что делать если сотрудник не выбрал вариант трудовой книжки
Что делать, если работник на прежнем месте работы не подал в срок заявление о выборе формата трудовой книжки?
 |
| Goodluz / Depositphotos.com |
В Минтруд России поступил вопрос о том, должен ли новый работодатель продолжить ведение бумажной трудовой книжки работника, если работник в установленный срок не подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой книжки (т. е. «промолчал») (Письмо Минтруда России от 12 февраля 2021 г. № 14-2/ООГ-1202).
Специалисты Роструда поясняли ранее, что в таких ситуациях новым работодателям надо продолжать вести бумажные трудовые книжки. Аналогичный вывод можно сделать и из нового письма Минтруда.
Также чиновники привели нормы ч. 2 ст. 2 Закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ (о том, что каждый работник по 31 декабря 2020 г. включительно подает заявление о выборе формата трудовой книжки), ч. 6 ст. 2 Закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ (в которой упоминаются лишь лица, не имевшие возможности в установленный срок подать работодателю заявление) и обратили внимание на то, что за ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить установленные виды дисциплинарных взысканий. Однако соответствие данной точки зрения закону вызывает сомнения.
Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.
Напомним, согласно ст. 192 Трудового кодекса за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание. В п. 35 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 разъяснено, что неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей может заключаться в нарушении требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т.п. Тем не менее в п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ говорится не об обязанности, а о праве работника путем подачи письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или о новом формате ведения трудовой – электронном. В ч. 2 ст. 2 Закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, согласно которой каждый работник по 31 декабря 2020 г. включительно подает работодателю письменное заявление о о выборе бумажной или электронной трудовой книжки, слова «обязан» или «должен» не используются. Кроме того, здесь же приводится ситуация, когда работник не подает работодателю ни одного из указанных заявлений: в этом случае работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. На наш взгляд, из приведенных норм следует, что неподача работником заявления о выборе формата трудовой книжки не может являться основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности.
Также обратим внимание на то, что вопрос, поступивший специалистам Минтруда, возник не у прежнего работодателя, которому работник своевременно не подал заявление о выборе формата трудовой книжки, а у нового. Привлечение работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовой обязанности в период работы у предыдущего работодателя не представляется возможным.
Прием «молчуна»: что делать, если он еще не выбрал между бумажной и электронной трудовой?
Фирма берет на работу сотрудника, который до 31 декабря 2020 года не подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. Но и переходить на электронную тоже не собирается. В связи с этим у бухгалтера возникли вопрос: должен ли он вести бумажную трудовую книжку при приеме на работу такого сотрудника.
Кому разрешено подавать заявление о выборе ЭТК в 2021 году
До 31 декабря 2020 года работодателю нужно было подать письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо электронной трудовой в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса.
После этого времени некоторым лицам разрешено подавать такое заявление в любое время, притом как по прежнему месту работы, так и при новом трудоустройстве.
К ним, в частности, относятся работники, которые до 31 декабря 2020 года не подали одно из указанных письменных заявлений вследствие того, что не могли исполнять свои трудовые обязанности и ранее, но за ними в это время сохранялось место работы, в том числе на период:
Также вправе поступить и лица, у которых уже есть трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 года они нигде не работали.
Такое правило установлено в части 6 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Что делать при приеме на работу лица, который не подал заявление о выборе книжки
Нередки случаи, когда сотрудник, не подавший до начала 2021 года заявление о выборе между бумажной либо электронной трудовой, меняет место работы.
Бухгалтера не знают, что делать в этой ситуации, поскольку лица, которые не определились с выбором книжки и не отказались от ведения бумажной без вышеперечисленных причин, в части 6 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ не указаны.
Специалисты Роструда при этом полагают, что работодателям надо продолжать вести бумажные трудовые книжки и далее.
Поскольку непоступление от работника в срок до 31 декабря 2020 года заявления о продолжении ведения его трудовой книжки не освобождает работодателя, как прежнего, так и нового, от выполнения этой обязанности.
Поэтому, в случае если работник не подал ни одного из требуемых заявлений, работодатель должен продолжать вести его бумажную трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.
Бумажные книжки не положены только тем, кто впервые в жизни принят на работу в 2021 году.
Чиновники ведомства пришли к такому же выводу, вспомним правило о том, что вести трудовые книжки надо на каждого сотрудника, который трудится на фирме свыше 5-ти дней, кроме случаев, когда в установленных случаях трудовую книжку можно не вести (ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса).
Однако, в сложившейся ситуации, работодателю не стоит забывать о дисциплинарной ответственности, к которой может привести несоблюдение работником возложенных на него обязанностей.
По мнению Минтруда, если работник не выбрал способ ведения трудовой книжки, в отношении него могут применить меры дисциплинарного взыскания.
Возможность выбора книжки у лица, которое не сделало это в прошлом году, в 2021 году сохранена.
Специалисты Роструда разъясняют, что сотрудник, не отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки, вправе сделать это в любой момент после 31 декабря 2020 года.
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как вести трудовую книжку, если работник не подал заявления о выборе ее формы
Если в течение 2020 года работник не подаст заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, то он не лишается своего права на выбор в будущем электронной трудовой книжки. Об этом сообщает Минтруд в письме от 11.02.2020 № 14-2/В-141.
Ведомство отмечает, что по нормам статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, каждый работник до 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в бумажном виде или о переходе на электронную трудовой книжку (предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ).
Информация о поданном работником заявлении работодатель включает в сведения о трудовой деятельности, представляемые ПФР (форма СЗВ-ТД).
В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде соответствии со статьей 66 ТК РФ.
Действующим законодательством прямо предусмотрено, что для работника, воспользовавшегося своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (пункт 4 статьи 2 закона № 439-ФЗ).
При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (пункт 5 статьи 2 закона № 439-ФЗ).
Таким образом, перечисленными нормами предусмотрена возможность работника в последующем отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронную трудовую книжку (на предоставление сведений о трудовой деятельности).
По действующим правилам работодатель формирует в электронном виде информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника независимо от формы ведения его трудовой книжки. В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности у работодателя, в МФЦ, в ПФР и через портал госуслуг. Всем работникам, перешедшим на электронные трудовые книжки, работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности по их заявлению.
Истек срок уведомления об «электронных трудовых». Что дальше?
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Ответим на главные вопросы работодателей и кадровиков
В октябре 2020 года завершился срок, в который работодатели были обязаны уведомить работников о выборе ведения трудовой книжки и собрать у них заявления. Как теперь принимать на работу?
Используйте правильную терминологию. «Электронная трудовая книжка» — это обывательское понятие, его не существует в нормативных правовых актах. Вспоминайте, мы говорили об этом на вебинарах и уроках весь 2020 год. И в статье мы используем единую терминологию: «предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Будем говорить профессионально и грамотно — это не так сложно, как кажется.
1. Спрашивать ли работников о способе ведения трудовой книжки после 31.10.2020?
С одной стороны, работодатели при приеме на работу после этой даты больше не обязаны уведомлять работников о происходящих изменениях в законодательстве.
С другой стороны, работник обязан до 2021 года сделать выбор и написать заявление:
Согласитесь, есть некая рассогласованность.
Предлагаем на выбор два варианта:
В конце статьи есть шпаргалка
2. Останется ли у работников после 2020 года возможность подавать заявления о дальнейшем ведении бумажной трудовой книжки или отказе от нее?
Законодатели не забыли о тех, кто не имел возможности написать заявление в 2020 году:
Работники, которые пожелали остаться с бумажными трудовыми книжками и написали заявления об этом, не утратили права изменить свое решение в последующем. А это значит, что даже после 2020 года они смогут обратиться к своему работодателю с заявлением о выборе предоставления им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
3. Как узнать, предоставлял или нет работник заявление о выборе варианта внесения сведений о трудовой деятельности на предыдущем месте работы?
Кажется, что в теории вопрос очевиден. Если работодатель знает, а главное соблюдает законодательство, то при приеме на работу работник предъявляет трудовую книжку с последней записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и (или) форму СТД-Р или СТД-ПФР.
Но на практике может возникнуть ситуация, когда работник приносит трудовую книжку, в которой последняя запись о расторжении (прекращении) трудового договора. Возможны как минимум два варианта развития событий:
4. Как быть, когда у работника две трудовые книжки или прежний работодатель не внес соответствующие записи?
Законодатели это не учли, но. На практике у работника может быть несколько трудовых книжек:
Также есть работодатели или работники кадровых служб, которые не отследили изменения или не поняли их:
В итоге у нас есть работники, которые писали заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки, но в их в трудовой это не отражено. Если работодатель все же сдавал по ним отчетность, то информация будет внесена в информационную систему ПФР. Но работодатель, к которому этот работник устраивается, из документов, предъявляемых при приеме на работу, этого не узнает.
Законодательно вопрос не решен. Но не стоит паниковать. Оснований для привлечения текущего работодателя к ответственности нет. Если вы столкнетесь с такой ситуацией, просто продолжите вести на работника трудовую книжку, предоставите отчет СЗВ-ТД с информацией о приеме на работу в ПФР. Риск здесь лишь в дополнительной ответственности за ведение, учет, хранение, выдачу трудовой книжки, которая на самом деле должна храниться у работника. Ну и, конечно же, это лишняя работа для вас.
Выводы
В статье мы дали практические рекомендации, как поступать работодателям с работниками, которые устраиваются на работу после 31.10.2020, в части изменений, связанных с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
В 2021 году нас ждут изменения в форме СЗВ-ТД. Будем держать вас в курсе и давать практические рекомендации по работе.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Примеры записей в трудовую (оформление титульного листа, внесение исправлений, совместительство становится основным) 632.6 КБ
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.
Если работник не выберет ни бумажную трудовую книжку, ни «электронную»
Наверняка не осталось ни одного человека, кто бы не слышал про выбор формы трудовой книжки в 2020 году. Кто-то оставит привычную бумажную книжку, кто-то уйдет в цифровой формат. Свое решение работники закрепляют в заявлении. Есть и те, кто не хочет вообще ничего: ни менять, ни писать. Такое вообще возможно?
В п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» предусмотрено:
«2. Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации…»
Используется достаточно мягкая формулировка, слов «должен», «обязан» мы тут не видим. Получается, что работник вроде как должен определиться, но не очень-то и обязан.
Далее. В п. 6 ст. 2 данного закона указано о праве лиц, не имевших возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, сделать это в любое время. Также указаны категории лиц, которые не имеют возможности это сделать:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений, предусмотренных частью 2 настоящей статьи…»
Снова нет категоричности, да и список не закрытый. Формулировки «в частности», «в том числе» предполагают и иные случаи.
За неподачу заявления относительно судьбы своей трудовой книжки ответственность не предусмотрена ни дисциплинарная, ни административная, ни какая-либо иная.
О работодателе позаботились и подстраховали его на этот случай. Он должен проинформировать работника об изменениях в законодательстве. Пока нет заявления, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ. Ответственность за бездействие работника в данном случае работодатель не несет.
С другой стороны, некоторые опасаются, что работник-«молчун» впоследствии не сможет перейти на ЭТК (если когда-нибудь решится). В п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ указано:
«5. Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона), имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Если заявление он не подавал, значит, формально эта норма к нему неприменима.
Право сделать выбор в будущем есть у лиц, не имевших возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений. Если объективно возможность написать заявление у работника была, то можно сделать вывод, что отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на ЭТК он уже не сможет.
Мы не готовы полностью согласиться с таким подходом. Во-первых, нет в законодательстве такой строгости. Во-вторых, есть п. 2 ст. 2:
«…В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации».
А значит, фактически закон относит такого работника к категории тех, кто продолжает вести трудовую книжку в бумажном формате. И тогда к такому работнику вполне применимы нормы п. 5.
Лояльны в этом вопросе и консультанты портала Роструда:
«…Если работник до 31.12.2020 не сделал выбор в пользу ведения трудовой книжки в электронной форме и не обращался к работодателю с каким-либо заявлением, то работодателю следует продолжать ведение трудовой книжки работника в бумажном виде. Полагаем, что право на переход на электронную книжку работник не теряет…» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 135841 от 20.08.2020).
«…Работник до 31.12.2020 не подал ни одного заявления (ни о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, ни о предоставлении сведений в электронном виде), при этом работник не относится к категориям, описанным в части 6 статьи 2 439-ФЗ (т.е. имел возможность подать заявление, был трудоустроен в течение всего 2020 года и не отсутствовал). Текущий работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку на основании части 2 статьи 2 439-ФЗ. Данный работник увольняется в январе 2021 года. Правильно ли мы понимаем, что при трудоустройстве к другому работодателю в феврале 2021 года такой работник не имеет права на продолжение ведения бумажной трудовой книжки, а работодатель сразу начинает передавать сведения в ПФР в электронном виде, не принимая к учету и хранению его бумажную книжку? Спасибо!
Ответ: Нет, неправильно. Если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям…» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 131424 от 05.06.2020).
Но, учитывая нечеткие формулировки (отсутствие «долга» и в то же время ограничение круга лиц, которые имеют право подавать заявление после 2020 года), все-таки убеждайте работников подавать одно из заявлений: либо о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ, либо о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Если работник сомневается, советуйте оставить бумажную трудовую книжку. В таком случае в будущем он сможет изменить свой выбор. А вот вернуться с ЭТК обратно к трудовой книжке уже нельзя, законодательство это не позволяет.