужды, возможно какие-то можно сократить. Вот лишь пара примеров, показывающих собственнику компании пути увеличения прибыли.
Резюмируем, финансовый анализ – должен быть удобным. И доступным в любой момент времени. Это и есть контроль. Контроль полный и мгновенный.
Выгода третья. Планирование финансов — сколько я могу взять себе?
Когда владелец бизнеса наглядно видит, какие поступления и затраты запланированы, это позволяет ему принимать правильные управленческие решения. Например, «вытащить» полтора миллиона рублей на новую машину, или проинвестировать в открытие нового салона красоты своей сети. Или, наоборот, не вытаскивать и не инвестировать, или сделать это в другой момент времени и в других объемах.
Допустим, компания получила предоплату в 5 миллионов рублей, выиграв в большом долгом и сложном тендере. Все радуются и открывают шампанское, и владелец бизнеса может подумать, что «ну уж сейчас-то миллион я могу взять себе – а там как-нибудь выкрутимся, сэкономим». А на самом деле проект будет идти 6 месяцев, нужно нанять еще 2 сотрудников, и все это время нужно платить им зарплату, оплачивать услуги АХО, выделять деньги на рекламу и т. д. И быть уверенным, что через 6 месяцев проект действительно закончится, не сорвется, не затянется, и заказчик выплатит оставшуюся сумму. А если затянется? А что, если трех сотрудников из десяти придется уволить или они сами уволятся, или, к примеру, заболеют, и придется тратить собственные средства на то, чтобы найти им замену? А что, если произойдет форс-мажор и заказчик по другому проекту не сможет вовремя выплатить (или вообще выплатить) нужную сумму по идущему параллельно проекту?
А вот если ваши доходы и расходы заранее запланированы, и есть инструменты для аналитики финансовой составляющей бизнеса – часто можно увидеть и понять, сколько денег есть в запасе, можно ли тут потянуть с одним платежом, и дождаться другого, принять решение на случай, если можно договориться с кем-то из контрагентов о рассрочке платежей.
Когда бизнес небольшой, можно все расходы и доходы прикидывать в уме. Когда в компании работает более 5-7 человек, когда проектов и заказчиков становится несколько и появляются внешние подрядчики и партнеры, держать цифры, а тем более оперировать ими в голове, становится сложно. Часть предпринимателей продолжает записывать на бумажке, другая часть людей переходит на Excel или Google Docs, и делает первые попытки автоматизации учета, сталкивается с проблемами, и либо скрипит, но делает, либо перестает. Хорошо, если компания при этом не умирает, не пройдя этап взросления.
Согласитесь, когда вы предупреждены о грядущих выплатах, у вас есть время среагировать. Плюс появляется пространство для маневра, которое иногда буквально жизненно необходимо.
Подведем итог – финансовое планирование должно быть наглядным. И, разумеется, должно происходить заблаговременно. Это ключ к успешному и уверенному управлению своей компанией.
Кратко все эти три выгоды можно свести в одну простую таблицу:
| Действие с финансами | Главное требование | Когда должно происходить? | Какой дает результат? |
|---|---|---|---|
| учет | понятный | ежедневно | точное измерение |
| анализ | удобный | мгновенно | полный контроль |
| планирование | наглядное | заблаговременно | успешное управление |
Финансовый учет – горючее успешного бизнеса
Одно из важнейших качеств успешных людей – делать, пока другие тянут и откладывают на потом. Именно нужные действия – горючее успеха. А денежные средства (или финансы) – горючее бизнеса. Формула успешного бизнеса (в случае, если у вас хороший продукт, разумеется) такая:
бизнес = финансовый учет + анализ + планирование.
Для управления личными доходами и расходами существует множество программ и мобильных приложений, как бесплатных, так и платных. Для бизнеса такого рода сервисов очень мало, а о тех, что есть на рынке, знает совсем небольшое количество предпринимателей. По исследованиям CNews, в 2015 году в России было зарегистрированно около 4 миллионов ИП и предприятий микро/малого бизнеса, и только 40 000 из них пользуются какими-либо онлайн-сервисами. Остальные – не пользуются.
С точки зрения учета финансов привычный многим Excel – это долго и для многих сложно, поэтому часто владельцы бизнеса просто ограничиваются внесением доходов и расходов в одну табличку, и иногда максимум строят график изменения этих доходов и расходов в течение года. Принимать при этом стратегические решения довольно сложно, поскольку аналитики нет, к тому же Excel постоянно требует изменений, а еще его нежелательно отправлять по почте, чтобы кому-то показать – все-таки файл с финансовой информацией не должен распространяться, пусть даже и среди доверенных людей.
Для автоматизации учета финансов разрабатываются специальные сервисы для ИП, малого и среднего бизнеса, которые включают в себя не только отчет о движении денег (ДДС), а все три главных финансовых отчета. Такая разработка требует аналитики, математики и серьезного подхода к безопасности разрабатываемого решения, зато с помощью такого сервиса собственник получает отличный инструмент для измерения, контроля и управления деньгами своей компании, который значительно экономит его время.
Специально для наших читателей мы записали видео-интервью с экспертом по управлению финансами Наталией Морозовой. В нем Наталия поделилась своими мыслями о важности финансового учета и дала предпринимателям ценные советы:
Попробуйте финансовый сервис ПланФакт, и уже через пару недель вы почувствуете первые плоды – конкретную сумму сэкономленных или дополнительно заработанных денег.
Учет финансов организации. Обзор инструментов
Накладные от руки под копирку, записи доходов и расходов в тетрадке, подсчеты и аналитика в уме – казалось бы, это «привет из 90-х». Как ни странно, такие методы учета финансов организации все еще популярны. Согласно отчету Национального агентства финансовых исследований (НАФИ), каждое четвертое предприятие ведет учет доходов и расходов без использования электронных средств: 18% письменно и 6% «в уме».
Содержание статьи
Значительная часть предпринимателей и организаций (39%) отслеживают финансовые потоки в программах широкого предназначения, например, электронных таблицах и даже текстовых документах. К сожалению, такие программы не предназначены для ведения учета финансов, а устаревшие методы и вовсе могут ввести в заблуждение и привести к серьезным ошибкам. Почему же бизнесмены продолжают пользоваться такими инструментами? Объяснение логично.
Во-первых, предпринимателям некогда отслеживать ключевые финансовые показатели. У бизнесмена много других важных задач: разработка стратегии, увеличение прибыли, бесконечный поиск хороших сотрудников и «подстегивание» нерадивых, работа с ФНС и т.д. Кроме того, качественному учету финансов часто мешает недостаток знаний в области экономики, бухгалтерии и т.п., а также низкая цифровая грамотность. Увы ☹
Действительно, а зачем заниматься финансовым учетом? Да хотя бы, чтоб не попадать в кассовые разрывы – ситуацию, когда для выплаты зарплат или расчетов с поставщиками на счетах нет денег.
Простой пример. Предприниматель из Смоленска Владимир Горецкий в начале своего бизнес-пути решил потратить первые доходы на крутой компьютер и офисное кресло. Он же босс! Результат не заставил себя ждать. Образовалась «дыра» – кассовый разрыв в 500 тысяч рублей. Это сейчас успешный франчайзи «Додо Пиццы» пользуется для учета финансов сервисом ПланФакт. Но тогда пришлось брать кредит, чтобы выплатить зарплату сотрудникам.
Ситуация, в которую попал Горецкий, действительно часто случается с российскими предпринимателями. То же исследование НАФИ показало, что 37% собственников регулярно попадают в кассовые разрывы. Причем с 10% бизнесменов это происходит с завидной регулярностью – 3-5 раз в год.
Кассовый разрыв – одна из самых распространенных и заметных ошибок в учете финансов организации. Чтобы ее избежать, нужно грамотно отслеживать доходы с выделением важнейших клиентов, расходы с разбивкой по основным статьям, оценивать прибыль по организации в целом и по каждому заказу в отдельности, рентабельность и многие другие показатели. Кроме того, каждый предприниматель хочет знать, сколько денег он может взять себе и в какой момент. Все это требует системного подхода к финансовому учету. И помогут в этом современные программы и сервисы.
В этой статье мы рассмотрим основные инструменты учета финансов организации со всеми их плюсами и минусами для малого бизнеса. Разумеется, «пещерные» орудия труда финансового учета в виде копирки и тетради разбирать не будем. Оставим их любителям старины. ☺
Учет финансов организации. 4 основных инструмента, плюсы и минусы
1. Таблицы
Excel и Google Sheets – популярные у предпринимателей решения для ведения учета финансов. Их основной плюс – это доступность (Excel есть даже в самом базовом пакете MS Office, а Google таблицы можно использовать бесплатно онлайн). Такая система учета финансов удобна, когда бизнес только на начальной стадии развития, а структура еще не усложнена, например, несколькими точками продаж, юридическими лицами и т.д.
Excel действительно обладает весьма широким функционалом и предоставляет массу возможностей. Так, в программу заложен ряд автоматических финансовых функций. Например, «АМОРУВ» возвращает величину амортизации для каждого учетного периода, «СРЗНАЧ» (среднее значение) поможет посчитать средний чек и т.д.
Базовыми приемами работы с таблицами умеют пользоваться многие. Но чтобы работать со сложными формулами и решать комплексные задачи, нужно стать почти программистом. Согласитесь, что далеко не каждый предприниматель знает или хочет вникать, что такое SUMIFS или VLOOKUP в Excel. Сложность – это первый минус.
Второй бесспорный недостаток это – трата времени. На кропотливую работу с Excel уходят дополнительные часы и дни, которых у предпринимателя или его небольшой команды просто нет. Например, выписку из банка по безналичным операциям можно получить в одном формате, движение денежных средств по наличному расчету ведется в другом. На выходе получаются две совершенно разных excel-таблицы. Чтобы совместить их, нужно потратить время и произвести некоторую ручную работу.
Кроме того, недостаточное знание программы вместе с вечной нехваткой времени влекут ошибки в формулах. Следствие – искаженная информация об учете финансов бизнеса. Чтобы помочь предпринимателям избежать ошибок, когда бизнес еще на начальной стадии развития, ПланФакт разработал простую финансовую модель в Excel. Вы можете получить ее бесплатно, пройдя по этой ссылке. Убедитесь, что ваш бизнес работает в плюс!
2. Специализированные программы
Самым известным и популярным производителем в этом секторе является 1С. Его программные продукты серии «1С:Предприятие» для управления и учета, а также «1С:Бухгалтерия» для бухгалтерского учета используют большинство средних и крупных российских фирм. Плюсы таких программ очевидны: комплексное решение с множеством функций, гарантии качества от известного производителя и т.д. Казалось бы, использование специализированных программ для учета финансов организации – самый простой и грамотный выход. Но плюсы такого подхода могут стать минусами для малого бизнеса.
Специализированные программы созданы для автоматизации среднего и крупного бизнеса. Работа с ними рассчитана на специалиста в области финансов, бухгалтерии и т.д., то есть предпринимателю нужно выделить отдельного сотрудника-профессионала или даже создать целый отдел. Для малого бизнеса это часто неприемлемо. Стоимость специализированных программ также может оказаться слишком высокой для микробизнеса или стартапа, которые еще не могут позволить себе непрофильные расходы.
Кроме того, большинство таких программ «заточены» под конкретную отрасль или вид деятельности, а значит далеко не всем организациям подходят. Так, например, весьма популярна программа «МойСклад», но она предназначена для управленческого учета торговых организаций (оптовая фирма, небольшая розничная сеть, интернет-магазин).
3. Приложения для личных финансов
Среди практичных людей такие программы как CoinKeeper, Money Manager, EasyFinance, Money Lover и другие подобные приложения набирают все большую популярность. Их неоспоримое преимущество – возможность работать на ходу. Кроме того, они дешевые, а во многих случаях и бесплатные. Не редко и предприниматели на начальном этапе деятельности используют именно их для ведения учета финансов бизнеса.
Приложения для личных финансов позволяют контролировать доходы и расходы, формировать бюджет по отдельным категориям, а также напоминают о долговых обязательствах и постоянных выплатах. Такие приложения удобны за счет интеграции с банковскими картами хозяина, а также с различными платежными сервисами – «Яндекс.Деньги», Webmoney, QIWI и т.д. Таким образом можно не только автоматизировать учет своих финансов, но также регулярно и оперативно получать исчерпывающую статистику за любой период времени.
Основной минус таких программ – они не предназначены для бизнеса и ведения финансов организации, а значит в них нет понятия «юридическое лицо», нет анализа прибыли или учета материальных ценностей и т.д. Таким образом, функционал приложений для учета личных финансов намного уже, чем необходимый набор опций даже для микробизнеса.
4. Онлайн-сервисы для бизнеса
Чтобы автоматизировать учет финансов, предпринимателю необходимы простые решения. Для этого разрабатываются специальные сервисы для ИП и малого бизнеса. К онлайн-сервисам для учета финансов малого бизнеса относится и ПланФакт.
Такие программы не отнимают много времени у бизнесменов и не заставляют заниматься рутинной работой с цифрами, при этом дают четкое и оперативное представление о состоянии финансов. Интерфейс и все функции таких сервисов просты и понятны даже человеку без финансового или экономического образования. Мобильная версия дает возможность работать в режиме 24/7. В отличие от приложений для личных финансов онлайн-сервисы для бизнеса – платные. Но их цена значительно ниже по сравнению со стоимостью специализированных программ для среднего и крупного бизнеса, а значит доступна даже микроорганизациям и стартапам.
ПланФакт включает в себя все три основных финансовых отчета, которые просто необходимы владельцу бизнеса:
● отчет о движении денежных средств (ДДС или CashFlow) позволяет видеть остатки на счетах в любой момент времени и предотвращать кассовые разрывы. В идеале такой отчет нужно вести каждый день;
● отчет о прибылях и убытках (ОПУ или P&L) дает представление о прибыли и убытках по всей компании, а также по отдельным сегментам. Этот отчет также помогает учитывать долги. Особенно пригодится компаниям, которые работают по предоплате или отложенной постоплате. Такой отчет стоит вести каждый месяц.
● балансовый отчет помогает понять, как распределены деньги в компании, учитывает активы и пассивы.
Почему ПланФакт?
ПланФакт – это комплексное решение не только для финансового, но и управленческого учета, что позволяет принимать стратегические решения и двигать бизнес в правильном направлении, искать новые ниши. Кроме того, сервис «заточен» под малый бизнес.
Основные возможности сервиса:
● отслеживать, какие части бизнеса прибыльные, а какие убыточные;
● информировать о нехватке денег заранее, чтобы предотвращать кассовые разрывы;
● контролировать дебиторку и кредиторку, чтобы выбивать оплату из должников и не тратить чужие деньги;
● автоматизировать учет финансов благодаря интеграции с банками и открытому API;
● делегировать рутину сотрудникам и ограничить им доступ к важным показателям.
Различия и взаимосвязь управленческого и финансового учета
Управленческий учет — это комплексная система учета, планирования, контроля, анализа информации о доходах и расходах и результатах хозяйственной деятельности организации в необходимых аналитических разрезах, необходимой для оперативного принятия различных управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности организации в краткосрочной и долгосрочной перспективах.
Основные цели управленческого учета:
Таблица 1. Основные различия между управленческим и финансовым учетом.
| Управленческий учет | Финансовый учет |
| 1. Цель учета | |
| Подготовка информации для менеджеров организации для принятия ими объективных управленческих решений. | Подготовка информации для сопоставления затрат с доходами для определения прибыли организации. |
| 2. Соблюдение юридических требований | |
Таблица 2. Взаимосвязь областей бухгалтерского и управленческого учета предприятия.