что делать когда на работе завал
8 советов, которые помогут справиться с завалом на работе
Близится конец года, а это означает, что у многих объем работы удваивается или даже утраивается. Мысли обо всем, что нужно сделать, заставляют нервничать. Work.ua подскажет несколько трюков, как со всем справиться.
С авралом на работе приходилось сталкиваться всем. Большинство из нас в такой ситуации начинают злиться, некоторые — паниковать. Work.ua подготовил несколько советов, как сохранить спокойствие под рабочими завалами, не поддаваться общей панике и оставаться работоспособным.
1. Разработайте стратегию
Если у вас гора работы, вам нужна стратегия. Сядьте с листом бумаги и несколькими цветными ручками, запишите все свои задачи и сделайте визуальное расписание.
Человек не может помнить все свои дела и тем более все действия, которые нужно сделать для выполнения этих дел, поэтому план так необходим.
Легче создать электронную таблицу, но она хуже удовлетворяет такое желанное чувство контроля над ситуацией, да и заглядывать в нее вы будете реже, чем в бумажную, висящую над рабочим столом.
2. Планировать слишком много так же плохо, как и не планировать вовсе
Оценивайте свои силы реалистично. Не стоит думать, что чем больше дел вы запишете в ежедневник, тем быстрее вы их сделаете. Если в прошлом году вы подготовили ежеквартальный отчет за неделю, не рассчитывайте, что в этом году вы закончите его за три дня.
3. Избегайте перфекционизма
Хорошо делать хорошо, но если вы уже очень долго работаете над чем-то в гонке за совершенством, остановитесь (если от этой вашей работы не зависит чья-то жизнь, конечно). Помните, чаще всего достаточно сделать просто хорошо и вовремя, чем целиться только на идеальный результат.
4. Будьте честными
Научитесь говорить о своей загруженности. Если вы нервничаете или перегружены, или по каким-либо причинам не можете придерживаться графика, скажите об этом.
Есть высокая вероятность, что кто-то из коллег может вам помочь, или хотя все будут знать, чего ожидать, или лишний раз не отвлекать вас мелкими вопросами.
5. Откажитесь от второстепенного
Когда на работе аврал, лучше разделите на главные и второстепенные не только рабочие дела, но и личные задачи. В случае, если есть возможность отказаться от дополнительных домашних дел или помощи кому-то, лучше откажитесь.
6. Делегируйте
Конечно, лучше вас самих никто вашу работу не выполнит. Но когда вас настигает кризис, лучшим вариантом будет делегировать дела коллегам или родным. Разбейте большие задачи на маленькие и попросите помощи с незначительными вопросами.
7. Наведите порядок
Если вы тратите полчаса, чтобы найти важный документ, неудивительно, что вы ничего не успеваете. Всегда ставьте тему письма, не называйте файлы и документы загадочными «123», это экономит не только ваше время, но и чужое.
Хаос на рабочем месте порождает хаос в голове, последствия которого гораздо хуже. Творческий беспорядок — это лишь красивая метафора, не более.
8. Режим дня полезен не только для детей
Бессонница или вредная пища только отнимет у вас больше сил. Запомните, что именно после ночи без сна существенно снижается концентрация и ваши когнитивные способности. Высыпайтесь, питайтесь правильно, и вы заметите, как это отразится на вашей памяти и работоспособности.
Семь способов избавиться от завалов на работе
Нехватку времени можно победить.Предлагаем вам семь простых способов, которые помогут сконцентрироваться на задаче и наконец-то разгрести завалы на рабочем столе.
Авралы на работе ничего хорошего здоровью не сулят, а по некоторым данным даже приводят к слабоумию. Чтобы уберечь вас от столь печальной перспективы, предлагаем подборку простых и действенных приемов по самоорганизации от сайта Realsimple.com.
Начинайте с самого неприятного
Все мы приходим на работу с ограниченным запасом сил и воли. Именно поэтому лучше накидываться на самые сложные и неприятные задачи в начале дня, когда еще полны энергии. Иначе может возникнуть эффект домино: одно заваленное дело потащит за собой все остальные. К тому же, разобравшись хотя бы с одной мерзкой работенкой, вы обязательно почувствуете, что день прошел не зря.
Назначьте второе утро на 14-00
Книжки по тайм-менеджменту советуют составлять список дел накануне вечером или утром. Правда, к обеду вас могут закидать еще десятком новых поручений. В два часа дня остановитесь, налейте кофе и задумайтесь, что вы уже сделали, какие дела действительно важны, а потом скорректируйте планы таким образом, чтобы смогли решить самые важные вопросы.
Разбивайте задачи не несколько маленьких подзадач
Некоторые дела только кажутся неподъемными, но масштабная задача перестает пугать, если разбить ее на части. Для примера лес. Весь лес одним махом вы не завалите, но вы можете спилить одно дерево. Если не можете спилить дерево, спилите для начала три ветки. Другими словами, не думайте о том, чего вы не можете сделать, думайте о том, что вам по силам. И выбирайте те микро-задачи, решив которые вы ближе всего приблизитесь к намеченной цели.
Попросите друзей, контролировать вас
Страх разочаровать близкого человека может послужить хорошим мотиватором. Это «положительное давление». Позвоните другу или родственнику. В двух словах объясните, какое дело хотите закончить, а потом попросите проверить вас в назначенное время. Это перед собой не стыдно за невыполненные планы, а упасть в глазах другого человека ― это уже совсем другое.
Работайте по таймеру
Если вам сложно начинать обременительные дела, попробуйте работать кроткими отрезками времени. Запустите таймер и десять минут с полной отдачей занимайтесь только выбранной задачей. Уж десять минут может работать каждый. Вполне возможно, что к одиннадцатой минуте чувство страха не выполнить работу сменится чувством удовлетворения от уже выполненной работы. Вы увлечетесь и наконец-то закончите работу, за которую так не хотели браться.
Не отвлекайте сами себя от работы
Звонки на рабочий телефон, совещания, вопросы коллег ― от всего этого вы избавиться не можете. Но если взялись за дело, то не отвлекайтесь каждые 15 минут на интернет-развлечения или ленту в Facebook. Не можете отказаться от серфинга в интернете по доброй воле? Установите программы, которые блокируют выбранные сайты. Или воспользуйтесь сервисом RescueTime, он отслеживает все ваши перемещения по сети, а потом выдает отчет, на каких порталах и как долго вы бывали. Количество бездарно потраченных часов может вас поразить.
Запланируйте «день неотложных дел»
Составьте список из самых запущенных задач, запаситесь достаточным количеством кофе и пообещайте себе не возвращаться домой, пока не закончите все дела. На следующее утро вы почувствуете себя сверхчеловеком.
Завал на работе — как все успевать?
Ты постоянно задерживаешься в офисе, список дел не уменьшается, а начальник дает новые задачи. Сделай глубокий вдох и почитай советы от Lisa.ru — нерешенные вопросы не будут висеть на тебе мертвым грузом.
Представь, что каждый день ты носишь за плечами рюкзак со своими делами. Если успела выполнить все намеченное, то твоя ноша легка. А когда что-то не доделала, то каждое упущение, словно увесистый камень, отягощает твою поклажу, лишая тебя сил, энергии и позитивного отношения к жизни.
А давай эти камни обратим. в цветы! Согласись, приносить с работы букеты из маленьких трудовых подвигов куда приятнее. Совершить такое волшебство под силу каждому, нужно только соблюдать два важных правила: грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день.
Разбери рабочий стол
✔︎ Окинь придирчивым взглядом свое рабочее пространство. Если стол завален настолько, что едва виден монитор, а компьютерная мышка вечно на что-то наталкивается, приступай к разборам. Выдели для этого более-менее свободный день или приди на работу чуть раньше.
✔︎ Первым делом избавься от давно утративших актуальность бумаг, старых журналов, визиток, сломанных и ненужных канцелярских принадлежностей. Это позволит тебе не отвлекаться на все эти раздражающие мелочи, а, значит, повысить свою продуктивность. Иначе твой взгляд будет постоянно натыкаться то на грязную кружку, то на толстенную папку с неразобранными документами. Ты начнешь мысленно себя ругать – сосредоточиться в такой обстановке не получится.
✔︎ Для документов заведи два лотка. Один — для новых бумаг и свежей корреспонденции. Второй — для всего того, что уже находится в работе. Уделяй время для разбора этих двух «провокаторов тревожности»: занимайся этим, скажем, по понедельникам, а если бумаг много – каждое утро. Важные документы перед передачей в смежные отделы можешь отсканировать, чтобы они остались у тебя — на всякий случай.
✔︎ Не копи лишнее. Получила визитку, которая тебе может пригодиться — сразу занеси контакт в телефон или в файл на компьютере, а от карточки избавься, чтобы не плодить мусор. Строгое «нет» говори и канцелярским принадлежностям. Да, эта яркая ручка такая симпатичная, но она уже пятая — вряд ли ты пишешь всеми сразу. Держи под рукой только то, чем пользуешься каждый день, остальное клади в стол или отдавай коллегам-растеряшам, у которых все «куда-то пропадает».
✔︎ Чтобы не разводить бардак в ящиках стола, разложи мелкие предметы по небольшим открытым коробочкам. Не клади их среди документов.
✔︎ Держи свое рабочее место в чистоте. Ведь пыль и грязь ужасно раздражают!
Раздели свой стол на полезные зоны
✔︎ В идеале на рабочем столе в зоне видимости должно быть только то, с чем ты работаешь постоянно. Например, компьютер, ежедневник, папки с нужными документами и необходимые канцелярские принадлежности. Остальные предметы лучше вывести из поля зрения, чтобы они тебя не отвлекали.
✔︎ А как же фото близких, комнатные растения? Милые вещицы и яркие акценты помогают взгляду «отдохнуть», снять напряжение, переключиться — и в итоге получить заряд энергии и новых идей. Но это работает только в том случае, если ты трудоголик (в хорошем смысле слова): способна сосредоточиться на рабочей задаче и крутить ее в голове, пока не решишь. Если же ты мечтательница, лучше убери все отвлекающее с глаз, чтобы не витать весь день в облаках. Не поощряй свою лень!
✔︎ Вещи полезны тогда, когда находятся на нужном месте. Например, мусорную корзину сложно назвать функциональной, если она стоит в трех метрах от твоего рабочего стола. Либо ты будешь отвлекаться на каждый фантик, чтобы дойти до нее (хотя ходить полезно), либо мусор будет копиться у тебя на столе. Ни то, ни другое не сказывается положительно на работе и нервной системе. Поэтому расставляй предметы так, чтобы тебе было удобно. Бумагу для печати храни около принтера, ручки и стикеры — рядом с ежедневником.
✔︎ Стикеры удобно использовать как закладки — в книгах, журналах. А вот в качестве «напоминалок» их надо применять «дозированно»: цветные бумажки, развешанные по периметру монитора, а то и по всему столу, стали мощным отвлекающим фактором. Лучше делай записи в ежедневнике. Но если не можешь обойтись без стикеров, наклеивай не больше 5-7. Большее количество наш мозг просто не способен воспринимать.
✔︎ Постарайся разделить рабочее пространство на зоны. Определи место для папок с документами, ежедневника. Можешь сделать маленький «личный уголок», где будет стоять фото любимой собаки, чашка для кофе. Важно, чтобы вещи знали свое место и не «гуляли» по всему столу, создавая хаос.
✔︎ Структурируй информацию в компьютере. Разгребание информационных завалов – подвиг, но результат стоит того. Для каждого проекта заведи отдельную папку, в ней храни подпапки по задачам. К названию можно добавлять дату изменения — это поможет избежать путаницы и сэкономит время поиска. Неактуальную информацию архивируй или храни на облачном сервере.
Как всё успеть за 8 часов
Завал на работе — типичная ситуация для бухгалтера: нужно подготовить отчет, связаться с поставщиками, проконтролировать оплату счетов… В результате восьмичасовой рабочий день часто затягивается до ночи, а многие дела переносятся «на завтра».
О том, как верно расставить приоритеты в решении рабочих задач и найти резервы для профессионального роста, мы беседуем с Глебом Архангельским, одним из основателей российской школы тайм-менеджмента.
– Каковы типичные ошибки людей, которые начали создавать систему личного тайм-менеджмента?
– В большинстве случаев человек думает: «Вот уж я распланирую, так распланирую» — и составляет предельно жесткий график дня. В итоге из-за переноса одного события даже на 5 минут страдает весь остальной график. Чтобы этого избежать, нужно планировать не более 60-70% рабочего времени. Остальное время следует закладывать на подвижки и возможные изменения в расписании. В рабочем графике должно быть и то, что называется «гибкая часть»: список задач, которые можно выполнять в любое время. «Гибкая часть» делает день живым, она реагирует на происходящие изменения и обстановку.
Еще одна типичная ошибка — это глобализация из разряда «начну с понедельника». А получается, как со здоровым образом жизни: можно тщательно выбирать фитнес-клуб, покупать отличную спортивную форму, читать умные книжки, но так и не дойти до спортзала или не побежать вокруг дома. Так же с тайм-менеджментом: нет смысла долго придумывать, как и что вы сделаете. Начинать надо прямо сейчас! Прочтете интервью — зайдите в «Яндекс» и найдите книги или статьи по тайм-менеджменту – начните что-то делать.
– А всем ли это нужно? Большинство бухгалтеров считают, что хорошо справляются со своей работой: документы в полном порядке, отчетность сдается вовремя. Как можно понять, что настало время заняться тайм-менеджментом?
– Прежде всего, посмотрите, какой ценой вы все успеваете. Укладываетесь ли вы в рамки 8 часов или задерживаетесь на работе? А ведь жизнь проходит. Подумайте: может быть, лучше посвятить свободное время тому, что приносит удовольствие? Проводить больше времени с семьей, видеться с друзьями, начать, наконец, ходить в бассейн или записаться на курсы английского.
Во-вторых, ответьте честно, удается ли вам в текучке срочных и сверхсрочных задач уделять время профессиональному саморазвитию. Останавливаться нельзя. Мир меняется — наши знания и навыки устаревают очень быстро, за считанные месяцы. Если не осваивать новые программы, не читать книг, не посещать конференций и семинаров, то уже завтра вы можете оказаться не у дел.
Наконец, не нужно забывать, что производительность труда в России ниже, чем у иностранных специалистов. Так что нам всем, конечно, есть куда расти.
– Бухгалтерам с их неравномерными нагрузками, наверное, сложнее, чем другим, выделить время для себя, особенно в отчетный период. Что Вы посоветуете?
– Бухгалтерам обычно не хватает того, что называется «заблаговременностью», т.е. своевременной подготовки к грядущим событиям. Начните чаще сверять счета-фактуры и договоры с контрагентами, и вы сможете избежать проблем в отчетные периоды. Вам не придется, например, в десятый раз запрашивать платежное поручение у контрагента из Хабаровска, доставлять его с помощью DHL, тратить лишние деньги и нервы.
В моей компании менеджер по продажам не получает премию, если в клиентских проектах не закрыта вся бухгалтерия. Каждый год мы делали сроки сверки документов с контрагентами все более короткими. В какой-то период все должно было быть закрыто к концу квартала, теперь мы ориентируемся на неделю после завершения проекта. Так мы страхуем себя от цейтнота в отчетный период, и нам не приходится экстренно запрашивать у контрагентов договоры, счета, накладные и прочие документы.
Также я рекомендую максимально унифицировать документы. В одной компании есть очень хорошая практика: типовой договор размечен тремя цветами — красным, желтым, зеленым. Красный цвет — это то, что поставщик категорически менять не должен: корректировки могут быть внесены только на уровне совета директоров компании. Зеленый цвет — то, что контрагент может совершенно спокойно менять, это его условия работы. Желтый цвет — то, что контрагент менять может, но это требует санкции генерального директора, что опять же усложнит процедуру. Этот «светофор» видят юристы, бухгалтеры и поставщики. И все понимают, в какую глубину сложности согласований и затяжки сроков можно провалиться, меняя тот или иной пункт договора.
– А как лучше организовать свой рабочий день, чтобы не «тонуть» в делах? Планировщик, список дел на листочке?
– Начните с того, что уже есть в вашем компьютере. Например, Outlook — это ведь не только почта, но и планы, цели, задачи, сроки. И все в одном месте. Кроме того, в Интернете есть целый ряд сервисов, которые могут выполнять функцию «творческой картотеки», кладовой знаний и идей. Стала ваша компания, например, активно заниматься инвентаризацией нематериальных активов, их управлением. И здесь у бухгалтеров возникает масса вопросов: как это все правильно учитывать, как это отражать, что можно отнести к нематериальным активам, что нельзя. Они начинают читать статьи, ходить на семинары, советоваться с более опытными коллегами. Хранить такую информацию как раз можно в Интернете. Это удобно: вы можете добавлять новые материалы в любом месте, где есть Интернет, — на работе, дома или в поездке, можете делиться информацией с коллегами.
– Как не зациклиться на постановке задач и расстановке приоритетов, не увязнуть в тайм-менеджменте и сохранить время на работу?
– Есть очень простой критерий: планирование рабочего дня и анализ результатов должны занимать порядка 15 минут вечером. Грубо говоря, 5-7 минут на подведение итогов дня и 5-7 минут, чтобы спланировать следующий день.
Раз в неделю можно потратить полчаса: подвести итоги недели, а раз в месяц или раз в квартал можно уделить чуть больше времени, чтобы проанализировать свои достижения.
Тайм-менеджмент — это технология, которая позволяет управлять временем и использовать его наиболее эффективно.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.