что делать с чеком самозанятого
Надо ли самозанятым выдавать чеки и как их отправлять клиентам
Пилотный проект по самозанятости запустили в 2019 году, а в 2020 расширили действие на всю территорию Российской Федерации. Преподавателям, кузнецам, водителям и другим самозанятым гражданам новый налоговый режим очень понравился и его решили оставить на постоянной основе.
В новой статье поговорим о том, надо ли самозанятым гражданам выдавать клиентам чеки и как это делать. Разберём важные нюансы и поделимся советами, которые помогут сэкономить время и деньги.
Зачем выдавать чеки
До появления самозанятости в России многие жители работали нелегально. К примеру, репетиторы предоставляли услуги обучения и не платили налоги. Открывать ИП было выгодно только при больших объемах заказов. А если самозанятый параллельно работал в школе, то времени на подработку оставалось мало.
Правительство решило не устраивать налоговые проверки, а помочь людям максимально безболезненно выйти из тени и легально работать без проблем с отчётами, оплатой налогов, штрафами. Эксперимент завершился удачно и чиновники решили сделать его частью налогового законодательства.
В августе 2020 года Федеральная налоговая служба отчиталась о том, что благодаря самозанятости удалось вывести из тени 130 мрлд рублей. За всё время действия налогового эксперимента граждане заплатили более 3,5 млрд рублей налогов. В масштабах страны это не огромная цифра, но раньше деньги не доходили до бюджета.
Самозанятость создавалась с фокусом на максимальную простоту. Зарегистрироваться в качестве плательщика налога на профессиональный доход может любой гражданин с ИНН и паспортом. Не понадобится даже авторизация на портале госуслуг, можно скачать приложение «Мой налог» и заполнить анкету в нём.
У самозанятых нет налоговой отчётности как у ИП или ООО. Они создают чеки по операциям в приложении и данные автоматически уходят в Федеральную налоговую службу после завершения отчётного периода. При желании можно даже настроить автоматическое списание налогов, если привязать к приложению банковскую карту.
В 2020 году новым самозанятым давали 10 000 рублей налогового вычета, которые можно было использовать для оплаты налога на профессиональный доход. В этом году таких привилегий не было, а неиспользованные бонусы за прошлый год аннулировали в январе 2021.
Принцип работы самозанятых с клиентами максимально простой. Предположим, что есть кузнец Иван, который изготавливает металлические изделия на заказ. К нему обращается крупная компания с большим заказом. Иван заключает договор с юридическим лицом и выписывает чек на каждый платёж.
Юридические лица рассчитываются с физическими с помощью перевода на расчётный счёт. Они могут платить только по безналу, поэтому в этом случае не обойтись без помощи банка. С физическими лицами можно сотрудничать и с помощью электронных платёжных систем.
Компания подготавливает договор, Иван подписывает и ожидает предоплату. Необходимость отчитываться перед налоговой возникает у Ивана, когда средства поступают на его счёт и он выполняет обязательства перед клиентам. Согласно действующему законодательству, самозанятый обязан сформировать чек после того, как получит деньги от клиента.
При безналичных расчётах чек надо сформировать и передать не позднее 9 числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором была проведена сделка. Если нарушить сроки, контрагент может пожаловаться в ФНС и последуют санкции.
Чек — подтверждение дохода плательщика налога на профессиональный доход. Некоторые самозанятые вносят платежи за несколько дней перед окончанием отчётного периода, но лучше делать это в день поступления средств или на следующий.
Во-первых, не придётся тратить много времени на финансовый учёт сразу. Создать чек по платежу можно за 2-3 минуты, а вот если их накопится 200-300 за месяц, на работу с приложением уйдет минимум полдня. Во-вторых, в законодательных актах чётко прописан механизм работы.
У многих самозанятых возникает много вопросов по поводу онлайн-кассы. В случае с безналичным расчётом с физическими и юридическими лицами она не нужна. Достаточно сформировать чек в приложении, отправить его контрагенту и проследить, чтобы в конце месяца в интерфейсе «Моего налога» были правильные цифры по доходу.
Одна из главных ошибок самозанятых заключается в том, что они не ведут учёт финансов в сторонних приложениях и сервисах. Надо обязательно использовать Excel, CRM или приложения для учёта финансов. На рынке очень много инструментов для решения этой задачи.
Если вести учёт ещё где-то, в конце отчётного периода можно будет сверить цифры и устранить ошибки. К примеру, если несколько клиентов отказались от услуги и им пришлось вернуть деньги, самозанятый может забыть о том, что нужно аннулировать чеки.
А если он ведёт учёт в Excel или CRM и сразу после возврата средств удалил сделку, цифры будут отличаться от данных в приложении «Мой налог». Поэтому, лишний источник информации точно не помешает и поможет защититься от проблем. Если самозанятый забудет аннулировать чек и отчётность уйдёт в налоговую, устранить ошибку будет сложнее.
Расчёт за товары и услуги самозанятые граждане должны обязательно отражать в приложении «Мой налог» потому что это единственный способ сообщить налоговой о том, сколько денег проходит через счёта.
Потенциальные самозанятые жители РФ часто спрашивают о том, надо ли создавать чеки, когда они находятся на больничном или уезжают в длительный отпуск. В этом случае работать с приложением «Мой налог» нет необходимости. Если дохода временно нет, то и чеки не нужны.
Возможно, в скором времени будут внесены изменения в законодательную базу, и самозанятых обяжут закрывать каждый месяц вручную и подтверждать, что у них не было дохода, но пока такого нет. Можно сказать, что налоговая доверяет плательщикам НПД и предоставляет им свободу действий.
Хотя системы мониторинга пристально следят за всеми самозанятыми. Поэтому не рекомендуем занижать цифры в чеках или вносить только половину поступлений в приложения. Нет сомнений, что банковские счёта всех самозанятых стоят на особом контроле.
К примеру, если самозанятый проводит через «Мой налог» 100 000 рублей в месяц, а оборот превышает 500 000 рублей, у Федеральной налоговой службы рано или поздно возникнут вопросы. Плательщиков НПД редко приглашают на сверку, но при таком развитии событий инспектор может назначить личную встречу.
Если у физического лица есть документы, чтобы подтвердить происхождение средств, проблем не будет. Например, если человек параллельно работает на компанию и получает белую зарплату, он сможет предоставить документы от работодателя.
Штрафные санкции за нарушение правил ведения отчётности
Со злостными нарушителями, которые не проводят деньги от своей профессиональной деятельности через «Мой налог», разговор короткий. Согласно действующему законодательству, если не выдать вовремя чек клиенту, последует штраф в районе 20% от суммы расчёта.
Допустим, контрагент перевёл на счёт 100 000 рублей за месяц услуг репетитора. А самозанятый не выдал ему чек и забыл в конце отчётного периода провести платёж через приложение «Мой налог». Злой умысел доказать сложно, но есть прописанная законодательная база, которая определяет порядок наказания.
С самозанятого спишут 20% от стоимости заказа. Очевидно, что никому не хочется терять пятую часть суммы. Особенно, если речь идёт о крупных платежах в рамках постоянного сотрудничества, а не разовых операциях.
За повторное нарушение налоговая служба наложит штраф в размере полной суммы расчёта. На сайте ФНС есть специальная форма для жалоб на самозанятых. Если клиент оставит обращение, вероятность получения штрафа увеличится до 100%. Поэтому лучше не затягивать с формированием чека и убедиться, что контрагент его получит.
Если на момент формирования чека в приложении «Мой налог» наблюдается технический сбой, создать его можно после завершения ремонтных работ. Обычно нормальная работа базы данных восстанавливается на следующий рабочий день. В этом случае санкций не будет.
Как правильно создавать и отправлять чеки
У самозанятых часто возникают проблемы с чеками, хотя процесс их создания максимально простой. Понадобится информация от контрагента и несколько минут на заполнение формы. Технические неполадки возникают редко, поэтому в большинстве случаев проблем не будет.
Процесс формирования чека:
Если самозанятый получает деньги от иностранных заказчиков на валютный счёт, надо переводить сумму в долларах, евро или другой валюте в рубли по курсу ЦБ РФ на день поступления. К примеру, если заказчик перевёл 100 долларов 22 апреля, а самозанятый выписал чек только 30 апреля, сумму надо пересчитать по курсу недельной давности.
Самозанятые, которые выполняют услуги на дому или посещают клиентов, могут печатать бумажные чеки самостоятельно. Для этого подойдет любой Bluetooth-принтер. Если печатающего устройства с собой нет, покажите клиенту QR-код из чека и он сможет получить электронную версию документа.
Передать чек контрагенту можно несколькими способами:
В законодательных актах указано, что плательщик НПД должен передать чек клиенту, но проверить факт доставки не получится. Например, если отправить файл в мессенджере, собеседник может не заходить в диалог месяцами. Тогда получается, что документ он не видел.
Представители налоговой давали разъяснения по этому поводу и объяснили, что плательщикам НПД не о чем переживать. Им надо отправить чек клиенту любым доступным способом и на этом обязанности перед контрагентом считаются выполненными.
Сформировать чек можно в приложении «Мой налог» или партнёрских сервисах от Сбербанка и других крупных IT-компаний. Например, самозанятые клиенты банка Тинькофф могут использовать личный кабинет для формирования чеков. Они автоматически передаются в налоговую.
Что касается вычета расходов, то у самозанятых в этом плане нет преимуществ. Платить 4% или 6% надо с оборота, который и считается доходом. Например, если на закупку материалов для создания украшений тратите 20 тысяч рублей, а зарабатываете 60 тысяч в месяц, вычесть расходы не получится.
Чек создаётся на всю сумму, которую клиент перевёл на счёт в банке или кошелёк электронной платёжной системы. Расходы самозанятого могут составлять хоть 50% от дохода, но это не повлияет на расчёт налогов.
Процесс создания чека в приложении «Мой налог»:
Если предоставляете услуги или продаёте товары физическому лицу, количество заполненных полей будет минимальным. В случае с юрлицами понадобятся дополнительные данные: ИНН и наименование компании.
Обязательные реквизиты в чеке:
Если самозанятый совмещает ИП и самозанятость, ему не надо использовать онлайн-кассу для операций, которые он проводит в статусе плательщика НПД. При предоставлении услуги для клиентов как ИП обязанность использовать контрольно-кассовую технику остаётся.
При совмещении ИП с самозанятостью можно оставить кассу или продать, но перед этим снять с учёта в налоговой. При выборе второго варианта убедитесь, что данные с онлайн-кассы были переданы налоговой службе и будут храниться минимум 5 лет с момента снятия оборудования с регистрации.
В работе с чеками нет ничего сложного. У новых самозанятых могут возникать технические заминки, но с опытом процесс формирования платёжных документов будет происходит практически в автоматическом режиме.
При необходимости можно настроить интеграцию с приложением «Мой налог» через сторонние сервисы и сделать так, чтобы данные передавались в базу без ручного вмешательства. На рынке есть решения, которые частично закрывают задачу, но никто не мешает создать свои инструменты с помощью программистов.
Как аннулировать чек
Иногда возникает необходимость отозвать чек, если клиент отказывается от товара или услуги. В этом нет ничего сложного, но важно не забыть сделать операцию вовремя, чтобы не пришлось платить лишние налоги.
Чек можно отозвать, если при формировании чека была допущена ошибка или клиент через несколько дней сообщил, что хочет вернуть товар. В интересах самозанятого аннулировать платёжный документ как можно скорее.
Налоги для плательщиков НПД начисляются в 10-12 числах месяца, поэтому надо решить проблему заранее. Если уже получили уведомление о сумме начисленных налогов, придётся потратить лишнее время на передачу информации в Федеральную налоговую службу.
Инструкция по аннуляции чека:
Если передаёте чеки в ФНС через сторонние сервисы, процесс аннуляции чека будет осуществляться иначе. Например, в сервисе Тинькофф надо нажать кнопку «Отозвать доход» и указать причину.
Самозанятые не подают отчёты в налоговую, но это не значит, что им не нужно хранить документацию. Если плательщик НПД сотрудничает с юридическими лицами, договоры, платежи и другие документы надо хранить минимум 5 лет. Налоговая служба может запросить документацию по юрлицам в любой момент.
Самозанятость — максимально простой путь к «белому» доходу и вытекающим отсюда привилегиям. Зарегистрироваться в качестве плательщика НПД можно за пару минут, а формирование чека выполняется в несколько нажатий.
Чеки самозанятых из «Моего налога»: вопрос-ответ
Получив деньги от заказчика, самозанятый должен сформировать чек и выдать его клиенту.
Чек необходимо передать клиенту одним из следующих способов:
В этом посте — обзор вопросов по чекам.
Когда формировать чек?
Датой получения доходов у самозанятых граждан признается дата получения соответствующих денежных средств или дата поступления таких денежных средств на счета налогоплательщика НПД в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.
Когда происходит расчет, связанный с получением доходов в рамках НПД, самозанятый обязан с использованием мобильного приложения «Мой налог» сформировать чек и обеспечить его передачу заказчику.
В какие сроки нужно это сделать, недавно уточнила ФНС в письме № АБ-3-20/3616@ от 13.05.2020.
Чек должен быть сформирован налогоплательщиком НПД и передан покупателю (заказчику) в момент расчета наличными денежными средствами или с использованием электронных средств платежа.
При иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан покупателю (заказчику) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.
А если чек был сформирован несвоевременно?
Нарушение налогоплательщиком установленных порядка или сроков передачи в налоговый орган сведений о произведенном расчете, связанном с получением дохода от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), влечет взыскание штрафа в размере 20 % от суммы такого расчета. Те же деяния, совершенные повторно в течение 6 месяцев, влекут взыскание штрафа в размере суммы такого расчета.
А если заминка с чеком произошла из-за сбоя?
Если в мобильном приложении «Мой налог» будет массовый сбой и из-за этого не получится передать чек, то это можно сделать после того, как сбой устранят, — на следующий день. При этом никаких санкций не будет.
Реквизиты чека
Какие обязательные реквизиты должны содержаться в чеке?
В чеке должны быть указаны:
1) наименование документа;
2) дата и время осуществления расчета;
3) фамилия, имя, отчество (при наличии) налогоплательщика-продавца;
5) указание на применение специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»;
6) наименования реализуемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг;
8) ИНН юридического лица или ИП — покупателя (заказчика) товаров (работ, услуг, имущественных прав) в случае осуществления реализации указанным лицам.
10) ИНН уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека или осуществлении расчета);
11) наименование уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);
12) уникальный идентификационный номер чека — номер записи в автоматизированной информационной системе налоговых органов, который присваивается чеку в момент его формирования (автоматически).
Наименования услуг в чеке
В приложении «Мой налог» набранное наименование услуг, работы или товара при вводе оплаты в следующий раз не нужно снова забивать вручную. Сведения будут сохранены в истории операций, в связи с чем, при необходимости самозанятый может повторить платеж, не изменяя наименование услуги или товара, изменив только сумму. Для создания копии чека необходимо открыть чек, копию которого необходимо сделать, и нажать кнопку «Повторить».
Если в чеке должно быть несколько наименований товаров, работ, услуг, то это легко осуществить в приложении «Мой налог», добавляя каждый раз новую позицию.
Как доказать, что чек был сформирован?
Информация о всех выданных самозанятым чеках хранится в налоговых органах и в мобильном приложении «Мой налог» /вэб-кабинете «Мой налог».
А если деньги получены в валюте?
Некоторые самозантяые сдают недвижимость и получают оплату через иностранный сайт-агрегатор.
В этом случае при формировании чека сумма фактически полученного дохода указывается в рублях по курсу ЦБ на дату поступления таких денежных средств на счета налогоплательщика НПД.
Датой получения доходов признается дата поступления таких денежных средств на расчетный счет самозанятого после валютного контроля.
Бумажный чек
В случае необходимости выдачи чека покупателю на бумажном носителе, надо распечатать чек, сформированный в приложении «Мой налог», с помощью любого печатающего устройства.
Мобильное приложение «Мой налог» предназначено для использования на мобильном телефоне, смартфоне или компьютере. Чек, формируемый мобильным приложением, можно отправить на любые устройства, которые подключены к мобильному телефону, смартфону или компьютеру, например, Bluetooth-принтер.
Аннулирование чека
При возврате суммы оплаты заказчику можно аннулировать чек. При аннулировании чека из-за неточных данных сумма дохода самозанятого тоже корректируется. При этом может потребоваться указать причину аннулирования.
Вся правда о проверках и штрафах для самозанятых
Недавно СМИ облетела радостная новость — налоговикам запретили проводить проверки самозанятых без разрешения Управления оперативного контроля ФНС (Письмо ФНС от 26.06.2019 № ЕД-4-20/12490@). А за что вообще можно оштрафовать самозанятого? Возможно ли это сделать без проверки (в привычном «бухгалтерском» смысле)? И как вообще проверяют самозанятых?
Сразу оговоримся — в качестве самозанятых мы имеем в виду плательщиков налога на профессиональных доход (НПД). Какими еще бывают самозанятые — смотрите здесь.
Нарушен порядок формирования чека для покупателя
Загадка из российских налоговых реалий: кто может не применять онлайн-кассу, но чек покупателю обязан выдать? Правильный ответ: официально зарегистрированный самозанятый.
Система «Мой налог», по сути, исполняет функцию ККМ. Плательщик НПД должен передавать данные о каждом случае получения дохода в ФНС. И формировать чек для передачи покупателю.
Если это не сделать, вот вам первый повод оштрафовать самозанятого по ст. 129.13 НК РФ — за нарушение порядка выдачи чека. Обратите внимание: подобным нарушением порядка считается невыдача чека или выдача неправильного чека. Сроки, в которые надо выдать чек, оговорены отдельно.
Чек сформирован с опозданием
В какие сроки и как надо выдавать чек, прописано достаточно подробно (п. 3 ст. 14 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Если оплата производится наличными деньгами и (или) с использованием электронных средств платежа, то чек нужно выдать в момент расчета — в электронном или бумажном виде.
Интересный момент — в расчетах между самозанятым и его покупателем может быть посредник (п. 2 ст. 7, п. 2 ст. 14 Закона № 422-ФЗ). Видимо, имеется ввиду ситуация, когда некое лицо (критерии в законе не уточняются) набирает самозанятых и действует как агент, получая деньги и передавая самозанятым их долю.
Если в расчетах участвует посредник, то самозанятому формировать и выдавать чек не надо. Можно предположить, что заниматься выдачей чеков должен тот самый посредник (чеков из «Мой налог» или чеков ККМ — история пока тоже умалчивает).
Обо всех расчетах через посредника налогоплательщику НПД все равно нужно известить свою ФНС не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом. Видимо, надо все-таки выбить один чек на посредника на сумму заработанных через него денег за месяц.
Если не сформировать чек вовремя — ждите штраф по ст. 129.13 НК РФ.
Размер штрафа
Если самозанятый попался на мухлеже с чеком в первый раз, предусмотрен штраф в размере 20% от суммы, которую он не пробил или пробил с опозданием.
Если попался повторно в течение 6 месяцев — в «штрафной» бюджет придется отдать всю сумму, по которой накосячил с чеками.
Как же проверяют самозанятых?
Пока налоговики не придумали ничего лучше старой доброй практики «подсадных уток».
Например, предлагаете вы услуги помощи в домашнем хозяйстве через интернет. С вами связывается заказчик, вы приходите, что-то делаете, получаете оплату, а чек не выдаете. Ваш заказчик гордо демонстрирует вам удостоверение инспектора ФНС и далее по сюжету. Метод отработан налоговиками еще на кассах-«не онлайн». Просто, надежно и практично, как говорится…
Еще возможен вариант, когда получатель услуг самозанятого окажется чем-то недоволен и «настучит» в ФНС, что данный самозанятый еще и чеки не выдает. Но такие случаи в нашей стране все-таки редкость.
Ну и, конечно, налоговики могут запросить данные о поступлении денег на счета самозанятого и сравнить их с тем, что прошло через «Мой налог» (правда, запрос в банк возможен, когда в отношении самозанятого инициирована налоговая проверка). И если налоговая докажет, что это выручка,— поступившие суммы будут считаться доходом самозанятого.
Кстати, презумпция невиновности налогоплательщика, провозглашенная п. 6 ст. 108 НК РФ, далеко не всегда на практике срабатывает.
А если регистрации самозанятого нет?
Если у вас вообще нет регистрации в качестве самозанятого и вы попались на оказании платных услуг, то штрафовать вас будут иначе — как ведущего предпринимательскую деятельность без регистрации этой деятельности и уплаты налогов с нее.
А главное — вас не будут рассматривать как самозанятого, чтобы на вас не распространялись поблажки по запрету на проверки, предусмотренные на 2019 год.
Выводы
«Не проверять самозанятых» на практике вовсе не означает, что не будут проводить проверки «физиков», которые заняты какой-то приносящей доход деятельностью вне трудовых договоров и ГПД.
Максимум, на что может рассчитывать официально зарегистрированный самозанятый, который попался на «хитростях» с чеками, — это на то, что без разрешения спецуправления ФНС налоговики «на месте» не станут проверять движение денег по счетам за весь период деятельности.
Вместе с тем, ничто не мешает инспекторам заявить в спецуправление, что у них имеется подтверждение нарушений в работе самозанятого. И вполне возможно, что разрешение на детальную проверку они таким образом получат.
Ну а если «физик» не зарегистрирован никак, действуют вообще другие правила: проверять и штрафовать будут по полной программе как за незаконную предпринимательскую деятельность и неуплату налогов.