что должны уметь делать компьютерные бухгалтерские системы
Возможности компьютерных систем бухгалтерского учета
Компьютерные бухгалтерские системы должны уметь:
§ правильно производить арифметические расчеты;
§ обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;
§ осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;
§ производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;
§ обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.
Для обеспечения указанных возможностей система должна иметь единую БД по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии БД могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.
Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы.
При этом система должна уметь легко изменять их по запросу пользователя.
Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных надежных методов и результаты одновременно заносились во все необходимые документы и таблицы.
В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов.
Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей.
Важна возможность распечатки отчетов на различных по классу печатающих устройствах – матричных, струйных или лазерных принтерах. Пользователь не должен испытывать никаких проблем при подключении к своему компьютеру любых допустимых моделей принтеров или при смене одной модели на другую.
Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерасчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.
Ведущие российские фирмы-разработчики оперативно выявляют основные неудовлетворенные потребности бухгалтеров и быстро приводят свои системы в соответствие с новыми требованиями и запросами.
Во многих компаниях есть собственные службы внедрения и сопровождения, которые при необходимости могут оказать помощь непосредственно на местах.
Программы для бухгалтера: все, что нужно для работы
Сервисы и приложения, которые облегчат вам решение задач и сделают расчеты намного проще
Самостоятельно справиться с объемом информации, которой сегодня оперирует бухгалтер, непросто. Для того чтобы облегчить его труд, придуманы специализированные компьютерные программы, онлайн-сервисы и мобильные приложения, способные автоматизировать ручные подсчеты, оптимизировать задачи и эффективно распределить рабочее время. Программы для ведения бухгалтерского учета и сервисы для работы и отчетности с банками на сегодняшний день внедрены у подавляющего большинства российских компаний.
Если вы начинающий специалист или сменили место работы, то прежде всего вам нужно изучить особенности и возможности уже имеющихся цифровых помощников. От того, насколько бухгалтер освоит основные рабочие инструменты, будет зависеть скорость его работы и корректность расчетов. Со временем каждый специалист формирует свой арсенал полезных помощников, удобных в работе лично ему. Будь то инструменты Microsoft Office, автоматизированные сервисы или даже простая разлинованная амбарная книга.
Основа основ — учетная программа
Современный бухгалтерский учет ведется с помощью программного обеспечения. На крупных предприятиях устанавливают мощные программные комплексы, такие как Контур.Бухгалтерия Актив, 1С или «Парус». Они рассчитаны на несколько рабочих мест и позволяют решать все бухгалтерские задачи: учитывать первичку, собирать данные с подразделений, готовить отчеты в налоговую или внутреннюю аналитику по любым заданным параметрам и многое другое. Основная задача бухгалтера при этом — научиться использовать все преимущества автоматизации.
Небольшие компании часто выбирают онлайн-сервисы, например Контур.Бухгалтерию — для организаций на ОСНО или Контур.Эльбу — дружелюбный сервис для предпринимателей на специальных налоговых режимах. Эти программные продукты предоставляют пользователю набор базовых учетных операций и актуальные отчетные формы.
Сервисы, чтобы отчитываться через интернет и не ездить в ФНС
Очереди в коридорах налоговой инспекции или пенсионного фонда из сдающих отчет уже давно в прошлом — намного проще подать документы в ФСН через интернет. Рынок предлагает несколько решений, наиболее популярные из них — СБИС, Такском, Контур.Экстерн. Загрузили данные, поставили электронную подпись и нажали кнопку «Отправить» — быстро и удобно. Во многих сервисах предусмотрена проверка корректности заполнения форм перед отправкой — не нужно переживать, что ФНС или ПФР отклонят ваш отчет.
Некоторые сервисы встраиваются в учетную программу и избавляют от трудоемкого переноса данных. Например, вы можете работать в 1С и отправлять отчеты через Экстерн.
Калькуляторы на все случаи жизни
Кроме полноценных сервисов бухгалтеру могут пригодиться калькуляторы. Нет, это не счетная машинка на столе, а небольшое приложение для частного расчета. Например, у Контур.Бухгалтерии есть калькуляторы больничного листа, страхового стажа, компенсации при увольнении, декретных и отпускных. Они будут полезны, если в вашей бухгалтерской программе не предусмотрены зарплатные расчеты или нужно что-то оперативно вычислить.
Знакомые незнакомые офисные помощники
Приложения Excel, Word, Outlook, входящие в пакет Microsoft Office, таят в себе массу полезных функций для бухгалтера. Например, Excel необходим в работе, даже несмотря на наличие учетных программ и сервисов: его используют для того, чтобы сформировать внутреннюю аналитику для управленческих решений на основе любого из выгруженных отчетов, составить таблицы с индивидуальными формулами для регулярных нестандартных подсчетов.
Фильтры, ВПР и формулы в Excel помогают быстрее систематизировать информацию, вычленять нужное по запросу руководства или смежного подразделения.
Пример из практики рассказывает главный бухгалтер Лидия Куцко:
«Excel — мое все. Я использую его ежедневно. Для каждой проводки составляю таблицу, где указываю алгоритм расчета, использованные нормативы и переменные величины. Это позволяет мне проверять себя и аргументированно отвечать налоговой, откуда взялась та или иная сумма, если возникают вопросы. Удобно сопоставлять данные по 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и РСВ. В 1С это разные отчетные формы, а я свожу все в единую таблицу и вижу, нет ли расхождений».
Не менее значим в работе бухгалтера и Word. Приложение позволяет самостоятельно создавать шаблоны писем и приказов, которые вы можете использовать многократно, меняя лишь отдельные положения.
Еще один помощник — Outlook. Как и любой другой почтовый агент, он фильтрует входящие письма (а значит, и задачи), распределяет в папки и ранжирует по степени важности в зависимости от настроек. Используйте Outlook как календарь, планируйте собрания и встречи, учитывая занятость коллег. Стоит лишь разобраться с основными функциями, и приложение поможет навести порядок в делах и организовать ваше время.
Справочные системы — чтобы знать, где спросить
Поскольку информация, необходимая для работы бухгалтера, регулярно обновляется, полезно держать под рукой список источников, где можно об этих изменениях прочитать. В первую очередь это справочно-правовые онлайн-системы, такие как «Консультант Плюс», «Гарант» или Контур.Норматив. Здесь собраны актуальные законы, подзаконные акты, письма и разъяснения Минфина, ФНС и других контролирующих органов, судебные решения и материалы арбитражной практики и пр. Доступ к справочникам позволяет бухгалтеру не только свободно ориентироваться в документах и статьях, но и составлять на их основе внутренние документы для своей компании. И, конечно, не стоит забывать про профильные информационные порталы, которые предлагают экспертные материалы.
Если вы уже давно работаете в сфере бухучета, поделитесь с читателями Контур.Школы своими находками: в какой программе ведете бухучет, какие сервисы и приложения экономят ваше время, на каких информационных порталах ищите ответы на спорные вопросы. Может, мы что-то пропустили?
Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учёта
Бухгалтерский учёт нужно автоматизировать — это понимает любой бухгалтер. Но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать и какова его роль в этом процессе. Как следствие — пассивность со стороны бухгалтера при внедрении на предприятии автоматизированной системы учёта, его разногласия с руководством. А ведь он — лицо заинтересованное и должен если уж не «рулить» процессом установки системы, то по крайней мере активно участвовать в нём. В этой статье мы рассмотрим, на что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учёта.
Ольга НЕТЁСОВА
Вологодская государственная молочно-хозяйственная академия
Источник: Журнал «Бухгалтер и Компьютер» №4 2004г
Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учёта. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами:
· задачи бухгалтерского учёта хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;
· бухгалтерский учёт собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;
· автоматизация бухгалтерского учёта стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчёты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях. Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.
Результаты опросов, опубликованные в печати, показывают, что бухгалтеры, применяющие информационные технологии в своей практике, имеют больше шансов на успех и лучшие перспективы на будущее. Выявлена прямая связь между грамотностью в сфере ИТ и профессиональным успехом этой категории специалистов. От каждого третьего бухгалтера, принимаемого на работу в Москве, требуется владение компьютерными программами.
Конечно, каждый бухгалтер понимает необходимость автоматизации бухгалтерского учёта, но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать, и ждёт “доброго дядю”, который решит за него все проблемы. Незнание основ проектирования и внедрения автоматизированных систем, непонимание своей роли в этом процессе порождают пассивность бухгалтера, разногласия с руководителем и другими управленческими работниками. В то время как на предприятии осуществляется проект автоматизации учёта, бухгалтер иногда лишь отстранённо наблюдает за этим процессом, тогда как он должен если уж не руководить им, то активно участвовать и оказывать влияние.
Принцип первого руководителя предполагает при автоматизации закрепление ответственности за создание системы за заказчиком — руководителем предприятия, который отвечает за ввод в действие и функции системы. При автоматизации работы бухгалтерии этот принцип следует уточнить: основная доля ответственности должна возлагаться на главного бухгалтера. Как показывает практика, без заинтересованности, ответственности, компетентности в этом вопросе главного бухгалтера создание достаточно эффективно функционирующей автоматизированной системы бухгалтерского учёта невозможно. Напротив, при заинтересованности и желании бухгалтера такое внедрение происходит быстро и безболезненно. На руководителя предприятия при этом ложится ответственность за создание условий для внедрения всего комплекса и обеспечение взаимодействия автоматизированной системы бухгалтерского учёта с другими управленческими структурами, включение её в общую автоматизированную систему управления предприятием.
Направления
На что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учёта? Перед началом проектирования должны быть решены некоторые общие вопросы.
При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальны. Второй вариант — пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.
Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных средств.
Первое направление — использование офисных программ, например из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.
Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учёта — с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы. Их выбор сейчас очень широк, практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучёта. Предприятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: её настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надёжной фирмы, с которой придётся работать весь период использования программы. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.
Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии.
Конечно, роль бухгалтера будет различна при выборе того или иного направления автоматизации.
В первом случае бухгалтер, как правило, должен в совершенстве знать и уметь использовать офисные программы (небольшие предприятия не могут держать для этого отдельного работника). При последнем варианте бухгалтеру гарантировано пристальное внимание со стороны команды разработчиков. При использовании тиражной бухгалтерской программы помощь бухгалтеру при её внедрении, как правило, минимальна, и часто возникает ситуация, когда он не знает, что делать с приобретённой программой.
Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601–90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основные этапы здесь следующие:
В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.
Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.
Ставим задачу
По результатам предпроектного обследования составляется техническое задание. Ответственность за предпроектное обследование ложится на главного бухгалтера (далее просто бухгалтера).
При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются, равно как и не составляется проект, что отрицательно влияет на эффективность создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта.
Техническое задание необходимо, если для настройки и внедрения бухгалтерской программы привлекаются сторонние сотрудники или организации. Они должны принимать участие в составлении технического задания и подписывать этот документ. Результат их работы оценивается по тому, как выполнено техническое задание, и в случае разногласий оно является основным документом для судебного разбирательства.
Постановка задачи необходима в любом случае. Если бухгалтерская программа уже выбрана, то при постановке задачи можно учитывать её структуру и особенности, чтобы требуемая настройка оказалась минимальной. Бухгалтер должен неплохо ориентироваться в этой программе.
Работы по постановке задачи и предпроектному обследованию при автоматизации бухгалтерского учёта большинство источников описывает неконкретно. Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру.
1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами.
2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т. е. показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количествопоказателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет затруднительным.
3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен производиться однократный ввод информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.
4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удобнее и правильнее, если б€ольшая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Необходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций.
5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются автоматически на основе введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.
Провести, чтобы не перепроводить
Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчёты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной. Но для наиболее эффективной автоматизации бухгалтерского учёта все перечисленные работы всё равно следует провести, так как в дальнейшем изменить что-либо может оказаться сложной задачей. Особенно важно продумать систему счетов.
Если объём бухгалтерских работ невелик, а предприятие не имеет достаточно финансовых ресурсов, то можно предусмотреть выполнение части работ вручную (ввод корреспонденций вручную, а не по документам, распределение накладных расходов, закрытие счетов и др.).
Для наибольшей эффективности внедряемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта следует автоматизировать работу по всем его участкам. Главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость нужно формировать автоматически. Заполнять баланс, приложения к нему, другие отчёты многие бухгалтеры нередко предпочитают вручную, даже если программа умеет это делать сама.
На этапе ввода автоматизированной системы в действие необходимо указать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учётной политики, откорректировать план счетов, который, как правило, уже предлагается, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1-е число года или квартала). Ввод остатков по счетам нужно производить одной датой, по всем аналитическим счетам, тогда сальдо по синтетическим счетам будет получено автоматически. Обычно это довольно большой объём работ, и выполнить их нужно достаточно быстро. Вот почему к вводу вступительного баланса следует подготовиться, по возможности привлечь к этой рутинной работе не только бухгалтеров (которым, кроме прочего, приходится выполнять и свои повседневные обязанности), но и специальных помощников. При очень больших объёмах бухгалтерских работ ввод новой системы в действие возможно производить отдельно по участкам учёта, но только после выполнения всех предварительных работ, так как участки учёта взаимосвязаны между собой и представляют единую систему.
Бухгалтерский учет и компьютерная бухгалтерия
Ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных программ — это, по историческим меркам, совершенно новое явление.
Еще в начале 90-х годов XX века значительная часть организаций самых разных масштабов и направлений деятельности вела бухгалтерский учет преимущественно на бумажных носителях. Сегодня мы уже не можем представить себе фирму, в которой на столе бухгалтера не стоял бы компьютер.
Видимо, теперь самое время задать вопрос: а что изменилось?
Представляет ли собой компьютерная бухгалтерия исключительно техническую новацию, каковой в свое время являлись счеты, или применение компьютерных бухгалтерских программ является методологической новизной современной бухгалтерской жизни? Можно ли говорить о том, что применение в учете компьютерных программ — это новый шаг в развитии учета?
Говоря о бухгалтерском учете, нам в первую очередь следует говорить об информации, которая может служить основой для принятия решений участниками экономических процессов. Они являются пользователями бухгалтерской информации, заключенной либо во внешней, либо во внутренней бухгалтерской отчетности. И именно в этой связи необходимо понимать тезисы о достоверности, информативности и полезности данных бухгалтерского учета.
Вне тезиса о том, что данные бухгалтерского учета — это информация, на основе которой принимаются решения, любые рассуждения о бухгалтерии полностью теряют практический смысл.
Следовательно, мы можем много говорить о реальной экономической ситуации, белом и черном бухгалтерском учете, действительной потребности в данных бухгалтерской отчетности, но попытка определить изменение возможностей бухгалтерского учета в связи с применением компьютерных программ требует от нас допущения того, что потребность в данных учета существует, и из этого допущения мы и будем исходить в наших дальнейших рассуждениях.
История экономической мысли знает максимально полярные мнения относительно возможностей бухгалтерского учета: от утверждения о том, что основной причиной возможностей капитализма является бухгалтерская трактовка хозяйственной деятельности фирм (Прудон), до утверждения о том, что метод двойной записи преследует почти исключительно «воровские» цели (Езерский).
Вместе с тем, самые яркие представители бухгалтерской мысли всегда говорили о границах возможности современной им бухгалтерии и всегда мечтали их раздвинуть.
И вот здесь не будет преувеличением сказать о том, что именно компьютеризация бухгалтерского учета во многом способна осуществить самые смелые мечты известных нам великих бухгалтеров.
Уже в начале XX века Фриц Шмидт — автор теории органического баланса — утверждал, что директор фирмы должен видеть ежедневный баланс предприятия, так как очень быстро устаревающие данные о хозяйственных процессах в компании теряют свою актуальность для целей управления. Недостаточная оперативность и ретроспективность бухгалтерской информации традиционно рассматривается как один из основных недостатков бухгалтерии. При этом очевидно, что речь идет именно о техническом дефекте бухгалтерской практики. Как-то, будучи студентом в начале 90-х, я слушал лекции наших британских коллег, которые сравнивали пользователей данных учета с водителем автомобиля, у которого заклеено лобовое стекло, а для управления им оставлены только зеркала заднего вида, глядя в которые водитель и должен управлять машиной, ведя ее вперед.
Решение данной проблемы — это, пожалуй, самая легкая для компьютерной бухгалтерии задача. Технические возможности компьютерных программ позволяют свести время отражения влияния факта хозяйственной жизни, зафиксированного в данных первичного документа, в бухгалтерской отчетности организации к одной секунде. Более того, за ту же секунду менеджеры компании могут увидеть и обусловленную этим изменением динамику результатов анализа данных этой отчетности. Это совершенно фантастическим образом меняет возможности оперативной оценки динамики положения дел как на предприятии в целом, так и в рамках конкретных направлений его деятельности.
Так, кассир в магазине сети розничной торговли, продавая товары, или кладовщик производственной компании, отпуская материалы в цех или покупателям, «считывают» в компьютер штрихкоды соответствующих ценностей, а аналитики аппарата управления фирмой спустя секунду могут оценивать обусловленную этими фактами динамику платежеспособности фирмы.
Такие возможности — это революция в информационном обеспечении управления.
Более того, такая техника регистрации фактов хозяйственной жизни позволяет фактически в режиме «он-лайн» выделять наиболее информативные факты, сигнализируя о них менеджерам фирмы. Основанием такому «сигналу» служит отклонение от нормы, норма определяется управленцами.
Действительно, если «все идет как обычно», то ценность максимально оперативного получения информации снижается. Однако, если факт хозяйственной жизни фирмы «ненормален», степень его информативности резко возрастает, и вот тут чем быстрее менеджмент будет располагать информацией о нем, тем лучше. Эффект таких возможностей сложно переоценить. Так, например, в публичной отчетности Министерства обороны США (www.defenselink.mil/conptroller), играющего не последнюю роль в развитии компьютерных технологий, специально подчеркивается, что достижением организации управления имуществом ВС США является то, что данные инвентаризации ценностей ВС США в любой точке планеты могут анализироваться работниками Генерального штаба уже в день ее проведения. Именно такая оперативность определяется как один из гарантов надлежащего расходования денег налогоплательщиков.
Однако, описываемые нами возможности — это возможности компьютеризированной системы учета, которые теряют смысл в том случае, если оперативность создания и регистрации первичных документов остается без изменений.
Прежде всего, еще до вопроса первичных документов здесь необходимо остановиться на проблеме разрыва, прежде всего временно/го, между системами складского и бухгалтерского (финансового) учета. Если складской учет (даже компьютеризированный по последнему слову техники) ведется автономно от финансового (и/или управленческого) учета, и, соответственно, данные складского учета «передаются» бухгалтерам за определенный период, оперативность получения менеджерами информации существенно снижается.
При этом речь здесь не идет исключительно о складском учете. Не менее актуальным, например, является обособленное ведение учета изменения сумм и условий погашения обязательств фирмы, которые отражаются в ее отчетности как дебиторская и кредиторская задолженность.
Только регистрация любых оцениваемых в деньгах фактов хозяйственной жизни и представление их в отчетности как управленческого, так и финансового, и налогового учетов, в единой информационной системе позволяет реализовать задачу повышения оперативности представления и анализа полезной для управления бухгалтерской информации.
Вместе с тем, составление первичной документации на бумажных носителях делает неизбежным значимый временной лаг между собственно фактом хозяйственной жизни, фиксацией информации о нем в первичном документе и отражением этой информации в регистрах учета и бухгалтерской отчетности. Особенно это касается внешних первичных документов, составляемых контрагентами организации.
Это положение может измениться только в том случае, когда передача первичных документов в электронном виде будет юридически приравнена к их передаче на бумажном носителе. Эти изменения неизбежны, это обычное следствие развития общества. Следует отметить, что банковский бизнес уже сейчас делает серьезные шаги в этом направлении.
Не менее важной проблемой бухгалтерского учета, имеющей уже в большей степени методологическое, чем техническое содержание, является проблема противоречия различных целей учета.
Мы привыкли к определению цели учета как удовлетворению информационных потребностей всех групп пользователей отчетности (об этом говорят и отечественные нормативные документы, и МСФО, и специальная литература в области и теории и практики бухгалтерского учета и анализа бухгалтерской информации). При этом не менее привычно для нас звучит утверждение о том, что отчетность организации должна раскрыть перед пользователями картину платежеспособности фирмы, рентабельности ее деятельности, рисках, связанных со структурой источников финансирования деятельности и т. д. Вместе с тем, очевидно, что большинство базовых задач бухгалтерского учета противоречит друг другу. Это означает, что их одновременная реализация в рамках одной логически выдержанной методологии и единого формата отчетности (модели финансового положения фирмы или его отдельного фрагмента) невозможна.
Наиболее ярко такое противоречие можно видеть, сравнивая возможности бухгалтерского учета по созданию информации о платежеспособности и рентабельности организации. Именно это противоречие привело к формированию в начале XX века двух полярно противоположных балансовых теорий: статической, в основу которой положена идея создания картины платежеспособности компании, и динамической, позволяющей представить информацию о рентабельности ее деятельности.
Действительно, для того, чтобы ответить на вопросы о том, насколько фирма платежеспособна и насколько она рентабельна, необходима совершенно разная информация.
В первом случае нам необходимо знать, какое имущество находится в собственности предприятия, за сколько его можно продать и какова сумма его долгов. Во втором мы должны понять, какова сумма расходов фирмы, какая их часть обусловила получение доходов, как эти доходы могут быть оценены и сопоставить полученные величины. При этом относительно имущества предприятия нас будет интересовать в первую очередь не информация об юридических правах на него, а степень его доходности для организации.
Выполнение системой учета этих двух противоречащих друг другу задач предполагает составление как минимум двух различных балансов (и/или иных отчетных форм), по-разному определяющих понятие активов, пассивов, доходов и расходов, с различными составом, группировкой и оценкой своих статей. На необходимость этого обращал внимание еще А.П. Рудановский, не устававший повторять, что баланс предприятия (некое В) представляет собой объективно существующую реальность, а бухгалтерские балансы (b1, b2, d3, и т. д.) лишь его возможные интерпретации. И чем больше мы имеем таких интерпретаций, тем полнее мы можем раскрыть перед пользователями отчетности картину финансового положения фирмы.
Безусловно, существующая практика официального финансового учета далека от того, чтобы представлять как минимум два баланса.
Согласитесь, что если бухгалтерам сказать о том, что отчетность будет достовернее, если они будут составлять статический и динамический балансы, нас поднимут на смех. Однако почему-то никто не смеется, составляя самостоятельную финансовую и налоговую отчетность фирмы по различным правилам. А ведь это то же самое. Мы просто по-разному интерпретируем (трактуем) целый ряд фактов хозяйственной жизни для целей бухгалтерского и налогового учета. И если бы налоговые декларации по налогу на прибыль нам бы предписывали составлять по балансовой форме, фирмы бы составляли два различных баланса, и никого бы это не удивляло.
Разграничение финансового и налогового учета многими нашими коллегами рассматривается как большая техническая сложность, отнимающая время, делающая необходимым увеличение количества работников в бухгалтерской службе или учреждения специальных отделов налогового учета. При этом, потребности удобства работы бухгалтера полностью отодвигают на задний план потенциальные выгоды, которые может получить фирма, по-разному оценивая результаты своей деятельности для налоговых органов и потенциальных инвесторов.
Вместе с тем, именно применение компьютерных технологий позволяет полностью решить данную проблему, так как фиксируемая в программе информация может преобразовываться в элемент отчетности в любом количестве форматов, независимо квалифицируясь и оцениваясь для каждого из них. Так, например, факт несения предприятием расходов может капитализироваться в финансовом учете и при этом, относясь к группе косвенных затрат в соответствии с главой 25 НК РФ, уменьшать налогооблагаемую прибыль текущего налогового периода. В том случае, если ведение бухгалтерского и налогового учета технически объединено, данные первичного документа, занесенные в программу, могут автоматически одновременно отражаться в регистрах налогового и финансового учета (при этом отражаться по-разному в различных оценках, по-разному влияя на содержание бухгалтерской и налоговой отчетности фирмы).
Эти технические возможности не менее актуальны при организации системы управленческого учета, где как нигде важно представление информации об одних и тех же фактах в различных форматах, задаваемых различными информационными потребностями менеджеров — пользователей соответствующих данных. Ведь ни для кого не секрет, что часто дублирование баз данных финансового и управленческого учета, существенно снижающее оперативность получения информации, вызвано сложностями представления данных, фиксируемых в регистрах бухгалтерского учета в каком-либо ином формате. Сложно иногда бывает убедить наших коллег согласиться с мыслью о том, что реестр дебиторов и дебетовая ведомость к счету 62 — это одно и то же.
Техническое объединение систем управленческого, финансового и налогового учета в единое информационное пространство, наряду с повышением оперативности получения и анализа информации, также очень существенно расширяет информационные горизонты принятия управленческих решений. В этом случае, управленцы именно с технической точки зрения получают возможность комплексного анализа прошлого и текущего состояния дел и комплексного же прогнозирования. При этом автор не раз слышал рассказы менеджеров очень крупных многофилиальных компаний, холдингов о том, что многомиллионные затраты на разработку, приобретение систем управленческого учета и обучение персонала работе с ними, организованных при этом самостоятельно по отношению к системам учета финансового и налогового, заканчивались катастрофическими потерями времени, например, на «войну» за первичные документы между представителями финансового и управленческого учета.
Вместе с тем этих потерь можно было бы избежать при принципиальном изменении подходов к организации системы компьютерного учета.
Подводя итог сказанному, хочется отметить, что технические новации в области бухгалтерского учета и организации экономической информации в целом, которые стали возможны в последние годы, безусловно, имеют сверхважное методологическое значение, так как позволяют значимо повысить полезность бухгалтерской информации, прежде всего, для принятия управленческих решений в компании, как оперативного, так и стратегического характера.