что должен делать администратор салона красоты в течение рабочего дня

Должностная инструкция администратора салона красоты

Должностная инструкция администратора салона красоты создается для определения спектра его должностных обязанностей, прав и ответственности. По сути, этот документ используется как приложение к трудовому договору, раскрывая понятия «трудовая функция», необходимость использования которой определено статьей 57 ТК. Как базу для написания должностной инструкции можно использовать подходящие профстандарты или разделы единого квалификационного справочника (ЕКС).

Образец должностной инструкции администратора салона красоты

1. Основные положения

2. Функции

На администратора салона красоты возлагаются следующие функции:

3. Ответственность

Администратор салона красоты может нести ответственность в следующих ситуациях:

4. Права

Администратор салона красоты владеет следующими правами:

Что нужно знать при написании должностной инструкции

Хотя в бизнес-практике включение должностной инструкции в пакет трудовой документации является стандартной практикой, с точки зрения законодательства её параметры до сих пор не определены. Как результат, многие компании создают требуемые им инструкции на основе уже имеющихся образцов, профстандартов и квалификационных справочников. Эти типовые инструкции имеют следующую структуру:

К данным стандартным разделам иногда добавляют и ещё несколько. Вот список наиболее популярных дополнительных разделов:

Дополнительные части используются в основном крупными работодателями, стремящимися перевести в документарную форму возможно большую часть своих отношений с сотрудниками.

С точки зрения оформления, обычно инструкцию распечатывают на фирменном бланке. В ней должны содержаться основные атрибуты делового документа: расшифровка подписей, дата создания, правила оформления текста и т.д.

Внимание! По содержанию инструкции нужно помнить, что она является по сути приложением к трудовому договору и не должна противоречить его положениям.

Общие положения

Вводная часть, в которой дано разъяснение базовых аспектов работы специалиста. Так, в ней описывается:

Внимание! Перечисляемые здесь умения и квалификационные требования должны обеспечивать выполнение обязанностей, перечисленных в следующем разделе.

Функции

Ключевой раздел, в котором подробно расписаны рабочие обязанности сотрудника. Если основные функции в основном схожи у специалистов одинакового профиля, то количество второстепенных сильно зависит от размеров нанимателя, размаха его операций и других моментов. Так, администратор салона красоты может быть нагружен по-разному, в зависимости от того, работает ли он в небольшом частном учреждении или в крупном брендовом заведении.

Ответственность

В данной части приведен список нарушений, дающих основание для привлечения служащего к ответственности. Поскольку наказание может быть определено лишь после окончания соответствующих административных и юридических процедур, то обычно здесь даются несколько стандартных пунктов, в общей форме, избегая конкретизации мер ответственности.

Права

В этой части дается перечень прав специалиста. Для администратора салона красоты они могут изменяться в зависимости от его размеров, входит ли салон в какую-то сеть, какова управленческая структура юридического лица, владеющего им, и других подобных моментов.

После составления инструкции её необходимо представить для ознакомления специалистам. Обычно её просматривают юрист и сотрудник отдела персонала. После учета их корректировок документ попадает на стол директору фирмы. Сам сотрудник, для которого составляется инструкция, знакомится с ней в процессе приема на работу.

Окончательным этапом вступления документа в силу является проставление подписей. Обычно подписи требуют от директора, непосредственного начальника служащего и самого нанимаемого сотрудника. В некоторых компаниях могут потребоваться подписи и других лиц, участвующих в процессе согласования инструкции, если этого требуют соответствующие нормы внутреннего документооборота.

Источник

Что нужно знать и уметь администратору салона красоты

Администратор – кто это

В первую очередь, он должен обладать человеческими качествами:

А также уметь грамотно говорить и разрешать конфликтные ситуации – в салонном бизнесе это чуть ли не главный критерий оценки специалиста.

Несмотря на кажущуюся простоту работы, на сотрудника ложится серьезная ответственность и большой список задач, которые он должен выполнять:

И это только основной список задач, которые выполняет администратор. В зависимости от салона и владельца, к этому списку могут добавляться:

Перечисленные выше задачи ставятся перед сотрудником любого сегмента – и эконом, и премиум. И если в люксовых салонах все в порядке и с клиентоориентированностью, и с заинтересованностью, то в эконом и заведениях среднего класса, сотрудники зачастую не знают обязанностей или намеренно их игнорируют.

Неэффективность, не всегда говорит о его непрофессионализме. Часто это продиктовано условиями труда:

Когда салону нужен администратор

Сегодня никого не удивишь салоном красоты без сотрудника на ресепшене – такая практика становится все более обширной с каждым годом. Владельцы экономят на кадрах, желая получить больше прибыли, однако сталкиваются с:

Несмотря на эти весомые минусы, есть ситуации, когда администратор действительно не нужен:

Если решила, что будешь работать без администратора, будь готова к ежедневным звонкам от мастеров – команде нужен лидер, и если нет отдельного человека на эту роль, то это ты.

Как найти

Выбор администратора, даже при наличии, например, отдела кадров, собеседование рекомендуется проводить владельцу. Администратор – важная фигура и составляющая бизнеса, а значит человек, выбирающий сотрудника, должен быть максимально заинтересован в его профессионализме.

Образование

Стопка дипломов и 33 сертификата уже давно не говорят ни об образовании соискателя, ни о его профессионализме. Нет, конечно, наличие высшего образования и дополнительных курсов – это плюс, но не решающий фактор, по которому стоит отбирать кандидатов.

Не плохо, если у потенциального сотрудника есть:

Но опять же, это не ключевой критерии, по которому должен выбираться сотрудник.

По Трудовому кодексу РФ, запрещено дискриминировать сотрудников по половому, расовому или другим признакам – это прописано в ст.3. Есть исключения, перечисленные в Постановлении Правительства РФ от 25.02.2000 N 162, но сотрудников салона красоты там нет.

Кстати, в пользу мужчин в этом вопросе говорит и психология. Большинство клиентов салона – женщины. С психологической точки зрения, они больше доверяют и прислушиваются к мужчинам. Но это тоже, просто наблюдение.

Опыт работы

Возможно, это тебя расстроит, но и опыт работ не говорит о сотруднике практически ничего.

Естественно, тут возникает вопрос – как тогда выбирать администратора:

Должностная инструкция

Наконец-то ты нашла сотрудника с качествами, которые необходимы. Чтобы его труд был эффективным, а работа слаженной и четкой, нужно правильно составить должностную инструкцию и учесть все нюансы.

Должностная инструкция состоит из 4 разделов:

Общие положения

Информация о должности администратора, правилах подчинения, а также знаниях, которыми должен обладать сотрудник. Например:

Администратор должен знать:

Тут же можно перечислить, какими актами, нормами и законами должен руководствоваться сотрудник в работе. Кроме внутренних – графика работы, должностной инструкции и прочих, можно также указать:

В этот раздел добавляется и другая информация, которая важна, но не вписывается в другие разделы. Например – требования к сотруднику и его образованию.

Должностные обязанности

В этом разделе подробно расписываются все обязанности, возлагаемые на работника салона красоты.

Список это может быть шире – все зависит о того, какие обязанности должен выполнять твой администратор. Некоторые работодатели, например, включают уборку крыльца. Не рекомендуем следовать их примеру, ведь «лицо салона», отбивающее ломом лед от крыльца – многое говорит об уровне салона, его владельце и сервисе.

Избегай в этом разделе формулировки «выполняет иные поручения руководителя». При попытке наказать сотрудника за неисполнение этих «иных» поручений, можно оказаться в суде и даже проиграть его – в судебной практике такие прецеденты имеются. Дело в том, что работодатель вправе требовать от работника исполнения обязанностей только по отраженным в трудовом договоре пунктам и только в пределах его компетенции.

Источник

Обязанности администратора салона красоты

Поделитесь в социальных сетях

Небольшой салон пустой, причем он пустой практически всегда, мастера сидят на своих рабочих местах, разговаривают. За стойкой администратора нет никого. То есть, кто-то из девушек, увлеченно щебечущих о том, о сем в зале — администратор. Салон расположен на первом этаже небольшого торгового центра, место бойкое. Работает чуть больше полугода. Вокруг, буквально в минуте-другой ходьбы работает еще 4 (!) парикмахерских.

— Здравствуйте, а вы только краской «N» красите?

— Да, отвечает одна из девушек, с любопытством окидывая взглядом посетительницу.

— Спасибо! Женщина нерешительно переминается с ноги на ногу, оглядывая парикмахерский зал. До свидания.

— До свидания, хором отвечают девушки, равнодушно кивая головой.

Клиентка медленно разворачивается и уходит. Медленно — ключевое слово. Хочется дать шанс девушкам! Но нет, ничего не произошло. Ни администратор — а кто-то же из них администратор, ни мастер-парикмахер не издали больше ни звука, не дали визитную карточку, ни-че-го. В полной тишине женщина вышла из салона.

И могло бы выясниться, что у посетительницы, в общем-то, и нет никаких предпочтений по конкретным брендам красителей, просто у нее темные волосы, сильный пигмент и при окрашивании в блонд данной краской в другом салоне волосы быстро желтели, а парикмахер, вместо того, чтобы работать, рассказывал клиенту, что это нормально, чем и сформировал у последнего «нелюбовь» к данной марке.

ЧТО СДЕЛАЛ АДМИНИСТРАТОР ЭТОГО САЛОНА КРАСОТЫ, ЧТОБЫ ЗАПИСАТЬ КЛИЕНТА?

ОБЯЗАННОСТИ АДМИНИСТРАТОРА САЛОНА КРАСОТЫ

Работа администратором в салоне красоты. Читайте реальную историю киевского администратора.

Недавно один киевский салон красоты попросил нас найти резервы для увеличения выручки. Мы спросили у директора: что делают администраторы вашего салона? «В обязанности администратора нашего салона красоты входит: встретить, проконсультировать, предложить чай, кофе, журнал, отвечать на телефонные звонки, знать цены и описание услуг, следить за чистотой и порядком, вести учет, короче говоря, обслуживать клиентов и заниматься хозяйством», сказал директор. Все правильно, Вы согласны? Тогда следующий вопрос: а кто же должен продавать услуги салона? «Ну…к нам приходят по рекомендациям. И еще мы время от времени даем рекламу».

Итак, вы вкладываете деньги, время и другие ресурсы в то, чтобы люди узнали о вашем салоне, позвонили или пришли к вам. А продать ваши услуги или, другими словами, осуществлять активную запись клиентов в салон красоты некому. Потому что, у вашего администратора задача «отвечать на телефонные звонки»! По сути, вы играете в лотерею. Повезет – не повезет. Запишется – не запишется. Купит – не купит. Вы думаете, я специально преувеличиваю?

«Хорошая» новость для владельцев и директоров.

У 90%, а то и у всех 99% салонов красоты существуют точно такие же проблемы как у Вас! Например, администраторы салонов красоты не знают наизусть цен на основные услуги и не умеют просто и понятно рассказать о них клиентам. Что в этом хорошего? То, что вам есть, куда расти. Пока есть время. Пока директор салона в соседнем доме не прочитал этот материал раньше вас. И не начал на ДЕЛАТЬ раньше вас!

Мы постоянно обзваниваем десятки салонов и можем вам с уверенностью сказать о том, что ситуация с умением администратора провести звонящего к записи и покупке – удручающая. Представьте себе, что происходит с управлением маркетингом? С управлением продажами? С рекламой? С удержанием клиентов. С реализацией всевозможных программ и акций? С сервисом. Из всего этого следует, что чем раньше вы начнете последовательно, шаг за шагом улучшать все то, о чем написано выше, тем многократно увеличиваются шансы вашего бьюти-бизнеса на долгую и успешную жизнь.

И тогда вы не станете паниковать, если напротив вашего салона откроется шустрый салон-конкурент, начнет демпинговать и проводить по пять акций в салоне красоты в день!

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

Стоит отметить присутствие определенной «усталости» в вопросе обучения персонала на предприятиях индустрии красоты. Причем, возникла она не вчера и в 90% случаев касается обучения администраторов. К сожалению, есть категория администраторов салонов красоты, которые учатся, как правило, за деньги собственника салона, только для того, чтобы пополнить коллекцию дипломов в красивой рамочке для предъявления следующему работодателю. Это совсем не значит, что всевозможные курсы или семинары для администраторов салонов красоты плохие, на рынке есть достаточно достойных предложений, чтобы выбрать. Но при этом их эффективность не очень высока, что отмечают сами руководители салонов. Почему так происходит?

Администратор – это исполнитель и командный игрок. Какими бы хорошими ни были курсы, он, окрыленный, с новыми знаниями и дипломом возвращается в свой салон, в свою корпоративную культуру, к своим коллегам и мастерам, к своему директору, где жизнь течет своим чередом. Там ничего не изменилось. Более того! Там никто и не собирается меняться. С чего вдруг? Результат: через три дня, максимум через неделю все полученные знания забываются, энтузиазм стремиться к нулю.

Я всегда в этом случае привожу аналогию с оркестром. Как бы хорошо музыкант не играл, если нет партитуры и дирижера, слаженной игры не будет. Но еще более важный вопрос – композитор, который написал музыку. Нет композитора, нет пьесы, нет партитуры, нет дирижера, каждый играет, что хочет и что умеет в меру своих талантов.

Наталья Гончаренко о типичных ситуациях, с которыми каждый день работает администратор салона красоты:

ТРИ БАЗОВЫХ СТАНДАРТА РАБОТЫ АДМИНИСТРАТОРА САЛОНА КРАСОТЫ

Стандарт консультации и записи по телефону (выдержка)

ВАЖНО: В процессе разговора необходимо назвать Имя / Имя и Отчество Клиента как минимум один раз во время разговора. При записи уточните Имя (если потенциальный Клиент не представился) и телефон. Потенциальный Клиент, который запросил информацию и не записался на процедуру, в обязательном порядке вносится в электронную Базу Данных в список «Потенциальные Клиенты» с полями: Имя, Телефон и Запрашиваемая услуга.

Крупный районный центр. Пустой салон с приставкой ВИП почти в центре. Шикарный ремонт, в салоне ни одного мастера на рабочем месте, ни одного клиента. Пятница. Входим — 2 администратора молча смотрят на нас. Мы — на них.

— Шо? — наконец, произносит одна девушка, пытаясь улыбнуться при этом.

— ШО. — удивляемся мы. Ну… шли мимо, увидели Ваш салон, решили зайти.

— Покажите нам хоть что-нибудь…

— Шо Вам показать…здание.

Стандарт работы администратора с первичным клиентом в салоне (выдержка)

Стандарт планирования следующего посещения клиента

Это позитивный пример. Бывает, что клиент сопротивляется записи «на следующий раз». Более того. ТАК И БУДЕТ! Сначала клиенты будут сопротивляться записи на следующий раз. Потому что, раньше они никогда с этим не сталкивались. А все новое вызывает у нас естественную реакцию отторжения. В таком случае, администратор все равно записывает дату следующего визита карандашом: когда нужно перезвонить клиенту, пригласить на услугу и сделать реальную запись.

«Мне это не понравилось бы»,- сказала мне одна женщина. Хотя. если бы мне объяснили так, как вы только что.

Посмотрите короткое видео, в котором Наталья Гончаренко рассказывает об эффективном администраторе салона красоты:

Купить Книгу «Мой салон красоты» Натальи Гончаренко (бестселлер) и книгу «Админ» В. Вавилова

И получить в подарок брошюру «Мерчандайзинг в салоне красоты»

Источник

Обязанности администратора салона красоты

Содержание

Ключевые компетенции сотрудника

Что входит в обязанности администратора

Вариант должностной инструкции администратора салона красоты

Как руководителю салона понять, что администратор все делает верно

Функции автоматизированной программы

7 основных отчетов в арсенале администратора салона красоты

Работа с недовольными клиентами – главная возможность для развития

Введение

Администратор салона красоты – важная и ответственная должность. От того, насколько организованный человек выполняет обязанности управляющего салона во многом зависит успешность бизнеса. Есть и обратная зависимость: администратор с низкой квалификацией может стать причиной потери клиентов.

Ключевые компетенции сотрудника на этой должности:

Адекватное восприятие обратной связи

Умение работать над ошибками

Ориентация на клиента.

Кроме того, важно хорошо разбираться в индустрии красоты, желательно иметь соответствующий опыт работы. Администратор – это лицо салонного бизнеса и главный помощник руководителя.

Что входит в обязанности старшего администратора салона красоты

Должностная инструкция, как правило, включает такие блоки:

Коммуникативные задачи:

запись клиентов на процедуры,

напоминание о запланированном визите,

вежливое взаимодействие по телефону или лично,

консультирование по услугам, препаратам, ответы на вопросы гостей,

умение решать спорные ситуации,

создание, поддержание и улучшение имиджа салона красоты в глазах посетителей,

подготовка и публикация материалов для продвижения заведения в социальных сетях.

Администрирование

ведение клиентской базы,

инвентаризация, заказ расходных материалов.

Финансовые показатели

учет движения денежных средств, кассовые операции,

заполнение и анализ отчетов.

Работа с персоналом

контроль за работой мастеров, клининга и других служб,

обучение, адаптация новых сотрудников, мотивация команды,

проведение собеседований и аттестаций.

Вариант должностной инструкции администратора салона красоты

Приведем пример, как функциональные обязанности салонного администратора могут быть детализированы в должностной инструкции.

Функции администратора салона красоты

Создавать комфортную и гостеприимную атмосферу за счет дружелюбного обслуживания.

Встречать и провожать гостей салона, вести small talk, предлагать напитки.

Вести запись клиентов, обеспечивая равномерную загрузку сотрудников.

Напоминать о посещении. Разъяснять условия выполнения процедуры (время, материалы, стоимость).

Рассказывать об акциях, промо программах, новинках, предлагать дополнительные услуги, абонементы, депозиты.

Выяснять причину отмены предварительной записи и вносить сведения в программу учета клиентов. Быть проактивным, но не навязчивым.

Запрашивать у посетителей обратную связь о выполненных услугах, уметь работать с возражениями и претензиями. Своевременно вносить данные в систему управления предприятием, информировать руководство о жалобах, предложениях.

Оперативно решать вопросы по хозяйственной деятельности салона, фиксировать поломки, вызывать ремонтные службы и заказывать необходимое оборудование.

Контролировать соблюдение чистоты, санитарных норм и пожарной безопасности. Заполнять необходимы журналы.

Проводить инвентаризацию текущих запасов, отмечать заявки сотрудников и заказывать необходимые материалы для работы.

Участвовать в наборе штата, мотивации сотрудников. Контролировать выполнение каждым мастером персонального KPI.

Разрабатывать маркетинговые мероприятия для продвижения салона красоты. Знать бизнес-стратегии заведения. Быть заинтересованным в увеличении количества клиентов.

Образец должностной инструкции администратора салона красоты легко найти в свободном доступе в интернете или разработать самостоятельно под персональные запросы.

Как руководителю понять, что администратор все делает верно

Для развития бизнеса и повышения качества обслуживания важно быть в курсе не только успехов, но также ошибок и неудач. Если работа администратора не соответствует ожиданиям, лучше вовремя узнать об этом, чтобы провести наставническую беседу, дополнительное обучение, а в особых случаях замену сотрудника.

Основные методы контроля

Утвержденные стандарты обслуживания посетителей.

Подписанная должностная инструкция с четким разбором обязанностей салонного администратора.

Выборочное прослушивание рабочих звонков для анализа качества разговоров при помощи IP-телефонии.

Программа “Таинственный посетитель”.

Изучение отзывов и динамики изменения клиентской базы за определенный период.

Анализ статистики и результатов продаж.

Сравнение KPI сменных администраторов.

Для эффективного администрирования лучше использовать программу для салона красоты, которое оптимизирует работу сотрудников и облегчит контроль директору.

Функции автоматизированной программы

Учет клиентов, фиксация посещений, предпочтений и других сведений.

Составление расписания, запись на прием.

Постановка, отслеживание задач для сотрудников.

Контроль результатов бизнеса.

Выгрузка отчетов по различным направлениям работы.

Учет складских остатков.

Если вопрос с выбором обеспечения еще открыт, рассмотрите удобную программу для салонов – CRM для салонов красоты от EasyWeek. Система подходит для частных лиц или проектов с ограниченным бюджетом.

7 полезных отчетов в арсенале администратора салона красоты

Движение денежных средств, соотношение доходов/расходов и детализация по категориям. Удобный инструмент для планирования финансов на грядущий период.

Результаты специалистов – количество продаж, средний чек, доля в общем доходе компании. Отчет позволяет доказательно оценивать и мотивировать персонал.

Удержание первичных клиентов – важный документ для анализа работы мастеров. В нем наглядно представлено, какие клиенты впервые посетили салон в выбранный период, а также сколько из них пришли повторно или стали постоянными.

Утраченные клиенты – те, кто перестали посещать салон по какой-либо причине. Эти люди – теплая база, с которой нужно регулярно взаимодействовать для восстановления лояльности.

Проданные услуги и товары. Отчет предоставляет статистику по самым популярным процедурам.

Источники привлечения клиентов – хороший инструмент для определения нужной маркетинговой стратегии в дальнейшем.

Отчет о прибыльности услуг помогает определить главные источники успеха, перераспределить силы и скорректировать рабочий план.

Работа с недовольными клиентами – главная возможность для развития

Одна из обязанностей администратора – взаимодействие с неудовлетворенными посетителями. Избежать этого, увы, не удастся: независимо от того, насколько хорошо работает ваш бизнес, жалобы будут происходить. Задача управляющего мгновенно реагировать и эффективно разбирать конфликтные ситуации. Жалобы – лучшая возможность для обучения и развития, а также основной источник информации о работе сотрудников.

3 базовых шага по разбору претензии

Извинитесь и, по возможности, быстро исправьте ошибку.

Внимательно выслушайте претензию, сделайте, что просит клиент и обязательно принесите извинения от лица салона, если это ваша вина. Сохраняйте спокойствие, помните, что за ситуацией могут наблюдать другие посетители, поэтому важно во всем оставаться профессионалом. Недопустимо игнорировать, кричать, хамить или перекладывать вину на клиента.

Выясните корневую причину проблемы, примите меры.

Выслушайте обе стороны конфликта, чтобы понять, что стало его причиной: недопонимание, ошибка сотрудника, некачественные материалы, пробелы в обучении или что-то еще. Доведите ситуацию до логического финала, чтобы исключить повторения аналогичной жалобы.

Будьте открыты и справедливы.

Дружелюбие и эмпатия – важные качества для работников сферы обслуживания. Не стоит мешать человеку жаловаться, прятаться от клиента или избегать взгляда. Напротив, будьте открыты к беседам с гостями. Успешно разобранная жалоба – почти гарантия повторного визита, в то время как невысказанная претензия, вероятнее всего, приведет к потере клиента. После разрешения ситуации администратор салона красоты корректно должен предоставить обратную связь сотруднику.

Как понятно из текста статьи, выбрать, обучить грамотных администраторов и предоставить функционал для работы очень важно для достижения успеха в салонном бизнесе. Желаем стабильного успеха вашему салону красоты!

Источник