что должен делать управляющий в кафе
Управление рестораном: 9 правил менеджмента ресторана
Управление ресторанным бизнесом дело непростое, основные процессы завязаны на владельце или менеджере — это люди, которые несут ответственность за работу персонала и ресторана в целом. В этой статье мы поговорим про управление рестораном, разберем, кто же такой управляющий, какие у него обязанности и как можно улучшить его навыки.
Обязанности управляющего рестораном
Под руководством администратора находятся:
официанты и кассиры,
Управляющий также следит за финансами заведения, занимается продвижением и участвует в каждом процессе в ресторане, кроме приготовления еды.
Разберем основные обязанности менеджера ресторана:
Управление персоналом — установка правил работы для персонала и контроль за их выполнением, организация обучения персонала и создание корпоративной культуры.
Управление финансами ресторана — если в заведении нет бухгалтера, то менеджер контролирует начисления и выплаты зарплаты, следит за отчетностью по расходам и прибыли ресторана, а также сокращает ненужные расходы.
Стратегия развития ресторана и его продвижение — анализ рисков работы, продвижение бренда и реклама ресторана в интернете.
Решение организационных вопросов — ремонт и замена оборудования, планирование поставок, редактирование и обновление меню ресторана.
Это ключевые задачи управляющего рестораном, но многие из них выполняются другими людьми: кладовщиком, бухгалтером, маркетологом и шеф-поваром. Задача управляющего — быть в курсе всех дел и контролировать выполнение работы персоналом.
9 правил менеджмента ресторана
Опыт работы успешных ресторанов показывает, что везде нужны правила, они помогут улучшить ресторанный менеджмент и избежать основных ошибок рестораторов. Разберем основные моменты, которые важны в управлении рестораном.
1. Составление стратегии развития заведения
Менеджмент в ресторанном бизнесе это основа, так как именно управляющий с владельцем составляют план развития ресторана. Поэтому перед тем, как планировать бюджет и найм персонала нужно составить общую стратегию развития ресторана. Главное в такой стратегии — уметь прогнозировать окупаемость бизнеса и знать какие могут быть риски ресторанного бизнеса.
Из чего состоит стратегия развития ресторана:
Определение целевой аудитории.
План по обучению персонала.
Прогнозирование бюджета и окупаемости.
Оценка рисков ресторана.
Еще на этапе составления бизнес-плана кафе нужно провести оценку рисков ресторана, так, во время прогнозирования рисков, срок окупаемости может увеличиться.
2. Эффективное управление финансами ресторана
В ресторане есть определенный оборот финансов: закупка продуктов → прибыль от продажи → выплата зарплаты персоналу и т.д.
Часть прибыли всегда находится в денежном потоке и задача управляющего мониторить их.
Начать мониторинг финансов стоит с планирования ежемесячных расходов ресторана, куда входят непостоянные и операционные расходы. Для этого можно составьте таблицу: разделите расходы на категории и пропишите ежемесячные платежи. Например:
Категория расходов
Сумма
Заработная плата персонала
100 000 грн (270 000 руб.)
4 000 грн (11 000 руб.)
30 000 грн (82 000 руб.)
Ком. платежи и интернет
2 000 грн (5 500 руб.)
2 500 грн (6 800 руб.)
Расход на лицензию и РРО для ФОП
1 000 грн (2 800 руб.)
Налоги на зарплату и прибыль
20 000 грн (54 000 руб.)
Итого за март 2021
159 500 грн (432 100 руб.)
3. Процесс создания и редактирования меню ресторана
Разработкой меню для ресторана занимается шеф-повар, но задача менеджера проанализировать меню в целом — насколько прибыльные блюда в меню, какой у них food cost и подходят ли они в целом под концепцию заведения. Также менеджер может участвовать в создании меню, чтобы оценить какое оборудование потребуется для приготовления и какое будет разнообразие ингредиентов. Когда у вас большое меню, то есть вероятность, что ингредиенты будут быстро портится, а хранить все в замороженном виде не всегда есть возможность.
Если есть вопросы по некоторым позициям и непонятно как сократить меню, лучше взглянуть на отчеты продаж, например, ABC-анализ. Он покажет какие блюда продавать прибыльнее, а какие можно вовсе убрать.
4. Управление персоналом
Люди — это самое главное звено. Повара и официанты должны получать навыки и мотивацию для работы — это прямая задача управляющего. Также менеджер ресторана должен участвовать в найме персонала и следить за качественной работой каждого сотрудника.
Как нанимать персонал
В приоритете персонал кухни и зала, так как на этих людях завязана работа всего ресторана. При приеме на работу изучите предыдущий опыт работы кандидата и обращайте внимание на его желание учиться и развиваться — такие люди останутся надолго в команде.
Обязательно проверяйте навыки поваров перед приемом на работу: попросите его расписать рецепт приготовления одного из блюд в вашем меню, чтобы понять примерный уровень его подготовки. Следующим этапом будет приготовить это блюдо.
Для работников зала нет особых проверок, тут стоит обращать внимание на манеру общения, дружелюбность и коммуникабельность. Мы подробно рассказали о найме сотрудников в статье « Как правильно подобрать персонал в ресторан ».
График работы
Спланировать график поможет правильно подобранное количество персонала. От количества людей в смене напрямую зависит эффективность работы кухни и зала. Если людей не хватает, то от этого будет страдать сервис и репутация ресторана.
При составлении графика смен учитывайте загруженность ресторана, например, в субботу вечером на кухне должно быть больше поваров, чем в среду. Воспользуйтесь графиком продаж, чтобы наглядно посмотреть, когда в заведении самые загруженные дни и часы.
Обучение персонала
Обучение сотрудников — это то, на чем не стоит экономить. Внедрите обучение во время стажировки новых сотрудников, сделайте журналы с процессами ресторана и правилами, подберите обучающие книги про сервис или кулинарию. Не забывайте о том, что обучать нужно и сотрудников, которые работают у вас давно. Тренинги, повышения квалификации и мастер-классы помогут улучшить навыки персонала и сделать сервис в ресторане лучше.
5. Улучшение сервиса для клиентов
Улучшение сервиса напрямую связано с обслуживанием клиентов. Это еще один повод уделить внимание обучению официантов и контролю качества в ресторане. От процесса обслуживания зависит 80% настроения гостя, остальное — еда и атмосфера в ресторане.
Чтобы поднять уровень сервиса, управляющий должен прислушиваться к гостям, смотреть книгу жалоб и читать отзывы в соц. сетях ресторана.
Варианты улучшения сервиса в ресторане:
приветствуйте гостей у столика или прощайтесь на выходе;
предлагайте гостям за ожидание бесплатные напитки или десерты;
отвечайте на отзывы посетителей лично, на жалобы реагируйте сразу;
ставьте себя на место посетителя, чтобы оценить комфорт ресторана;
воспользуйтесь услугой «тайный гость» в ресторане для дополнительной оценки сервиса.
Гости, которые однажды остались недовольны сервисом в вашем ресторане, могут вернуться к вам, если их жалобу рассмотрели и приняли меры. Но такие посетители будут более придирчивы к сервису и ресторану в целом. Поэтому важно на начальном этапе сделать сервис таким, чтобы у посетителей не было причины оставлять жалобу или негативный отзыв.
6. Участие в организационных вопросах
Такие вопросы, как поставка ингредиентов, решаются на уровне кладовщика и повара, но управляющий также должен контролировать этот процесс и брать непосредственное участие в выборе поставщиков для ресторана. Банально, стоимость по накладной может отличаться от стоимости, на которую рассчитывал ресторан. Управляющему нужно принять решение о такой поставке — отменить или внести в расходы на поставку сумму больше.
Второй момент — заказ инвентаря и оборудования. Менеджер ресторана должен быть в курсе средних цен по рынку, чтобы приобрести оборудование не по завышенной цене. Также и с ремонтом оборудования, линейный персонал передает что не так с оборудованием и менеджер решает вопрос по замене или ремонту.
7. Маркетинг и продвижение ресторана
Маркетинг в ресторанном бизнесе это то, без чего не получится сделать заведение популярным. Сарафанное радио, конечно, остается одним из успешных методов продвижения, но есть и более современные варианты. Например, сейчас актуальнее всего продвигать ресторан в интернете. А без личного сайте сложно и представить популярный ресторан.
Задача менеджера ресторана в том, чтобы найти подходящие каналы для рекламы ресторана и делать бренд популярнее. Будет хорошо, если получится делегировать продвижение ресторана маркетологу с опытом.
Будьте в тренде и следите за рынком общепита, так как правила меняются, кризис и пандемия не дают шанса оставаться на месте — появляется доставка еды, полуфабрикатов и продуктов.
8. Выбор удобной системы управления заведением
Инструменты для управления должны быть удобными, поэтому систему автоматизации нужно подбирать под потребности ресторана. Основные люди, которые будут работать с программой — официанты, управляющий и владелец. Другие сотрудники, обычно, используют только отчеты или бланки из таких программ.
Выбирать программу для учета в ресторане владельцу лучше совместно с управляющим, учитывая его опыт и потребности в функциях для ведения управленческого учета в ресторане. Что может пригодится управляющему в системе автоматизации:
Возможность редактировать меню.
Просмотр статистики и аналитики продаж.
Детальный финансовый отчет.
Отчет по движению ингредиентов на складе.
Контроль за рабочими сменами персонала.
Плюс программа должна быть с удобным интерфейсом, чтобы не тратить много времени на ее изучение. С Poster у вас будет 15 бесплатных дней, чтобы протестировать все функции и выбрать удобный тариф для вашего ресторана.
Poster — система автоматизации кафе и ресторанов
Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.
9. Повышение навыков менеджера ресторана
Персонал берет пример с лидера, поэтому управляющий также должен обучаться и повышать свою квалификацию. Есть большой выбор онлайн тренингов и книг по улучшению навыков менеджерства. Мы подобрали ТОП-5 книг, которые должен прочитать ресторатор.
Учится стоит не только для того, чтобы хорошо управлять рестораном, а ещё и для того, чтобы знать все тонкости ресторанного бизнеса и делиться опытом с вашим персоналом, быть для них наставником.
Хорошим менеджером не рождаются, навыки приходят с опытом и обучением. От управляющего ресторана зачастую зависит успех заведения и слаженная работа персонала. Нужно уметь правильно спланировать работу заведения, наладить график работы, чтобы ресторан работал как единое целое. Дополнительно к статье и рекомендуемым книгам можно посмотреть видео-курс по управлению своим заведением, в нем подробно рассказано про ведение ресторанного бизнеса — работа с персоналом, прогнозирование бюджета и маркетинг.
Полезные советы, статьи, вебинары о ресторанном бизнесе
Управляющий рестораном
Несколько лет работы на разных участках в ресторанном бизнесе позволят претендовать на позицию менеджера ресторана, а эффективная работа в этом качестве – рассчитывать на должность управляющего. Однако доберется до этой вершины не каждый: конкурс на эту позицию составляет 6,8 резюме на одну вакансию, да и список требований к кандидату внушительный.
Что же можно посоветовать молодым людям, твердо решившим построить карьеру в ресторанном бизнесе, но пока еще делающим свои первые шаги?
Во-первых, необходимо получить представление о работе всех участков ресторана. На каких-то участках вы будете работать сами, о работе других узнаете от коллег, в любом случае Ваша задача – сложить эти кусочки в единую картинку, чтобы четко представлять механизм функционирования ресторана в целом и в каждой из его частей.
Во-вторых, меняя место работы, старайтесь держаться в одном сегменте рынка, а не перебегать из фаст-фуда в ресторан средний руки, оттуда в кафе при вокзале, потом в сетевую кофейню, а потом еще куда-нибудь. Намного лучше развиваться в одной нише: все-таки стандарты работы в разных сегментах очень различаются. С другой стороны, если Ваша цель – работа в ресторане премиум-класса, то идти к ней надо постепенно, сначала получив опыт в заведениях среднего сегмента.
Наконец, полезно сочетать теорию и практику. Высшее образование по профилю – идеальный вариант. Но если его нет, нестрашно. В этом случае всегда поможет чтение профессиональной литературы и дополнительное образование. Хотя и при трудоустройстве, и во время работы приоритетное значение имеет полученный опыт, все же теоретическая база и широкий системный взгляд зачастую позволяют найти элегантное решение нестандартной проблемы.
Должностные обязанности управляющего рестораном
— оперативное управление деятельностью ресторана;
— разработка стандартов/регламентов работы;
— контроль соблюдения стандартов качества обслуживания;
— контроль за соблюдением технологии приготовления блюд;
— разработка и внедрение маркетинговых и рекламных мероприятий;
— обеспечение выполнения рестораном установленных финансовых показателей;
— обеспечение выполнения бюджета по доходам и расходам;
— формирование и реализация ценовой политики;
— контроль за финансовой и бухгалтерской отчетностью;
— подбор, обучение и управление персоналом;
— планирование закупок, работа с поставщиками;
— контроль административно-хозяйственной деятельности;
— участие в проведении инвентаризации;
— контроль технического состояния ресторана;
— контроль санитарного состояния объекта;
— работа с проверяющими и разрешающими инстанциями;
— ведение отчетности.
Зарплатные предложения и требования работодателей
Возможные пожелания:
— дополнительное образование по специальности «Директор ресторана»,
— знание английского языка на свободном или разговорном уровне,
— опыт работы в сетевых ресторанах / ресторанах определенного класса
Среди соискателей должности управляющего рестораном мужчин несколько больше, чем женщин (56% против 44%). Большинство претендентов – специалисты в возрасте от 30 до 40 лет (45%). 74% управляющих ресторанами имеют высшее образование. 24% соискателей свободно владеют английским языком.
Посетить профессиональное сообщество «HoReCa» на портале Superjob
Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ
Должностная инструкция управляющего кафе
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция управляющего кафе разработана на основе Профессионального стандарта «Руководитель предприятия питания», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 7 мая 2015 г. N 281н, с учетом СанПиН 2.3/2.4.3590-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организации общественного питания населения», в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными нормативными актами, регламентирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Управляющий кафе относится к категории руководителей.
1.3.
1.4. Управляющий кафе должен пройти профессиональную гигиеническую подготовку (санминимум), аттестацию и медицинское обследование в установленном порядке, вакцинации, иметь личную медицинскую книжку установленного образца, в которую вносятся результаты медицинских обследований и лабораторных исследований, сведения о перенесенных инфекционных заболеваниях, профилактических прививках, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе.
1.5.
1.7. В период отсутствия управляющего кафе (отпуска, временной нетрудоспособности, др.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
1.8. Работник должен знать правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, пожарной и электробезопасности.
1.9. Управляющий кафе принимается на работу и освобождается от должности директором заведения общественного питания (кафе).
1.10. Управляющий кафе непосредственно подчиняется директору заведения питания.
1.11. Руководствуется в своей работе должностной инструкцией управляющего кафе, Правилами внутреннего трудового распорядка, требованиями охраны труда, противопожарной защиты и антитеррористической безопасности, порядком проведения эвакуации при возникновении чрезвычайной ситуации.
2. Трудовые функции
Управляющий кафе выполняет следующие трудовые функции:
2.1.
2.1.1. Управление текущей деятельностью сотрудников производственной службы;
2.1.2. Управление текущей деятельностью сотрудников службы обслуживания.
3. Должностные обязанности
Управляющий кафе исполняет следующие обязанности:
3.1.
3.2. В рамках трудовой функции управления текущей деятельностью сотрудников службы обслуживания:
3.3. Работник осуществляет организацию учета производимых работ и услуг, представления отчетности о производственной деятельности, в т.ч. директору кафе.
3.4. Управляющий кафе обеспечивает своевременные поставки продовольственных товаров, полуфабрикатов и сырья согласно заявкам шеф-повара и структурных подразделений кафе. Проверяет наличие сопроводительных документов на поступающие товары, сертификаты соответствия государственной системе сертификации, удостоверения качества.
3.5. Управляющий кафе рассматривает предложения относительно дополнительных видов услуг и расширения ассортимента блюд и напитков, разработки новых, фирменных видов продукции.
3.6. Организует работу по оформлению залов кафе, по подготовке рекламы и информации для потребителей, обеспечивает изготовление их на высоком художественном уровне, утверждает музыкальную программу.
3.7. Рассматривает жалобы потребителей кафе, определяет их обоснованность и принимает меры по устранению нарушений и недостатков в работе.
3.8. Принимает решения о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников кафе; применяет меры поощрения отличившихся работников, налагает взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.9. Контролирует соблюдение работниками правил и норм охраны труда и техники безопасности, санитарных требований и правил личной гигиены, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
3.10. Управляющий кафе соблюдает правила санитарной и личной гигиены на рабочем месте.
3.11. Строго соблюдает свою должностную инструкцию управляющего кафе, Правила внутреннего трудового распорядка, режим работы, инструкции по охране труда при эксплуатации оборудования, правила и нормы охраны труда, пожарной и электробезопасности.
3.12. Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками и коллегами по работе.
4. Права
Управляющий кафе имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений директора заведения, в планёрках по их подготовке и выполнению.
4.2. Инициировать и проводить планёрки по вопросам организации производственной деятельности.
4.3.
4.4. Вносить предложения по улучшению работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями, по создания условий, необходимых для выполнения своих профессиональных обязанностей.
4.5. Знакомиться с проектами, решениями соответствующих органов и организаций по вопросам деятельности служб кафе, относящихся к его компетенции, вносить по ним соответствующие предложения.
4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований охраны труда, санитарно-гигиенических норм, пожарной безопасности), соблюдения установленных норм; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений на территории кафе.
4.7. На представление к различным формам поощрения подчинённых, а также к дисциплинарному взысканию.
4.8. На подпись и визирование документов, касающихся деятельности кафе, в пределах своей компетенции.
4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
4.10. Знакомиться с жалобами и иными документами, отражающими качество его работы, давать по ним пояснения.
5. Ответственность
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин должностной инструкции управляющего кафе, в том числе за не использование предоставленных ею прав, Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора заведения и иных локальных нормативных актов, управляющий кафе несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном действующим Трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За нанесение материального ущерба управляющий кафе несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. Управляющий кафе несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.4. Управляющий кафе несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
5.5. За нарушение правил охраны труда, противопожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенических правил и норм, управляющий кафе несет административную ответственность в порядке и случаях, установленных административным законодательством Российской Федерации.
5.6. За совершенные в процессе выполнения своей трудовой деятельности правонарушения несет ответственность в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
Управляющий кафе:
6.1. Осуществляет свою деятельность в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утверждённому директором кафе.
6.2. Получает от непосредственно руководителя поручения, информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.3. Осуществляет деятельность, тесно контактируя с работниками кафе; постоянно обменивается информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с директором кафе.
6.4. Способствует созданию отношений сотрудничества и доброжелательности между работниками кафе, а также благоприятного морально-психологического климата коллектива.
6.5. Проходит инструктаж по охране труда и пожарной безопасности, электробезопасности; периодические медицинские обследования; проводит инструктажи на рабочем месте.
6.6. О несчастных случаях, аварийных ситуаций в работе систем энерго- и водоснабжения, канализации, при выявленных нарушениях санитарных правил, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и массовых отравлений, управляющий кафе обязан срочно доложить непосредственно руководителю (при его отсутствии – иному должностному лицу).
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией управляющего кафе осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____20___г. _____________ /_______________________/