что делать после электронной регистрации в аэропорту
Как вести себя в аэропорту. Инструкция для новичков
Чтобы было проще решиться, Скайсканер шаг за шагом рассказывает, как разобраться в аэропорту и почему регистрация на рейс — плевое дело. Через 20 минут у вас будет ясная картина, что делать от входа в аэропорт до посадки и выхода в другом городе.
Первый раз в аэропорту: что учесть перед выходом из дома
Куда идти в аэропорту и что ждет внутри
Какие документы точно потребуются в аэропорту
Билет попросят в аэропорту на регистрации. На самом деле полно авиакомпаний, которые зарегистрируют вас только по паспорту, потому что данные о билете хранятся в базе данных. Но лучше все равно распечатайте его или сохраните на смартфоне: так спокойнее. А если летите на борту Ryanair, то нужно зарегистрироваться на рейс в интернете и обязательно распечатать посадочный талон. Иначе в самолет вас, конечно, пустят, но сначала придется заплатить штраф.
Для детей в аэропорт возьмите:
Забыли купальник — купите на месте. А вот без паспорта вас в самолет не пустят.
Иногда в аэропорту просят предъявить карту, которой вы оплачивали авиабилеты
Какие документы могут потребоваться в аэропорту
Обратный билет — условие въезда во многие страны. Не обязательно, чтобы это были билеты в Россию, подойдут хоть на Ямайку. Некоторым странам нужны еще брони гостиниц и подтверждение, что у вас достаточно денег на путешествие. К примеру, в Таиланде пограничники вправе попросить, чтобы вы показали эквивалент 10 000 батов на человека или 20 000 батов на семью, а еще — обратные билеты. Зайдите на сайт консульства нужной страны и прочитайте правила, чтобы на границе не было сюрпризов.
Банковская карта, которой платили за билеты. Некоторые авиакомпании при покупке авиабилетов на их сайте предупреждают, что нужно предъявить пластиковую карту на регистрации. Так делают, к примеру, Singapore Airlines, Emirates и Qatar Airways. Если такое правило есть и вы платите не своей картой, то уточните у авиакомпании, как быть. Возможно, хватит ксерокопии карты и заявления от владельца, либо ему позвонят во время регистрации. Чтобы избежать проблем с чужой картой, забронируйте билет на сайте посредника: тогда у авиакомпании вопросов не будет.
Наличные в долларах, чтобы заплатить за визу. Если едете в страну с визой по прибытии и она платная, то после перелета нужно раскошелиться на визовый сбор. Берите деньги в долларах и лучше без сдачи.
Если летите в другую страну, узнайте правила въезда.
Не платите за авиабилеты чужой банковской картой.
За сколько приезжать в аэропорт, чтобы все успеть без нервотрепки
Регистрация на рейс заканчивается за 40–60 минут до вылета. Посадка — за 15–25 минут до вылета. А еще нужно успеть кучу всего: мы скоро расскажем. Чтобы не бегать по аэропорту в панике, приезжайте за 2 часа до вылета внутреннего рейса и за 3 часа до международного.
Чтобы не опоздать в аэропорт, заранее узнайте:
Важно: в билете указано местное время отправления и прибытия. «Москва 21:45 — Бангкок 10:40» означает, что вы вылетаете из Москвы в 21:45 по московскому времени и приземляетесь в Бангкоке на следующий день в 10:40 по тайскому времени.
Приезжайте в аэропорт за 2 часа до вылета. Если летите впервые — за 3 часа.
Как разобраться в аэропорту. Контроль на входе в терминал
Входной контроль — первое, что вас ждет в аэропорту, даже если лететь вы не собираетесь и приехали проводить друзей. Тут все просто: положите сумки на ленту рентгеновского сканера и проходите через металлодетектор. Этот контроль — самый мягкий, а в некоторых аэропортах — например, в Эдинбурге — его вообще нет. Промотать до остальных видов контроля в аэропорту.
На входе в аэропорт положите багаж на ленту, а сами пройдите через рамку. Дело пары минут.
Табло вылетов
Табло вылетов (Departures) — это большая электронная доска, на которой перечислены все ближайшие вылетающие рейсы. Вы увидите ее сразу, как зайдете в аэропорт. Подходите ближе и ищите номер своего рейса (Flight). Он написан в билете и выглядит примерно так: SU 272.
Как прочитать статус рейса в аэропорту (Status)
В аэропорту первым делом найдите табло вылетов и проверьте статус своего рейса.
Регистрация на рейс и сдача багажа
Регистрация на рейс состоит из двух частей:
1) авиакомпания проверяет ваши документы, убеждается, что у вас есть билет, и дает вам посадочный талон, в котором написано конкретное место на борту самолета;
2) вы сдаете багаж и взамен получаете багажную бирку. Багаж полетит тем же самолетом, что и вы.
Зарегистрироваться можно тремя способами: в аэропорту на стойке регистрации, заранее в интернете, либо в аэропорту в киоске самостоятельной регистрации. Сейчас объясним, в чем отличия.
Как зарегистрироваться на рейс на стойках в аэропорту
Регистрация в аэропорту обычно начинается за 2–3 часа до вылета. Иногда раньше.
Багаж сдайте там же. Поставьте чемодан на ленту транспортера: его взвесят и наклеят багажную бирку. Вторую часть бирки прикрепят к вашему посадочному талону. Потом чемодан уедет по ленте.
Регистрация на рейс в аэропорту: лайфхаки
Как зарегистрироваться на рейс в интернете
Электронная регистрация — это возможность зарегистрироваться на рейс и получить посадочный талон в интернете на сайте авиакомпании или в мобильном приложении на смартфоне или планшете.
На сайте авиакомпании вы, скорее всего, получите обычный посадочный талон, который нужно распечатывать. Мобильное приложение выдает мобильный посадочный талон, который показывают прямо с экрана.
В некоторых аэропортах электронная регистрация недоступна или не работают мобильные посадочные. Тогда нужно получить обычный посадочный на стойке регистрации.
Онлайн-регистрация на рейс: как быть с багажом
Если зарегистрировались онлайн и летите с багажом, в аэропорту сдайте его на стойке регистрации своего рейса. А лучше — на стойке для приема багажа (Drop-off, Baggage drop): там меньше очередь.
Электронная регистрация открывается по-разному у разных авиакомпаний. У «Аэрофлота» и FlyDubai — за 24 часа до вылета, а у Wizz Air — аж за 30 дней. Заканчивается онлайн-регистрация, как правило, на 5–30 минут раньше обычной.
Как зарегистрироваться на рейс на сайте авиакомпании:
Если нет принтера или вы уже в аэропорту и поняли, что забыли посадочный талон дома, получите его заново на стойке регистрации или в киоске самостоятельной регистрации.
Как зарегистрироваться на рейс в мобильном приложении:
Как зарегистрироваться в аэропорту в киосках самостоятельной регистрации
Киоск самостоятельной регистрации (Self Check-In) внешне похож на терминал, в котором платят за телефон. Он работает, как регистрация в интернете: введите фамилию и номер билета, выберите место в салоне, если авиакомпания это позволяет, и получите посадочный талон, который распечатается автоматически. Чемоданы отнесите на стойку приема багажа.
Важно: регистрация онлайн и в киоске саморегистрации не работает для тех, кому нужны нестандартные услуги. Например, перевозка животных, сопровождение больных, инвалидов или ребенка без взрослых. Некоторые авиакомпании не регистрируют онлайн родителей с детьми до 2 лет.
Летите впервые — регистрируйтесь на стойке в аэропорту. Нет багажа — регистрируйтесь онлайн или в аэропорту в автоматическом киоске.
Посадочный талон
Посадочный талон — это документ, который вам дадут на регистрации. С ним вас пропустят в зону вылета, а оттуда — в самолет. Еще это что-то вроде карты, по которой вы разберетесь, где ваш выход на посадку, когда к нему подходить и куда сесть в самолете. Держите посадочный талон в руках или в кармане вместе с паспортом.
Что написано на посадочном талоне:
1 — номер рейса (Flight);
2 — место (Seat) — номер вашего кресла в самолете;
3 — время посадки (Boarding time) — когда вы должны быть у своего гейта. Или время окончания посадки (Gate closes) — приходите за 20–30 минут;
4 — выход (гейт, Gate) — через него вы выйдете на посадку в самолет.
По посадочному талону вы найдете свой выход на посадку и место в самолете.
Контроль и предполетный досмотр
Контроль и досмотр вы пройдете после регистрации и перед выходом на посадку. Если летите в другую страну — из Москвы в Болгарию — вам предстоит пройти: 1) таможенный контроль (не во всех аэропортах), 2) пограничный контроль и 3) предполетный досмотр. Если летите в пределах одной страны — из Москвы в Сочи — остается только предполетный досмотр. В любом случае это несложно: все процедуры займут минут 15 (если нет большой очереди).
1. Таможенный контроль (только на рейсах за границу)
Таможенный контроль (Customs, Customs control) — место, где заполняется таможенная декларация, если она нужна. Скорее всего, у вас не окажется вещей для декларирования — тогда проходите через зеленый коридор (Nothing to declare). Если они есть, выбирайте красный коридор (Goods to declare).
Что нужно декларировать при выезде из России: больше 10 000 долларов наличных и дорожных чеков, культурные ценности и государственные награды РФ. Полный список смотрите в памятке Федеральной таможенной службы. Там же читайте, за что придется заплатить пошлину, когда будете возвращаться (например, за 3,5 литра вина). Пример таможенной декларации можно скачать на сайте Шереметьево.
2. Пограничный контроль (только на рейсах за границу)
Пограничный контроль (паспортный контроль, Border control, Passport control) — это место, где вы пересекаете границу страны. Часть стоек на паспортном контроле — только для жителей страны, на них так и написано: «Для граждан России» (For Russian citizens). Остальные открыты для всех (Все паспорта, All passports, All nationalities).
Иногда пограничники задают вопросы: «Надолго едете?», «Какая цель поездки?» или «Это ваш единственный загранпаспорт?». Не пугайтесь: это не значит, что они что-то заподозрили. Спокойно отвечайте как есть.
Еще пограничники проверяют, нет ли вас в списке должников с запретом на выезд. Долг должен быть больше 10 000 рублей, а запрет накладывают только через суд. Так что если вам запретили выезд из-за долга, вы узнаете об этом заранее, а не в аэропорту. Но на всякий случай перед вылетом проверьте себя по базе Федеральной службы судебных приставов.
3. Предполетный досмотр (на всех рейсах)
Предполетный досмотр (Security check) — это контроль как на входе в аэропорт, только после регистрации и строже. Вы пройдете через рамку металлодетектора, а ручная кладь проедет через рентген-сканер. Мелкие вещи из карманов нужно положить рядом с рамкой, либо пропустить через сканер. На внутренних рейсах вас еще могут попросить показать документы.
Как без проблем пройти предполетный досмотр:
Зона вылета и выход на посадку
Зона вылета — это место, где пассажиры пьют кофе с чизкейками, закупаются в дьюти-фри и ждут своего рейса. Там находятся все выходы на посадку. Вы попадете в зону вылета сразу после контроля и досмотра.
Сначала найдите свой выход (гейт, Gate), чтобы не бегать в последний момент. Номер гейта написан в посадочном талоне и выглядит примерно так: F26. Рядом обозначено время посадки (Boarding time). У гейта висит табличка с номером рейса: проверьте, что он ваш. Теперь можете шопиться в дьютике, только обратно к гейту приходите за 15–20 минут до посадки. Номер гейта иногда меняется: слушайте объявления и следите за табло.
Как найти свой гейт и вовремя успеть на самолет
Дальше два варианта: 1) вас посадят в автобус, отвезут к самолету, и вы подниметесь на борт по трапу; 2) вы пройдете по «рукаву» — это коридор-гармошка, который соединяет аэропорт с самолетом.
Как вести себя на борту самолета при посадке
В самолете вас встретят бортпроводники, посмотрят посадочный талон и покажут, в какую сторону идти к вашему креслу. Если не нашли — переспрашивайте: а зачем еще на борту стюардессы. Ручную кладь положите на полку. Если в сумке ноутбук или фотоаппарат, убедитесь, что сосед не бросил сверху кирпич российских гостинцев.
В зоне выхода сразу найдите свой выход на посадку. Иногда он меняется: следите за объявлениями и электронным табло.
Что делать, если я первый раз в аэропорту и лечу с пересадкой
Если вы летите со стыковкой, вас ждет два перелета по одному авиабилету.
Важно: даже на стыковочных рейсах иногда нужна транзитная виза и приходится получать багаж, например, при транзите через США. Проверяйте правила по Тиматику, либо просто позвоните в авиакомпанию.
Первый раз в аэропорту. Чем отличается пересадка от стыковки
Если вы летите с пересадкой, у вас должно быть два отдельных авиабилета.
Если вы ищете билеты на Скайсканере, то в результатах поиска мы вас предупредим, что пересаживаться на другой рейс придется самостоятельно. Почитайте эти 9 советов для беспроблемного перелета с пересадкой.
В первый раз лучше лететь прямым рейсом. Если без пересадки не получается, покупайте один билет, по которому оба рейса выполняет одна авиакомпания. Тогда вас сразу зарегистрируют до конца маршрута, и, если первый самолет задержится, бесплатно посадят на другой рейс.
Аэропорт прилета
В аэропорту прилета вас ждут: 1) паспортный контроль, 2) выдача багажа, 3) таможенный контроль.
Паспортный контроль — место, где вы пересечете границу страны. Покажите пограничнику:
Багаж (Baggage) доставляют на багажную карусель. Номер ищите на табло. Если летите с негабаритным багажом, забирайте его отдельно у специальных стоек. В некоторых аэропортах грузчики привозят его прямо к карусели.
Таможенный контроль (Customs) пройти легко, если знать таможенные правила нужной страны. Для примера — вот что можно без пошлин ввозить в шенгенские страны. Нечего декларировать — идите в зеленый коридор, нужна декларация — в красный.
В аэропорту прилета — все как в родном аэропорту, только в обратном порядке.
Первый раз в аэропорту: ответы на самые частые вопросы
Лучше всего приезжать за 2 часа до вылета внутреннего рейса и за 3 часа до отправления международного.
При регистрации на рейс сотрудники авиакомпании проверяют ваши документы, убеждаются, что у вас есть билет, и выдают вам посадочный талон, в котором указано ваше место на борту самолета. Потом вы регистрируете и сдаете багаж, а взамен получаете багажную бирку.
Есть три способа зарегистрироваться для перелета: на стойке в терминале воздушного вокзала, заранее онлайн или в аэропорту в киоске самостоятельной регистрации.
Регистрация на самолет обычно закрывается за 40–60 минут до вылета. Уточните этот момент накануне отправления в правилах авиакомпании и аэропорта.
При входе в терминалы аэропорта вас ждет входной контроль — сканер для багажа и металлодетектор, через который нужно пройти самому. Потом — табло вылетов, где можно посмотреть, на каких стойках идет регистрация на ваш самолет. Проверьте статус рейса и зарегистрируйтесь. А если уже зачекинились онлайн и есть посадочный, сразу идите на контроль и досмотр.
Посадка в самолет заканчивается за 15–30 минут до вылета. Потом выход на посадку закрывают и в самолет вас могут не пустить, даже если он еще не улетел. Поэтому важно не опаздывать к гейту — лучше уж лишние полчаса полюбоваться самолетами у окна в зале ожидания рядом с выходом на посадку.
При входе в терминал сканируют в первый раз. После регистрации и перед выходом на посадку может быть до трех пунктов контроля и досмотра.
Если летите в другую страну, нужно пройти:
1) таможенный контроль (не везде);
2) пограничный или паспортный контроль;
3) предполетный досмотр.
Если летите в пределах одной страны, останется только предполетный досмотр. Когда нет очередей, все эти процедуры в любом случае занимают минут 15, не больше.
Не волнуйтесь: если хоть разок пробежитесь по нашей инструкции, ваш первый раз в аэропорту пройдет гладко. Приезжайте минимум за три часа до отправления рейса — и все успеете. В терминалах, даже за границей, понятные указатели: если не знаете английского, сориентируетесь по картинкам. А если что — местные сотрудники аэропорта всегда помогут разобраться и покажут, куда идти дальше.
Распечатайте эту статью или отправьте себе на почту, чтобы она была под рукой, когда вы окажетесь в первый раз в аэропорту. А если вы часто летаете и хорошо ориентируетесь в самых огромных терминалах, поделитесь ссылкой с родными и друзьями, которые пока не так опытны в авиаперелетах.
Online-регистрация на рейс
Один из лайфхаков для комфортной командировки — быстрая онлайн-регистрация на рейс. Даже если вы так никогда не делали, попробуйте. Здесь одни плюсы:
Сроки регистрации
Онлайн-регистрация обычно открывается за 24 часа до вылета и закрывается одновременно с окончанием регистрации в аэропорту — за 40 минут до рейса.
Дополнительно уточните время на сайте авиакомпании, потому что каждый перевозчик устанавливает свои правила. Например, S7 начинает регистрировать онлайн за 30 часов и заканчивает за 50 минут до вылета. А на сайте Emirates можно зарегистрироваться за сутки, крайний срок — за 90 минут до вылета.
Правила регистрации
Зарегистрироваться онлайн можно только на официальном сайте авиакомпании.
После покупки билетов авиакомпания обычно присылает на почту ссылку для регистрации. Если письмо не пришло, зайдите на сайт авиакомпании, найдите свой рейс и сразу переходите к онлайн-регистрации.
На сайте нужно будет ввести персональные данные пассажира и выбрать места в самолёте. После регистрации на электронную почту придёт посадочный талон — он пригодится для прохождения досмотра и при посадке в самолёт.
Дальше всё зависит от вашего багажа и условий аэропорта:
Только оффлайн
Если вы отправляете в полёт детей 5-12 лет без взрослых или пользуетесь специальными услугами (перевозка животных, медицинское сопровождение и т.д), зарегистрироваться можно только лично на стойке регистрации.
Похожие статьи
Авиабилеты для детей
Особенности покупки авиабилетов на детей разных возрастов.
Как справиться с боязнью полётов
Даём несколько советов, как расслабиться на борту самолёта и побороть боязнь летать.
Выбор места в самолёте
Разбираем, в какой части самолёта удобнее сидеть и как решить, какое место выбрать.
Инструкция для тех, кто первый раз в аэропорту
Прежде чем попасть в самолет, вам предстоит пройти через дебри запутанных и страшных лабиринтов местного аэропорта. На самом деле не все так страшно. Страшнее может быть только то, что вы забудете ребенка на земле. Такое бывает.
Первый кордон: досмотр
Телефон уберите в сумку, ноутбук достаньте заранее.
Вопрос: Зачем доставать ноутбук?
Чтобы забрать свои вещи и попасть внутрь аэропорта, Макс направляется к рамке металлоискателя и выкладывает перед ней на стол ключи и телефон. Не забывает про них и забирает свой рюкзак и ноут.
Второй кордон: стойка регистрации
Если не знаете где ваша стойка, попросите помочь сотрудника аэропорта.
Зря конечно он ноут убрал, ну да ладно. Макс лицезреет аэропорт и замечает табло. На табло выведен список со всеми рейсами. Там указана вся нужная информация для пассажиров. В том числе и стойки регистрации. Макс не сразу понял куда идти. Конечно, разве разберешься в этом сложном механизме. Мимо проходящий здоровяк с аббревиатурой ГБР ему точно подскажет куда путь держать. У стойки регистрации оживленная очередь. Простояв 10 минут, пассажир Иванов Максим Иванович с билетом и биркой «ручная кладь» на рюкзаке, направляется на посадку.
Третий кордон: опять досмотр
Предполетный досмотр более тщательный. Здесь не раздевают до трусов, а проходят, не снимая их, в сканер.
На предполетном досмотре требуют снимать верхнюю одежду,обувь с подошвой толще 1 см и высотой каблука более 2.5 см, а также ремни, шарфы, головные уборы и часы.
Снимать все вышеперечисленное не обязательно. Можно пройти в сканер, но только предварительно оставив электронные устройства в сумке или контейнере.
Сдать предметы на платное хранение
Выбрав последний вариант, Макс с угрюмым лицом пошел на посадку.
Четвертый кордон: посадка
Объявляется посадка на рейс… — Иваново, просьба пройти к выходу D 02. Посадка началась и очередная скопившаяся очередь в аэропорту ждала Макса. Очередь прошла, а Макс сидел в ноутбуке и потягивал свежесваренный кофе. Посмотрев на время, он бегом помчался к выходу и на удивление успел. Если бы Максим не приехал заранее в аэропорт, то наверняка бы опоздал на рейс.
Приезжайте в аэропорт за 2-3 часа до вылета
Аэропорт — это огромный механизм состоящий из множества служб. Каждая служба отвечает за вашу безопасность. Помните это, когда будете совершать очередную посадку в другом городе.
Читатели пишут. Здесь делятся опытом и рассказывают свои финансовые истории
Что делать после электронной регистрации в аэропорту
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
С 25 февраля 2019 года авиапассажиры могут пользоваться электронными посадочными талонами наравне с обычными. Рассказываем, чем они отличаются, как командированному отчитаться о расходах на электронный авиабилет и что делать в случае потери посадочного талона.
Какие документы подтверждают расходы на перелёт
Статья 252 Налогового Кодекса РФ предписывает экономически обосновывать и подтверждать документами расходы на командировки.
В случае перелёта по электронному авиабилету документами строгой отчётности признаются маршрутная квитанция и полётный купон (посадочный талон).
Маршрутная квитанция — это выписка из глобальной автоматизированной системы бронирования авиабилетов. Квитанция приходит на электронную почту после покупки билета. В ней есть код бронирования, тариф билета и сборы, маршрут, дата и время полёта, фамилия и имя пассажира.
Так выглядит маршрутная квитанция S7. На скриншоте часть документа
Маршрутная квитанция подтверждает только факт покупки. Можно купить билет, но никуда не полететь или вернуть билет, поэтому факт перелёта подтверждается дополнительным документом — посадочным талоном.
Посадочный талон пассажир получает после регистрации на рейс. В отличие от маршрутной квитанции, талон содержит дополнительные детали: место в самолёте и номер выхода на посадку. В талоне ставят отметки во время предполётного контроля: прохождении регистрации на рейс, досмотра в аэропорту и посадки на борт.
Электронный и бумажный посадочный талон: в чём разница
Когда пассажир регистрируется на рейс в аэропорту, он получает посадочный талон на руки — картонный бланк с отрывной частью. При выходе на посадку правую часть отрывают и отдают пассажиру, остальное остаётся у представителя авиакомпании.
Примерно так выглядит бумажный посадочный, который выдают в аэропорту
Если пассажир проходит онлайн-регистрацию, посадочный талон приходит на его электронную почту. Электронный посадочный пассажир может сохранить на смартфон или распечатать. Как и в обычном талоне, на нём есть штрихкод или QR-код, в котором зашифрована информация о перелёте.
Электронный посадочный талон «Победы»
В аэропорту путешественник показывает цифровой талон с кодом на всех этапах предполётного контроля. В некоторых аэропортах владельцы электронного посадочного регистрируются на рейс и сдают багаж вообще без участия персонала — с помощью терминалов самообслуживания.
Плюсы электронного посадочного:
Минусы тоже есть. Во-первых, в России посадочный талон в электронном виде принимают пока не везде — для этого в аэропорту должно быть специальное оборудование и электронная база данных досмотра. Российские авиакомпании и аэропорты обязаны размещать на своих сайтах эту информацию.
Пассажиру лучше заранее узнавать, используют ли в аэропорту электронный посадочный талон. Некоторые авиакомпании, например Ryanair и Wizz Air, берут плату за распечатку посадочных на стойке регистрации.
Во-вторых, когда пассажир использует в аэропорту электронный посадочный, отметка о прохождении досмотра и посадке на борт ставится в электронной базе данных. Это не подходит бухгалтерии, которой для отчётности о командировочных расходах необходимо иметь подтверждающий документ на бумаге.
Минфин в письме от 23.09.2019 №03-03-06/1/772906 и ФНС в письме от 11.04.2019 №СД-3-3/3409 считают: посадочный талон должен иметь реквизиты, подтверждающие факт перелёта, и, как правило, таким реквизитом является штамп о досмотре.
Поскольку штамп о досмотре физически ставится только на бумаге, командированному необходимо распечатать электронный посадочный. Это можно сделать как на домашнем принтере, так и в аэропорту, в терминале самообслуживания или на стойке регистрации.
Что делать, если посадочный утерян
В ситуации, когда получить штамп о досмотре на посадочный талон невозможно, Минфин России разрешает подтвердить расходы справкой о перелёте, выданной авиакомпанией.
Чтобы получить справку, пассажир или его законный представитель должен обратиться в авиакомпанию. Это платная услуга. Информация о стоимости и сроках выдачи справки обычно публикуется на сайте перевозчика. На сайтах некоторых авиакомпаний есть онлайн-форма для подачи и оплаты заявки. Документ могут прислать как обычной почтой, так и в виде скана на электронную почту. Но для бухгалтерской отчётности лучше заказать бумажный оригинал.
В справке должны быть указаны ФИО сотрудника, номер заказа, маршрут, номер рейса, посадочное место, стоимость билета, дата полёта.
Для примера, «Аэрофлот» делает справку о перелёте за 1000 ₽ и 30 дней. Такие же расценки у «Уральских авиалиний», а если заплатить 1500 ₽, справку выдадут за 5 рабочих дней.
Образец справки о перелёте «Уральских авиалиний». Источник
Из писем Минфина следует, что компания вправе предоставить и любые другие документы, которые прямо или косвенно подтверждают факт использования приобретенного авиабилета. При этом Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень этих документов и не ограничивает в этом вопросе компанию. Однако на деле всё не так просто.
Ольга Великанова, бухгалтер Yusen Logistics Rus:
Прибегать к иным документам для подтверждения расходов стоит с осторожностью. В моей практике не было таких случаев, но это может привести к спорам с налоговыми органами. При налоговых проверках письма Минфина никакой роли не играют, потому что это письма, а не нормативный документ. Логика инспектора в том, что всё должно быть подтверждено документом. Не косвенным, а конкретным. Посадочный талон — неотъемлемая часть электронного билета по закону. Значит, он и должен подтверждать, что по этому купленному билету пассажир улетел. Если талона нет, то сведения об использовании этого билета есть только у авиакомпании, поэтому полноценной заменой талону является справка от авиакомпании. Можно рассуждать про косвенные документы, но вероятность что-то доказать будет уже только в суде и только после наложения санкций от налоговой. А это дополнительные затраты для компании.
Если сотрудник не принесёт никаких подтверждающих документов, то работодатель вправе не возмещать расходы на авиабилеты. Или он может компенсировать расходы частично — выплатить определённую сумму, которая прописана во внутреннем положении о командировках.
Важно помнить, что локальные нормативные акты компании не должны ухудшать положение работников, установленное законодательством. Например, подпункт «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 разрешает возмещать сотрудникам федеральных учреждений неподтверждённые расходы в размере минимальной стоимости проезда. Поэтому положение, в котором запрещено компенсировать неподтверждённые командировочные затраты, суд может признать недействующим на основании статьи 8 Трудового кодекса РФ.
Если расходы работника решено возместить или если билеты покупал работодатель, то такие затраты нельзя списать на расходы, чтобы уменьшить налог на прибыль. С сотрудника при этом нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. В этом случае фактические целевые расходы на проезд до места командировки и обратно документально не подтверждены. Поэтому они будут считаться доходом в виде оплаты организацией за работника стоимости услуг по перевозке. Это следует из положений абзаца 12 пункта 1 статьи 217, пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ и пункта 2 статьи 20.2 закона от 24.07.1998 №125-ФЗ.
Если так не сделать, то при налоговой проверке компания должна будет перечислить в бюджет все доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы.
Запомнить
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.