Что такое эпк при поступлении
Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива
Зарегистрирован в Минюсте России 06.08.2018.
Регистрационный № 51795.
Примерное положение
об экспертно-проверочной комиссии
федерального государственного архива
I. Общие положения
Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 10 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
Экспертно-проверочная комиссия (далее – ЭПК) федерального государственного архива (далее – Архив) создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.
ЭПК является постоянно действующим совещательным органом, создается на основании приказа директора Архива. Функции, права и организация работы ЭПК определяются положением, разработанным на основании Примерного положения. Положение об ЭПК утверждается директором Архива.
Решения ЭПК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения директором Архива.
Персональный состав ЭПК утверждается приказом директора Архива.
В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов Архива. При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты органов и организаций, выступающих источниками комплектования Архива (далее – источники комплектования), по согласованию с руководителями данных органов и организаций.
Председателем ЭПК назначается заместитель директора Архива.
ЭПК осуществляет свою работу во взаимодействии с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее – ЦЭК (ЭК) источников комплектования, а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве).
В своей работе ЭПК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19); нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях [1] ; решениями ЦЭПК при Росархиве; положением об ЭПК Архива.
II. Функции ЭПК
ЭПК осуществляет следующие функции:
8.1. Рассматривает и принимает решение об утверждении:
а) описей дел, документов постоянного хранения;
б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) оценочных описей, составленных Архивом на документы, предложенные гражданами к приобретению Архивом;
г) описей копий архивных документов, хранящихся в Архиве на правах подлинников;
д) описей особо ценных дел, документов;
е) перечней номеров особо ценных дел, документов;
ж) переработанных описей дел, документов;
з) описей дел, документов, созданных Архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;
и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в Архиве, не подлежащих хранению.
8.2. ЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) списков источников комплектования с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;
б) списков граждан, выступающих источниками комплектования Архива с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;
в) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных Архивом по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в Архив в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;
г) описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;
д) номенклатур дел источников комплектования;
е) актов об утрате документов в источниках комплектования;
ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в Архиве и в источниках комплектования;
з) актов описания архивных документов в Архиве;
и) актов переработки описей в Архиве;
к) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.
8.3. ЭПК рассматривает:
а) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;
б) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;
в) предложения источников комплектования, о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;
г) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.
III. Права ЭПК
а) давать рекомендации в пределах своей компетенции источникам комплектования Архива по вопросам экспертизы ценности документов;
б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Архива, представителей источников комплектования, научных и иных организаций;
в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
IV. Организация работы ЭПК
Заседание ЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК.
Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
Право решающего голоса имеют только члены ЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
Решения ЭПК, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения заинтересованных организаций.
Ведение делопроизводства ЭПК возлагается на секретаря комиссии.
[1] Подпункт 1 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
Что такое эпк при поступлении
Для документов, касающихся документационного обеспечения управления и организации хранения документов, с 18.02.2020 сроки хранения определяет п. 1.5 раздела II упомянутого приказа Росархива. Все они представлены ниже в таблице.
Также поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения можно взять на постоянное хранение.
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения – 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
(2) Неутвержденные, несогласованные – До минования надобности
Что означает ЭПК в номенклатуре дел?
В соответствии с законодательством Российской Федерации, любые организации независимо от формы собственности и того, являются ли они частными или государственными, обязаны обеспечивать хранение архивных документов. Многие документы до сих пор хранятся в бумажном виде в единственном экземпляре, например, трудовые книжки. Их утеря может привести к ущемлению прав граждан.
Понятие номенклатуры дел
Номенклатурой дел принято называть сводный перечень всех документов, входящих в делопроизводство компании с обязательным указанием срока хранения. Существует ряд законов, регулирующих ведение кадрового делопроизводства, и определяющих срок хранения каждого документа.
Сотрудники компании, в чьи обязанности входит делопроизводство, должны тщательно соблюдать сроки хранения, периодически утилизируя бумаги с истекшим сроком хранения.
Все нюансы, относящиеся к организации хранения документов, их комплектования, учета и использования, регулируются Федеральным законом N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. Пункт 1 ст. 17 ФЗ устанавливает обязанности организации по обеспечению сохранности своих архивных документов.
Понятие ЭПК
На некоторых архивных документах можно встретить аббревиатуру ЭПК. Это сокращение означает «экспертно-проверочная комиссия». В ее состав приглашают наиболее квалифицированных специалисты из основных структурных отделов. Возглавляет комиссию один из руководящих работников компании.
В состав экспертно-проверочной комиссии должен обязательно входить представитель архивного учреждения.
Эти комиссии функционируют при архивных управлениях. Они являются постоянно действующим совещательным органом, и в их обязанности входит:
Деятельность комиссий ведется совместно с архивной и делопроизводственной службой организации. Они распределяют документы на хранение и уничтожение, а также место, где будут храниться отобранные организации.
Отметка ЭПК на документах
Отметка на документах может быть дополнена следующими:
По закону не допускается уменьшение сроков хранения документов или удаление отметки «ЭПК». Срок хранения может быть только увеличен.
Отметка «ЭПК» применяется в отношении документов всех организаций независимо от формы собственности. Основным условием должно быть то, что документы этих организаций классифицированы как источник формирования государственных и муниципальных архивов.
Ответственность за нарушения хранения документов с отметкой ЭПК
Как следует из ст. 27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», организации или граждане, совершившие нарушения в области хранения документов, представляющих особую ценность, или с продленным сроком хранения, могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности, предусмотренной законодательством РФ.
Уничтожать документы с отметкой «ЭПК» раньше истечения сроков хранения не следует до тех пор, пока не получено заключение экспертно-проверочной комиссии. Необходимо также получить утверждение со стороны архивного органа описей документов постоянного хранения.
Какую отметку использовать в номенклатуре дел – ЭПК или ЭК?
З адан очень правильный и серьезный вопрос, на который должны обратить внимание службы делопроизводства любой организации. Дело не только в расшифровке аббревиатур: ЭК – это экспертная комиссия организации, а ЭПК – это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения. Документы из дел с отметкой ЭПК могут быть выделены на постоянное хранение.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – ПТУД) устанавливает нормативные сроки хранения документов, образующихся по общим функциям управления в любой организации, независимо от формы собственности.
Отметка «ЭПК» («ЭК»), которая проставлена при сроке хранения в ПТУД, не является технической, она отражает методику проведения экспертизы ценности документов и ее этапы.
Экспертиза ценности осуществляется:
Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Как описать документы в номенклатуре дел
Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.
Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь
Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.
5 лет эпк что это?
Что такое отметка Эпк?
Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.17 июн.
Что такое Эпк в делопроизводстве?
Хранение документов Аббревиатура «ЭПК» – это экспертно-проверочная комиссия архивного органа, которое и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении.
Какие документы относятся к документам временного хранения?
В соответствии с п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Что значит документы постоянного срока хранения?
1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы): приказы по основной деятельности
Что значит срок хранения постоянно?
Постоянный срок хранения означает, что документ будет храниться столько, сколько «жива» организация. «Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее десяти лет».11 окт. 2016 г.
Кем утверждается номенклатура дел организации?
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
Что такое Эпк?
Сроки хранения управленческих документов Кроме того, в отдельных случаях сроки управленческих документов определяются решением ЭПК – экспертно-проверочной комиссии. Это значит, что такие документы могут иметь научно-историческое значение.
Как и где хранить документы?
Рекомендуемый клип · 115 сек.
Организация хранения документов в доме. — YouTube
Начало рекомендуемого клипа
Конец рекомендуемого клипа
Что входит в оперативное хранение документов?
Оперативное хранение документов и формирование дел Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.
Что такое документооборот?
Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени. документы, которые поступают из других организаций (входящие).
Сколько лет хранятся в архиве школьные журналы?
Классные журналы хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.6 июн. 2011 г.
Сколько лет нужно хранить кадровые документы?
Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сколько лет хранятся приказы по личному составу?
— приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); — приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК); — приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет).
Как утверждается номенклатура дел?
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.28 дек. 2015 г.
Как систематизируются документы в номенклатуре дел?
Номенклатура дел — основной учетный документ в Отделе Делопроизводства и структурных подразделениях, которая составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел, позволяет сгруппировать исполненные документы в дела, СИСТЕМАТИЗИРОВАТЬ ДЕЛА ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ и является основой для составления описей и актов на 25 сент. 2010 г.
Что такое номенклатуры?
«Номенклатура – это совокупность названий, категорий и терминов, употребляемых в определенной области науки и техники для обозначения объектов». Наиболее проработаны и обширны они в химии и биологии. Бывает географическая, товарная, астрономическая, медицинская номенклатуры.25 июн. 2019 г.